高校檔案電子化管理的現(xiàn)狀以及優(yōu)化途徑分析

張燕

摘 要：文章首先分析了現(xiàn)階段高校檔案電子化管理的現(xiàn)狀，主要包括三個方面的問題：管理體制不健全、管理人員技能水平低下、缺乏有效的安全保障;之后在此基礎(chǔ)上探討了高校檔案電子化管理的優(yōu)化途徑，主要四個方面的措施：建立健全電子檔案管理體系、加強檔案管理人員技能培訓(xùn)、強化檔案管理安全保障、加大資金投入，完善設(shè)備設(shè)施。通過以上幾個方面的研究分析，希望能夠為以后高校檔案的電子化管理工作提供一些參考。

關(guān)鍵詞：高校檔案;電子化管理;現(xiàn)狀;優(yōu)化途徑

我國科學(xué)技術(shù)近些年來發(fā)展迅速，在很多領(lǐng)域都取得了突破性進展，特別是在信息技術(shù)的帶動下我國社會已經(jīng)進入信息時代，各種信息技術(shù)也已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個行業(yè)和領(lǐng)域。而在高校檔案管理工作中通過應(yīng)用信息技術(shù)打造電子化檔案，不僅節(jié)省了大量的人力和空間，同時還極大地提高了檔案管理工作的效率，縮短了工作時間。另外，電子化檔案也突破了時間和空間的限制，可以隨時隨地進行使用和傳輸，這使得文件傳輸?shù)臅r間大幅縮短。

1 現(xiàn)階段高校檔案電子化管理的現(xiàn)狀

1.1 管理體制不健全

從本質(zhì)上來說，傳統(tǒng)檔案與電子檔案的作用是相同的，即整合并保存各種信息資料。但是，在傳統(tǒng)檔案管理思想的影響下，很多高校并沒有充分認(rèn)識到電子檔案管理的重要作用，相應(yīng)的檔案管理體制不夠規(guī)范和完整。在這種情況下，電子檔案管理工作不僅難以順利高效的開展，甚至還越發(fā)的復(fù)雜和混亂。與此同時，很多高校在開展電子檔案管理活動的過程中，仍然依靠過去的經(jīng)驗，也缺乏規(guī)范性和系統(tǒng)性。另外，由于信息化系統(tǒng)應(yīng)用時間較短，與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，相關(guān)方面的制度還不夠完善。目前，一部分高校缺乏較強的規(guī)范意識，不重視監(jiān)管檔案使用人員，對于可能出現(xiàn)的問題難以采取合理有效的措施進行應(yīng)對。此外，隨著時代的發(fā)展檔案管理系統(tǒng)也隨之升級，對于當(dāng)前新形勢下的新要求，以往的管理方式和約束制度已經(jīng)難以充分滿足，這對信息化系統(tǒng)的使用造成了極大的阻礙，同時也嚴(yán)重制約了高效檔案的信息化進程。

1.2 管理人員技能水平低下

高效檔案管理人員中有相當(dāng)一部分年齡較大的工作人員，他們在使用這種新興的電子化管理方法時，面臨著較多的困難。與此同時，檔案管理人員在沒有接受相關(guān)方面知識技能培訓(xùn)的情況下，運用電子信息管理系統(tǒng)時很容易出現(xiàn)各種錯誤，從而對檔案管理的準(zhǔn)確性產(chǎn)生嚴(yán)重影響。除此之外，還有很多高校的領(lǐng)導(dǎo)人員缺乏較強的檔案管理意識，建檔工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)細致，最終導(dǎo)致檔案管理工作缺乏規(guī)范性。另外，也不重視嚴(yán)格審核收集到的檔案資料，導(dǎo)致電子檔案的問題更加復(fù)雜[1]。

1.3 缺乏有效的安全保障

高校通常都擁有大量的在校學(xué)生，在學(xué)校期間有相當(dāng)多信息資料需要提交給學(xué)校，但是就目前的實際情況來看，大部分高校并沒有采取合理有效的措施確保電子檔案管理系統(tǒng)的安全，導(dǎo)致相關(guān)方面的安全問題頻發(fā)。在這種情況下，如果社會上一些人出于牟利等目的對高校的電子檔案管理系統(tǒng)進行惡意攻擊，將會泄露大量學(xué)生的個人信息，同時在攻擊電子檔案的過程中還會嚴(yán)重破壞電子檔案的完整性，甚至導(dǎo)致電子檔案大量丟失[2]。

2 高校檔案電子化管理的優(yōu)化途徑

2.1 建立健全電子檔案管理體系

我國政府近些年來出臺了一系列政策文件，要求高校加強電子檔案建設(shè)工作，但是很多高校在實際工作中并沒有將其貫徹落實。針對這種情況，首先對于高校電子檔案的評估工作需要進一步加強，相關(guān)部門要督促高校對電子檔案管理制度進行改進和完善，與此同時高校也要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想，并根據(jù)時代發(fā)展潮流以及政府相關(guān)方面的政策文件，積極創(chuàng)新電子檔案管理工作，并對電子檔案管理體系進行完善，從而有效提高檔案管理工作的整體水平。另外，還應(yīng)構(gòu)建起相應(yīng)的人員管理體系，避免檔案管理部門內(nèi)部產(chǎn)生不和諧因素[3]。

2.2 加強檔案管理人員技能培訓(xùn)

目前，在高校的電子檔案管理工作中普遍缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才。針對這種情況，首先，高校應(yīng)面向檔案管理工作人員組織開展相應(yīng)的技能培訓(xùn)工作，使他們的專業(yè)技能水平得到有效的提高。同時，還要將新時代的檔案管理思想灌輸給檔案管理人員，使其能夠以正確的態(tài)度和方法開展電子檔案管理工作，將他們的工作積極性和主動性充分調(diào)動起來，最大程度的挖掘他們的潛力。需要注意的是，對于管理人員的培訓(xùn)要具有針對性，尤其是要向檔案中管理人員詳細講解檔案管理軟件的使用方法。另外，還要組織檔案管理人員定期就工作中遇到的問題以及相關(guān)方面的經(jīng)驗方法進行交流和探討，并根據(jù)實際情況將相應(yīng)的解決方案合理完善的制定出來，從而有效提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，進而使其在面對日益復(fù)雜多變的業(yè)務(wù)形式時能夠加以有效的應(yīng)對[4]。

2.3 強化檔案管理安全保障

高校應(yīng)根據(jù)自身的實際情況合理選用檔案管理軟件，并確保其擁有較高的安全性以及穩(wěn)定的性能。與此同時，還要組織相關(guān)方面的專家根據(jù)高校所面臨的安全形勢評估軟件是否滿足需求，并對其中存在的問題加以明確，然后在此基礎(chǔ)上及時采取合理有效的措施加以改進和完善。另外，安全防護力度也要進一步加大，高校應(yīng)聘請專門的技術(shù)人員在日常工作中定期檢查電子檔案管理系統(tǒng)，提高其防護能力，避免不法分子利用系統(tǒng)漏洞竊取信息資料。此外，檔案管理人員在使用管理軟件時如果遇到系統(tǒng)錯誤等問題，要及時向相關(guān)技術(shù)人員進行反饋，使系統(tǒng)漏洞得到及時解決。開發(fā)和維護系統(tǒng)的工作人員要嚴(yán)格按照相關(guān)方面的保密協(xié)議，采取有效措施保管好相關(guān)方面的數(shù)據(jù)信息，避免信息被泄露。

2.4 加大資金投入，完善設(shè)備設(shè)施

高校要想將一個安全、高效的檔案管理系統(tǒng)有效的構(gòu)建起來，就必須投入足夠的人力物力以及財力，相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)高校電子檔案管理工作面臨的安全形勢積極提出建設(shè)和完善相關(guān)設(shè)備設(shè)施的建議，從而確保高校檔案管理工作的穩(wěn)定性和安全性。除此之外，在開展檔案管理工作的過程中，要順應(yīng)時發(fā)展潮流，關(guān)注科技發(fā)展趨勢，積極引進先進的科學(xué)技術(shù)[5]。

3 結(jié)束語

總而言之，當(dāng)前高校檔案的電子化管理工作還存在較多的問題，針對這種情況高校應(yīng)遵循時代發(fā)展潮流，并根據(jù)國家制定的政策方針，結(jié)合自身的實際情況采取合理有效的措施加以解決，并構(gòu)建其安全、穩(wěn)定、高效的檔案管理系統(tǒng)，從而使高校內(nèi)外部制約因素造成的安全威脅最大程度的減小，進而使高校檔案管理系統(tǒng)更加的合理、完善。

參考文獻

[1]吳晉晉.淺談高校人事檔案管理對高校人事檔案電子化的一些想法[J].青年時代，2016（004）：289-290.

[2]李敬.高校電子文件施行檔案化管理的思考[J].勞動保障世界，2017（014）：55-56.

[3]蔡之玲.我國高校電子檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化策略芻議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（3）：116-117.

[4]夏妍.基于教務(wù)管理系統(tǒng)的高校學(xué)籍檔案電子化歸檔研究[J].智庫時代，2019（21）：243+246.

[5]李揚.試論高校電子檔案管理的優(yōu)化策略[J].農(nóng)村經(jīng)濟與科技，2016（012）：242-242.