電子信息化管理模式在檔案管理中的作用

李朝輝 高飛

【摘 ?要】隨著經(jīng)濟(jì)和科技的不斷深入，檔案管理工作已實(shí)現(xiàn)電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子化管理優(yōu)勢(shì)明顯，可將復(fù)雜工作簡(jiǎn)單化，快速找出所需信息。本文將通過兩個(gè)方面論述電子信息在檔案管理中的作用，一是積極影響，二是具體應(yīng)用，希望為相關(guān)行業(yè)提供建設(shè)性意見。

【關(guān)鍵詞】電子信息化;管理模式;檔案管理;作用

引言：

以往檔案管理模式中，存在局限性、單一性等弊端，如今電子化管理的應(yīng)用，解決以往弊端的同時(shí)，體現(xiàn)了便利性，可對(duì)文件深入管理。然而，電子文件需經(jīng)過技術(shù)提取才能查看，不能直接閱讀，為此提升傳遞處理速度，便于工作人員應(yīng)用。

一、在檔案管理中使用電子化管理模式的積極作用

（一）促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化流程體系的建立

電子信息化管理有別于傳統(tǒng)檔案管理，傳統(tǒng)模式下人工操作明顯，而電子信息形式具有規(guī)范化流程，利于后期工作執(zhí)行。現(xiàn)如今，電子信息技術(shù)促進(jìn)了檔案工作的發(fā)展，向著自動(dòng)化靠攏，避免了人工失誤，以及初期建設(shè)必須要做好，這樣才能實(shí)現(xiàn)信息的有效保存和管理。

（二）強(qiáng)化檔案管理工作的實(shí)時(shí)性

在以往工作模式中，檔案一般通過大量人力維持，將各個(gè)數(shù)據(jù)分類、歸檔，然后進(jìn)行保存和記錄，不僅耗費(fèi)精力，工作效率還極慢。此時(shí)，電子信息管理的加入，使得檔案工作提升效率、減少人工失誤，以及將資料價(jià)值最大化發(fā)揮。

（三）加強(qiáng)檔案管理工作的正確性

以事業(yè)單位為例，檔案管理是日常工作中的重點(diǎn)，且工作量大，內(nèi)容繁雜，涵蓋了員工信息、發(fā)展信息等，加上日益嚴(yán)格的要求，需對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。電子信息化技術(shù)的應(yīng)用極大改善了往日工作弊端，借助以計(jì)算為載體的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子化檔案模式，并且在保密性、安全性方面較為出色，可通過指令快速在檔案中找出信息。

（四）提升檔案管理的工作效率

電子信息是在建立在計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)上的，也是管理模式的載體，說明進(jìn)行保存、記錄等操作需借助部分硬件設(shè)備。實(shí)際應(yīng)用中，目前接觸的存儲(chǔ)方式較便捷，不僅節(jié)約了空間，還提升了效率，以及后期查詢也比較便利，可以說人力、物力、財(cái)力的有效節(jié)約，推動(dòng)工作向著現(xiàn)代化發(fā)展。

（五）實(shí)現(xiàn)資源共享

新形勢(shì)背景下，電子信息檔案可與其他辦公自動(dòng)化系統(tǒng)結(jié)合工作，這樣可實(shí)現(xiàn)信息的共享，并縮減了日常的歸檔工作。隨著經(jīng)濟(jì)科技的深入，檔案管理以實(shí)現(xiàn)了電子信息的融合，只是目前仍存在部分問題，技術(shù)人員應(yīng)加入科研力度，不斷完善電子信息管理的弊端，進(jìn)而將信息資源作用發(fā)揮出來[1]。

二、檔案管理工作的信息化應(yīng)用

（一）建立電子信息化的管理思想

新形勢(shì)背景下，電子信息技術(shù)發(fā)揮著明顯優(yōu)勢(shì)，加入檔案管理中，可提升工作保管水平。作為管理人員應(yīng)充分了解電子信息的特點(diǎn)，以及其重要性，旨在為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。電子信息的加入，可長(zhǎng)久保存文件信息，且隨時(shí)服務(wù)于各項(xiàng)工作，所以管理思想的具備非常重要。

（二）優(yōu)化檔案的電子信息化建設(shè)

關(guān)于電子信息技術(shù)的應(yīng)用，應(yīng)先著手與檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化，體現(xiàn)出“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，進(jìn)而提升管理成效，實(shí)現(xiàn)信息共享。與此同時(shí)，該項(xiàng)技術(shù)的加入，推動(dòng)了檔案信息化發(fā)展，以及對(duì)單位信息雙重保護(hù)，在備份的同時(shí)，體現(xiàn)出安全性、專業(yè)性。此外，電子信息技術(shù)的落實(shí)，依靠專業(yè)人員的帶動(dòng)，應(yīng)多多培養(yǎng)電子人才，快速實(shí)現(xiàn)管理核心，為本項(xiàng)工作打下基礎(chǔ)。

（三）優(yōu)化檔案管理的安全性

客觀講，網(wǎng)絡(luò)帶來便利的同時(shí)，同樣帶來了病毒、信息泄露等危害，電子信息技術(shù)的運(yùn)用也造成了該情形的加重，像手機(jī)、電腦這些電子產(chǎn)品存在的軟件，都有可能面臨黑客攻擊。所以，信息化檔案管理應(yīng)有效融合大數(shù)據(jù)，及時(shí)處理安全隱患，以及加入防火墻、密碼等系統(tǒng)，提升安全系數(shù)，或者在建立備用程序，提高服務(wù)管理能力[2]。

（四）合理使用電子檔案

關(guān)于電子檔案的應(yīng)用，體現(xiàn)在以下三點(diǎn)：（1）工作人員通常借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，開展一系列編研項(xiàng)目，在此期間可體現(xiàn)電子信息技術(shù)的優(yōu)越性，其他人員經(jīng)過權(quán)限或者其他方式進(jìn)行檔案查找，為其提供便利服務(wù)。（2）電子信息技術(shù)最明顯優(yōu)勢(shì)為便利性，對(duì)于電子檔案的操作，以計(jì)算機(jī)為載體，在特定目錄中輸入指令，即可查閱相關(guān)資料，同時(shí)遵守保密協(xié)議，保護(hù)信息安全，以及高保密等級(jí)的文件具有權(quán)限，在完成審批后才能進(jìn)行工作，這樣做也是為了保護(hù)檔案安全，避免被不法之人利用。（3）電子信息化檔案建立是為了滿足時(shí)代發(fā)展、為工作提供便利，但同時(shí)也要做好登記工作，具體是對(duì)人員信息的登記，旨在為后期提供保障。

（五）實(shí)現(xiàn)檔案管理的新信息化的措施

先是進(jìn)行收集和歸檔操作，對(duì)單位所有信息整理，并篩查有價(jià)值數(shù)據(jù)，然后對(duì)其保存和管理，以確保檔案完整性;其次是備份管理，同樣是有價(jià)值文件的備份，以方便后期工作應(yīng)用;最后是檔案的定期核查，查看操作是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案安全，以及檔案的修復(fù)和完善，是對(duì)紙質(zhì)文件的整理，避免霉變等情況，并做好電子備份。

結(jié)束語：

總而言之，伴隨著時(shí)代進(jìn)步，必須要做好檔案管理模式的創(chuàng)新，其中結(jié)合電子信息化技術(shù)效果最為明顯，不僅提升了檔案管理效率，還保證了數(shù)據(jù)安全，是未來發(fā)展的必然趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉琦，陳慧.惠州農(nóng)村電子商務(wù)人才隊(duì)伍建設(shè)的對(duì)策研究[J].教育教學(xué)論壇，2018：109-112.

[2]童勝青.基層文化館人才隊(duì)伍建設(shè)的困境及對(duì)策研究[J].長(zhǎng)江叢刊，2019：110-111.