淺析醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策

馬瑞華

摘 要：在醫(yī)院管理過程中，醫(yī)院辦公室文書和文書資料管理工作非常重要，屬于醫(yī)院運營體制化、標準化的顯著標志。文章對于醫(yī)院辦公室文書和文書檔案控制工作狀況、研究其存在的問題，并總結出了幾點有效措施。

關鍵詞：辦公室文書;文書檔案;管理措施

引言

檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案則是文件的歸宿。醫(yī)院文書檔案包括基建、人事、黨群，以及各個時期上級主管部門出臺的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)領域的政策、制度等。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的深入，醫(yī)院所面臨的社會環(huán)境發(fā)生了深刻變化，做好醫(yī)院文書檔案管理工作，提升醫(yī)院文書檔案管理質量，對規(guī)范醫(yī)院管理、發(fā)揮文書檔案在醫(yī)院日常管理中的價值具有積極的現(xiàn)實意義。

1 醫(yī)院文書檔案具備特點

1.1專業(yè)性

醫(yī)院的文書檔案一般是記錄醫(yī)療工作，所以這使得醫(yī)院文書檔案具備很強的專業(yè)性。當然醫(yī)院的發(fā)展計劃、診斷記錄、治療記錄、相應的規(guī)章制度、一些醫(yī)療設備的操作規(guī)范等這些都是記錄在文書檔案中的，從這些中能夠體現(xiàn)其專業(yè)性。正是因為其具有一定的專業(yè)性，所以要加強對文書檔案的管理，實現(xiàn)科學、合理、高效、規(guī)范化的管理，保證文書檔案資料的秩序性，方便查找。另外，因為具有一定的專業(yè)性，所以為防止不法人員竊取這些資料，要保證這些資料的安全，即做好保密工作。不對普通員工開放這些資料，只有管理人員以及檔案記錄人員等這些專業(yè)人員才能接觸這些資料。

1.2準確性

醫(yī)院文書檔案中涉及許多保密信息，如醫(yī)療人員的人事檔案，尤其是隨著信息技術的應用，醫(yī)院文書檔案管理受到來自非傳統(tǒng)安全因素威脅增多，如黑客、病毒、電子數(shù)字丟失等，做好醫(yī)院文書檔案保密工作也是醫(yī)院文書檔案管理質量的重要內容和組成部分。例如，文書檔案的原始性，文書紙質文件一經生成，其所承載著的信息內容便不會變化，通過電子數(shù)字技術將紙質文件中的信息內容掃描，再錄入到文書檔案數(shù)據(jù)庫，在此過程中，數(shù)字信息容易因受到來自外界因素影響而使其完整性受到破壞，導致數(shù)字丟失或者信息失真。因此，評判高質量的醫(yī)院文書檔案管理標準之一便是確保其內容信息的真實、準確。

2 醫(yī)院辦公室文書和文書檔案工作存在的問題

2.1文書檔案工作體制不健全

文書檔案工作體制不健全和管理體制不滿足具體管理工作要求，是各所醫(yī)院在文書資料管理過程十分常見的問題。文書資料管理的關鍵點與難點是文書資料的采集歸納與分類管理。應當建立確切的標準體制，對應當展開采集的文書資料進行規(guī)定，防止關鍵文書資料被漏掉，也應當明確的制定分類方式，確保檔案文書的合理保存，便于今后使用。但各所醫(yī)院當前的情況是缺少完善的文書資料管理體制。

2.2管理工作不重視

醫(yī)院管理工作出現(xiàn)問題或者管理秩序混亂與醫(yī)院對這方面管理工作不重視有關，同樣醫(yī)院對管理工作的不重視也是管理部門懈怠的一大原因。這在一定程度上使文書工作在和檔案工作進行合作的方面存在一定的協(xié)調問題，對工作的完成起到了非常大的阻礙作用，另外在管理人員的選擇上比較隨意。管理工作者的水平低，不能做出準確合理的判斷，影響了工作進程，可能會延長工作的進行。

3 文書檔案管理過程的整改措施

3.1創(chuàng)建完善的文書檔案管理機制，提升對檔案管理的關注

創(chuàng)建完善的文書檔案管理機制、對文書資料的采集歸納規(guī)定，科學建立文書檔案級別分類標準，確定各級文書檔案的管理方式。對文書檔案進行分類保存，按照其內容特性保存至相應單位。而且建立合理的人事管理機制與考評策略，把文書檔案工作的責任分配到個人，在管理環(huán)節(jié)進行監(jiān)控，其考評結果和績效相結合，無法滿足要求的應當采用一定的懲處方法。經過文書檔案管理機制、人事管理機制和考察機制的有效實施，提升管理者對文書資料管理過程的關注，確保文書資料管理工作的水平。

3.2加強醫(yī)院檔案從業(yè)者的專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院文書檔案管理質量的最大影響因素來源于文書檔案管理的具體落實者和執(zhí)行者，即需要廣大檔案從業(yè)者的自身業(yè)務專業(yè)素養(yǎng)。針對專門從事文書檔案管理工作者來說，要牢固樹立質量意識，加強檔案專業(yè)知識的學習，熟練掌握文書檔案管理，尤其是質量管理的具體要求，從文書資料的整理、裝訂，數(shù)字化技術的應用等都要嚴格按照標準和規(guī)范執(zhí)行。

3.3文書工作與文書檔案管理工作創(chuàng)新

文書工作和文書檔案工作其實是記錄工作在不同階段的稱呼，雖然叫法上是同種工作，但從性質上，這是兩種工作。文書工作需要進行創(chuàng)新，這樣能夠確保檔案的準確性與完整性，可以保證文件收集與整理。檔案管理工作也要進行創(chuàng)新，加強對檔案編制的監(jiān)管，在一定程度上可以使基礎工作更加高效。

3.4優(yōu)化文書檔案工作的硬件搭配

醫(yī)院需強化文書資料管理過程的資源引入，不但是人力資源的引入，還包含引入新技術與新設施，利用科學化的管理措施與設施來開展管理工作。在技術方面包含使用信息系統(tǒng)與電子科技等，進行文書檔案的數(shù)字化管理，提升檔案使用率。在設施方面能夠選擇先進的電子裝置，充實文書檔案的模式，達到文書資料的音像化與影像化。此外，對文書檔案的保存要尤為注意，落實好防火、抗潮、防蟲等措施，而且強化檔案穩(wěn)定管理，避免信息失竊引發(fā)嚴峻的資源泄露。

3.5創(chuàng)新管理模式，提高信息化程度

在實際的管理過程當中，院方必須要不斷更新管理平臺，在當前的管理平臺無法滿足實際管理需求時，要及時引入新的技術。應當積極引入能夠自主規(guī)劃模塊、建立分支的管理平臺，這樣一來，對于不同類型的文書檔案能夠進行更有針對性的管理，重要性不同的文件檔案，應當劃分在不同的分支，設置不同的權限分級，這樣一來，在實際查找調用的時候更加方便，最重要的文件只有最高部門才能調用，以此類推，分級越是明確，文件管理便更具針對性。

結語

以往的文書檔案管理方式存在一定的不足。通過對其進行一些分析，然后探討得到合理有利的結果。最終選擇良好的創(chuàng)新管理方式對文書檔案管理工作進行有效創(chuàng)新。這樣對于提高文書檔案管理非常有利，有著深遠的意義。

參考文獻

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（作者單位：榆林市第一醫(yī)院）