論內(nèi)控在學(xué)校固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用

任江濤

摘要：通過分析學(xué)校固定資產(chǎn)管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)，運(yùn)用內(nèi)控方法，提出應(yīng)對(duì)措施，達(dá)到提高固定資產(chǎn)管理水平，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理規(guī)范化、流程化和信息化的目的，并為固定資產(chǎn)管理的績效考核提供重要依據(jù)。

關(guān)鍵詞：內(nèi)控;固定資產(chǎn);管理;應(yīng)對(duì)措施

引言

學(xué)校固定資產(chǎn)主要有房屋建筑物、通用設(shè)備、教學(xué)用專用設(shè)備、圖書和家具用具等。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，固定資產(chǎn)的種類數(shù)量越來越多，要求固定資產(chǎn)管理也越來越規(guī)范化和信息化。學(xué)校的固定資產(chǎn)管理具有與其他事業(yè)單位不同的特點(diǎn)，其主要任務(wù)是保證教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作的需要，并充分發(fā)揮固定資產(chǎn)的使用效益。

合理保證資產(chǎn)安全和使用有效是內(nèi)部控制的目標(biāo)之一。在學(xué)校固定資產(chǎn)管理中加強(qiáng)內(nèi)部控制，充分運(yùn)用內(nèi)控工具（也稱內(nèi)控方法），利用內(nèi)控原理來設(shè)定崗位、形成機(jī)制、完善制度和流程，可以起到事半功倍的效果。內(nèi)控工具很多，主要有不相容崗位分離、內(nèi)部授權(quán)審批、歸口管理、預(yù)算控制、資產(chǎn)保護(hù)控制、會(huì)計(jì)控制、單據(jù)控制、信息公開等。由于學(xué)校各種資產(chǎn)的性質(zhì)不同，其管理的風(fēng)險(xiǎn)及側(cè)重有所不同，使用的內(nèi)控手段和工具也有所不同。

在固定資產(chǎn)管理中，管控的重點(diǎn)有采購、保管、配置、使用和處置等環(huán)節(jié)，其主要風(fēng)險(xiǎn)有：未按要求進(jìn)行招投標(biāo)采購或固定資產(chǎn)購置程序不合規(guī);固定資產(chǎn)購置不符合資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)或未納入預(yù)算;驗(yàn)收程序不規(guī)范、導(dǎo)致固定資產(chǎn)質(zhì)量不符合要求;虛構(gòu)固定資產(chǎn)購置業(yè)務(wù)，套取財(cái)政資金;因保管不善、操作不當(dāng)引起資產(chǎn)損失情況;使用效率低下、資源閑置浪費(fèi)嚴(yán)重;入賬不及時(shí)或固定資產(chǎn)界定不清，造成賬實(shí)不符;固定資產(chǎn)的處置未經(jīng)過適當(dāng)權(quán)限的審批，處置收入流失或未按規(guī)定處理;未按要求辦理財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)等。

一、未按要求進(jìn)行招投標(biāo)采購或固定資產(chǎn)購置程序不合規(guī)應(yīng)對(duì)措施

固定資產(chǎn)購置程序不合規(guī)，是固定資產(chǎn)管理比較常見的一種風(fēng)險(xiǎn)。在固定資產(chǎn)購置環(huán)節(jié)，應(yīng)明確采購或自行建造固定資產(chǎn)流程，加強(qiáng)管理，設(shè)置采購崗位，明確審批權(quán)限，指定歸口管理部門。具體地說，就是對(duì)外購的資產(chǎn)加強(qiáng)采購控制，達(dá)到政府采購標(biāo)準(zhǔn)的必須履行政府采購程序，嚴(yán)格按照政府采購相關(guān)規(guī)定要求做好每一步驟，確保合法合規(guī)，根據(jù)政府采購法規(guī)，學(xué)校購買固定資產(chǎn)可采用公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判或詢價(jià)等方式。對(duì)達(dá)不到政府采購標(biāo)準(zhǔn)的固定資產(chǎn)采購，也應(yīng)有內(nèi)部申請(qǐng)、論證、審批等程序，防止脫離監(jiān)管。學(xué)校內(nèi)部也可以參照政府采購招投標(biāo)辦法成立相應(yīng)的內(nèi)部招標(biāo)辦公室，設(shè)立主持人、監(jiān)督人等崗位，達(dá)不到政府采購標(biāo)準(zhǔn)的固定資產(chǎn)采購，由內(nèi)部招標(biāo)辦公室負(fù)責(zé)實(shí)施招投標(biāo)，必要時(shí)邀請(qǐng)外部專家進(jìn)行評(píng)價(jià)論證，也可以與招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)協(xié)作進(jìn)行招投標(biāo)工作。對(duì)自行建造的固定資產(chǎn)應(yīng)加強(qiáng)工程項(xiàng)目控制，結(jié)合建設(shè)工程項(xiàng)目管理制度，完善崗位分工，建立項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制和監(jiān)理制度，指定專人全程記錄監(jiān)督，保存工作量等相應(yīng)資料，作為將來竣工驗(yàn)收結(jié)算依據(jù)。

二、固定資產(chǎn)購置不符合資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)或未納入預(yù)算應(yīng)對(duì)措施

固定資產(chǎn)購置不符合資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)、超標(biāo)準(zhǔn)配置固定資產(chǎn)也是常見的風(fēng)險(xiǎn)。如某學(xué)校年初有辦公電腦65臺(tái)（均為三年內(nèi)購買），實(shí)際教職工32名，當(dāng)年按照預(yù)算計(jì)劃新購置辦公用電腦15臺(tái)。這個(gè)案例就是超標(biāo)準(zhǔn)配置。在實(shí)際工作中，還存在無預(yù)算或超預(yù)算購置固定資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)，雖然沒有超標(biāo)準(zhǔn)配置，也不符合相應(yīng)規(guī)定。

防范無預(yù)算采購和超標(biāo)準(zhǔn)配置資產(chǎn)，主要有以下措施：一是摸清家底，科學(xué)編制預(yù)算，使資產(chǎn)購置預(yù)算編制科學(xué)可靠，并確保經(jīng)辦人員及時(shí)全面掌握資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定和預(yù)算指標(biāo)。在編制資產(chǎn)購置預(yù)算時(shí)，應(yīng)將資產(chǎn)使用部門、資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門召集起來，共同研究，在充分論證的基礎(chǔ)上編制預(yù)算。二是應(yīng)該將資產(chǎn)的采購和管理歸口到統(tǒng)一的資產(chǎn)管理部門，采購和管理有專人負(fù)責(zé)，責(zé)權(quán)分明。設(shè)置采購崗位、資產(chǎn)驗(yàn)收登記崗位和資產(chǎn)保管崗位，制定相應(yīng)職責(zé)，各司其職，互相監(jiān)督，確保資產(chǎn)采購和管理有章可循，有據(jù)可查。三是完善資產(chǎn)的采購流程，做到請(qǐng)購與審批相分離。資產(chǎn)使用部門在提出固定資產(chǎn)購買申請(qǐng)后，資產(chǎn)管理部門應(yīng)對(duì)資產(chǎn)庫存情況、擬購資產(chǎn)市場(chǎng)調(diào)研情況等對(duì)資產(chǎn)購置、新建的必要性、可行性進(jìn)行綜合判斷，提出建議為單位領(lǐng)導(dǎo)采購決策提供依據(jù)，防止資產(chǎn)采購的鋪張浪費(fèi)。四是大宗設(shè)備采購適用議事決策機(jī)制，領(lǐng)導(dǎo)班子集體審議。

三、驗(yàn)收程序不規(guī)范、導(dǎo)致固定資產(chǎn)質(zhì)量不符合要求的應(yīng)對(duì)措施

驗(yàn)收環(huán)節(jié)是固定資產(chǎn)交付使用前一個(gè)必備而又重要的環(huán)節(jié)。許多單位將驗(yàn)收流于形式，造成后期發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)質(zhì)量不符合要求，甚至帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。某校在一次固定資產(chǎn)采購中，因驗(yàn)收疏忽，沒有發(fā)現(xiàn)對(duì)方用較低配置的電腦冒充較高配置的電腦，造成某種考試軟件無法安裝，不得不取消考試的后果。后雖經(jīng)調(diào)解進(jìn)行了更換，但教訓(xùn)十分深刻。這個(gè)案例告訴我們，資產(chǎn)驗(yàn)收至關(guān)重要。應(yīng)成立驗(yàn)收小組，一般驗(yàn)收小組應(yīng)由資產(chǎn)管理部門人員、資產(chǎn)使用部門人員和專業(yè)技術(shù)人員組成。資產(chǎn)驗(yàn)收小組可以由相對(duì)固定的人員組成，也可臨時(shí)組建，要選用責(zé)任心強(qiáng)、辦事認(rèn)真、專業(yè)精通的人員。驗(yàn)收人員對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)該嚴(yán)格按照合同協(xié)議內(nèi)容，對(duì)資產(chǎn)質(zhì)量要求，資產(chǎn)項(xiàng)目品牌、型號(hào)、規(guī)格等一一核對(duì)。驗(yàn)收通過驗(yàn)收小組成員全體簽字確認(rèn)并存檔。

四、虛構(gòu)固定資產(chǎn)購置業(yè)務(wù)，套取財(cái)政資金應(yīng)對(duì)措施

虛構(gòu)固定資產(chǎn)購置業(yè)務(wù)，套取資金屬于私設(shè)小金庫行為。某校為套取資金虛構(gòu)購買一批學(xué)生用櫥柜，價(jià)值5000元，經(jīng)審計(jì)檢查發(fā)現(xiàn)無實(shí)物資產(chǎn)，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行了處理。為杜絕此類情況，應(yīng)加強(qiáng)審核，審核的重點(diǎn)是原始憑證是否真實(shí);審批手續(xù)是否完整;驗(yàn)收環(huán)節(jié)是否規(guī)范;相關(guān)合同、文件及資料是否齊全。進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)建設(shè)，加強(qiáng)事前監(jiān)督，把套取財(cái)政資金作為內(nèi)部審計(jì)的重點(diǎn)，從源頭進(jìn)行遏制。

五、因保管不善、操作不當(dāng)引起資產(chǎn)損失情況應(yīng)對(duì)措施

固定資產(chǎn)保管或使用不當(dāng)，會(huì)造成固定資產(chǎn)丟失、毀損等情況。為保證固定資產(chǎn)安全，應(yīng)實(shí)施固定資產(chǎn)歸口管理，確定固定資產(chǎn)管理部門，完善崗位設(shè)置，通過資產(chǎn)保管調(diào)配、資產(chǎn)使用等不相容崗位相分離，落實(shí)資產(chǎn)使用和保管責(zé)任人的職責(zé)。加強(qiáng)人防技防，對(duì)重要資產(chǎn)進(jìn)行接觸控制，嚴(yán)禁無關(guān)人員接近相關(guān)財(cái)產(chǎn)。建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，加強(qiáng)部門間溝通合作，在歸口管理前提下形成齊抓共管機(jī)制，定期或不定期進(jìn)行盤點(diǎn)和對(duì)賬，資產(chǎn)增減變動(dòng)要及時(shí)記錄并建檔;建立完善資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，有條件的學(xué)?？蓢L試增加固定資產(chǎn)條碼識(shí)別技術(shù)，提高工作效率，同時(shí)加強(qiáng)固定資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)分析，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理等。

六、使用效率低下、資源閑置浪費(fèi)嚴(yán)重應(yīng)對(duì)措施

資產(chǎn)使用效率低下和資產(chǎn)閑置浪費(fèi)是部分學(xué)校容易產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。除上文提到的超標(biāo)準(zhǔn)造成的浪費(fèi)外，還有信息溝通不夠等原因。如某學(xué)校因建設(shè)花園單位，需定制不銹鋼展板10塊，價(jià)值為7000元。后勤部門負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，未與其他部門溝通購入。上年度和本年度已經(jīng)在大型黨建活動(dòng)購不銹鋼展板15塊（黨辦負(fù)責(zé)），校團(tuán)委活動(dòng)購不銹鋼展板7塊。這個(gè)案例，屬重復(fù)購買。主要原因是資產(chǎn)管理未實(shí)行歸口管理，部門間信息溝通不暢，重復(fù)購買不銹鋼展板，造成資產(chǎn)閑置浪費(fèi)。

提高固定資產(chǎn)使用效率，避免資源閑置浪費(fèi)，首先要做的就是摸清底數(shù)。學(xué)校應(yīng)將固定資產(chǎn)的管理調(diào)配歸口到一個(gè)部門來做，成立資產(chǎn)考核小組，對(duì)充分利用資產(chǎn)的部門個(gè)人，給予表彰，在資產(chǎn)配置中優(yōu)先考慮。對(duì)使用效率低下、資產(chǎn)閑置浪費(fèi)嚴(yán)重的部門個(gè)人，進(jìn)行通報(bào)批評(píng)甚至問責(zé)。在使用部門提出申購時(shí)，應(yīng)及時(shí)檢查庫存情況，能內(nèi)部調(diào)配的要內(nèi)部調(diào)配，避免資產(chǎn)閑置浪費(fèi)。

七、入賬不及時(shí)或固定資產(chǎn)界定不清，造成賬實(shí)不符應(yīng)對(duì)措施

固定資產(chǎn)的賬實(shí)不符，除上文敘述的虛構(gòu)購買固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)外，主要有以下兩種情況形成，一是固定資產(chǎn)未及時(shí)入賬;二是對(duì)固定資產(chǎn)界定不準(zhǔn)確導(dǎo)致入賬價(jià)值不準(zhǔn)確。

某地審計(jì)部門發(fā)現(xiàn)某學(xué)校有一筆購買學(xué)生用桌凳業(yè)務(wù)，未入固定資產(chǎn)賬。經(jīng)調(diào)查后發(fā)現(xiàn)是該學(xué)校財(cái)務(wù)人員認(rèn)為桌凳單價(jià)小于1000元，所以未入固定資產(chǎn)賬。

根據(jù)會(huì)計(jì)制度規(guī)定，不需安裝的固定資產(chǎn)，驗(yàn)收并取得發(fā)票，就應(yīng)該計(jì)入固定資產(chǎn);需要安裝的固定資產(chǎn)在完成安裝并驗(yàn)收后也應(yīng)計(jì)入固定資產(chǎn)。如長時(shí)間未計(jì)入，就會(huì)形成賬外資產(chǎn)，造成賬實(shí)不符，極易造成監(jiān)管的缺失。固定資產(chǎn)應(yīng)定期盤點(diǎn)，對(duì)未入賬盤盈資產(chǎn)及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。

財(cái)務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度固定資產(chǎn)定義和管理要求記錄固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)，在記錄固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)保持會(huì)計(jì)政策持續(xù)性，如成批學(xué)生用桌椅計(jì)入固定資產(chǎn)，零星購入相同桌椅時(shí)，也應(yīng)納入固定資產(chǎn)核算，而不管價(jià)值多少。在學(xué)生機(jī)房、各類實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室入賬時(shí)，由于存在安裝物料耗材等價(jià)值，可以整體核算平均計(jì)入單位固定資產(chǎn)價(jià)值，也可將可分離的單個(gè)固定資產(chǎn)列出價(jià)值，將所用安裝物料耗材直接計(jì)入當(dāng)期費(fèi)用。在發(fā)生房屋建筑物維修業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)分清楚是普通的維修維護(hù)，還是大型維修改造，普通維修維護(hù)如屋頂防水等計(jì)入當(dāng)期費(fèi)用;大型維修改造則應(yīng)計(jì)入固定資產(chǎn)價(jià)值。這樣做的目的一是嚴(yán)格遵守政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度有關(guān)要求，二是減少固定資產(chǎn)入賬的隨意性，確保賬實(shí)一致。

八、固定資產(chǎn)的處置不合規(guī)應(yīng)對(duì)措施

固定資產(chǎn)處置不合規(guī)，主要表現(xiàn)在未按程序未按規(guī)定處置資產(chǎn)，處置固定資產(chǎn)費(fèi)用和收入未按制度要求記錄賬簿，造成違規(guī)處置、資產(chǎn)流失或舞弊。

某校處置一批學(xué)生用家具時(shí)，未按程序進(jìn)行處置，該批家具殘值收入200元，運(yùn)輸費(fèi)用支付了300元，財(cái)務(wù)人員兩項(xiàng)相抵后計(jì)費(fèi)用100元。本案例中，主要有兩個(gè)錯(cuò)誤，一是未按程序規(guī)定處置固定資產(chǎn)，二是收支未執(zhí)行兩條線。

固定資產(chǎn)處置應(yīng)該按照國家和地方有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，應(yīng)明確不同價(jià)值固定資產(chǎn)處置的審批權(quán)限，設(shè)定處置資產(chǎn)報(bào)批內(nèi)部流程，明確處置資產(chǎn)崗位，并由資產(chǎn)管理部門會(huì)同技術(shù)人員對(duì)處置資產(chǎn)的殘值進(jìn)行評(píng)估。在履行相應(yīng)的審批或備案手續(xù)后，方可進(jìn)行資產(chǎn)處置。處置產(chǎn)生的收入應(yīng)該上繳財(cái)政，處置產(chǎn)生的費(fèi)用應(yīng)另行核算，不應(yīng)該將收入費(fèi)用相抵，或處置收入坐支。未經(jīng)過審批或備案進(jìn)行資產(chǎn)處置，或處置收入不按規(guī)定上繳財(cái)政，應(yīng)有問責(zé)機(jī)制，追究相應(yīng)人員責(zé)任。

九、未按要求辦理財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施

對(duì)重要資產(chǎn)購買財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)，是防范風(fēng)險(xiǎn)的一種重要手段。在保險(xiǎn)合同規(guī)定的損害情形發(fā)生時(shí)，實(shí)物資產(chǎn)受損，經(jīng)濟(jì)價(jià)值減少，可以獲得保險(xiǎn)公司的補(bǔ)償機(jī)會(huì)，從而達(dá)到減少損失，轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)的目的。在購買財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)時(shí)，應(yīng)選用信譽(yù)好、理賠率高的保險(xiǎn)公司，充分論證可能發(fā)生的損失，簽訂保險(xiǎn)合同。在實(shí)際工作中，汽車等交通工具財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)比較常見。

結(jié)語

綜上所述，充分利用內(nèi)控原理和方法工具，積極探索內(nèi)控在固定資產(chǎn)管理中的運(yùn)用，對(duì)保證學(xué)校固定資產(chǎn)安全和使用有效、避免固定資產(chǎn)的閑置浪費(fèi)、防止舞弊、加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理的績效考核評(píng)價(jià)都有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

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