淺談中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策

王玫瑰

摘 要：中學(xué)是學(xué)生一生中最為重要的階段，這一階段具有承上啟下的意義，對學(xué)生日后的學(xué)習(xí)起著至關(guān)重要的作用。因此，中學(xué)階段學(xué)生的學(xué)習(xí)情況就必須詳細(xì)記錄并保存下來。但是近年來，隨著學(xué)生規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，尤其一些學(xué)校還設(shè)有初中部和高中部，這就導(dǎo)致每年學(xué)生的入學(xué)量更大，所以很多學(xué)校出現(xiàn)了學(xué)生檔案管理不嚴(yán)格，所含信息不完整等問題。本文將從我國中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀著手，試圖找到解決檔案管理工作中出現(xiàn)問題的對策。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案;管理;現(xiàn)狀;對策

學(xué)校的教職工群體在其進(jìn)行教育教學(xué)活動、管理學(xué)生、還有學(xué)生學(xué)習(xí)以及學(xué)生在校成長的過程中產(chǎn)生的一系列具有保存和參考意義的資料檔案等都屬于學(xué)校的檔案。這些檔案無論是對學(xué)校教職工和學(xué)生的成長還是對整個(gè)學(xué)校的發(fā)展都具有至關(guān)重要的意義，例如中學(xué)檔案對教職工監(jiān)督和評教具有參考價(jià)值;對學(xué)生的各個(gè)階段的學(xué)習(xí)成長情況能夠記錄保留下來成為他們將來升學(xué)的參考材料;對中學(xué)檔案進(jìn)行管理對學(xué)校也有一定的意義，這些資料能夠充分反映學(xué)校的教學(xué)和工作情況，促進(jìn)其加以反思和改進(jìn)，更進(jìn)一步發(fā)展。因此，對中學(xué)檔案管理工作加以重視成為當(dāng)務(wù)之急。

1 中學(xué)檔案的概念及基本內(nèi)容

1.1 中學(xué)檔案的概念

中學(xué)檔案是直接記述和反映中學(xué)日?；顒?、保存?zhèn)洳榈母鞣N學(xué)校文件材料的總稱，是中學(xué)發(fā)展過程中直接形成的各種歷史記錄。中學(xué)檔案記述了學(xué)校發(fā)展和建設(shè)的過程，可以為新時(shí)期學(xué)校建設(shè)提供借鑒和依據(jù)。中學(xué)檔案管理工作是一項(xiàng)十分重要的學(xué)校管理活動。所以，任何一所中學(xué)都要做好自己本校內(nèi)的檔案管理工作。具體來說，根據(jù)中學(xué)檔案信息形成的規(guī)律、業(yè)務(wù)特點(diǎn)及載體特征，我們可將其分為黨政檔案、教學(xué)檔案和學(xué)生檔案等三大類。它們承載著一所中學(xué)的歷史根基，并肩負(fù)著為學(xué)校發(fā)展指明道路的重任，對學(xué)校有著至關(guān)重要的作用和意義。

1.2 中學(xué)檔案的基本內(nèi)容

1）中學(xué)檔案管理中的黨政檔案。中學(xué)檔案管理中的黨政檔案主要收錄的是學(xué)校的思想教育信息。中學(xué)檔案管理中的黨政檔案記錄的過程中任何與思想教育相關(guān)的數(shù)據(jù)信息都可以收錄到黨章檔案中去。中學(xué)檔案中的黨政檔案為校園的思想教育工作提供了教育的基本指導(dǎo)方針，是學(xué)校開展中學(xué)生思想教育工作的重要依據(jù)。我國中學(xué)教育管理人員通過查看黨政檔案能夠高效率的了解中學(xué)校園的思想教育現(xiàn)狀，黨政檔案為學(xué)校進(jìn)一步開展思想教育通過提供了數(shù)據(jù)支持。

2）中學(xué)檔案管理中的教學(xué)檔案。從大體上而言，中學(xué)檔案管理中的教學(xué)檔案所記錄的主要內(nèi)容是學(xué)校開展的課內(nèi)外活動以及學(xué)校內(nèi)實(shí)驗(yàn)室器材的是使用狀況、器材的維修養(yǎng)護(hù)記錄、學(xué)校所具有的科學(xué)研究成果、學(xué)校的教育現(xiàn)狀等等。

3）中學(xué)檔案管理中的學(xué)生檔案。中學(xué)檔案中記錄了學(xué)生的主要學(xué)習(xí)歷程，學(xué)生在小學(xué)階段中所獲取的獎(jiǎng)狀、主要生活經(jīng)歷都在學(xué)生檔案中有所記錄。中學(xué)校園構(gòu)建中學(xué)檔案管理的主要目的是展現(xiàn)出學(xué)生的受教育過程以及學(xué)生在學(xué)習(xí)的過程中所獲取的獎(jiǎng)懲情況。

2 中學(xué)檔案管理的重要性

1）中學(xué)檔案是學(xué)校發(fā)展歷程的真實(shí)完整記錄。中學(xué)檔案的主要目的之一就是為了彰顯學(xué)校文化、記錄學(xué)校歷史，為學(xué)校價(jià)值觀念的構(gòu)建提供數(shù)據(jù)支持。因此大多數(shù)中學(xué)檔案都是由學(xué)校自身編寫和管理的。中學(xué)檔案管理不僅僅會在學(xué)校的各項(xiàng)活動中發(fā)揮出重要的作用，在學(xué)校教育的各個(gè)環(huán)節(jié)中同樣發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。中學(xué)校園是我國教育的重要組成部分，中學(xué)校園的學(xué)生和教師的數(shù)量較多，每時(shí)每刻都在生成巨大的信息數(shù)據(jù)，中學(xué)檔案的構(gòu)建能夠真實(shí)的反映出學(xué)校的建設(shè)現(xiàn)狀、教育現(xiàn)狀和學(xué)校的未來發(fā)展走向。由于地理位置等多種因素的作用，不同學(xué)校會形成不同的校園風(fēng)氣，受這種不同校園風(fēng)氣的影響，各個(gè)學(xué)校會形成不同的校園文化，因此，中學(xué)檔案就充當(dāng)了校園文化的載體，而中學(xué)校園的相關(guān)工作人員就可以通過對中學(xué)檔案的深入化研究和分析，探尋到中學(xué)校園的發(fā)展規(guī)律，進(jìn)而推進(jìn)中學(xué)學(xué)校的發(fā)展和規(guī)劃，從而為校園改革和建設(shè)提供參考。

2）中學(xué)檔案是學(xué)校價(jià)值觀與自身形象建立的必要條件。中學(xué)檔案中記錄的重要內(nèi)容就是學(xué)校的日?；顒雍徒逃顒樱袑W(xué)檔案中包含著校園發(fā)展的實(shí)時(shí)信息，因此可以說中學(xué)檔案是學(xué)校價(jià)值觀和自身形象建立的必要條件之一，中學(xué)檔案在學(xué)校價(jià)值觀與自身形象構(gòu)建的過程中發(fā)揮著積極的促進(jìn)作用。另外，中學(xué)檔案在編寫的過程中其編寫的內(nèi)容與學(xué)校的活動是密不可分的，不僅學(xué)校的發(fā)展歷史記錄在了中學(xué)檔案中，學(xué)校開展的各項(xiàng)活動以及教師的任免等各種重要信息都記錄在了中學(xué)檔案中，因此中學(xué)檔案不僅僅在學(xué)校的未來發(fā)展規(guī)劃中發(fā)揮著重要的作用，中學(xué)檔案也在學(xué)校的各項(xiàng)活動的開展、學(xué)校教育各個(gè)環(huán)節(jié)中同樣發(fā)揮著重要的作用。

3 中學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 職能部門重視程度不夠

中學(xué)檔案在維護(hù)學(xué)校正常教學(xué)、融匯教師教學(xué)成果方面卻有著極為重要的作用，然而，目前由于檔案管理對學(xué)校的幫助不大、學(xué)生的關(guān)注度不高等原因，相當(dāng)一部分學(xué)校對檔案管理不太重視，檔案管理工作在日常情況下基本沒有什么實(shí)質(zhì)性的工作內(nèi)容，只有在上級部門進(jìn)行檢查的時(shí)候才象征性的進(jìn)行簡單的布置與操作，由于校方領(lǐng)導(dǎo)對于學(xué)生檔案管理工作的不重視就直接導(dǎo)致檔案信息收集只能集中到實(shí)際應(yīng)用的最后階段，所以信息并不能保證完全準(zhǔn)確。

3.2 管理人員專業(yè)水平不夠高

當(dāng)今中學(xué)管理檔案方式主要為以下流程：首先，由校內(nèi)建立檔案室，將各部門總體檔案交由專人負(fù)責(zé)管理;其次，根據(jù)工作需要將各部門整理的文件及資料經(jīng)過認(rèn)真挑選后，立卷或計(jì)件整理成冊;最后，由檔案室的管理者對各檔案分類、編號，再根據(jù)立案單位、類別、內(nèi)容等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)及存放。這一系列方法能保證文件的規(guī)范管理，隨時(shí)收集并分類、編號各種檔案，可以保證在需要查閱時(shí)能及時(shí)找到。但目前，多數(shù)管理員并不能做到條理清晰，對檔案的保存、整理以及調(diào)用等流程銜接不是很清楚，這就可能造成檔案遺失或者混亂。

3.3 管理意識不到位

檔案管理是學(xué)校發(fā)展中的重要部分。但目前多數(shù)管理者的管理理念不到位，對檔案的重要性也不能準(zhǔn)確把握，這就導(dǎo)致他們在很大程度上對檔案管理工作產(chǎn)生疏漏，做不到認(rèn)識上的高度集中。除此之外，中學(xué)檔案管理相關(guān)人員應(yīng)加強(qiáng)管理意識、完善管理工作體系，對處理、使用完畢的檔案應(yīng)做到及時(shí)收納，除校內(nèi)檔案外，還應(yīng)注重校外資料的整合，將涉及中華傳統(tǒng)文化的資料收集到中學(xué)檔案之中，再把文化傳承與檔案管理的實(shí)際工作結(jié)合在一起，將傳統(tǒng)文化的收納及保存視為檔案管理工作的主體，使中學(xué)檔案管理不僅注重校內(nèi)小事，更能順應(yīng)時(shí)代潮流，達(dá)成多學(xué)科、多門類、多渠道、多層次上的和諧統(tǒng)一，進(jìn)而更好地管理檔案貢獻(xiàn)綿薄之力。

4 中學(xué)檔案管理對策。

4.1 加強(qiáng)對檔案管理的重視程度

當(dāng)下中學(xué)檔案管理方面出現(xiàn)問題的原因主要在于學(xué)校、家長、學(xué)生以及管理人員對檔案的重要性認(rèn)識不足，鑒于此，加強(qiáng)以上這些機(jī)構(gòu)以及人員對檔案的重視程度才能有效增強(qiáng)檔案管理力度與改善檔案管理現(xiàn)狀。

首先，校方應(yīng)加大對檔案管理的重視，提升學(xué)校檔案管理人員的錄取標(biāo)準(zhǔn)與福利待遇，這樣一來，管理工作人員就會對自己的工作更加盡心盡力，工作效率自然能得到保障。

其次，家長與學(xué)生也要形成對檔案的正確認(rèn)識，即這些檔案可能對以后的學(xué)習(xí)、工作、生活會有很大影響，所以要樹立起對檔案管理的重新認(rèn)識，督促學(xué)校加強(qiáng)對檔案的管理。

最后，只有檔案管理的實(shí)際操作人員增強(qiáng)了檔案管理意識，才能盡量減少在操作中的錯(cuò)誤，不會把個(gè)人的主觀意識融入到檔案信息采集的過程之中確保信息的準(zhǔn)確性，才能避免出現(xiàn)檔案丟失、檔案被隨意銷毀的現(xiàn)象的出現(xiàn)。

4.2 加強(qiáng)對管理人員的崗位培訓(xùn)

現(xiàn)如今，信息技術(shù)高速發(fā)展，該技術(shù)也逐漸被大量使用在中學(xué)的檔案管理工作中。因此，管理者應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，提高自己掌握信息技術(shù)的能力。任何工作都應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，檔案管理也不例外，因此，管理者需增強(qiáng)自身的管理能力，同時(shí)也要增強(qiáng)管理工作的有效性，迅速掌握與計(jì)算機(jī)相關(guān)的管理技術(shù)，并將其熟練運(yùn)用起來，才能真正做到順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化。

首先，管理者應(yīng)提升自己使用計(jì)算機(jī)的能力與水平。這就要求管理者在日常生活中，多學(xué)習(xí)，多鉆研，經(jīng)常參加各類培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，最重要的是熟練使用計(jì)算機(jī)，這樣他們在面對智能化的管理時(shí)，不至于出現(xiàn)手忙腳亂的狀況。

其次，在新的時(shí)代潮流下，管理者應(yīng)不斷充實(shí)自己、不斷學(xué)習(xí)，樹立起“活到老，學(xué)到老”的學(xué)習(xí)意識，將現(xiàn)代管理理念與前人總結(jié)下來的經(jīng)驗(yàn)結(jié)合在一起，這樣才能更好地進(jìn)行管理。此外，管理者還應(yīng)學(xué)會熟練操作辦公室常使用到打印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備，對于錄像設(shè)備、刻盤、攝影等的使用方法，也要有基本的了解，對自動索引、自動借閱等操作要熟練掌握。管理者只有不斷提升自身的素養(yǎng)，才能更好地投入到工作中去。

5 結(jié)語

中學(xué)檔案作為記錄學(xué)校發(fā)展歷史和知識的重要載體之一，涉及學(xué)校從招生、校園建設(shè)、文化管理、教師履歷、學(xué)生學(xué)習(xí)生活以及升學(xué)的方方面面，是學(xué)校和廣大師生共同努力創(chuàng)造出的財(cái)富，具有保留和價(jià)值，同時(shí)也具有不可再生等特性，因此對其進(jìn)行嚴(yán)格完善管理的重要性不言而喻。但是綜上所述，我們發(fā)現(xiàn)這項(xiàng)管理工作并不簡單，需要學(xué)校和廣大師生都投入大量的精力去參與到這項(xiàng)工作中，共同推進(jìn)檔案管理工作的完善，推進(jìn)學(xué)校的自身形象和價(jià)值觀的進(jìn)步。

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