李云雪
摘要:隨著科技的進(jìn)步發(fā)展,使得檔案記錄方式也出現(xiàn)了多樣化趨勢,并且越來越多的社會活動記錄不再采用傳統(tǒng)紙質(zhì)方式,而且行政事業(yè)單位檔案管理對于促進(jìn)行政事業(yè)單位的健康發(fā)展非常重要,基于此,本文闡述了信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理特征及其科學(xué)化管理意義,對信息時代下的行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理策略進(jìn)行了探討分析。
關(guān)鍵詞:信息化時代;行政事業(yè)單位;檔案管理;特征;科學(xué)化管理;意義;策略
一、信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理特征
信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理特征主要體現(xiàn)在:(1)網(wǎng)絡(luò)化特征。信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)?;诰W(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)上進(jìn)行行政事業(yè)單位檔案管理,不僅能夠提高行政事業(yè)單位檔案管理的工作效率,還能最大限度的節(jié)省人力物力,對于檔案完整性的保持上,網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)作也體現(xiàn)出最大優(yōu)勢。(2)便捷特征。信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理具有便捷化特征。信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理就是基于信息化的基礎(chǔ)上,對各類文件或者是圖紙進(jìn)行掃描,進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為電子資源形式,其有利于提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性,在查詢和整理環(huán)節(jié)也提供了巨大的便捷。
二、信息時代下的行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理意義
1、滿足檔案使用要求。檔案信息數(shù)據(jù)庫、信息查詢、檢索、統(tǒng)計分析,可以在短時間內(nèi)生成各種不一樣的表格。要想合理開發(fā)出信息資源,提升利用率,確保廣大使用人的需要得以滿足,就要做實基礎(chǔ)工作;在檔案日常工作方面盡量實行微機(jī)化操作,借助電腦等將圖片等變?yōu)閿?shù)據(jù),確保資料信息化;建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),有利用檔案日常管理中的檔案編目、檢索及查詢統(tǒng)計等工作。保護(hù)實體檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實效性、真實性和正確性是非常重要的,建立全文數(shù)據(jù)庫,使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取,可以方便查閱以及打印。
2、提高檔案利用效率。信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理目的是借助信息技術(shù),積極利用檔案,充分發(fā)揮檔案作用,將死板檔案變?yōu)殪`活的信息。切實完善檔案信息,添加一些能夠體現(xiàn)個人特性以及專業(yè)水平的內(nèi)容,確保檔案不再像是過去一樣,過于模式化。同時還要加快信息更新速率,確保更新的速率能夠和職工流動速率保持一致。行政事業(yè)單位檔案管理應(yīng)該對檔案信息實行動態(tài)化管理,探索建立電子檔案的新途徑,通過現(xiàn)代化手段建立相關(guān)跟蹤系統(tǒng),不斷提升檔案的價值。
3、實現(xiàn)檔案資源共享。實施檔案現(xiàn)代化管理,首先是在管理機(jī)構(gòu)中設(shè)置信息中心,履行管理信息化的指導(dǎo)和技術(shù)支持職能。建立規(guī)章,規(guī)范信息流動渠道,使信息中心成為信息的唯一收集和發(fā)布者。行政事業(yè)單位檔案管理工作的基礎(chǔ)是對信息資料的依賴,現(xiàn)代管理的信息資料信息量大,動態(tài)變化頻繁、信息發(fā)布交流面廣,建立科學(xué)合理的信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫的建設(shè)和行政事業(yè)單位檔案管理結(jié)合起來,把基礎(chǔ)信息與衍生信息、靜態(tài)信息和動態(tài)信息統(tǒng)一起來。要想獲取上述的目標(biāo),就要確保擁有充足的技術(shù)工作者,而那些既了解資料,又對信息知識很熟悉的工作者是組建團(tuán)隊的首要選擇。要想真正實現(xiàn)信息化建設(shè),首先必須要做的就是合理使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),解決好信息共享問題。
三、信息時代下的行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理策略
1、加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理制度建設(shè)。(1)信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理有別于傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位檔案管理方式與方法,因此行政事業(yè)單位檔案管理部門要結(jié)合自身的實際情況,建立一套新的并適合信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理的規(guī)章制度,如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機(jī)房管理制度等,使信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理有制度的保障,實現(xiàn)信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。(2)樹立安全保密意識。信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數(shù)據(jù)的形式儲存在數(shù)據(jù)庫中的檔案信息,若出現(xiàn)安全問題,就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此,在信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理過程中,要加強(qiáng)安全防范意識,注意保存檔案數(shù)據(jù)的儲存盤,正確操作計算機(jī),并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。
2、合理運(yùn)用新技術(shù)推進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新。信息時代下的行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理,只有不斷創(chuàng)新才能夠促使行政事業(yè)單位檔案管理更加的方便、快捷和安全。在相關(guān)設(shè)備運(yùn)用上需要與時俱進(jìn),設(shè)計更加專業(yè)的行政事業(yè)單位檔案管理軟件,提高計算機(jī)的儲存效果。同時為了有效保障信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理,還需要從源頭上降低檔案出現(xiàn)的毀損率,通過提高技術(shù)降低電磁的干擾,與此同時技術(shù)人員開發(fā)專業(yè)的檔案信息管理軟件,從而提高行政事業(yè)單位檔案管理與現(xiàn)代辦公系統(tǒng)之間的融洽性,從而提升行政事業(yè)單位檔案管理效率。
3、強(qiáng)化行政事業(yè)單位檔案管理人才建設(shè)。(1)加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)。現(xiàn)有的檔案部門工作人員是信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理的中堅力量。因此,在信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理的過程中,要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益,并采取有效的方式,激發(fā)他們的積極性。加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案工作人員信息知識的教育,訓(xùn)練他們的實際操作技能。(2)引進(jìn)信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理的技術(shù)人才。信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理過程中,系統(tǒng)的開發(fā)、軟件的維護(hù)等都需要高素質(zhì)的信息專業(yè)人才作保障。因此,行政事業(yè)單位檔案管理部門有必要引進(jìn)軟件開發(fā)與管理方面的專業(yè)技術(shù)人才,以解決信息時代下的行政事業(yè)單位檔案管理過程中的各種技術(shù)難題。
四、結(jié)束語
綜上所述,信息時代下的行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理不僅能滿足檔案使用,同時也能提高對于檔案信息的使用效率,并且可以實現(xiàn)檔案資源共享,因此為了充分發(fā)揮行政事業(yè)單位檔案的作用,必須加強(qiáng)對信息時代下的行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理策略進(jìn)行分析。
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(作者單位:內(nèi)蒙古興安盟科爾沁右翼前旗公安局)