校友信息管理系統(tǒng)設計研究

馬驍 汪迪 牟乾

摘要：校友管理與服務是高校工作的組成部分，校友信息管理系統(tǒng)是校友工作的重要手段。本文闡述了建設校友信息管理系統(tǒng)的意義，分析了當前高校校友工作的現(xiàn)狀，在需求分析的基礎上，對校友信息管理系統(tǒng)進行整體設計。

關鍵詞：校友管理信息系統(tǒng);需求分析;設計

近年來，校友與高校的發(fā)展建設緊密聯(lián)系在一起。校友信息管理系統(tǒng)的應用，使校方、校友、在校生三者間的交互聯(lián)系與溝通變得更加順暢、便捷和高效。隨著高校校友工作的快速發(fā)展和社會各領域信息化應用的普及，特別是在建設數(shù)字化校園的整體規(guī)劃中，構(gòu)建校友信息管理系統(tǒng)，提供實時快捷的校友信息獲取、管理和服務，進而方便與校友之間的聯(lián)絡，有效開發(fā)校友資源，開展全方位的合作，已成為高校校友工作的一項重大課題。

一、建設校友信息管理系統(tǒng)的意義

校友信息管理系統(tǒng)不僅有利于進一步開發(fā)校友資源、凝聚校友力量、創(chuàng)新管理教育和人才培養(yǎng)機制、增強學生創(chuàng)新實踐能力，還對學校培養(yǎng)高層次、復合型、國際化的管理人才具有積極的現(xiàn)實意義。

首先，借助校友信息管理服務系統(tǒng)，可以將學校的畢業(yè)生緊密聯(lián)系在一起，通過系統(tǒng)，全面及時了解母校發(fā)展現(xiàn)狀，提高校友們的歸屬感和自豪感，促進我校學校友事業(yè)的發(fā)展。其次，通過系統(tǒng)增進校友之間的交流，使校友更好的認知其他校友所從事的領域現(xiàn)狀，了解其他企業(yè)的服務內(nèi)容及特長，促進自身的多元化發(fā)展，增加校友及其所在企業(yè)間的合作機會，并為今后進一步合作找準切入點提供重要信息和依據(jù)，將校友間聯(lián)盟、搭建更加完善的綜合性校友平臺變?yōu)楝F(xiàn)實。第三，通過校友的努力和資源，為在校大學生提供更多的就業(yè)渠道，并為母校發(fā)展建設提供多元化的幫助和支持，實現(xiàn)管理系統(tǒng)、校友發(fā)展、母校建設相互促進的良性循環(huán)。同時，通過系統(tǒng)功能宣傳母校的發(fā)展情況及校友活動與成就等，促進海內(nèi)外校友積極參與母校建設與發(fā)展，為學校的建設與發(fā)展提供更廣闊的平臺。

二、當前高校校友管理工作存在的問題

需要注意的是，目前很多學校對校友信息系統(tǒng)的建設并不重視，考慮到信息安全的因素，很多畢業(yè)生檔案信息存儲仍是采取獨立存儲的方式，有些甚至仍停留在紙質(zhì)文檔存儲的階段，還有一部分校友信息錄入工作正處于半手工狀態(tài)。而各地的校友會分會建設，也是獨立電腦存儲校友信息，基本上是以word文檔、excel表格形式存儲，信息根據(jù)個人需要而制定，沒有統(tǒng)一標準，這就造成我們聯(lián)絡校友的同時會出現(xiàn)部分信息統(tǒng)計空缺的問題，如果是規(guī)模大的高校，畢業(yè)生信息的統(tǒng)計、校友信息的聯(lián)絡，會造成工作量的急劇增加，給我們?nèi)粘９ぷ鲙聿槐?。因此，建立一個功能全面、可以聯(lián)絡感情，增進友誼、加強校友間、校友和母校間的聯(lián)系和溝通的系統(tǒng)，是目前高校校友工作的重要任務。

三、校友信息管理系統(tǒng)的設計

1、系統(tǒng)設計需求

系統(tǒng)需滿足學校校友網(wǎng)站相關建設、完成各自維護的資源管理和內(nèi)部業(yè)務，包括校友信息管理業(yè)務、新聞信息發(fā)布業(yè)務、組織校友活動報名業(yè)務、校友捐贈業(yè)務、人員管理、權(quán)限分配等，保證各權(quán)限部門之間嚴格禁止數(shù)據(jù)泄露及用戶分級訪問權(quán)限控制。

2、系統(tǒng)架構(gòu)設計

校友信息管理系統(tǒng)的總體架構(gòu)設計主要分表現(xiàn)層、邏輯層、數(shù)據(jù)層和基礎設施層。這種架構(gòu)確保了責任的明確劃分，使系統(tǒng)更加易于維護和擴展。

表現(xiàn)層位于最外層（最上層），離用戶最近。用戶通過顯示屏可以直接瀏覽到校友信息數(shù)據(jù)，界面為交互式操作。

系統(tǒng)的邏輯層處于表現(xiàn)層和數(shù)據(jù)層之間，通過數(shù)據(jù)層的數(shù)據(jù)操作對象訪問業(yè)務數(shù)據(jù)，向表現(xiàn)提供數(shù)據(jù)支撐。

數(shù)據(jù)層是系統(tǒng)的基礎，是數(shù)據(jù)交換的平臺，數(shù)據(jù)在這里備份并通過各個平臺來進行匯總，導入相應的數(shù)據(jù)庫，通過對數(shù)據(jù)的抽取、轉(zhuǎn)換和加載，為應用層提供數(shù)據(jù)支持。數(shù)據(jù)層主要解決我們頻繁的數(shù)據(jù)傳輸，平衡服務器間的工作負載。[3]國際關系學院校友信息管理系統(tǒng)所用數(shù)據(jù)均存放于該層，主要有校友信息數(shù)據(jù)庫、校友組織信息數(shù)據(jù)庫、校友捐贈據(jù)庫等，以保證系統(tǒng)可持續(xù)、穩(wěn)定運行。系統(tǒng)體系架構(gòu)圖如圖1 所示。

3、系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

校友信息管理系統(tǒng)由六大子系統(tǒng)組成，包括校友信息管理子系統(tǒng)、校友通訊管理子系統(tǒng)、統(tǒng)計分析子系統(tǒng)、新聞信息管理子系統(tǒng)、校友捐贈管理子系統(tǒng)、審批管理子系統(tǒng)。

校友信息管理子系統(tǒng)具備校友信息查詢、校友信息修改、新增校友信息、校友信息維護和數(shù)據(jù)導入導出等功能。對于校友基本信息的日常管理和使用涉及校友本人、其他校友及后臺數(shù)據(jù)維護人員。

校友通訊管理子系統(tǒng)具備郵件信息發(fā)送、發(fā)送核對郵件、郵件信息維護及打印郵件功能。

統(tǒng)計分析子系統(tǒng)實現(xiàn)了年度入學人數(shù)統(tǒng)計、校友地區(qū)人數(shù)統(tǒng)計、校友學歷人數(shù)統(tǒng)計、年度畢業(yè)人數(shù)統(tǒng)計、校友專業(yè)人數(shù)統(tǒng)計等功能。系統(tǒng)的統(tǒng)計分析功能主要為實現(xiàn)校友基礎數(shù)據(jù)的分類統(tǒng)計和數(shù)據(jù)分析。

新聞信息管理子系統(tǒng)主要是對有關校友活動和校友新聞的展示模塊，該子系統(tǒng)實現(xiàn)新聞發(fā)布、新聞維護、新聞查詢以及熱門活動等功能。

校友捐贈管理子系統(tǒng)主要是對校友對學校的捐贈情況進行記錄和展示。該子系統(tǒng)實現(xiàn)了捐贈信息錄入、捐贈信息查詢和捐贈信息的維護等功能。

校友審批子系統(tǒng)實現(xiàn)了對新聞內(nèi)容、捐贈信息和重要郵件的審批功能，以確保系統(tǒng)所發(fā)布信息的安全性和合理性。

四、結(jié)語

高校校友信息管理系統(tǒng)的建設已經(jīng)成為衡量一個高校建設水平的重要指標。校友發(fā)展情況和總體水平，以及校友在獲得成就的同時是否能回報母校，與該高校培養(yǎng)學生的能力成正比。從長期發(fā)展來看，需要逐步提高對高校信息管理系統(tǒng)的建設。尤其是校友信息管理系統(tǒng)的設計要更全面、功能更人性化。信息化服務的誕生和發(fā)展已逐漸成為當今社會信息服務的新的形態(tài)，讓信息化服務與高校及校友之間建立關系，搭建一個可以為之提供便捷服務的平臺，利用信息化服務，為學校校友工作的宣傳提供最有力的支持。

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