檔案管理工作中人工智能技術(shù)的應(yīng)用探索

劉曉紅

摘 要：隨著信息技術(shù)的日新月異的發(fā)展，信息技術(shù)所帶來的新成果、新科技被運用到各行各業(yè)中，當(dāng)然檔案管理工作也不例外，特別是檔案管理工作與人工智能技術(shù)的有機結(jié)合為檔案管理技術(shù)、檔案管理理論、管理方法為高質(zhì)量開展檔案管理工作，提供了強有力的信息技術(shù)支持。為此，筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗，剖析了檔案管理工作中人工智能技術(shù)的應(yīng)用重要性，并提出了檔案管理工作中人工智能技術(shù)的具體應(yīng)用策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;人工智能技術(shù);應(yīng)用

隨著信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，當(dāng)前人工智能技術(shù)被都有效應(yīng)用到各領(lǐng)域中，促使了工作效率的提升。人工智能作為互聯(lián)網(wǎng)移動時代的核心，是今后科學(xué)發(fā)展的重要方向?，F(xiàn)階段在檔案管理工作已經(jīng)引入了人工智能技術(shù)，由于這項工作的特殊性，需規(guī)范檔案管理工作的服務(wù)內(nèi)容和應(yīng)用范圍，同時需根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來開展工作，在檔案管理中應(yīng)用人工智能技術(shù)，一方面可以豐富檔案應(yīng)用價值，通過多元化的方式，打破傳統(tǒng)檔案管理的局限性，共享檔案資源，促使檔案管理效率的提升，從而夯實現(xiàn)代檔案管理事業(yè)的穩(wěn)固發(fā)展的基礎(chǔ)。

1 檔案管理中人工智能技術(shù)應(yīng)用的重要性

第一，有助于提升檔案管理工作效率，在檔案管理工作中應(yīng)用人工智能技術(shù)，可以打破傳統(tǒng)檔案管理的局限，優(yōu)化或是改革傳統(tǒng)檔案管理工作模式，通過合理應(yīng)用人工智能技術(shù)，能夠簡化傳統(tǒng)檔案信息的錄入、信息分類歸檔、信息整理復(fù)雜化的流程，全面提升檔案信息準(zhǔn)確性，規(guī)避傳統(tǒng)因為人工錄入所出現(xiàn)的數(shù)據(jù)信息丟失，錄入不全面，信息失真的現(xiàn)象。人工智能技術(shù)的應(yīng)用可以精準(zhǔn)的收集數(shù)據(jù)、排列、存儲數(shù)據(jù)，促使管理效率的提升[1];其二，有助于用戶便捷查閱檔案，人工智能技術(shù)的應(yīng)用便于用戶借助信息設(shè)備終端，檢索檔案關(guān)鍵詞，及時查閱想要的檔案信息，并且還能滿足無紙化、自動化的需求，實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的共享，滿足用戶對檔案信息的需求;其三，提高檔案管理的安全性，安全問題是頭等大事，在傳統(tǒng)檔案管理工作中，絕大多數(shù)都是依靠人工來完成這項工作，難免會存在問題，在檔案管理工作中使用人工智能技術(shù)，有助于保障信息的安全，相關(guān)工作人員根據(jù)前期編程員的所設(shè)置權(quán)限，只有具備一定權(quán)限的人員才能查閱檔案，并且檔案信息也是在多重安全密鑰的加密下，保存到計算機硬盤當(dāng)中的，通過牢固的防火墻，防止黑客或是病毒風(fēng)險的入侵[2]。

2 檔案管理工作中人工智能技術(shù)的應(yīng)用

2.1 檔案資源整理中人工智能技術(shù)的應(yīng)用

縱觀當(dāng)前的檔案管理模式，為保護(hù)傳統(tǒng)口述檔案、實物檔案以及紙質(zhì)檔案，檔案管理人員在收集到原始檔案后，會數(shù)字化加工檔案資源，確保檔案資源的永久保存。隨著的不斷發(fā)展，當(dāng)前很多檔案管理部門，都緊隨時代，構(gòu)建了檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案資源錄入到數(shù)據(jù)中，檔案使用者只需使用檢索就可。時代更迭，當(dāng)前我們已經(jīng)邁入了大數(shù)據(jù)時代，各種信息資源呈爆炸式。檔案資源信息數(shù)據(jù)也不例外。面對海量的檔案資源，如何有序高效的收集信息是亟待解決的，對此，可以在檔案管理中使用人工智能技術(shù)，檔案管理工作可以借助智能Agent，及時收集各類信息資料，由于信息量大，信息雜亂無序，不同的信息還存在格式差異。對于檔案管理人員來說，分類整理檔案信息具有較大的難度，為最大化地可以及時精準(zhǔn)地找到信息，就必須要預(yù)處理信息?；诖?，這就要求檔案管理人員綜合能力強，借助人工智能分類技術(shù)，嚴(yán)格按照一定的標(biāo)準(zhǔn)將雜亂無章的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合分類處理，將檔案進(jìn)行電子歸檔，問問形成一個檔案信息庫，從根本上促使檔案管理信息的準(zhǔn)確性和效率。

2.2 檔案資源搜索中人工智能技術(shù)的應(yīng)用

隨著人工智能技術(shù)不斷發(fā)展和完善，進(jìn)一步拓展了其應(yīng)用范圍，傳統(tǒng)檔案管理模式面對海量的信息數(shù)據(jù)，可以說疲于應(yīng)對。在信息時代，要想從根本上促使檔案資源檢索效率的提升，需投入大量的資金和人力，優(yōu)化傳統(tǒng)檢索模式，夯實檔案信息檢索的智能化。在當(dāng)前的檔案資源檢索過程中，檔案管理人員主要利用智能技術(shù)來進(jìn)行檢索，比如，自然語言處理等，然而受影響檢索效率的因素是非常多的，一方面是技術(shù)因素，另一方面是檔案管理工作人員的因素，檔案管理人員在實際操作中，由于數(shù)據(jù)線信息量大，加之各種因素都會影響檔案管理效率[3]。如此一來，就會影響用戶體驗。因此，需要將人工智能技術(shù)引入檔案檢索中，充分利用人工智能技術(shù)當(dāng)中的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和搜索技術(shù)，讓用戶可以及時便捷的獲想要的資料，滿足用戶的需求。

2.3 檔案安全管理中人工智能技術(shù)的應(yīng)用

安全問題是檔案管理中重要的問題，如果無法保障安全問題，就會導(dǎo)致檔案信息的泄露，特別是涉及一些機密文件和經(jīng)濟項目的時候。安全是重中之重。為保障檔案信息的安全可以使用人工智能技術(shù)中的虹膜識別技術(shù)和指紋識別技術(shù)，規(guī)避安全問題的發(fā)生。比如，在查閱機密文件的時候，查閱人需要通過人工智能技術(shù)中的指紋技術(shù)和虹膜技術(shù)進(jìn)行識別，同時還要符合權(quán)限才能閱讀文件。又如，一些單位中的人事檔案和文書檔案，涉及了機關(guān)內(nèi)部的編制職數(shù)和人事調(diào)整，上述這些信息都是機密內(nèi)容，所以在開展工作的時候，需要將單位主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員作為查閱人員，錄入其虹膜和指紋，在后期的檔案管理中，上述人員要想查閱檔案，檔案管理系統(tǒng)就是掃描查閱人的虹膜，如果與系統(tǒng)不匹配，就會產(chǎn)生警告信息，同時系統(tǒng)還會以電子郵件或是短信的方式，將信息發(fā)送到檔案管理人員手機中，通過這樣的舉措，預(yù)警檔案管理風(fēng)險，相應(yīng)地檔案管理負(fù)責(zé)人知曉了部分不法分子，妄圖窺探單位機密檔案的時候，就可以及時采用措施，進(jìn)行處罰，針對性地調(diào)整管理制度，確保檔案管理的良性循環(huán)。

2.4 檔案管理信息共享中人工智能技術(shù)的應(yīng)用

毋庸置疑，檔案的借閱、查閱以及歸還是一項較為復(fù)雜的工作，縱觀傳統(tǒng)檔案管理模式，主要是檔案管理人員通過紙質(zhì)文件的方式一層一層向上審批，特別是在涉及一些機要文件和機密文件的時候，審批流程是非常復(fù)雜的。如果在這個階段是使用網(wǎng)絡(luò)平臺共享技術(shù)，就可以簡化檔案審批流程，還可以利用平臺共享技術(shù)在內(nèi)部共享文件，對于單位內(nèi)部人員來說，主要登陸自己的ID或是賬號就可以查閱和登陸局域網(wǎng)，查閱檔案信息。比如，在新人的培訓(xùn)環(huán)節(jié)中，為讓剛?cè)肼殕T工了解企業(yè)文化或是發(fā)展歷程，可以讓職工登陸系統(tǒng)，在系統(tǒng)當(dāng)中搜索檔案關(guān)鍵詞，系統(tǒng)當(dāng)中記載的發(fā)展歷程是共享的，如此，員工的查閱資料和借閱資料就可以直接利用網(wǎng)絡(luò)平臺共享技術(shù)來進(jìn)行，減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，做到簡政放權(quán)，優(yōu)化檔案管理流程，促使檔案管理效率的全面提升。

3 結(jié)語

總之，隨著云計算、大數(shù)據(jù)技術(shù)的日益發(fā)展，人工智能技術(shù)的運用越來越廣泛，將人工智能技術(shù)運用到檔案管理工作中，一方面可以促使檔案管理效率的提升，另一方面還可以促使檔案管理安全性和準(zhǔn)確度，為檔案管理工作的有序開展奠定了良好基礎(chǔ)。因此，在今后檔案管理工作中，要突出智能化管理應(yīng)用，從智能化設(shè)備購置、檔案管理人員綜合素質(zhì)等方面全面深入的開展智能化檔案管理工作，促使檔案管理效率的全面提升。

參考文獻(xiàn)

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