淺議數(shù)字時代檔案管理的變革與創(chuàng)新

摘 要：當(dāng)前下科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，全球進(jìn)入信息化時代，隨之而來的信息數(shù)字化給檔案管理工作帶來的改變，既是檔案管理工作的新型發(fā)展，也是整個社會進(jìn)步的一個體現(xiàn)方面。深刻探討分析當(dāng)前處于數(shù)字時代下的檔案管理工作其自身的變化與改造，了解改革與創(chuàng)新的價值和意義。發(fā)掘在當(dāng)前的檔案管理工作中，潛在的問題并進(jìn)行探討，以數(shù)字時代的大變革為基礎(chǔ)，力求給出有效改革方案促進(jìn)我國檔案管理工作的進(jìn)步與完善。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時代;檔案管理;改革創(chuàng)新

1 前言

自90年代起，電信技術(shù)第一次以數(shù)字化形式出現(xiàn)，這種數(shù)字化性質(zhì)因為其方便，快速的特點將電信技術(shù)帶領(lǐng)進(jìn)一個大變革時期，實現(xiàn)了電信技術(shù)一次全新蛻變。隨后由于互聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)生，并以爆炸式的速度普及應(yīng)用到人們生產(chǎn)生活中，在全球范圍內(nèi)，信息交流方式發(fā)生了改頭換面的發(fā)展進(jìn)步。數(shù)字時代的來臨，也將檔案資源管理工作帶上一個新的發(fā)展層次，在大數(shù)據(jù)前提下，檔案資源管理工作迫切需求通過改革來謀求新的發(fā)展機(jī)遇與發(fā)展空間。由此而言，一味遵循固有陳舊的檔案資源管理工作理論與思想觀念，不積極開拓，學(xué)習(xí)，接受新的檔案資源管理工作觀念以及運行模式，就很難在當(dāng)前行業(yè)有新的發(fā)展機(jī)會。

2 檔案管理工作在數(shù)字時代下的改變

隨著信息技術(shù)逐漸滲入到社會生活的方方面面，在各大事業(yè)領(lǐng)域被廣泛運用。檔案管理工作受其影響的主要標(biāo)志，是從紙質(zhì)檔案資源收錄轉(zhuǎn)換為電子檔案資源收錄形式上的轉(zhuǎn)變，通過利用數(shù)字信息技術(shù)對檔案資料進(jìn)行記錄，整理，存儲，傳遞，大大提高了檔案資源管理工作的效率。由空間概念為出發(fā)點來闡述，檔案資源管理工作在新數(shù)字時代下的轉(zhuǎn)變可以從兩個方面來講，一個方面對需要管理的檔案資源存儲方式，存儲空間上的一個轉(zhuǎn)變，具體表現(xiàn)為由傳統(tǒng)紙筆錄入，存檔室儲存。轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息化，利用磁盤等存儲設(shè)備儲存。另一個方面是檔案資源管理工作人員工作環(huán)境以及活動空間的變化，具體表現(xiàn)為由線下工作轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上線下結(jié)合工作模式。由功能性為出發(fā)點來闡述，打破了傳統(tǒng)檔案館形態(tài)，更新了檔案資源管理工作者的工作形式，在一定程度上，擴(kuò)大了檔案資源管理工作者的業(yè)務(wù)范圍，實現(xiàn)了跨地域為用戶提供相關(guān)檔案服務(wù)。不再拘泥于傳統(tǒng)檔案管理的地域限制性，為用戶提供了便利，除此之外，用戶獲取檔案資源的途徑也更加多樣化，在權(quán)限許可的范圍內(nèi)，用戶可以隨時隨地利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)實現(xiàn)與檔案管理方的對接，提取個人需要的電子檔案資源，或者更新修改部分相關(guān)資料內(nèi)容。

3 數(shù)字時代下檔案管理改革創(chuàng)新的重要性

3.1 在數(shù)字時代發(fā)展趨勢下所必然形成的形態(tài)

在當(dāng)今社會數(shù)字信息技術(shù)的日漸成熟的大背景下，數(shù)字化檔案資源管理工作體系建設(shè)已經(jīng)成為即將開展的事業(yè)之一。再加上各類數(shù)字信息平臺的在生產(chǎn)生活中的廣泛應(yīng)用。給數(shù)字化的檔案信息及時歸檔，并且通過接收備份、分類以及存儲等一系列操作成為可能。實現(xiàn)在第一時間里將檔案資料信息集成并且自動添加目錄，摘要或者在一定權(quán)限內(nèi)以全文形式傳遞給用戶，從而完成對檔案資源的歸檔，整理，共享一整套工作流程。利用數(shù)字化平臺體系，實現(xiàn)無紙化檔案數(shù)據(jù)錄入，查閱等工作，可以精簡工作流程，減少人工操作過程，降低出錯率。為用戶提供更為快捷，便利的檔案服務(wù)，此外數(shù)字化的檔案備份，在能夠有效降低檔案資料丟失和損壞的風(fēng)險上，進(jìn)一步保障了檔案資源管理工作的安全性以及準(zhǔn)確性，這也是數(shù)字時代對檔案管理工作提出的新要求。

3.2 檔案資源數(shù)字化發(fā)展的需求

隨著社會在不斷的變革，進(jìn)步，檔案資源管理作為一項重要的社會事業(yè)，也應(yīng)當(dāng)以積極的姿態(tài)去迎接新的發(fā)展趨勢。由于檔案資源的內(nèi)容不斷增加，顯然單靠人力進(jìn)行檔案資源管理，會致使工作項目越來越繁雜的趨勢下，不可避免出現(xiàn)更多的錯誤。引入數(shù)字信息技術(shù)，將其深入滲透到檔案資源管理工作中開，不僅是對消減了檔案管理工作者一部分工作負(fù)擔(dān)，也進(jìn)一步使檔案管理以一種能夠滿足當(dāng)前社會需求的形態(tài)去運轉(zhuǎn)，以求為社會發(fā)展提供更好的檔案服務(wù)。檔案管理辦公自動化隨之發(fā)展，以圖片，音頻，視頻不同形式的檔案資料需要新型存儲載體等需求，也進(jìn)一步將檔案資源管理推向數(shù)字化發(fā)展方向。現(xiàn)代社會對于檔案資源存儲數(shù)量的要求不斷擴(kuò)大，檔案資源的形式也正在向多樣化發(fā)展，由此，檔案資源管理工作向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)化想觀念未能及時跟上時代要求，存在知識盲區(qū)與漏洞;二是管理模式較為落后，本身在管理上存在有待彌補(bǔ)的缺陷;三是檔案資料更新速度慢，相關(guān)資源投入力度不夠;四是人力管理方面沒有形成一套完整的，行之有效的系統(tǒng)方案，人才培養(yǎng)投是必然的，只有完成轉(zhuǎn)型工作，才能適應(yīng)當(dāng)今社會對于檔案資源管理的需求。

4 當(dāng)前檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

關(guān)于當(dāng)前檔案管理工作主要有以下四個問題。一是思入不足，導(dǎo)致相關(guān)工作人員專業(yè)性的職業(yè)技能缺乏。以上問題的出現(xiàn)，是由當(dāng)前社會現(xiàn)狀導(dǎo)致的。一方面原因是檔案管理沒有認(rèn)識到數(shù)字化管理模式的重要性，堅持沿用傳統(tǒng)檔案資源管理模式，未跟上社會發(fā)展的進(jìn)度，從而出現(xiàn)與社會發(fā)展脫節(jié)的情況。另一方面是檔案管理者能夠意識到社會發(fā)展以及數(shù)字化的普及，但是出于資金緊張，或者不愿去投資建設(shè)基于數(shù)字信息平臺體系的新型檔案資源管理系統(tǒng)。擔(dān)心花費大量人力，物力去建設(shè)一套行之有效的新型檔案資源管理方案，不能獲得相應(yīng)的價值。從而選擇繼續(xù)沿用舊的檔案管理模式。除上述限制因素之外，轉(zhuǎn)型數(shù)字化檔案管理模式，也對檔案管理工作人員提出了更高的要求，要求檔案管理人員重新學(xué)習(xí)新的檔案管理方法。以上因素都成為當(dāng)前檔案資源管理工作進(jìn)行數(shù)字信息化轉(zhuǎn)型的阻力，在一定程度上制約了檔案資源管理數(shù)字化進(jìn)程的發(fā)展。

5 數(shù)字時代下檔案管理的改革創(chuàng)新方法

5.1 更新檔案管理理念

要有效推進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程，首先需要做的是將檔案管理工作者固有的傳統(tǒng)管理理念，轉(zhuǎn)化為新型數(shù)字化的檔案管理思維。積極推廣數(shù)字化檔案管理方式的優(yōu)勢以及特點，將檔案資源管理工作者固有的業(yè)務(wù)觀轉(zhuǎn)換為服務(wù)觀，正確理解檔案資源的定位，即檔案的價值與意義在于服務(wù)社會，是維護(hù)社會秩序的重要依據(jù)之一。因此，檔案管理必須跟緊社會發(fā)展的腳步，只有跟社會保持同步發(fā)展，才能更好服務(wù)與社會。在當(dāng)前數(shù)字時代來臨的大背景下，檔案管理工作要想能夠持續(xù)滿足社會需求，就必須盡快完成數(shù)字化轉(zhuǎn)型。最后，明確檔案管理的工作性質(zhì)不再側(cè)重管理層面，而是更側(cè)重于服務(wù)層面。

5.2 創(chuàng)新，完善新時代檔案管理管理方法

檔案工作管理著社會各個方面的信息資源，是維持社會穩(wěn)定，推動社會發(fā)展的重要力量，除此之外，還是社會發(fā)展歷史的記錄載體，見證文化的進(jìn)步與科技的革新。數(shù)字時代為檔案管理帶來了新任務(wù)與新挑戰(zhàn)的同時，也賦予了檔案管理工作新的發(fā)展模式。因此，檔案管理工作者要不斷豐富自身的知識以能良好應(yīng)對數(shù)字時代下檔案管理新的發(fā)展機(jī)遇。積極創(chuàng)新，完善新時代檔案資源管理方案方法，從容應(yīng)對檔案管理必然的數(shù)字化進(jìn)程。

5.3 實現(xiàn)檔案管理技術(shù)升級

利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理技術(shù)的升級，進(jìn)而實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。要保障檔案資料的安全性，就涉及權(quán)限開放問題，需要有關(guān)部門制定相關(guān)網(wǎng)絡(luò)規(guī)定法則作為基礎(chǔ)，去進(jìn)行權(quán)限分級，在檔案的記錄，整理，存儲，傳遞過程中保證其私密性。

參考文獻(xiàn)

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[2]許磊.淺析數(shù)字化檔案室建設(shè)及數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用[J].檔案管理，2019（4）.

作者簡介

袁圓（1980-），女，漢族，廣西憑祥人，大學(xué)本科，助理館員，廣西壯族自治區(qū)南寧船舶檢驗中心，研究方向：檔案管理。