“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下如何做好地方高校財務(wù)報銷工作

苗亞玲 程榮 馬瑋

[摘要]本文以湖北某高校為例，在分析地方高校財務(wù)報賬困難原因的基礎(chǔ)上，提出實行報銷網(wǎng)上預(yù)約和網(wǎng)上審批、財務(wù)報賬系統(tǒng)和國庫集中支付系統(tǒng)信息共享等解決措施。

[關(guān)鍵詞]高校 ? ?財務(wù) ? ?報銷 ? ?信息化

隨著教育改革的深入、“雙一流”建設(shè)的推進(jìn)以及高校社會服務(wù)功能凸顯、與地方的業(yè)務(wù)聯(lián)系日益緊密，地方高校的經(jīng)費快速增長，經(jīng)費來源趨于多元化，科研活動更加多樣和復(fù)雜。同時，當(dāng)前高校的財務(wù)制度對報銷要求更加細(xì)化和規(guī)范。在這種形勢下，報銷業(yè)務(wù)的規(guī)模、數(shù)量以及復(fù)雜性顯著增加，傳統(tǒng)的報銷模式已不能適應(yīng)這種變化，財務(wù)報銷工作面臨新的挑戰(zhàn)。

一、A高?；厩闆r

A高校是一所湖北省屬普通高等醫(yī)學(xué)院校，成立于1965年，有本專科教育、碩士研究生教育等。在校生18，000人，教職工1020人。學(xué)校主要經(jīng)費來源包括生均撥款，國家和省市劃撥科研經(jīng)費，學(xué)生獎助貸補款，橫向經(jīng)費、捐贈款、后勤經(jīng)營資產(chǎn)收益等。隨著學(xué)校財力逐年增長，經(jīng)費不斷增加，報銷業(yè)務(wù)量呈總體增長趨勢。

A高校于2019年1月1日起執(zhí)行新政府會計制度。目前財務(wù)報銷流程是：（1）報銷人手工填寫財務(wù)審批單;（2）領(lǐng)導(dǎo)逐級審批簽字;（3）報銷人粘貼整理好票據(jù)到財務(wù)處現(xiàn)場報銷;（4）財務(wù)人員進(jìn)行現(xiàn)場審核，通過后制作會計憑證，否則報銷票據(jù)退回報銷人補充完善單據(jù);（5）會計憑證復(fù)核;（6）人工錄入信息提交國庫并進(jìn)行內(nèi)部復(fù)核;（7）國庫付款，或者國庫轉(zhuǎn)回款項至學(xué)校銀行賬戶;（8）出納通過網(wǎng)上銀行付款或者支付現(xiàn)金，報銷完成。

二、現(xiàn)行財務(wù)報銷模式存在的問題

（一）審批手續(xù)繁瑣，報銷人耗時費力

現(xiàn)行財務(wù)報銷模式下，報銷人需根據(jù)不同類型經(jīng)費來源和不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)的審批額度權(quán)限等逐級找院系領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)面簽。而高校領(lǐng)導(dǎo)往往身兼數(shù)職、辦公地點不固定，導(dǎo)致報賬人面簽審批受時間空間的制約，很難一次性完成。在遇預(yù)算未落實或者經(jīng)費不足等情況時，就需進(jìn)行修改并進(jìn)行新一輪的審批程序。

（二）報銷票據(jù)填寫不規(guī)范，返工率高

地方高校在實踐中，根據(jù)上級要求會不斷完善財務(wù)相關(guān)規(guī)定和報銷辦法。但報銷人并沒有時間主動、完整地學(xué)習(xí)財務(wù)報銷相關(guān)規(guī)定，各單位和部門也沒有具備一定財務(wù)知識的固定報賬人員，有的老師會將課題經(jīng)費報銷交給學(xué)生辦理，加之地方高校財務(wù)報銷工作繁雜、細(xì)致，報銷要求細(xì)化，這些因素導(dǎo)致報賬單據(jù)經(jīng)常因報銷手續(xù)不全或不符合規(guī)定，被財務(wù)人員退回，現(xiàn)場報銷效率大大降低。

（三）報銷等待時間長，財務(wù)工作壓力大

傳統(tǒng)報銷模式下，財務(wù)人員首先要逐筆對報銷事項的所有內(nèi)容進(jìn)行面對面現(xiàn)場審核，包括審核經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否真實，票據(jù)是否合規(guī)，報銷單填寫和粘貼是否規(guī)范，金額是否正確，補助核算、經(jīng)費渠道、簽批手續(xù)是否到位;其次在賬務(wù)系統(tǒng)中手工輸入憑證信息。報銷耗時長、效率低，財務(wù)人員工作壓力非常大，導(dǎo)致人多時每個報銷人要花更多的時間排隊等候。在開學(xué)、寒暑假放假前、年終軋賬以及項目結(jié)題等時間節(jié)點，報銷業(yè)務(wù)更為集中。報銷審核不通過時報銷人需再次排隊等待，如此反復(fù)，形成 “報銷難”。

（四）報銷程序未實現(xiàn)信息共享，效率低且存在內(nèi)控風(fēng)險

現(xiàn)行的報銷模式下核算信息錄入主要依靠人工完成。制單時需要財務(wù)人員手工錄入會計信息，完成從審核到制單的全過程，工作內(nèi)容繁多。財務(wù)系統(tǒng)與國庫集中支付系統(tǒng)的會計輔助核算項目存在較多重疊部分，而相同信息必須在國庫集中支付系統(tǒng)里再次錄入。比如，在批量發(fā)放勞務(wù)費時，需上傳發(fā)放明細(xì)表至國庫集中支付系統(tǒng)的操作人員，由其再次錄入發(fā)放相關(guān)信息;將發(fā)放明細(xì)表傳給出納，由出納再次手動錄入收款方的賬戶信息，將勞務(wù)費發(fā)放到其賬戶。這不僅加大了財務(wù)人員的工作量，也容易出現(xiàn)疏漏。

（五）信息渠道不暢，報銷人無法及時查詢報銷進(jìn)度

報銷人對報銷單據(jù)流轉(zhuǎn)到哪個環(huán)節(jié)、后期審核有無問題、何時付款等并不清楚，也不能直接進(jìn)行查詢。有時需要聯(lián)系報銷人補充手續(xù)或者材料，也是經(jīng)辦的財務(wù)人員先暫時保管有問題的單據(jù)，再電話聯(lián)系報銷人取回單據(jù)。而前臺會計基本都在辦理柜臺業(yè)務(wù)，不能對報銷信息進(jìn)行及時查詢和回復(fù)。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校財務(wù)報銷工作優(yōu)化策略

（一）優(yōu)化簽字程序，開展網(wǎng)上審批

開發(fā)財務(wù)報銷網(wǎng)上審批系統(tǒng)，實行網(wǎng)上審批后，由報銷人根據(jù)報銷內(nèi)容選擇費用報銷單、差旅費報銷單、領(lǐng)款單等不同的報銷類型。在線填寫報銷單后，將報銷原始票據(jù)及報銷材料影像上傳，并根據(jù)財務(wù)審批權(quán)限發(fā)起申請。需要逐級審批的，可以一次性選取各級審批人。審批發(fā)起后，被請求的領(lǐng)導(dǎo)可以在審批通知中看到需要簽字的文檔，通過手機就可以審簽。系統(tǒng)也能發(fā)送相關(guān)信息告知報銷人審批的進(jìn)程，在系統(tǒng)中報銷人可第一時間看到審批結(jié)果，從而提高網(wǎng)上審批的實時性。在財務(wù)報銷時，直接將網(wǎng)上審批單打印出來即可。

（二）細(xì)化環(huán)節(jié)流程，實行網(wǎng)上報銷

利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，開發(fā)財務(wù)網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，擬實行的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)見圖1。報銷步驟為：

第一，網(wǎng)上填報。報銷人登錄網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，選擇項目類型、項目名稱、報銷內(nèi)容。按類別上傳報銷票據(jù)和領(lǐng)導(dǎo)審批表，然后選擇支付方式，填寫收款方賬戶信息。

第二，初審。財務(wù)人員登錄系統(tǒng)，對報銷單據(jù)進(jìn)行初步審核，審核通過后由系統(tǒng)提示報銷人投遞紙質(zhì)單據(jù)。如有問題，提示報銷人更改并重新提交。

第三，投遞。報銷人打印出財務(wù)審核通過的支出報銷單等，由財務(wù)助理統(tǒng)一投遞至財務(wù)處。

第四，復(fù)審。財務(wù)人員在報賬系統(tǒng)中打印出報銷人的對應(yīng)單據(jù)，并對紙質(zhì)單據(jù)及原始發(fā)票進(jìn)行審核，核對無誤后，制作并打印記賬憑證，憑證經(jīng)復(fù)核后流轉(zhuǎn)到銀行或者國庫支付環(huán)節(jié)或者網(wǎng)上銀行支付，報賬完成。

網(wǎng)上報銷模式改變了以往方式下財務(wù)人員要在接到單據(jù)后現(xiàn)場獨立完成從票據(jù)審核、計算、指導(dǎo)整理票據(jù)、解釋答疑、聯(lián)系補充單據(jù)、制作會計憑證、落實經(jīng)費、查看付款信息等多項工作;報銷耗時最長的前臺接單處理階段工作提速明顯，報銷人無需再在財務(wù)處現(xiàn)場排隊等待審核，減輕了前臺工作人員的壓力，財務(wù)管理更加精細(xì)化和科學(xué)化。

（三）設(shè)置報賬員崗，提高報賬效率

暢通財務(wù)與學(xué)院及其他行政部門之間的溝通渠道。在各院系、科研單位及行政處室中，設(shè)置專職或兼職的報賬員，負(fù)責(zé)本單位和科研機構(gòu)項目的財務(wù)報銷相關(guān)事項。報賬員對本單位報銷人擬提交的單據(jù)進(jìn)行初步審核，將審核通過的單據(jù)再提交至財務(wù)處。財務(wù)處定期或不定期地對報賬員進(jìn)行財務(wù)知識培訓(xùn)，通過培訓(xùn)讓報賬員全面了解法律法規(guī)、財務(wù)規(guī)章制度、操作步驟等，從而掌握報賬審批流程、報銷票據(jù)要求、經(jīng)費預(yù)算要求、原始憑證內(nèi)容的規(guī)范性等。在年初預(yù)算下達(dá)之初，對報賬員進(jìn)行集中培訓(xùn)，讓各部門第一時間了解其可使用的預(yù)算經(jīng)費，開展項目時嚴(yán)格按照預(yù)算文本規(guī)范報銷。如此，有利于做好報賬前的準(zhǔn)備工作，減少票據(jù)不合規(guī)、簽批不到位、單據(jù)填報不規(guī)范等情況的發(fā)生。同時，本單位新職工到崗時，就可以在報賬員的規(guī)范指導(dǎo)下辦理網(wǎng)上審批、網(wǎng)上預(yù)約報賬、報銷票據(jù)整理等工作。通過報賬員使財務(wù)報銷的專業(yè)化服務(wù)延伸到報銷活動的初始階段，提高財務(wù)報賬工作的效率。

（四）著力精準(zhǔn)匹配，內(nèi)外系統(tǒng)對接

賬務(wù)系統(tǒng)會計輔助核算中，在經(jīng)濟科目、資金來源、支付方式、預(yù)算類型等基礎(chǔ)信息上，增設(shè)采購文號、功能科目、備案方式等項目，與國庫集中支付系統(tǒng)相匹配，從而實現(xiàn)賬務(wù)系統(tǒng)與國庫集中支付系統(tǒng)平臺數(shù)據(jù)的對接。目前，高校的資金基本都通過國庫集中支付方式支出。兩個系統(tǒng)匹配后，國庫支付時可共享預(yù)算類型、采購備案方式等信息，同時自動獲取收款方的信息。重復(fù)錄入信息減少后，大大提高支付效率和準(zhǔn)確率，同時對報賬人員而言，也縮短了報銷等待時間。

（五）開通網(wǎng)絡(luò)端口，進(jìn)度實時查詢

開通網(wǎng)絡(luò)查詢端口后，查詢端口與網(wǎng)上報賬系統(tǒng)對接，報銷人可以實時查詢所辦業(yè)務(wù)具體在哪個環(huán)節(jié)。同時在數(shù)據(jù)庫中將報銷有關(guān)規(guī)定錄入、分類編號，并錄入常見報銷問題。財務(wù)人員在審核制單時遇到退單情況，可在查詢平臺上說明退單理由，并附上數(shù)據(jù)庫中相關(guān)規(guī)定、常見報銷問題解答的鏈接，既提高工作效率，又增強財務(wù)人員與報銷人員之間的溝通。

（作者單位：湖北醫(yī)藥學(xué)院，郵政編碼：442000，電子郵箱：494218773@qq.com）

主要參考文獻(xiàn)

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