【摘 ?要】高校學(xué)生檔案是高校學(xué)生在校期間思想品德、學(xué)習(xí)情況、身體狀況等的原始記錄,是人事檔案的前身和重要組成部分,是事關(guān)學(xué)生升學(xué)、求職等切身利益的重要的民生檔案。從干部人事檔案審核,以及對學(xué)生檔案管理的調(diào)研,不難看出高校學(xué)生檔案管理存在管理機(jī)構(gòu)不統(tǒng)一、管理制度不健全、歸檔內(nèi)容不齊全、檔案意識淡薄等問題,本文從高校學(xué)生檔案存在的問題,結(jié)合新《干部人事檔案工作條例》及新《檔案法》的要求,提出了優(yōu)化策略,以提高高校學(xué)生檔案管理水平和服務(wù)能力,充分發(fā)揮學(xué)生檔案價(jià)值。
【關(guān)鍵詞】高校;學(xué)生檔案;優(yōu)化策略
【中圖分類號】G271 ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A
高校學(xué)生檔案是人事檔案的前身和重要組成部分,它是大學(xué)生在校期間思想政治、學(xué)習(xí)成績、獎懲情況、身體狀況、社會實(shí)踐等的真實(shí)寫照和原始記錄,是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級組織選拔、錄用、考核的主要依據(jù),是事關(guān)學(xué)生升學(xué)、求職等切身利益的重要的民生檔案。近年來隨著干部人事檔案專項(xiàng)審查工作的開展,發(fā)現(xiàn)干部人事檔案審查工作引申出高校學(xué)生類檔案管理存在的諸多問題,造成部分干部人事檔案難以補(bǔ)全,既可能對干部的提干、調(diào)動等工作產(chǎn)生不利影響,也不利于維護(hù)高校學(xué)生檔案工作的專業(yè)性和權(quán)威性來[1]184。高校學(xué)生檔案作為人事檔案的重要組成部分,既要與時俱進(jìn),根據(jù)新《檔案法》的精神,推進(jìn)學(xué)生檔案信息化建設(shè)進(jìn)程,又要根據(jù)學(xué)生檔案工作實(shí)際,結(jié)合《干部人事檔案工作條例》要求,完善歸檔內(nèi)容,提高歸檔質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)與人事檔案的有效銜接。
一、高校學(xué)生檔案存在的主要問題
1.管理機(jī)構(gòu)不統(tǒng)一。目前,我國高校學(xué)生檔案管理沒有統(tǒng)一的機(jī)構(gòu),各高校各行其是,有的是由檔案館或檔案室,有的是由學(xué)工部、就業(yè)辦、教務(wù)處、研工部,甚至各學(xué)院。筆者經(jīng)過對上海13所高校學(xué)生檔案管理情況的調(diào)研,發(fā)現(xiàn)13所高校中僅4所高校學(xué)生檔案由學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)管理,占比31%,其余9所高校學(xué)生檔案分別由學(xué)校學(xué)工部、研工部、人力資源處等部門管理或各學(xué)院分散管理,占比69%。高校其他管理部門或?qū)W院缺乏專業(yè)的管理知識、專門的管理庫房、專業(yè)的管理人員,難以保證學(xué)生檔案的準(zhǔn)確性、完整性和管理的專業(yè)性,不利于學(xué)生檔案與干部人事檔案的有效銜接,甚至給學(xué)生今后的就業(yè)和發(fā)展埋下隱患。
2.管理機(jī)制不完善。高校學(xué)生檔案沒有統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu),各自為政,管理缺乏規(guī)范性、專業(yè)性和嚴(yán)謹(jǐn)性;加之學(xué)生檔案具有動態(tài)性、流動性的特點(diǎn),管理不受重視,缺乏完善的管理制度、標(biāo)準(zhǔn),十分不利于學(xué)生檔案工作的長足發(fā)展。
3.檔案意識不強(qiáng)。由于國家對高校學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)沒有明確規(guī)定,各高校根據(jù)自身情況設(shè)定,管理人員的檔案意識、專業(yè)知識和技能、專業(yè)水平參差不齊。一方面很多管理人員(比如學(xué)生檔案由各院系分散管理的,一般由輔導(dǎo)員兼任學(xué)生檔案管理人員)還要兼任其他工作,無法沉下心來學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識和技能,很難從思想上、認(rèn)識上重視學(xué)生檔案,做好學(xué)生檔案工作。另一方面,高校學(xué)生的檔案意識比較淡薄,大部分學(xué)生不了解學(xué)生檔案的內(nèi)容、作用以及對自己的影響,不關(guān)心自己的檔案情況,畢業(yè)后不辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù),“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象層出不窮。學(xué)生檔案意識的缺失,與學(xué)校學(xué)生檔案宣傳的力度與作用密切相關(guān)。
4.管理模式及服務(wù)方式滯后。
檔案信息化是大勢所趨,但是學(xué)生檔案因其特殊性信息化程度還相對較低。目前,大部分高校開發(fā)了學(xué)生檔案管理系統(tǒng),但主要使用學(xué)生檔案日常管理、查詢、轉(zhuǎn)遞等簡單層面的功能。與學(xué)生檔案相關(guān)的高校各部門開發(fā)使用各自的管理系統(tǒng),各系統(tǒng)因兼容性等問題還未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。高校學(xué)生檔案的基本信息不能動態(tài)反應(yīng)學(xué)生在校的學(xué)習(xí)、思想等情況;學(xué)生檔案材料歸檔情況沒有和學(xué)生檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián),學(xué)生檔案的齊全性、完整性把控和轉(zhuǎn)遞前的審核只能通過人工完成,不僅勞動強(qiáng)度大、效率低,還容易出錯;畢業(yè)生離校后辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù),需要提交報(bào)到證或調(diào)檔函等轉(zhuǎn)遞依據(jù),一般通過學(xué)生交到或寄到檔案館的方式,這不僅增加了學(xué)生的負(fù)擔(dān),而且處理大量郵件也給學(xué)生檔案工作人員帶來了不小壓力,特別在2020年新冠疫情來襲期間,因疫情防控的需要提倡減少外出,居家辦公,大學(xué)校園實(shí)行嚴(yán)格防控,校外人員不能進(jìn)出校園,給學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞帶來了不小的難題。隨著高校的擴(kuò)招,學(xué)生檔案數(shù)量的增加,學(xué)生檔案各環(huán)節(jié)工作量與日俱增;隨著信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛運(yùn)用,學(xué)生、用人單位等對學(xué)生檔案的利用需求呈多元化發(fā)展,提出了遠(yuǎn)程辦理、在線閱檔、在線傳遞等需求,傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理與服務(wù)方式已經(jīng)難以適應(yīng)。
二、高校學(xué)生檔案管理優(yōu)化策略
1.統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu),體現(xiàn)專業(yè)性和權(quán)威性。2008年教育部頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》(教育部“27號令”)第七條明確規(guī)定:“高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu),應(yīng)當(dāng)具備符合要求的檔案庫房和管理設(shè)施。”并將學(xué)生檔案納入高校歸檔范圍,單獨(dú)設(shè)類。學(xué)生檔案作為高校檔案的重要組成部分,理應(yīng)由高校檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理。這為高校學(xué)生檔案工作的依法開展奠定了基礎(chǔ),提供了保障。高校檔案館是專門管理學(xué)校檔案的機(jī)構(gòu),配有專門的庫房、專業(yè)的人員和軟硬件設(shè)施,為實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的專業(yè)化、規(guī)范化管理,學(xué)生檔案與人事檔案的有效銜接提供了有利條件。
2.建章立制,規(guī)范管理。規(guī)范管理,制度先行。根據(jù)檔案法律、規(guī)范以及高校學(xué)生檔案工作環(huán)節(jié),結(jié)合工作實(shí)際,緊跟時代步伐,制定、完善一系列學(xué)生檔案收集、保管、利用、轉(zhuǎn)遞規(guī)章制度,建立、健全學(xué)生檔案管理與服務(wù)機(jī)制,才能使學(xué)生檔案工作朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化方向發(fā)展。(1)完善學(xué)生檔案管理辦法,規(guī)范管理。各高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)國家檔案法律法規(guī)的變化、本校實(shí)際工作的需要,實(shí)時修訂、完善本校學(xué)生檔案管理辦法,更好指導(dǎo)學(xué)生檔案各項(xiàng)工作的開展。為了實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案與人事檔案的有效銜接,應(yīng)參照新的《干部人事檔案工作條例》,完善檔案管理辦法中學(xué)生檔案歸檔要求、歸檔范圍、查閱利用等內(nèi)容;根據(jù)最新修訂的《中華人民共和國檔案法》,完善學(xué)生檔案信息化建設(shè)內(nèi)容。(2)加強(qiáng)學(xué)生檔案內(nèi)涵建設(shè),建立內(nèi)部管理和激勵機(jī)制。制定學(xué)生檔案管理人員考勤制度、崗位責(zé)任制、業(yè)務(wù)考核制度等,通過一系列管理制度的建立、落實(shí),壓實(shí)責(zé)任,做到學(xué)生檔案工作人員分工明確、責(zé)任到人、獎懲分明。(3)加強(qiáng)檔案資源建設(shè),完善歸檔機(jī)制。歸檔是學(xué)生檔案工作的重要環(huán)節(jié),是學(xué)生檔案資源建設(shè)的前提和保障。通過建立、完善兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)機(jī)制、兼職檔案員培訓(xùn)機(jī)制等規(guī)范學(xué)生檔案歸檔工作,提高歸檔質(zhì)量。(3)提高管理能力,建立管理機(jī)制。通過建立庫房管理制度、庫房檔案清點(diǎn)制度、門禁制度等加強(qiáng)學(xué)生檔案管理。(4)提高服務(wù)質(zhì)量,建立服務(wù)利用機(jī)制。通過檔案網(wǎng)站、微博、微信公眾號等多渠道、多種方式提供學(xué)生檔案線上、線下服務(wù),提高服務(wù)質(zhì)量和滿意度。
3.強(qiáng)化宣傳,提高意識。高校要強(qiáng)化學(xué)生檔案宣傳、增加宣傳投入、豐富宣傳內(nèi)容和形式。(1)將學(xué)生檔案宣傳貫穿學(xué)生在校期間的各個階段。新生開學(xué)季,在新生大禮包中增加新生檔案歸檔須知,讓新生認(rèn)識學(xué)生檔案以及學(xué)生檔案的重要性,了解新生檔案歸檔內(nèi)容及要求;在新生首日教育增加學(xué)生檔案內(nèi)容。畢業(yè)季,借助就業(yè)辦召開的畢業(yè)生輔導(dǎo)員就業(yè)培訓(xùn)會議,對畢業(yè)生輔導(dǎo)員開展畢業(yè)生檔案歸檔內(nèi)容、歸檔流程及要求,畢業(yè)生就業(yè)信息中檔案接收單位、接收地址等信息填寫要求,畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞須知等內(nèi)容的培訓(xùn);到學(xué)院對畢業(yè)生開展檔案轉(zhuǎn)遞宣講、咨詢專場活動。(2)開設(shè)有關(guān)學(xué)生檔案基礎(chǔ)知識、重要性及利用方式等的選修課[2]86。(3)借助國際檔案日,舉辦檔案展覽,開設(shè)檔案講座,開展學(xué)生檔案開放日活動,開辦“學(xué)生檔案進(jìn)學(xué)院”宣講活動等。(4)通過檔案微博、微信公眾號發(fā)布學(xué)生檔案知識、規(guī)章制度等,進(jìn)行學(xué)生檔案咨詢、答疑,查詢學(xué)生檔案在校情況及轉(zhuǎn)遞信息等。充分利用網(wǎng)絡(luò)、多媒體等新技術(shù),不斷豐富宣傳內(nèi)容,創(chuàng)新宣傳形式,讓學(xué)生走近檔案、認(rèn)識檔案、了解檔案,從而提高師生的檔案意識。
4.抓住機(jī)遇,建設(shè)信息化平臺
目前,人事檔案的信息化建設(shè)尚在探索階段,信息化水平明顯落后于其他類別檔案,高校學(xué)生檔案作為人事檔案的基礎(chǔ)和重要組成部分,不能過分保守,要突破管理困境,實(shí)現(xiàn)提速增效,必須利用既有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、電子檔案直接歸檔、檔案數(shù)字資源安全存儲、檔案信息合理共享等信息化技術(shù)和手段,將檔案管理者從紙堆中解放出來[3]2
在信息時代的大背景下,利用新的信息技術(shù),在保障學(xué)生檔案信息及系統(tǒng)安全的前提下,在妥善保管好紙質(zhì)學(xué)生檔案的基礎(chǔ)上,整合高校招生與就業(yè)、學(xué)工、教務(wù)、研究生院等相關(guān)部門的信息系統(tǒng),逐步推進(jìn)紙質(zhì)學(xué)生檔案數(shù)字化,建設(shè)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫,搭建學(xué)生檔案管理信息化平臺,助力高校數(shù)字化校園、智慧校園建設(shè),真正實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作各環(huán)節(jié)的信息化、現(xiàn)代化,這將大大提高學(xué)生檔案的管理效率,提升學(xué)生檔案的服務(wù)能級,充分發(fā)揮學(xué)生檔案價(jià)值。
參考文獻(xiàn):
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作者簡介:
張友菊,上海大學(xué)檔案館副研究館員,檔案學(xué)本科,研究方向?yàn)闄n案管理。