倪潔

摘 要：如何實現(xiàn)信息時代下二者的規(guī)范銜接，已成為當下檔案管理工作改革發(fā)展的重要議題。基于此，筆者以縣級供電企業(yè)檔案工作抓管理求發(fā)展研究作為選題，提出相關創(chuàng)新檔案管理的對策，如完善電子檔案的組織和管理、提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)、做好編制部門的管理工作、建立切實可行的應對策略。

關鍵詞：縣級供電企業(yè);檔案;管理;發(fā)展

隨著現(xiàn)代科技技術的發(fā)展和計算機技術在生活實踐中的逐漸普及，給我們生活和工作帶來許多便利，在此環(huán)境下檔案管理也發(fā)生了較大的變化。給相關的技術人員和檔案管理人員帶來了不同程度的挑戰(zhàn)，所以對于在此環(huán)境下的檔案管理必須給予足夠的重視。隨著現(xiàn)代技術特別是計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展，“文檔一體化”的管理模式悄然興起，越來越多的工作開始慢慢朝著信息自動化管理的方向發(fā)展，信息技術給檔案管理工作帶來了重要的轉(zhuǎn)變?；诖耍╇娖髽I(yè)檔案管理創(chuàng)新改革志在必行。

一、檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理存在脫節(jié)問題

在當下，企業(yè)的經(jīng)營和運營會促使一批信息資料的出現(xiàn)，從而關聯(lián)到文書與檔案管理工作。其中，檔案編制的文書工作負責辦理企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中所產(chǎn)生的一系列文件，包括文件的制定、復印、發(fā)放、傳播、辦理和保存等等，而檔案管理工作主要負責文件的搜集、辦理、保存、檢索、存檔、判定、供給利用和調(diào)閱，可以說，文書編制工作負責文件的擬定、流傳和整理，而檔案管理工作負責文件的收集、總結(jié)和保管。然而，目前，我國許多企業(yè)將文書事務與檔案管理事務區(qū)別對待，忽略了檔案編制與檔案管理工作的關聯(lián)。

（二）檔案編制管理缺乏規(guī)范

首先，很多企業(yè)檔案文書編制工作的操作不嚴謹，用紙和裝訂的使用不正規(guī)。依據(jù)國家對于文書工作的相關規(guī)定，我國文書工作的用紙及裝訂許多仍達不到國家的規(guī)定，阻礙了之后檔案的保管。其次，縣級供電企業(yè)的檔案編制與檔案管理工作的版記不周全，缺少嚴謹?shù)母戒浀怯浺?guī)則。最后，檔案編制工作的類別不具體，易彼此混雜。目前，我國對于文書雖然有嚴謹?shù)膮^(qū)分，但是在實際工作中，易產(chǎn)生很多方面的問題，從而給檔案編制工作形成一些麻煩。除此之外，在公文格式、處理辦法、文件歸檔、立卷銜接、檔案管理等方面都存在一些不規(guī)范。

（三）管理意識淡薄

一直以來，縣級供電企業(yè)對檔案管理工作都缺乏重視，這也使文書人員與檔案管理人員整體水平不高、相關意識淡薄。文書檔案管理職員匱乏，留有很大的流動性，這不僅不助于文書檔案辦理水準的提高，而且還會使文書職員與檔案辦理職員缺乏職業(yè)責任感和專業(yè)性。有的企業(yè)雖然有專門的文書檔案辦理職員，但其學識和專業(yè)素養(yǎng)并不能順應檔案工作的需求。同時，當前縣級供電企業(yè)文書人員與檔案管理人員普遍含有年齡偏大的問題，這部分人員雖然在文書事務與檔案管理事務中有豐富的經(jīng)驗，但對于信息化知識的掌握較少，這就使其無法與如今迅速發(fā)展的檔案管理工作要求相適應，攔阻了文件檔案信息辦理工作更高的發(fā)展。檔案室的檔案管理人員以年長者為主，缺少新鮮的能量，缺少信息傳遞的渠道。

二、創(chuàng)新檔案編制工作的策略

在信息時代這個大背景下，檔案管理工作面臨越來越多的挑戰(zhàn)與機遇，創(chuàng)新檔案管理工作，需要從以下三個方面做起。

（一）強化“文檔一體化”的意識

當前，我國電子文檔的技術特征和管理體制還未成熟，因而電子檔案的處理與編制比紙質(zhì)文件的處理有更多、更繁雜、更難辦的問題。每個檔案編制職員和檔案管理職員應從自身做起，解放思想、勤于摸索、樂于面對新出現(xiàn)的事物，加強“文檔一體化”意識;必須認識到，當前的文件材料不再是僅為現(xiàn)階段的工作服務，從長遠角度來說，現(xiàn)在的文檔就是未來的檔案，因而必須時刻謹記對歷史負責，依據(jù)嚴謹?shù)囊?guī)定，勇于鉆研電子文檔辦理的規(guī)則、方式與體系，引導電子文檔的實際辦理。

（二）強化“全過程管理”工作

在檔案管理的全部環(huán)節(jié)中，起初，應該加強每個工作人員對文書工作與檔案管理工作崗位的職業(yè)思想，只有確保每個工作事務流程的質(zhì)量合格、責任優(yōu)先，才能為“全過程管理”提供質(zhì)量保障。其次，企業(yè)要擬定有關文件儲存規(guī)則，依據(jù)我國關于檔案管理、文檔體系和下發(fā)規(guī)則等相關規(guī)定，制定具體的文書處理辦公規(guī)定，并組織全體檔案管理職員和文書職員認真學習我國相關法律規(guī)定，掌握文檔歸納和辦理等事務，提高文書與檔案管理事務的可行性和可操作性。最后，要理順辦理系統(tǒng)，不斷完善管理體制，建立安全科學的組織體系，創(chuàng)設一支優(yōu)秀、專業(yè)的檔案管理隊伍，為檔案的全過程管理打下堅定的基礎;不斷引進信息時代先進的裝備和技術，與單位的現(xiàn)代化同步發(fā)展，并配備性能優(yōu)良的設備，強化操作的熟練性，使檔案管理工作更加層次、科學、統(tǒng)一。

（三）完善電子檔案的組織和管理

隨著信息時代的來臨，計算機和網(wǎng)絡被普遍的運用到文書工作與檔案管理工作之中，對文書事務與檔案辦理事務提出了更廣、更深的需求。實踐證實，在縣級供電企業(yè)內(nèi)部，制定一項科學有效的制度，有助于提高工作效率，況且，當前較多的企業(yè)的檔案辦理工作中的弊端之處，有一部分原因便是電子檔案體制不健全，所以制定相應的制度規(guī)范是非常有必要的。因此，縣級供電企業(yè)需要根據(jù)自身的現(xiàn)狀和發(fā)展成效，建立一套成熟的管理體系，并具體落實。惟有如此，才能使各項政策有效地貫徹實施，從而提高工作的質(zhì)量和效率，推進縣級供電企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。文書職員和檔案管理職員需要熟練應用計算機技術，并將現(xiàn)代科技大力投入到文檔信息資源的處理、保管和治理事務中，提高文檔辦理水平。所以，縣級供電企業(yè)應組織相關工作人員學習電子信息技術，健全電子檔案體系，加強其管理隊伍建設。

結(jié)束語：

隨著信息化技術的不斷發(fā)展，信息化檔案已成為未來檔案管理發(fā)展的必然趨勢，計算機技術的應用與檔案管理的結(jié)合便捷了檔案管理的工作，提高了工作效率的同時也存在著一定的缺陷。綜上所述，本文將首先將簡要了解信息化環(huán)境下檔案自身的定義，分析了在電子信息管理模式的環(huán)境下，檔案管理存在的問題，以及根據(jù)信息化檔案管理提出相應的解決建議。對新時期發(fā)展背景下縣級供電企業(yè)檔案管理創(chuàng)新進行探析，針對當前管理存在的問題提出若干對策，如強化“文檔一體化”的意識、強化“全過程管理”工作以及完善電子檔案的組織和管理等方面，以期為新時期縣級供電企業(yè)檔案管理提供一定的理論及現(xiàn)實依據(jù)。

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