李夢(mèng)娜
摘要:高校行政管理人員的績(jī)效管理相對(duì)來(lái)說(shuō)是個(gè)薄弱環(huán)節(jié),并沒(méi)有引起高校行政系統(tǒng)的足夠重視。但是隨著高校人事制度改革的發(fā)展和完善,高校行政管理人員的績(jī)效管理成為高校人事和分配制度改革的迫切要求。高校行政人員績(jī)效管理存在管理目的不明、計(jì)劃缺失、考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)籠統(tǒng)等問(wèn)題。現(xiàn)在迫切的任務(wù)就是應(yīng)該構(gòu)建完善的高校行政人員績(jī)效管理體系,制定切實(shí)可行的績(jī)效目標(biāo)與科學(xué)有效的考評(píng)辦法,以期不斷完善高校人事制度改革,推動(dòng)高校整體辦學(xué)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。
關(guān)鍵詞:高校;行政人員;績(jī)效管理;現(xiàn)狀;優(yōu)化途徑
績(jī)效管理是一種采用科學(xué)的定性和定量方法,評(píng)定和測(cè)量員工履行職責(zé)程度,工作目標(biāo)完成情況,并將評(píng)定結(jié)果作為獎(jiǎng)優(yōu)懲劣,提高員工工作效率和單位工作業(yè)績(jī)的過(guò)程。目前,隨著高校的改革不斷深入,高校對(duì)績(jī)效管理也日趨重視,經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的努力與實(shí)踐,高校對(duì)教師隊(duì)伍的績(jī)效管理日益完善,但是與此相對(duì)應(yīng)的高校行政管理人員的績(jī)效管理仍是個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。因此,能否根據(jù)高校的特點(diǎn)借鑒行政機(jī)關(guān)重視互評(píng)和企事業(yè)單位重視競(jìng)爭(zhēng)的管理經(jīng)驗(yàn),有針對(duì)性的深化高校行政機(jī)關(guān)管理人員績(jī)效管理,對(duì)于提高高校行政管理人員的效率以及學(xué)校行政管理水平將起到重要積極的促進(jìn)作用。
一、高校行政人員績(jī)效管理的意義
(一)行政人員的績(jī)效管理是高校進(jìn)行人事制度改革的迫切要求 隨著高校人事制度改革的開(kāi)展和逐步深入,打破了原有的高校人員之間的身份管理束縛,實(shí)現(xiàn)身份管理向崗位管理的轉(zhuǎn)變,形成了職務(wù)能上能下、待遇能高能低、人員能進(jìn)能出的用人新機(jī)制。而行政人員作為高校重要的組成部分,在其崗位上所發(fā)揮的作用對(duì)高校發(fā)展來(lái)說(shuō)至關(guān)重要[1]因此,對(duì)行政人員實(shí)施績(jī)效管理,是進(jìn)一步深化人事制度改革的迫切要求。
(二)良好的高校行政管理有利于高校各項(xiàng)工作的開(kāi)展 良好的行政管理體系是高校實(shí)現(xiàn)教學(xué)、科研兩大社會(huì)功能的前提和基礎(chǔ)。隨著我國(guó)高等教育改革的深入,高校發(fā)展面臨著新的情況和新問(wèn)題,國(guó)外先進(jìn)教學(xué)理念及科學(xué)管理方法的不斷滲透,對(duì)我國(guó)高等院校的改革提供了經(jīng)驗(yàn),同時(shí)也提出了挑戰(zhàn)[2]高校在國(guó)內(nèi)外將面臨越來(lái)越多的壓力和競(jìng)爭(zhēng)。高校如何保證教學(xué)和科研這兩大社會(huì)功能的有效組織和開(kāi)展,這就需要行政管理發(fā)揮其作用,并協(xié)調(diào)好不同部門以及人員之間的相互關(guān)系,集中力量,形成合力,使各項(xiàng)工作得以有計(jì)劃、有序高效能地進(jìn)行。
(三)對(duì)行政人員的績(jī)效管理是高校樹(shù)立“經(jīng)營(yíng)”理念的客觀要求 高校與其他的社會(huì)組織一樣,都需要“經(jīng)營(yíng)”。隨著國(guó)外先進(jìn)教學(xué)和辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)的引進(jìn),“經(jīng)營(yíng)”學(xué)校的理念越來(lái)越受到高校管理層的重視[3]當(dāng)前,高校對(duì)各級(jí)行政人員的管理主要實(shí)行的是目標(biāo)管理衡量行政人員工作的好壞,主要以是否履行崗位職責(zé),是否及時(shí)完成工作計(jì)劃任務(wù)為標(biāo)準(zhǔn)。這樣的衡量標(biāo)準(zhǔn)并沒(méi)有考慮到學(xué)校的辦學(xué)和管理成本,容易造成經(jīng)費(fèi)和資金的浪費(fèi),增加高校行政開(kāi)支,缺乏“經(jīng)營(yíng)”的意識(shí)。其后果,一是部門為完成工作任務(wù),提高經(jīng)費(fèi)預(yù)算,要求學(xué)校追加預(yù)算,增加學(xué)校辦學(xué)成本;二是學(xué)校制定經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí),不得不加大機(jī)動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算,在學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算總額不變的情況下,勢(shì)必降低學(xué)校投入到教學(xué)、科研中經(jīng)費(fèi)的比例,影響高校辦學(xué)的質(zhì)量和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。對(duì)行政人員實(shí)施績(jī)效管理,在績(jī)效考核中引進(jìn)財(cái)務(wù)指標(biāo)后,行政人員工作中除了要考慮工作任務(wù)的完成,還要考慮工作任務(wù)完成所付出的成本,這不僅是高?!肮?jié)流”重要內(nèi)容之一,更是學(xué)校樹(shù)立“經(jīng)營(yíng)”理念的客觀要求,有利于學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展[4]
二、高校行政人員績(jī)效管理存在的問(wèn)題
(一)缺乏明確的績(jī)效目標(biāo)導(dǎo)致行政人員績(jī)效評(píng)估帶有個(gè)人主觀色彩
一方面,高校是以提高教學(xué)質(zhì)量為首要目標(biāo),所以高校高層管理層把主要精力用于對(duì)教師教學(xué)的考核上,很少考慮到行政管理人員績(jī)效管理的重要性,也少有針對(duì)行政管理人員的獎(jiǎng)勵(lì)制度;另一方面,高校行政管理人員往往把自己作為“管理者”,認(rèn)為學(xué)校制定的制度是用于管理教師和學(xué)生的,行政管理人員是制度的制定者和執(zhí)行者,在制定包括績(jī)效管理在內(nèi)的有關(guān)制度時(shí)往往對(duì)自己放寬要求。正是由于高校領(lǐng)導(dǎo)忽視行政人員的績(jī)效管理及約束機(jī)制,沒(méi)有針對(duì)行政管理人員制定明確的績(jī)效考核目標(biāo)[5]所以在缺乏明確的績(jī)效考評(píng)目標(biāo)前提下,對(duì)高校行政管理人員的績(jī)效評(píng)估就難以做到客觀、公正,自然就導(dǎo)致管理上較強(qiáng)的主觀性。
(二)缺乏科學(xué)的績(jī)效評(píng)估體系導(dǎo)致行政人員績(jī)效評(píng)估結(jié)果的隨意性
績(jī)效考核缺乏科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和具體的評(píng)價(jià)指標(biāo),只能以“德、能、勤、績(jī)、廉”五個(gè)籠統(tǒng)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)作為評(píng)價(jià)行政人員的標(biāo)準(zhǔn)。這種用“一把尺”來(lái)衡量所有行政人員的考評(píng)方法,使行政人員績(jī)效考評(píng)難以消除諸多主觀因素的消極影響,造成考評(píng)可信度低,績(jī)效考核流于形式,滋生了“干多干少一個(gè)樣,干好干環(huán)一個(gè)樣”的現(xiàn)象,不但不能激發(fā)全體行政人員的工作積極性和責(zé)任心,甚至?xí)糠中姓藛T的工作積極性。
(三)激勵(lì)形式單一
當(dāng)前,高校對(duì)行政人員的激勵(lì)主要是行政職務(wù)晉升,工資津貼隨行政職務(wù)而異。而行政職務(wù)晉升由于受職位數(shù)量和標(biāo)準(zhǔn)的限制,激勵(lì)的效果不明顯甚至產(chǎn)生不公平、不平等現(xiàn)象的產(chǎn)生。這種內(nèi)容和形式比較單一、激勵(lì)效果不明顯且與績(jī)效不太相關(guān)的激勵(lì)措施,很難調(diào)動(dòng)行政人員的工作積極性。
(四)激勵(lì)效果不夠明顯
現(xiàn)在國(guó)內(nèi)高校行政人員的績(jī)效管理面臨的一個(gè)共性問(wèn)題就是缺乏有效的激勵(lì)和淘汰機(jī)制。職務(wù)晉升對(duì)于行政人員而言,既是工作努力的方向,也是工作水平和業(yè)績(jī)的肯定。況且在現(xiàn)行人事分配制度下,行政人員的津貼主要因職務(wù)而異[6]但職位畢竟有限,職務(wù)晉升本就困難,再加上在職務(wù)晉升中,個(gè)人的工作績(jī)效有時(shí)并不是最主要的考慮因素(職稱、學(xué)歷、年齡、性別等因素往往更重要),導(dǎo)致績(jī)效管理的激勵(lì)效果并不明顯:干多的和干一般的獲得均等的報(bào)酬,干少的也能得到不少的回報(bào);優(yōu)秀者得不到鼓勵(lì),不合格者也很難予以淘汰。
三、高校行政人員績(jī)效管理工作存在問(wèn)題的原因
(一)傳統(tǒng)管理思想的影響
長(zhǎng)期以來(lái),高校對(duì)各級(jí)行政人員的管理主要實(shí)行的是目標(biāo)管理,即按照崗位職責(zé),要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成規(guī)定的工作任務(wù),年度考核時(shí),對(duì)被大家公認(rèn)的工作完成情況比較突出的行政人員給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。這種管理方法對(duì)行政人員履行崗位職責(zé)和做好本職工作起到了一定的促進(jìn)作用,滿足了高校管理者對(duì)行政人員的基本要求,但也造成了行政人員的績(jī)效管理是“可有可無(wú)”的認(rèn)識(shí)。這種在思想上對(duì)行政人員績(jī)效管理的不重視,是當(dāng)前績(jī)效管理存在問(wèn)題的最主要原因。
(二)重績(jī)效結(jié)果考核,輕績(jī)效過(guò)程管理,認(rèn)為績(jī)效考核可以替代績(jī)效管理
現(xiàn)實(shí)中,我們?nèi)菀走^(guò)多地將注意力集中在對(duì)績(jī)效結(jié)果的考評(píng)上,總是想方設(shè)法地設(shè)計(jì)出公正、合理的評(píng)估方法,并認(rèn)為搞好績(jī)效考評(píng)就算是成功完成行政人員的績(jī)效管理。然而,將績(jī)效管理的重點(diǎn)放在績(jī)效考評(píng)上,忽視績(jī)效管理中的其他工作,會(huì)導(dǎo)致產(chǎn)生諸如被考評(píng)者產(chǎn)生抵觸情緒、工作積極性差等問(wèn)題。因此,我們應(yīng)該將績(jī)效管理看做一個(gè)完整的系統(tǒng),包括績(jī)效計(jì)劃、績(jī)效實(shí)施與管理、績(jī)效考評(píng)、績(jī)效反饋、績(jī)效改進(jìn)和績(jī)效激勵(lì)等環(huán)節(jié)。要充分認(rèn)識(shí)到績(jī)效考評(píng)僅是績(jī)效管理的重要組成部分,克服重績(jī)效結(jié)果考評(píng)輕績(jī)效過(guò)程管理的現(xiàn)象,切不可將績(jī)效考評(píng)等同績(jī)效管理。
四、優(yōu)化高校行政人員績(jī)效管理的有效途徑
(一)統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí),完善行政人員績(jī)效管理制度
1.要使各級(jí)行政管理人員充分認(rèn)識(shí)到合理的績(jī)效管理對(duì)學(xué)校、部門以及個(gè)人發(fā)展的意義,尤其是對(duì)個(gè)人職業(yè)發(fā)展的重要性。
2.認(rèn)真分析學(xué)校現(xiàn)有的績(jī)效管理制度,分析實(shí)施過(guò)程中存在的問(wèn)題,完善績(jī)效管理制度。
3.認(rèn)真梳理學(xué)校現(xiàn)有的各項(xiàng)規(guī)章制度,消除制度之間的矛盾和沖突,使各項(xiàng)制度形成一個(gè)體系,產(chǎn)生合力。
(二)貫穿“以人為本”思想,充分發(fā)揮行政人員在績(jī)效管理中的作用
績(jī)效管理之所以優(yōu)于其他的管理方法,就在于它將“以人為本”的理念運(yùn)用于具體的操作中。以人為本是其思想精髓,貫穿于績(jī)效管理的始終。因此,在對(duì)行政人員進(jìn)行績(jī)效管理,從績(jī)效計(jì)劃的制訂,到績(jī)效實(shí)施與管理、績(jī)效考評(píng)、績(jī)效反饋、績(jī)效改進(jìn)和績(jī)效激勵(lì)等的時(shí)候都應(yīng)該貫徹“以人為本”的指導(dǎo)思想,這樣才能保證績(jī)效管理相關(guān)工作的開(kāi)展,才最終實(shí)現(xiàn)績(jī)效管理工作的真正目的。
(三)明確崗位職責(zé),確定績(jī)效目標(biāo)
績(jī)效管理本身是手段而不是目的,單位和組織之所以要抓績(jī)效管理,其目的是通過(guò)對(duì)各崗位設(shè)定工作目標(biāo),并制定相應(yīng)考評(píng)標(biāo)準(zhǔn),以此來(lái)促進(jìn)各項(xiàng)工作落到實(shí)處,進(jìn)而達(dá)到降低行政成本、提高行政效率的效果。因此,績(jī)效管理要按需設(shè)崗,按崗定責(zé)、權(quán)責(zé)分明。
1高校應(yīng)該行政部門的設(shè)定要根據(jù)高校各項(xiàng)工作正常有效運(yùn)轉(zhuǎn)而定,高校規(guī)模有大有小,規(guī)模大的綜合性行政管理部門的設(shè)置要求專業(yè)性強(qiáng)、細(xì)分化;規(guī)模小的則行政管理部門可以簡(jiǎn)化合并少設(shè)些。
2.部門設(shè)置確定后還要根據(jù)部門的主要職責(zé)設(shè)定具體崗位,崗位的設(shè)置要依據(jù)工作量來(lái)定。
3.崗位確定后就要對(duì)行政管理人員崗位的工作職責(zé)進(jìn)行明確的細(xì)分、界定。績(jī)效目標(biāo)的確定要把握好四方面關(guān)系:一是服從性,即個(gè)人績(jī)效目標(biāo)要服從部門績(jī)效目標(biāo),部門績(jī)效目標(biāo)要服從全???jī)效目標(biāo).二是協(xié)調(diào)性,即行政管理部門的績(jī)效目標(biāo)必須協(xié)調(diào),也就是說(shuō)各行政管理部門的績(jī)效目標(biāo)既不能重復(fù)以減少行政資源浪費(fèi);也不能交叉,以避免發(fā)生扯皮降低行政效率;還必須互補(bǔ),以確保學(xué)校各項(xiàng)行政管理到位;三是客觀性,即目標(biāo)的難度要適當(dāng),既要有挑戰(zhàn)性也要符合實(shí)際情況,四是可行性,即目標(biāo)確定后,必須制訂出切實(shí)可行的工作計(jì)劃和實(shí)施方案,包括完成目標(biāo)的措施和進(jìn)度安排等
(四)合理應(yīng)用績(jī)效考核結(jié)果,建立績(jī)效激勵(lì)體系
1.績(jī)效考評(píng)的結(jié)果不應(yīng)是簡(jiǎn)單的優(yōu)劣評(píng)判,應(yīng)該是行政人員工作的分析報(bào)告,為制定績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃提供依據(jù)
2.績(jī)效考評(píng)的結(jié)果不僅可以作為行政人員評(píng)選先進(jìn)、職務(wù)職稱晉升和績(jī)效工資調(diào)整的依據(jù),更是行政人員開(kāi)展繼續(xù)教育培訓(xùn),進(jìn)行崗位調(diào)整和開(kāi)發(fā)其潛能的重要根據(jù)。通過(guò)建立績(jī)效激勵(lì)體系,最大限度地發(fā)揮各種激勵(lì)的功能,充分調(diào)動(dòng)行政管理人員的工作積極性。
(五)完善考核體系,強(qiáng)化日常監(jiān)督
首先要完善績(jī)效考評(píng)體系。要合理制定績(jī)效考評(píng)指標(biāo),考評(píng)指標(biāo)包括“硬指標(biāo)”和“軟指標(biāo)”。行政人員的出勤率、完成業(yè)務(wù)數(shù)量,等可以量化的指標(biāo)統(tǒng)稱為“硬指標(biāo)”;而行政人員提供服務(wù)是否及時(shí)準(zhǔn)確有效等,主要依領(lǐng)導(dǎo)和師生的滿意度為標(biāo)準(zhǔn),難以量化的統(tǒng)稱為“軟指標(biāo)”;其次,在確定考評(píng)指標(biāo)之后,要建立多維開(kāi)放的考評(píng)方法。只有建立起內(nèi)部考評(píng)與外部考評(píng),領(lǐng)導(dǎo)考評(píng)與群眾考評(píng)相結(jié)合的多維開(kāi)放的考評(píng)方法,才能激發(fā)行政人員強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),提高服務(wù)質(zhì)量。最后還要強(qiáng)化日常監(jiān)督。它是確保績(jī)效目標(biāo)按時(shí)保質(zhì)完成的重要手段,在實(shí)際工作中績(jī)效管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門完成績(jī)效目標(biāo)情況進(jìn)行檢查監(jiān)督,檢查中發(fā)現(xiàn)未能按時(shí)完成或完成有難度的,要及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出相關(guān)整改辦法。
小結(jié)
績(jī)效管理作為一種先進(jìn)的管理手段,能否成功的運(yùn)用于高校工作中,關(guān)鍵在于能否適應(yīng)高校特殊的文化氛圍。對(duì)于高校而言,績(jī)效管理還處在起步階段,決不能盲目照搬西方高校的模式,也不能簡(jiǎn)單復(fù)制企業(yè)與政府的績(jī)效評(píng)價(jià)體系,否則就會(huì)失去績(jī)效管理的激勵(lì)效果。對(duì)高校行政工作進(jìn)行績(jī)效管理時(shí),必須考慮到高等院校的特殊文化環(huán)境,不能破壞學(xué)術(shù)、科研的自由性和探索性,給行政管理人員和教師科研人員同樣的自由空間,讓他們充分發(fā)揮自己的靈感、想象力和創(chuàng)造力。但是“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”,績(jī)效管理體系必須形成有效的激勵(lì)與約束機(jī)制,逐步形成適合行政管理人員工作的管理氛圍,提高自我管理意識(shí),保證人與人之間的有效合作,增進(jìn)溝通與交流的流暢性。在學(xué)校文化的確立和深化過(guò)程中,保證績(jī)效評(píng)價(jià)體系的科學(xué)性和合理性,最終成和諧校園。
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