事業(yè)單位檔案管理問題的解決對策

王慧

【摘 要】檔案具有非常明顯的記錄性。人們在工作和活動當中形成的各種需要被記錄下來的資料，都可以被統(tǒng)稱為檔案。在事業(yè)單位中的檔案管理，為之后的工作能夠提供更多的價值參考?；诖?，本文首先討論了檔案管理中存在的問題，其次從三個辦法方面討論了如何解決這些問題的策略，以供相關人員參考。

【關鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理問題;解決對策

檔案是一個記載史料的行為單位，它是人們歷史活動數(shù)據(jù)的主要載體。對于企事業(yè)檔案管理是十分關鍵的，但隨著國家現(xiàn)代化建設的深入，事業(yè)檔案管理對于經(jīng)濟社會發(fā)展以及進步，還是事業(yè)單位工作的發(fā)展，都具有著至關重要的意義。檔案的管理的工作方法是不是很科學，與事業(yè)單位的正常工作和發(fā)展，是有直接關聯(lián)的。所以事業(yè)單位對檔案管理的重要性一定要予以更多的理解與肯定，并且找到其中存在的問題及時解決，使事業(yè)單位檔案管理能夠獲得更多提高。

一、檔案管理存在的問題

1.人員素質(zhì)需要提升

隨著市場經(jīng)濟不斷的發(fā)展，競爭變得更加激烈，一大部分的事業(yè)單位都已經(jīng)充分的了解到了人才的重要性，對人才隊伍的建設也提上了日程。而在檔案管理的過程中，管理人員專業(yè)度不高的問題仍然較為明顯，工作人員的綜合素質(zhì)也有待提高。有一些單位的檔案管理，仍然處在相對原始的手工操作的初級階段，所以比較沒有專門的管理人員，使用最先進的現(xiàn)代化技術(shù)，來進行檔案保管方面的工作。而且由于上級單位對但管理方面的工作人員缺乏關注，也使得從檔案保管方面可以得到的人員和資金都不夠。在一些事業(yè)單位在進行人才錄用工作的過程中，所招聘的人員也往往缺乏專業(yè)知識，這些人員由于對工作環(huán)境的不熟悉，在后天也就相對沒有培訓，所以檔案保管工作主要還是依靠傳統(tǒng)的方法開展，檔案管理工作難以獲得長遠的進展。

2.技術(shù)需要加強

檔案管理的數(shù)字化以及網(wǎng)絡化的特點是十分重要的，相比較傳統(tǒng)的對紙質(zhì)文檔的存儲，不僅會讓巨大的存儲空間遭到浪費，而且收發(fā)和檢索起來十分困難。隨著時代不斷的推移，很有可能會由于紙質(zhì)材料老化甚至是蟲蛀的問題，使檔案信息缺失嚴重。而在互聯(lián)網(wǎng)建設的過程當中，有部分單位對于網(wǎng)絡信息在安全管理方面也比較疏忽，比如檔案在網(wǎng)上傳遞的過程當中，雖然確實能夠節(jié)省時間，或者節(jié)約一部分人力物力的問題，但是在互聯(lián)網(wǎng)上的傳播風險也是很大的，比如資料在傳遞的過程中，很有可能會由于數(shù)據(jù)流失，從而導致了文檔缺失甚至是文檔信息流失等等。

3.制度需要完善

檔案管理的工作機制也相對地比較缺乏，在具體到事業(yè)的歸檔管理工作中，由于歸檔保存工作管理范圍是相當受限的，所以檔案的利用率也就相當?shù)拖铝耍鴼w檔信息不管安全性還是保密性也相對地比較不好。在收發(fā)的過程當中由于管理制度沒有完善，所以往往會產(chǎn)生有貸無還，甚至是沒有記錄或者丟失等比較嚴重的現(xiàn)象，所以，檔案管理工作中往往會表現(xiàn)出一種既沒有專業(yè)性，又沒有系統(tǒng)性，無法進行長期管理工作的特點，而這種情況往往也會使檔案管理現(xiàn)代化的進程遭到了嚴重的抑制。

二、解決檔案管理問題的對策

1.選拔專業(yè)人才

只有專業(yè)的能力以及文化素養(yǎng)能夠合格的管理人員，才是更加符合目前社會要求的檔案管理人員，給檔案管理的長期發(fā)展，才能夠提供更加基礎的保障，雖然科技在不斷進步，檔案管理工作仍然和人的操作是分不開的，所以必須要重視提高工作人員的整體素質(zhì)。檔案管理人員應該端正自己的職業(yè)思想，并且對檔案管理的重要性有所了解，以宏觀角度踏實做事，認真工作，并且富有更多的責任心，在進行檔案管理的過程當中，要重視培養(yǎng)自己的專業(yè)素質(zhì)，同時要按時對目前有的員工進行培訓，其中包括對檔案管理方面知識的基本應用，以及計算機的一些操作，和外語的使用等。要能夠?qū)Ρ締挝灰恍┖诵墓ぷ鞯膶I(yè)知識有更充分的了解。

2.提高關鍵技術(shù)

通過檔案管理的全面數(shù)字化改造，不僅能夠減少對紙質(zhì)文檔發(fā)生破壞的可能性，同時也可以使檔案的管理走向更加積極發(fā)展的路子。所以，檔案的管理工作必須要與檔案管理的現(xiàn)代科技相互對接起來，并利用計算機等更加具備現(xiàn)代化的儀器加以管理。通過計算機的工作方式，例如排序等，能夠有效地降低檔案管理工作的繁重程度，從而減少了重復勞動，不僅節(jié)省工作時間，而且還能夠降低了由于人力而造成的錯誤，使工作效率能夠得到進一步提升。通過檔案管理的信息化和數(shù)字化，也能夠使檔案管理的工作得到了更多發(fā)展，當然其中存在的風險是比較大的，因此檔案管理的工作必須要注重信息設備是安全穩(wěn)定的，同時也要及時備份電子信息，防止出現(xiàn)丟失的可能性。

3.建立嚴格的制度

目前，我國事業(yè)單位在進行檔案管理工作的時候，遵照的最主要的法律就是檔案法，要根據(jù)其中的有關規(guī)章制度，按照法律的要求完成檔案管理工作。并且要結(jié)合本單位在檔案管理工作當中表現(xiàn)出來的實際情況，制定更加適合本單位工作要求的，更加合理的管理制度。制度化正是讓檔案管理工作能，夠有效落實的最為重要的基礎之一。檔案管理工作要能夠始終堅持，將依法完成檔案管理當做最為基本的核心，按照該單位的制度，完成相關的檔案管理要求，讓檔案管理能夠更具制度化的特征。

結(jié)語：

綜上所述，隨著我國科技的發(fā)展以及社會的進步，事業(yè)單位對檔案管理的認識也有所提高。很多事業(yè)單位已經(jīng)對檔案管理變得更加重視，在技術(shù)上也給予了更多的支持，并且建立了更加嚴格的制度，選拔了一些更加專業(yè)的工作人員，不僅如此，事業(yè)單位還要積極地總結(jié)的檔案管理當中存在的一些比較典型的問題，對這些問題及時進行分析，并且討論行之有效的方式，及時解決問題，使檔案管理的工作能夠更具備科學化以及現(xiàn)代化的特征。只有這樣，我國的事業(yè)單位在進行檔案管理工作的時候，才能夠真正的符合時代發(fā)展的要求，促使我國事業(yè)單位的工作獲得更多的提高。

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