人事檔案管理信息化工作問題及完善方法分析

摘 要：從現(xiàn)實(shí)的角度分析，不論是在各行各業(yè)中，人事檔案管理都是極為重要的一項(xiàng)管理，該項(xiàng)管理在一定程度上直接影響著各單位的人力資源管理成效，進(jìn)而影響到整體發(fā)展高度。而在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，將信息技術(shù)引入到人事檔案管理工作當(dāng)中逐漸成為當(dāng)前人事檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)也是提升人事檔案管理成效的基礎(chǔ)保障性措施。但是在實(shí)踐應(yīng)用信息化技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理工作期間也會(huì)出現(xiàn)一些新型的問題，需要相關(guān)管理人員及時(shí)解決。此次研究主要就人事檔案管理信息化工作問題及完善方法做了簡(jiǎn)要的分析，目的在于進(jìn)一步提升信息技術(shù)在人事檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用成效。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;信息化;工作問題;解決措施

從本質(zhì)上來講，人事檔案管理屬于單位管理體系的重要組成部分，該項(xiàng)管理主要強(qiáng)調(diào)的是對(duì)單位內(nèi)部員工的工作信息、精力信息及德才表現(xiàn)信息所形成的檔案資料進(jìn)行管理，該項(xiàng)管理直接影響著單位內(nèi)部人力資源管理質(zhì)量及精準(zhǔn)度。在當(dāng)前時(shí)代背景下，諸多單位逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化改革目標(biāo)，并且有效的將信息技術(shù)引入到了人事檔案管理工作當(dāng)中，但是由于一些阻礙性問題的出現(xiàn)，使得該種技術(shù)很難在人事檔案管理工作當(dāng)中發(fā)揮出其應(yīng)有的應(yīng)用成效，頻繁出現(xiàn)管理問題，因此，需要人事檔案管理人員重點(diǎn)關(guān)注。

1 人事檔案管理信息化工作問題分析

隨著我國(guó)人事檔案管理人員對(duì)于人事檔案管理信息化工作問題及完善措施研究的不斷深入，經(jīng)過眾多人事檔案管理人員長(zhǎng)時(shí)間不懈努力研究逐漸發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理工作信息化改革現(xiàn)狀并不樂觀，時(shí)常出現(xiàn)一些較為顯著的問題使得信息技術(shù)很難在人事檔案管理工作當(dāng)中充分發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，甚至還會(huì)影響到人事檔案管理工作成效。而這些問題集中表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，其一為，人事檔案管理人員綜合素質(zhì)水平有待提升，諸多人事檔案管理人員并沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)，在這種情況下，其信息素養(yǎng)很難滿足當(dāng)前人事檔案管理信息化改革工作的需求，無法熟練應(yīng)用信息技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理工作。其二為，人事檔案信息安全問題，諸多人事檔案管理人員在實(shí)踐應(yīng)用信息技術(shù)的過程當(dāng)中，并不重視對(duì)于人事檔案信息的安全管理，沒有有效借助信息技術(shù)對(duì)各類人事檔案信息進(jìn)行加密處理，對(duì)于信息化人事檔案管理技術(shù)的優(yōu)勢(shì)功能開發(fā)力度較低，從而導(dǎo)致人事檔案管理信息化工作頻繁出現(xiàn)問題。其三為，缺乏健全的人事檔案信息化管理制度，沒有必要的連帶責(zé)任追究管理制度及監(jiān)督審查制度等作為支持，從而導(dǎo)致人事檔案管理信息化工作秩序性不高，時(shí)常出現(xiàn)交叉管理及管理混亂問題。

2 信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的有效應(yīng)用措施分析

2.1 提升人事檔案管理人員的信息素養(yǎng)

人事檔案管理人員屬于各項(xiàng)信息化管理技術(shù)及工作改革的第一執(zhí)行者，同時(shí)也是影響信息技術(shù)在人事檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)用成效的第一影響要素，針對(duì)這一情況，相關(guān)管理人員在實(shí)際工作期間必須要重視信息素養(yǎng)的提升。為了能夠有效提升人事檔案管理人員的信息素養(yǎng)，首先，人事檔案管理人員自身必須要做出努力，積極認(rèn)真學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的信息化管理技術(shù)應(yīng)用要點(diǎn)，樹立起信息化人事檔案管理理念，累積相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，在業(yè)余時(shí)間關(guān)注各類人事檔案管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用技巧及功能和發(fā)展動(dòng)態(tài)信息，保證自身信息素養(yǎng)可以做到與時(shí)俱進(jìn)的提升。其次，單位領(lǐng)導(dǎo)者需要作出努力，積極引導(dǎo)每一位管理人員參與到單位所開展的人才培訓(xùn)活動(dòng)當(dāng)中，為人事檔案管理人員提供專業(yè)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，在培訓(xùn)活動(dòng)開展之前，要將人事檔案管理信息化改革方向，信息化管理系統(tǒng)特點(diǎn)及功能，信息化技術(shù)引入對(duì)提升人事檔案管理成效的認(rèn)知度，創(chuàng)新管理能力作為主要培訓(xùn)內(nèi)容，從而保證人事檔案管理人員都具備人事檔案信息化管理工作能力。

2.2 健全人事檔案信息化管理制度體系

完善且適用的人事檔案信息化管理制度體系，是保證人事檔案管理工作秩序性及精準(zhǔn)性的基礎(chǔ)保障，也是提升信息技術(shù)在人事檔案管理工作中應(yīng)用成效的基礎(chǔ)保障性要素，針對(duì)這一情況，相關(guān)的管理人員需要重點(diǎn)完善管理制度體系。具體而言，首先，需要落實(shí)連帶責(zé)任追究管理制度，將人事檔案信息化管理工作進(jìn)行細(xì)致的劃分，明確每一位管理人員所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容及具體的管理權(quán)限，保證在出現(xiàn)問題之后可以追溯到負(fù)責(zé)人，降低問題處理時(shí)限，提升應(yīng)急處理速度。其次，需要落實(shí)監(jiān)督管理制度，對(duì)于各個(gè)管理環(huán)節(jié)要進(jìn)行定期的監(jiān)督審查，并且要審查人事檔案管理階段性成效，當(dāng)發(fā)現(xiàn)存在管理混亂問題之后，要及時(shí)進(jìn)行解決，避免產(chǎn)生更為嚴(yán)重的影響。

2.3 強(qiáng)化人事檔案信息安全管理力度

從現(xiàn)實(shí)的角度分析，在人事檔案管理工作中信息技術(shù)屬于一把雙刃劍，在提升人事檔案管理實(shí)效性及精準(zhǔn)性的同時(shí)，也帶來了一些較為顯著的安全風(fēng)險(xiǎn)，例如，人事檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，黑客入侵系統(tǒng)篡改信息或者盜取信息風(fēng)險(xiǎn)，系統(tǒng)癱瘓導(dǎo)致人事檔案信息流失風(fēng)險(xiǎn)問題等。在這種情況下，就需要有效加強(qiáng)人事檔案安全管理力度。為此，相關(guān)管理人員首先需要樹立起安全管理意識(shí)，明確人事檔案管理信息化安全風(fēng)險(xiǎn)問題的防控，對(duì)于提升人事檔案管理質(zhì)量的重要性，并且在這種意識(shí)的引導(dǎo)下不斷對(duì)人事檔案安全管理工作進(jìn)行優(yōu)化革新。其次，需要有效開發(fā)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)功能，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行加密處理，賦予相關(guān)管理人員不同的訪問權(quán)限，同時(shí)還要將重要信息單獨(dú)存儲(chǔ)到獨(dú)立的信息庫當(dāng)中，不與外界網(wǎng)絡(luò)相連接，避免人事檔案信息流失問題出現(xiàn)。

3 結(jié)束語

綜上所述，從現(xiàn)實(shí)的角度分析，人事檔案管理工作信息化改革已經(jīng)成為人事檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)也是提升人事檔案管理效率，降低人事檔案管理工作繁瑣復(fù)雜性的關(guān)鍵保障性措施。目前，諸多單位也在積極努力進(jìn)行人事檔案管理工作的信息化改革。針對(duì)這一情況，相關(guān)單位管理者及人事檔案管理負(fù)責(zé)人需要重點(diǎn)研究人事檔案管理信息化工作問題及完善策略，結(jié)合相關(guān)問題制定出具體的解決措施，從而提升信息技術(shù)在人事檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用成效。

參考文獻(xiàn)

[1]楊洋.企業(yè)人事信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用探討[J].電腦編程技巧與維護(hù)，2020（06）.

[2]李文琴.人事信息管理系統(tǒng)在人事檔案查詢中的應(yīng)用實(shí)踐[J].黑龍江檔案，2018（05）.

[3]陳志福.我國(guó)企業(yè)人力資源管理信息化存在的主要問題及對(duì)策[J].中國(guó)科技信息，2020（04）.

作者簡(jiǎn)介

馬為文（1972-），男，回族，云南尋甸人，昆明市宗教事務(wù)管理服務(wù)中心。