計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

郭津鋼

摘? 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用范圍越來(lái)越廣闊，企業(yè)檔案管理工作中，有機(jī)結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，不僅能夠提升管理效率，還利于提升檔案信息的價(jià)值，如企業(yè)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)建設(shè)信息化的檔案管理模式，再利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案信息的分析，則能夠?yàn)槠髽I(yè)的規(guī)劃發(fā)展提供可靠的參考依據(jù)，推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)步。本文對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行論述，希望能夠?yàn)橛嘘P(guān)單位提供參考。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù);檔案管理;應(yīng)用

檔案管理工作中，建設(shè)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的檔案管理模式，即利于大量檔案信息的存儲(chǔ)，也利于節(jié)省紙質(zhì)資源的應(yīng)用，起到環(huán)保的作用。而基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理，可以快速進(jìn)行存儲(chǔ)、讀取、利用，大為方便人們的利用檔案。與此同時(shí)，基于檔案的信息化建設(shè)，還能更避免檔案存儲(chǔ)過(guò)程的丟失、損壞等現(xiàn)象產(chǎn)生，進(jìn)而大為提升檔案的管理質(zhì)量?；诖?，有關(guān)企業(yè)的發(fā)展中，應(yīng)認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的重要作用，積極引用相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)，推動(dòng)企業(yè)的與時(shí)俱進(jìn)。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的作用

1.1 計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化檔案信息管理

從傳統(tǒng)的檔案信息管理模式中我們可以看出，傳統(tǒng)的檔案管理模式是采用手工記錄，工作效率低，工作準(zhǔn)確性低，占用大量的人力資源和財(cái)力資源，信息的儲(chǔ)存、查閱和修改等問(wèn)題較為不便。而社會(huì)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用后，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠?qū)n案管理過(guò)程中的信息儲(chǔ)存、查閱和修改過(guò)程直接完成，節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力。提高了檔案管理的效率，降低了檔案管理的成本和費(fèi)用，保證了檔案管理的準(zhǔn)確性。而且，在保證檔案管理的質(zhì)量和效率的過(guò)程中的計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用還實(shí)現(xiàn)了資源共享和信息共享。

1.2 計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化檔案管理

在信息化技術(shù)的使用過(guò)程中，我們感受到了計(jì)算機(jī)技術(shù)的高容量、高效率和程序化的數(shù)據(jù)處理等特點(diǎn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用時(shí)通過(guò)程序編寫后能夠高效的執(zhí)行程序并且能夠保證期準(zhǔn)確性。因此，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用能夠通過(guò)程序編寫后直接實(shí)現(xiàn)化錄入保存修改和管理等過(guò)程的自動(dòng)化。

1.3 計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的信息檢索

應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理能夠?qū)⒏黝悪n案進(jìn)行分類匯總，并且通過(guò)計(jì)算機(jī)的自動(dòng)化程序能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查閱過(guò)程中的及時(shí)信息檢索。這就避免了檔案管理員由于不能夠清晰的記憶檔案儲(chǔ)存位置而丟失資料或者不能夠及時(shí)準(zhǔn)確的查找到需要的資料。同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)的檢索功能不僅在檔案管理過(guò)程中應(yīng)用還推廣到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域。這樣就能夠在最大程度上實(shí)現(xiàn)共享平臺(tái)。

2 檔案管理工作中有效應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的對(duì)策

2.1 提高認(rèn)識(shí)

結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)對(duì)人們的生活越來(lái)越重要，如人們的生活中，隨時(shí)都應(yīng)用到計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)文件、發(fā)送信息等，方便人們生活的同時(shí)，提高生活質(zhì)量。對(duì)于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展而言，有機(jī)結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，可以大為提升經(jīng)營(yíng)效率，具體而言，企業(yè)可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)大量資料，及時(shí)查找相關(guān)資料，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提高參考依據(jù)。與此同時(shí)，企業(yè)還可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)市場(chǎng)行情分析，掌握市場(chǎng)最新行情、動(dòng)態(tài)等，這表明，現(xiàn)代化的企業(yè)離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效應(yīng)用。針對(duì)企業(yè)檔案管理工作而言，建立信息化的檔案管理模式，不利于企業(yè)存儲(chǔ)檔案信息，還利于及時(shí)查找、應(yīng)用相關(guān)檔案信息，提升相關(guān)工作的效率，為企業(yè)的快速發(fā)展提供幫助。基于此，為了加快企業(yè)的進(jìn)步，企業(yè)與功能認(rèn)識(shí)到檔案管理工作中，信息技術(shù)的有效應(yīng)用。

2.2 建立人才隊(duì)伍

對(duì)于信息化的檔案管理工作而言，只有工作人員能夠有效執(zhí)行信息檔案的管理操作，才能夠真正發(fā)揮信息化檔案管理的作用，能夠有效進(jìn)行檔案的錄入、存儲(chǔ)、查找、應(yīng)用等。對(duì)此，企業(yè)再認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的重要作用后，應(yīng)積極開展人才隊(duì)伍的建設(shè)工作，最大化的發(fā)揮信息檔案管理模式的作用。具體而言，為了確保檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)注重對(duì)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，培養(yǎng)過(guò)程中，應(yīng)積極引入相關(guān)人才，尤其是聘用一些青年人才，不僅具有工作上的活力，還能更積極創(chuàng)新工作模式，提升企業(yè)檔案管理工作的效率，為企業(yè)的創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)效益。培養(yǎng)人才隊(duì)伍的過(guò)程中，企業(yè)可以選擇聘用專業(yè)技術(shù)人員的方法，讓人才隊(duì)伍明確信息檔案管理系統(tǒng)的操作方法、技巧，有效開展信息化檔案管理工作。另外，為了提升檔案管理人才的工作質(zhì)量，企業(yè)還應(yīng)定期組織召開檔案管理部門的內(nèi)部會(huì)議，強(qiáng)化工作人員之間的業(yè)務(wù)交流，提升整體工作人員的操作水平，實(shí)現(xiàn)人才隊(duì)伍的高質(zhì)量建設(shè)。

2.3 注重檔案工作的安全

當(dāng)今時(shí)代而言，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)力越來(lái)越大，為了確保企業(yè)的安全發(fā)展，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，企業(yè)在建設(shè)基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理模式后，還應(yīng)注重檔案的安全管理，避免檔案信息的丟失、被盜等現(xiàn)象發(fā)送，以免造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失現(xiàn)象產(chǎn)生。對(duì)此，信息化的檔案管理工作中，操作人員應(yīng)樹立安全操作意識(shí)，注重檔案的安全管理。具體而言，檔案存儲(chǔ)過(guò)程中，應(yīng)確保存儲(chǔ)過(guò)程的安全可靠，聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下，應(yīng)避免點(diǎn)擊一些陌連接，杜絕四周登錄一些不正規(guī)網(wǎng)站。另外，基于一些機(jī)密性較高的檔案，存儲(chǔ)過(guò)程中應(yīng)盡量避免連接互聯(lián)網(wǎng)，從而保障檔案信息的安全，有效應(yīng)用數(shù)據(jù)化的檔案。

2.4 建立健全計(jì)算機(jī)檔案管理制度

在檔案管理中融入計(jì)算計(jì)算技術(shù)，對(duì)于檔案管理信息化和數(shù)字化意義是重大的，檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該由地方檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)劃和組織，由上至下建立起統(tǒng)一的電子檔案管理制度和辦法，使用統(tǒng)一檔案管理軟件，以便于信息交流與系統(tǒng)升級(jí)。統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的掃描、制作、收集和歸檔辦法、程序、時(shí)效等內(nèi)容，使各級(jí)檔案部門和基層檔案工作者有法可依、有章可循。同時(shí)，對(duì)電子檔案要定期整理、分類歸檔、專人負(fù)責(zé)，避免因機(jī)構(gòu)改革、個(gè)人工作崗位調(diào)整、所用計(jì)算機(jī)更迭、工作移交過(guò)程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保電子檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性。

2.5 提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度

解決檔案管理軟件的通用性。檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化，計(jì)算機(jī)在檔案管理應(yīng)用中涉及的每個(gè)問(wèn)題，如數(shù)據(jù)著錄、應(yīng)用軟件推廣、設(shè)備兼容、信息聯(lián)網(wǎng)等，都需要一系列的標(biāo)準(zhǔn)才能解決。一方面使通用性的檔案管理軟件從質(zhì)量上得到保證，另一方面使用戶以盡量少的投人得到滿意的應(yīng)用效果。還需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理的長(zhǎng)期規(guī)劃，形成計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化和現(xiàn)代化。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，計(jì)算機(jī)技術(shù)具有運(yùn)算速度快、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)多的特點(diǎn)，針對(duì)檔案的錄入、存儲(chǔ)、管理而言，應(yīng)用計(jì)算技術(shù)執(zhí)行相關(guān)操作，可以大為節(jié)省時(shí)間，有效代替人工操作，且能夠保障安全。對(duì)此，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，應(yīng)認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理工作的積極意義，建設(shè)企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)化檔案管理系統(tǒng)，方便其存儲(chǔ)、利用當(dāng)娜的同時(shí)，還可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)機(jī)給予分析，推動(dòng)企業(yè)科學(xué)的發(fā)展。

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