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      黨校信息化時代圖書檔案的管理策略研究

      2020-11-06 06:18張林
      絲路視野 2020年7期
      關(guān)鍵詞:黨校信息化

      張林

      摘要:隨著時代的不斷發(fā)展和進(jìn)步,各行各業(yè)也實現(xiàn)了快速發(fā)展。在信息化的時代背景下,絕大多數(shù)的行業(yè)都已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化和科學(xué)化管理。信息化時代里,信息傳輸?shù)男Ч玫搅孙@著的提高。要想使信息傳輸變得更加便捷,需要有更為先進(jìn)的管理方法為其提供保障。

      關(guān)鍵詞:黨校;信息化;圖書檔案

      隨著時代的發(fā)展,圖書作為文化和信息的載體得到了快速的發(fā)展。電子圖書出現(xiàn)以后,圖書由實物逐漸地轉(zhuǎn)化成了電子書,不僅使書籍檢索變得更加方便,還會使圖書所占空間得到有效的節(jié)省。知識與信息的共享和儲存場地就是圖書室,受教育多元化的影響,使得圖書室的服務(wù)質(zhì)量得到了顯著的提高。

      一、黨校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

      (一)檔案管理人員專業(yè)水平偏低

      檔案管理員在檔案管理工作中發(fā)揮著非常重要的作用,是檔案管理工作的核心。通過對黨校目前的檔案管理工作進(jìn)行詳細(xì)地分析以后發(fā)現(xiàn),檔案管理員的綜合素質(zhì)比較低,缺少專業(yè)性的知識儲備。黨校檔案管理員都是普通職工,不具備專業(yè)的檔案管理常識,這就使檔案管理的效率和質(zhì)量受到了嚴(yán)重的影響。在檔案管理的過程中,需要開展的工作非常多,例如檔案的搜集、辨識、整理、歸檔等。如果檔案員不具備較強的專業(yè)素質(zhì),就會給檔案管理工作造成嚴(yán)重的影響。

      (二)檔案管理模式相對傳統(tǒng)

      黨校檔案管理工作依然延續(xù)著過去的方式,所有的工作都是人工手動完成,這就需要耗費大量的人力和時間,從而使檔案管理工作的效率和質(zhì)量受到嚴(yán)重的影響。檔案管理工作非常的復(fù)雜,工作量特別大,工作中難免會出現(xiàn)失誤。隨著社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步,檔案管理工作也要與時俱進(jìn),使檔案管理工作真正地實現(xiàn)信息化管理。

      (三)檔案查詢效率相對較低

      檔案管理中,查詢業(yè)務(wù)占據(jù)著非常重要的地位,人工查詢效率非常低,從大量的檔案中查找目標(biāo)檔案非常的困難,這就使得檔案查詢的效率存在著嚴(yán)重的滯后性。紙質(zhì)檔案在長時間的保存和轉(zhuǎn)遞的過程中,易于出現(xiàn)不同程度的遺失情況,這就使得檔案資料無法實現(xiàn)完整的保存,給黨校檔案管理工作造成了嚴(yán)重的影響。

      二、新時期黨校檔案信息化管理策略

      (一)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方法,了解信息化管理的重要性

      黨校管理工作中的重要內(nèi)容就是檔案管理工作,通過對黨校檔案的高效管理,使得黨校的發(fā)展歷史得到較好的記錄和尊重,不斷增強對黨校歷史資料的保護(hù)力度,使黨校的歷史得到較好的延續(xù)。要想使黨校檔案管理的質(zhì)量得到顯著的提升,就要順應(yīng)時代發(fā)展的腳步,注重對黨校檔案實施信息化和數(shù)字化管理,對檔案管理觀念進(jìn)行積極地轉(zhuǎn)變,使檔案管理的重要性得到顯現(xiàn)。黨校檔案管理工作需要與時俱進(jìn),對信息技術(shù)的優(yōu)勢進(jìn)行有效的利用,使檔案管理工作真正地實現(xiàn)信息化管理,從而使檔案管理工作變得更加快捷、高效。

      (二)豐富信息設(shè)備資源,為信息化管理提供基礎(chǔ)

      黨校檔案管理工作要想實現(xiàn)信息化管理,就要對先進(jìn)的信息技術(shù)手段進(jìn)行高效地利用,并對基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行積極的完善。紙質(zhì)檔案是黨校檔案的主要形式,應(yīng)該將紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化成為電子檔案,使用軟件系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化管理。使用掃描或者是拍照的方式將紙質(zhì)檔案錄入到電腦中,使用系統(tǒng)軟件對電子檔案進(jìn)行分類儲存,使檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)得到高效的創(chuàng)建。紙質(zhì)檔案在進(jìn)行傳統(tǒng)管理的時候,主要采取人工管理的模式,沒有任何的輔助設(shè)備進(jìn)行協(xié)同管理,因此在對檔案進(jìn)行信息化管理的時候,需要補充計算機設(shè)備,同時對信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行不斷的完善,比如購買電腦、掃描儀、照相機、檔案管理軟件系統(tǒng)等,從而使黨校檔案信息化管理得到快速地實現(xiàn)。

      (三)完善檔案信息化管理體系,提高檔案管理質(zhì)量

      在對黨校檔案進(jìn)行信息化管理時,需要創(chuàng)建完善的信息化管理系統(tǒng),使檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理,對檔案管理員的工作行為進(jìn)行嚴(yán)格的限制,從而使檔案管理的質(zhì)量得到顯著的提高。黨校檔案是對黨校歷史的傳承,其中包含了大量的科研成果和歷史文獻(xiàn),為黨校的今后發(fā)展提供了可以參考的重要信息,具有非常高的保存價值。抽調(diào)黨校各個部門的主要領(lǐng)導(dǎo)組成檔案管理小組,各個部門都要安排專門的檔案員對檔案進(jìn)行高效的管理,對所有檔案的詳細(xì)情況進(jìn)行認(rèn)真的記錄,從而實現(xiàn)對檔案的嚴(yán)格管理。創(chuàng)建完善的檔案管理制度,對檔案管理員的工作態(tài)度、工作方式方法和工作行為進(jìn)行嚴(yán)格的約束,防止檔案管理工作出現(xiàn)任何的紕漏。對檔案管理過程中出現(xiàn)的重大失誤進(jìn)行堅決的懲處,依據(jù)具體的情況給予不同的處分,從而使檔案管理員的工作態(tài)度變得更加嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)心。在檔案管理的過程中,推行責(zé)任追究制度,誰整理誰負(fù)責(zé),檔案管理中出現(xiàn)遺失、錯誤的情況,檔案管理員需要負(fù)全責(zé),這樣可以從根本上提升檔案管理的質(zhì)量和效率。

      三、結(jié)語

      為了適應(yīng)時代發(fā)展需求,各行各業(yè)對信息化的發(fā)展產(chǎn)生了高度的關(guān)注,尤其是圖書資料管理部門,它們作為信息共享和知識儲備的核心部門,需要對自身的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行不斷地提升,對讀者的需求進(jìn)行最大程度的滿足,從而使其實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。黨校管理工作的核心就是檔案管理,高效的檔案管理工作可以使重要的信息得到及時地保存,使檔案管理價值得到顯著的提高。

      參考文獻(xiàn)

      [1]陳文玲.改進(jìn)黨校檔案管理工作的若干思考[J].浙江檔案,2014(07):63.

      [2]姚莉.淺談新時期黨校檔案管理工作的創(chuàng)新[J].商品與質(zhì)量,2012(S7):278.

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