企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題

呂娜

[摘 要] 近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的迅速發(fā)展，人才競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，人事檔案工作的重要性隨之突顯出來(lái)，但長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)人事檔案工作都是采用傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行，在當(dāng)前社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，人員流動(dòng)性頻繁，傳統(tǒng)人事檔案管理無(wú)法滿足企業(yè)的發(fā)展需求。為了讓人事檔案更好地為社會(huì)服務(wù)，更加科學(xué)地對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行崗位配置，企業(yè)人事檔案管理模式的變革勢(shì)在必行。文章結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)，科學(xué)分析了當(dāng)前在人員、管理體制、利用率、檔案意識(shí)四方面存在的檔案問(wèn)題，并進(jìn)一步闡述了現(xiàn)代企業(yè)人事檔案工作的改革與展望。

[關(guān)鍵詞] 人事檔案 檔案管理 存在問(wèn)題

中圖分類號(hào)：F272.92 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

一、人事檔案概論

企業(yè)人員包括企業(yè)中的管理人員、業(yè)務(wù)人員、一般職工等，其人事檔案也主要包括這些人員的檔案。員工人事檔案是企業(yè)人力資源管理活動(dòng)的重要記錄和反映，也是企業(yè)人事管理工作的重要依據(jù)和工具，健全完整的員工人事檔案管理制度和系統(tǒng)可以為企業(yè)的人員招聘和職責(zé)分配，以及考核獎(jiǎng)懲等工作提供憑證與參考。企業(yè)員工檔案與黨政機(jī)關(guān)干部檔案不同，具有廣泛分散性、流動(dòng)性，因此企業(yè)更應(yīng)該重視和加強(qiáng)員工人事檔案管理工作，建立員工人事檔案，為人力資源企劃和人力成本控制與分析提供相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供人員背景情況、培訓(xùn)歷史信息以及個(gè)人成長(zhǎng)數(shù)據(jù)等重要信息，并為應(yīng)對(duì)各種緊急事件服務(wù)。

二、人事檔案工作中存在的不足

（一）人事檔案內(nèi)容不完備

人事檔案是企業(yè)人員晉升、職級(jí)調(diào)整的重要依據(jù)，展現(xiàn)的是員工的形象，直接影響著管理人員對(duì)員工的看法，因此內(nèi)容真實(shí)、具體是其前提要求，要真實(shí)地記錄員工的工作經(jīng)歷，不要過(guò)度粉飾。企業(yè)與機(jī)關(guān)單位不同，目標(biāo)在于激發(fā)員工創(chuàng)造力以達(dá)到最大的經(jīng)濟(jì)效益，而政府機(jī)關(guān)的人事檔案工作傾向于全面了解人員的政治關(guān)系，當(dāng)今企業(yè)多是簡(jiǎn)單地將其從政府機(jī)關(guān)人事檔案照搬照抄過(guò)來(lái)，自然容易產(chǎn)生“水土不服”的影響，企業(yè)看中的是人員的個(gè)性特征、管理能力及崗位的匹配度，但在人事檔案中完全體現(xiàn)不出來(lái)，從檔案中既看不出被提職的管理者有什么突出業(yè)績(jī)，也發(fā)現(xiàn)不了職工的特殊潛能，檔案內(nèi)容類型單一。近年來(lái)，為了滿足企業(yè)發(fā)展需求，反映員工才能的材料逐漸被納入歸檔目錄中，但比較籠統(tǒng)，沒有進(jìn)行定量定性分析。所以企業(yè)應(yīng)在當(dāng)前基礎(chǔ)上合理刪減，使其與企業(yè)自身管理需求相一致[1]。

（二）人事檔案管理體制不完善

我國(guó)人事檔案體制是實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”。在實(shí)際工作中，企業(yè)并沒有制定相應(yīng)的檔案管理制度，員工檔案仍是各部門自行管理，隨著時(shí)代的發(fā)展，工作不穩(wěn)定性導(dǎo)致人員流動(dòng)性大，無(wú)論是各部門間人員的借調(diào)，還是員工離職，都會(huì)給檔案管理帶來(lái)挑戰(zhàn)，尤其是公司內(nèi)部的人員調(diào)整，由于檔案管理的滯后性，檔案常常不能及時(shí)移交，往往造成檔案多頭管理的現(xiàn)象，一旦發(fā)生問(wèn)題，各部門之間就會(huì)互相推諉。同時(shí)，公司內(nèi)部并沒有專業(yè)的檔案管理人員，檔案工作全是各部門隨意開展，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，不便于查找利用。其實(shí)，檔案保管有其特定的環(huán)境要求，管理不當(dāng)會(huì)使檔案霉?fàn)€、遺漏等，因此企業(yè)應(yīng)該設(shè)立專門的檔案部門，集中管理，制定專業(yè)的檔案管理流程，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（三）人事檔案信息系統(tǒng)開發(fā)參差不齊，尚未發(fā)揮應(yīng)有的作用

檔案的功用在于為相關(guān)人員及時(shí)有效地提供信息，但就目前情況來(lái)說(shuō)，人事檔案記錄的是員工的基本情況，如畢業(yè)院校、工作經(jīng)歷、工資調(diào)整等，落后于公司實(shí)際需求，公司需要的是能為人事調(diào)整、儲(chǔ)備干部預(yù)測(cè)提供判斷依據(jù)的檔案材料，檔案沒有得到有效開發(fā)。而且某些檔案記錄多是由職工本人提供，未經(jīng)核實(shí)，很有可能還存在虛假不實(shí)的成分，可能個(gè)別檔案存在虛報(bào)謊報(bào)情況，但檔案管理者不可能一一去查實(shí)，耗時(shí)耗力，存疑檔案在很大程度上降低了檔案的可信度。企業(yè)更多的是重視員工的實(shí)際績(jī)效，忽視人事檔案記錄，也在一定程度上導(dǎo)致人事檔案利用率低。

（四）檔案規(guī)范管理意識(shí)薄弱

上行下效，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案的重視程度決定了公司全體員工對(duì)此項(xiàng)工作的態(tài)度。如果領(lǐng)導(dǎo)者不重視檔案工作，會(huì)導(dǎo)致人事檔案管理工作的隨意性，如檔案多是由公司工作人員兼職管理，這些人沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)低，只能憑借日常經(jīng)驗(yàn)開展工作，再加之工作人員變動(dòng)頻繁，檔案工作的煩瑣性，造成他們沒有精力和能力從事正常的人事檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)者的忽視，導(dǎo)致工作人員從事檔案工作都是應(yīng)付了事，更不可能花時(shí)間參加培訓(xùn)，彌補(bǔ)專業(yè)知識(shí)。信息化時(shí)代檔案管理已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，科技設(shè)備的引入解放了人力，提高了效率，而檔案管理意識(shí)的薄弱必將導(dǎo)致信息化進(jìn)程緩慢。

三、企業(yè)人事檔案工作的改革與展望

（一）擴(kuò)充人事檔案內(nèi)容

拓展、充實(shí)、完善人事檔案內(nèi)容，增添個(gè)人業(yè)績(jī)材料，誠(chéng)信記錄，繳納養(yǎng)老金、公積金、保險(xiǎn)金的記錄，簽訂合同的記錄，心理、身體健康狀況等內(nèi)容，應(yīng)盡量保證人事檔案的完整全面性，提升人事檔案的價(jià)值和利用率，促使人事檔案管理朝著立體化、動(dòng)態(tài)化方向發(fā)展。檔案是領(lǐng)導(dǎo)了解職工基本信息、進(jìn)行人員變動(dòng)的基本依據(jù)，翔實(shí)的檔案記錄是前提，因此，人事檔案內(nèi)容的收集要變革創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)，以用人單位的需求為工作依據(jù)，人事檔案內(nèi)容要突出實(shí)用性，突出個(gè)性化。人是動(dòng)態(tài)的，信息也是不斷更新的，因此對(duì)個(gè)人能力和道德信用等情況的檔案記錄要及時(shí)更新，進(jìn)行全面綜合的動(dòng)態(tài)記錄，既要有個(gè)人的歷史信息，又要跟進(jìn)補(bǔ)充個(gè)人的現(xiàn)實(shí)信息；既要有靜態(tài)信息，又要有不斷更新的動(dòng)態(tài)信息；既要有概括總結(jié)性的評(píng)述信息，又要收集相關(guān)的數(shù)據(jù)和支撐材料[2]。

（二）完善管理體制

制定規(guī)范的人事檔案管理制度，首先要完善檔案分類體系，遵循科學(xué)性、邏輯性、統(tǒng)一性、伸縮性、實(shí)用性等原則。分類要符合排斥性，即上下位之間具有隸屬關(guān)系，同位類之間互相排斥，而不是互相包容，下位類之和等于其上位類之和，分類科學(xué)與否直接影響其他工作環(huán)節(jié)，如果分類不夠嚴(yán)謹(jǐn)，有些問(wèn)題模棱兩可，互相包容、交叉，勢(shì)必造成分類混亂，管理不便；而且類別劃分要統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)，不能同時(shí)采用兩種分類標(biāo)準(zhǔn)，避免造成混亂。檔案分類制度并非隨意制定，要符合公司實(shí)際情況，能在實(shí)際工作中被采用，同時(shí)要保證分類標(biāo)準(zhǔn)的靈活性，根據(jù)客觀情況的變化靈活增減類目。其次是所有員工的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，要求相關(guān)部門定期報(bào)送需保管的檔案材料，檔案部門集中整理歸檔，節(jié)省人力物力。最后檔案管理工作規(guī)范化需專業(yè)人員來(lái)管理，企業(yè)應(yīng)聘請(qǐng)專人，并配備專用庫(kù)房設(shè)備，便于對(duì)人事檔案工作實(shí)行規(guī)范化、現(xiàn)代化管理。

（三）創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理模式，提高檔案利用率

傳統(tǒng)的人事檔案工作的設(shè)備技術(shù)、管理手段相對(duì)比較落后，仍是手工操作，也沒有學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)，影響了人事檔案的管理效率和開發(fā)利用，同時(shí)也不利于人事檔案知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，這些可以利用科技手段改進(jìn)。一是加強(qiáng)人事檔案的信息化管理建設(shè)，在單位各部門內(nèi)建立標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的人事檔案目錄，并對(duì)企業(yè)人員檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，將檔案數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理工作的高效化、信息化。二是接受檔案時(shí)也采用數(shù)字化方式，無(wú)須再用人工的方式將檔案數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，省時(shí)省力，各部門系統(tǒng)之間可以互聯(lián)，信息接收更為方便。三是管理工作的信息化，管理部門應(yīng)該及時(shí)引進(jìn)新技術(shù)、新科技，改革傳統(tǒng)的管理方式，提高管理效率。

（四）提高人員檔案意識(shí)

人事檔案工作涉及范圍廣，且始終與考核相結(jié)合。例如上級(jí)部門要考察某個(gè)干部，便需要從檔案入手，從中尋找依據(jù)，包括該干部的履歷材料、組織評(píng)價(jià)、教育培訓(xùn)經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、經(jīng)濟(jì)待遇等，缺少任何一份材料，都會(huì)給考核工作帶來(lái)麻煩。由此可見，人事檔案材料在工作中的重要性非常明顯。人事檔案是分散形成的，由于職能分工的不同，人事檔案材料常以分散狀況呈現(xiàn)，如負(fù)責(zé)任免的人員掌握任免材料，負(fù)責(zé)工資的人員掌握工資材料，檔案管理者需從不同機(jī)構(gòu)或者個(gè)人手中將廣泛分散的材料集中收集起來(lái)，其難度可想而知。解決這道難題的必要條件是人事檔案管理者必須具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，養(yǎng)成良好的檔案收集、整理習(xí)慣，時(shí)刻提醒自己，這是管理好人事檔案工作最重要的條件。同時(shí)，檔案存在于方方面面，因此公司領(lǐng)導(dǎo)者，尤其是人力資源主管，在自己樹立人事檔案管理意識(shí)的前提下，還應(yīng)積極引導(dǎo)全體人員提高檔案意識(shí)，注意及時(shí)收集、整理和移交本部門形成的檔案，積極配合人事檔案管理部門的工作，爭(zhēng)取人事檔案工作的完整性。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬鵬程.新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策[J].人才資源開發(fā)，2019（2）：83-84.

[2]高峰珍.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)人事檔案信息化的研究[J].江漢石油職工大學(xué)學(xué)報(bào)，2018，31（2）：101-102.