高校檔案保護(hù)系統(tǒng)的現(xiàn)狀及對(duì)策研究

摘 要：檔案作為一種珍貴不可再生的資源。如何有效延長(zhǎng)檔案的壽命，本文以四川大學(xué)檔案館為例，就創(chuàng)新高校檔案的保護(hù)模式，拓展檔案保護(hù)工作的新途徑和新方法，完善檔案保護(hù)體系做一些探析。

關(guān)鍵詞：高校檔案;保護(hù)體系;現(xiàn)狀;對(duì)策

基金項(xiàng)目：本項(xiàng)目為四川大學(xué)檔案和校史研究專項(xiàng)項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：daxs2020-07）。

檔案保護(hù)問(wèn)題，一直是檔案管理部門的重點(diǎn)和難點(diǎn)。四川大學(xué)檔案各類館藏檔案真實(shí)地記錄了我校教學(xué)、科研、管理活動(dòng)的歷史歷程，是不可再生的、寶貴的精神和物質(zhì)財(cái)富。而在大數(shù)據(jù)背景下，云計(jì)算、云平臺(tái)等新技術(shù)的應(yīng)用，也為檔案保護(hù)體系的完善和改進(jìn)提供了新的思路和方法。

1 檔案保護(hù)體系的現(xiàn)狀

1）檔案的原始性和唯一性，就注定了檔案的珍貴性。隨著檔案利用的頻率越來(lái)越高，傳統(tǒng)的頻繁的物理接觸的檔案查閱方式以及復(fù)印等對(duì)檔案造成的損害也越來(lái)越大。而檔案從產(chǎn)生、整理到利用各環(huán)節(jié)都存在被破壞的風(fēng)險(xiǎn)：隨著時(shí)間的流逝，紙質(zhì)檔案紙張會(huì)變質(zhì)、字跡會(huì)逐漸模糊不清;不適宜的保管環(huán)境會(huì)加速檔案發(fā)霉、變質(zhì)、蟲蛀。為了更好地保護(hù)四川大學(xué)各類珍貴的館藏檔案，我校于2015年成立了珍品檔案陳列室，為此使用了樟木柜，并配備了專用的恒溫恒濕設(shè)備，更新了消防控制系統(tǒng)，檔案保護(hù)效果非常明顯。但由于經(jīng)費(fèi)的限制，普通檔案庫(kù)房大多由教室及辦公用房改建，同檔案庫(kù)房“八防”的要求想去較遠(yuǎn)。

2）檔案管理人員均沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案保護(hù)技術(shù)的專業(yè)培訓(xùn)，不能夠根據(jù)本單位館藏檔案的具體情況采取相應(yīng)適當(dāng)?shù)臋n案保護(hù)措施。在高校檔案館這個(gè)群體中，作為西南地區(qū)規(guī)模最大的四川大學(xué)檔案館，卻沒(méi)有一個(gè)檔案管理人員接受過(guò)檔案保護(hù)的系統(tǒng)教育（檔案保護(hù)技術(shù)專業(yè)畢業(yè)的本、碩、博）。這既是人才儲(chǔ)備上的缺失，同時(shí)也在整個(gè)檔案保護(hù)體系中埋下了隱患。

3）災(zāi)害性事件的應(yīng)急處置，在檔案保護(hù)體系中是非常重要的一環(huán)，但制訂應(yīng)急處理程序時(shí)，各檔案管理機(jī)構(gòu)普遍存在應(yīng)急處理程序不完整;程序缺乏針對(duì)性的演練;更別說(shuō)對(duì)演練結(jié)果的評(píng)估及后續(xù)的改進(jìn)。各單位的應(yīng)急演練內(nèi)容大多重于消防和逃生，對(duì)如何在緊急情況下對(duì)檔案實(shí)施有效保護(hù)反而極少涉及。

4）隨著辦公自動(dòng)化和檔案信息化的迅猛推進(jìn)，電子檔案資源不斷豐富和發(fā)展。數(shù)字檔案的出現(xiàn)，改變了紙質(zhì)檔案時(shí)代的實(shí)體保護(hù)觀念，導(dǎo)致部分檔案管理人員忽視了對(duì)紙質(zhì)檔案的管理與保護(hù)。同時(shí)對(duì)數(shù)字檔案本身固有的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不足，缺乏對(duì)數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存的風(fēng)險(xiǎn)分析和相關(guān)安全策略的研究。

2 構(gòu)建檔案保護(hù)體系的對(duì)策

檔案保護(hù)體系建設(shè)是一項(xiàng)需要不斷完善和改進(jìn)的系統(tǒng)工程。四川大學(xué)檔案館很早就啟動(dòng)了檔案保護(hù)體系建設(shè)，也取得了一些成績(jī)。對(duì)傳統(tǒng)檔案數(shù)字化處理，部分檔案已經(jīng)可以在線查閱、全文收錄，但仍存在一些問(wèn)題：如覆蓋面不全、部分標(biāo)準(zhǔn)缺失等。這就需要整體規(guī)劃，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)擴(kuò)展性和系統(tǒng)性，以便涵蓋檔案保護(hù)現(xiàn)實(shí)工作全流程。下面就從下幾方面就構(gòu)建檔案保護(hù)體系的相應(yīng)對(duì)策作一些探析。

1）對(duì)館藏的紙質(zhì)檔案和聲像檔案采取預(yù)防性和搶救性保護(hù)措施。四川大學(xué)歷史悠久，留下了眾多紙質(zhì)檔案和聲像檔案，它記載著學(xué)校的教育及成長(zhǎng)歷史，是我校寶貴的財(cái)富，對(duì)我校未來(lái)的建設(shè)發(fā)展具有重要的歷史查考價(jià)值。一些年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案和聲像檔案由于保管條件限制或其它原因需要修復(fù)的越來(lái)越多，如果得不到及時(shí)修復(fù)，紙質(zhì)檔案和聲像檔案的老化程度將不斷惡化甚至最終消失。而紙質(zhì)檔案和聲像檔案保護(hù)工作是技術(shù)性非常強(qiáng)的工作，它離不開人工操作并需要在實(shí)際操作過(guò)程中不斷進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的積累，四川大學(xué)檔案館沒(méi)有專業(yè)的檔案修復(fù)人員，導(dǎo)致整個(gè)檔案保護(hù)體系存在明顯的短板。

2）設(shè)立專門從事檔案保護(hù)的科室。四川大學(xué)檔案館目前業(yè)務(wù)科室有：管理利用科、收集與信息化科及研究開發(fā)科，但卻沒(méi)有專門負(fù)責(zé)檔案保護(hù)的科，三個(gè)業(yè)務(wù)科室也沒(méi)有專職檔案保護(hù)崗位。檔案保護(hù)涉及到物理、化學(xué)、生物和信息技術(shù)等諸多專業(yè)領(lǐng)域，如果純粹依托現(xiàn)有崗位兼職負(fù)責(zé)檔案保護(hù)的相關(guān)職責(zé)，是不能滿足檔案保護(hù)體系的需求。因而筆者建議設(shè)立檔案保護(hù)科，下設(shè)檔案修護(hù)崗位和檔案保護(hù)崗位，引進(jìn)專業(yè)人才，從而提高檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化的整體水平，促進(jìn)檔案保護(hù)的管理流程更具針對(duì)性，更加有序、高效，檔案保護(hù)的技術(shù)和方法得到持續(xù)改進(jìn)和提高。

3）建立健全電子檔案的保護(hù)措施。電子檔案載體主要是光盤、磁盤、移動(dòng)硬盤等，其耐久性普遍相較差，載體易老化，需要定期檢查復(fù)制。在管理軟件升級(jí)換代后，出現(xiàn)新系統(tǒng)無(wú)法順利讀取老載體數(shù)據(jù)的等隱患尚在。

目前，四川大學(xué)檔案館大部分傳統(tǒng)檔案都進(jìn)行了數(shù)字化處理，離線存儲(chǔ)依然停留在依賴移動(dòng)硬盤和光盤。因此，引進(jìn)專業(yè)的檔案保護(hù)技術(shù)人員，對(duì)電子檔案長(zhǎng)期保存的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估并采取相應(yīng)的安全措施，探討云計(jì)算、區(qū)塊鏈技術(shù)、人工智能等新興技術(shù)對(duì)檔案保護(hù)的作用和影響。在此基礎(chǔ)上，普通電子檔案可在校內(nèi)同其他相關(guān)部門建立互為備份的協(xié)作關(guān)系（涉密的電子檔案則應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理），還可以同其他高校檔案館建立電子檔案異地備份的協(xié)作關(guān)系，并探討普通檔案云存儲(chǔ)的可行性。

4）加強(qiáng)與相關(guān)機(jī)構(gòu)的交流合作。在對(duì)紙質(zhì)和聲像材料的修復(fù)保護(hù)方面，圖書館、博物館都有著自己的經(jīng)驗(yàn)和方法。因而檔案館應(yīng)加強(qiáng)與圖書館、博物館的業(yè)務(wù)交流和合作，這對(duì)檔案保護(hù)體系建設(shè)具有重要戰(zhàn)略意義。

5）改善檔案保管環(huán)境，建設(shè)符合國(guó)家要求的數(shù)字檔案館。隨著檔案的數(shù)量越來(lái)越多，需要的儲(chǔ)存空間也越來(lái)越大，現(xiàn)有檔案館的容量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，需要擴(kuò)容。因此，建設(shè)符合國(guó)家要求的數(shù)字檔案館迫在眉睫。

3 結(jié)論

檔案保護(hù)體系的建設(shè)既要兼顧檔案保護(hù)發(fā)展的實(shí)際需要又要考慮檔案長(zhǎng)期保護(hù)的目標(biāo)。要立足檔案保護(hù)環(huán)境的現(xiàn)實(shí)，動(dòng)態(tài)調(diào)整，及時(shí)擴(kuò)充、補(bǔ)充、升級(jí)或完善。

在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案館應(yīng)以“電子化、數(shù)字化”為契機(jī)，以新技術(shù)為基礎(chǔ)，創(chuàng)新高校檔案的保護(hù)模式，拓展檔案保護(hù)工作的新途徑和新方法，把“死”檔案變?yōu)椤盎睢辟Y源，樹立檔案保護(hù)意識(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，將傳統(tǒng)的檔案保護(hù)辦法與現(xiàn)代化、信息化手段有機(jī)結(jié)合，突破了傳統(tǒng)檔案保護(hù)方式的局限性，充分保護(hù)高校檔案，盡可能減少檔案的破損，最大化地體現(xiàn)檔案的價(jià)值，更好地為高校師生和社會(huì)服務(wù)，為學(xué)校的教學(xué)管理和運(yùn)行提供強(qiáng)有力的教學(xué)和服務(wù)保障，在利用中體現(xiàn)高校檔案工作的價(jià)值，在利用服務(wù)中贏得高校檔案工作應(yīng)有的地位，從而發(fā)揮高校檔案工作在學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展中的重要作用。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

陳晶（1970-），女，四川成都人，四川大學(xué)檔案館，館員，大學(xué)本科，研究方向：檔案管理與利用。