醫(yī)院寄售類耗材管理的改進與思考

□ 王志強 WANG Zhi-qiang 李奕璋 LI Yi-zhang

Objective To optimize the management process of consignment medical consumables from purchase to circulation, to realize scientific and efficient management. Methods The existing management process was sorted out to identify its loopholes and shortcomings, and then the rules were improved to increase the refinement degree of closed-loop management of consignment medical consumables. Results The perfect process achieved the whole process traceability of consignment medical consumables circulating in the hospital, improved the professional level of warehouse management personnel, and significantly reduced the loss of consumables. Conclusion The scientific and refined management of hospital consignment medical consumables can effectively improve the management quality and service level of high-value consumables and create more social and economic benefits for the hospital.

自2017年4月北京地區(qū)全面推行以“取消藥品加成，取消醫(yī)療機構掛號費、診療費，設立醫(yī)師服務費”等措施為主的醫(yī)藥分開綜合改革政策[1]以來，開源節(jié)流、降低成本為目標的改革措施成為絕大多數醫(yī)院運營管理的中心工作，其中對于寄售類醫(yī)用耗材使用的管理改革成為重中之重。

醫(yī)院寄售類耗材管理

醫(yī)用耗材大致可分為高值耗材和低值耗材。高值耗材一般指對安全要求極高、生產使用控制嚴格、適用范圍相對局限且價格相對較高的消耗性醫(yī)療器械。低值耗材一般是指相對通用的醫(yī)療注射、化驗、門診、常規(guī)手術(如闌尾炎、節(jié)育、剖宮產)等價格相對較低的耗材[2]。寄售最早是在國際貿易中被習慣采用的一種貿易形式，是一種先發(fā)貨后銷售的現貨買賣方式[3]。寄售方式可以提高和加強醫(yī)用耗材物流配送管理，以及對科室成本實行精細化控制，提高醫(yī)院的管理效率和經濟效益，擴大醫(yī)院的社會效益[4]。

寄售類耗材管理存在的問題

1.寄售類耗材管理存在的問題。自2010年企業(yè)資源計劃系統(tǒng)(Enterprise Resource Planning，ERP)[2]上線以來，醫(yī)院對耗材，特別是寄售類耗材的管理已經形成了較為完善的閉環(huán)體系[5]。打破傳統(tǒng)模式，醫(yī)院在新院中心手術室、心導管室、老院手術室及全院虛擬病房分別建立了醫(yī)用寄售類耗材的基數庫房。耗材通過條碼匹配，實現從入庫到出庫收費的閉環(huán)流程管理?；緦崿F了科室寄售類耗材申領與使用確認、自動生成采購單、供應商寄售庫存的跟蹤、耗材條形碼的自動生成與打印、自動扣減供應商寄售庫存與記錄科室支出等環(huán)節(jié)的信息化，并實現醫(yī)院寄售類耗材的供應商寄售庫存管理、科室領用申請、確認使用，到與供應商結算的整個環(huán)節(jié)全程監(jiān)督管理。具體申購及使用流程如圖1所示。

然而，隨著醫(yī)院業(yè)務量的不斷增加，涉及的寄售類耗材品規(guī)不斷擴大，原有耗材申購使用流程的弊端逐漸顯現。

圖1 寄售類耗材申購及使用流程

1.1 庫房劃分精細程度不足，管理越發(fā)困難。流程建立之初，為簡化矛盾，便于管理，虛擬病房中只建立了一個“病房耗材庫”的總庫，由設備處統(tǒng)一辦理入庫，各臨床科室在使用前辦理出庫手續(xù)，使得各個病房庫房入庫出庫的閉環(huán)流程不夠完善，隨著耗材品規(guī)的增加，耗材流轉的增速，庫房管理越發(fā)困難，難于精確統(tǒng)計各個病房庫房的耗材供應及使用情況，“賬物分離”條目的積累越來越多。

1.2 ERP報表缺失，耗材追蹤困難。從既往寄售類耗材申購及使用流程可以看出，系統(tǒng)僅在申購和結賬前生成相應報表，耗材在醫(yī)院內部流轉的整個過程追蹤困難，入庫出庫痕跡不明確，管理部門無法準確掌握耗材流轉多個節(jié)點的問題所在。耗材條碼的錯帖、丟失，甚至耗材的遺失時有發(fā)生，導致醫(yī)院耗材收支賬目匹配誤差。

1.3 人員培訓不足，崗位責任模糊。由于部分庫房管理人員不固定，導致庫房管理工作交接頻繁，增加了出錯的幾率。同時，由于庫管工作培訓的相對不足，庫管員缺乏專業(yè)知識的儲備，使得部分科室存在“進、銷、存”操作不規(guī)范的情況。

1.4 退庫流程不明確，閉環(huán)管理不完整。醫(yī)用耗材在使用過程中難免會出現污染、尺寸不合適等多種原因導致的無法使用。在既往的流程中，這類廢棄耗材的退庫流程不夠明確，導致各庫房在處理此類問題時的隨意性很大，制約了耗材精細化管理的深入推進，是醫(yī)院資產流失的一個主要渠道。

寄售類耗材管理的改進措施

針對上述寄售類耗材管理中存在的不足，醫(yī)院專門成立項目小組，由分管耗材的副院長擔任組長，聯合設備處、學科發(fā)展管理部、信息中心等部門，定期組織開會討論，總結經驗、布置下一步工作內容。

1.拆分庫房，化整為零。在原有“病房耗材庫”的基礎上，根據科室臨床工作需求，病房建立各自的寄售類耗材庫并指派庫房管理員。其次，將原有的設備處統(tǒng)一入庫登記改為由各病房耗材庫庫管員自行登記入庫，完成了各病房完整的入庫出庫閉環(huán)管理。同時，在醫(yī)院的統(tǒng)一安排下，由信息中心配合，各病房將原有“病房耗材庫”中涉及本病房的陳舊賬目先行導入到新庫中，以備后期逐一處理。

2.完善信息，統(tǒng)一報表。依托ERP的強大信息平臺，進一步完善各病房及平臺科室耗材庫的入庫、庫存、出庫、收費及退庫報表，使得寄售類耗材的管理實現全程信息化。報表的完善使得管理部門及各臨床科室可以實時了解耗材的使用及庫存情況，既方便了臨床醫(yī)療工作的使用，又促進了醫(yī)院精細化管理的發(fā)展。

3.人員培訓，庫房盤點。項目小組制定詳細的庫管員培訓計劃。培訓的形式既包括全員開會，亦包括學科助理的定期溝通。信息中心配置專人進行具體問題的處理和解答，使庫管員熟練掌握耗材管理規(guī)定，熟悉耗材采購使用流程。同時，根據醫(yī)院的安排，各學科的學科助理定期下到科室協(xié)助庫管員進行庫存耗材的盤點工作并登記在冊。這樣既可以對報表進行校對驗證，也起到了督促庫房管理工作的作用。

4.完善流程，封堵漏洞。針對廢棄耗材的退庫情況，項目小組組織各臨床科室的庫管員及相關管理部門，共同商討出各種情形下的退庫流程，并充分考慮院感等部門的規(guī)章制度，將污染耗材和未污染耗材的退庫區(qū)別對待。堅決杜絕過去供應商參與運送退庫耗材的情況，做到耗材在入庫之后，退庫之前全程院內人員參與，保證了耗材入院后閉環(huán)管理的完整性。見圖2。

圖2 廢棄耗材退庫流程

5.結合績效，獎罰分明。通過對各病房耗材庫的拆分重組和精細化管理，配合醫(yī)院積極推行的績效獎金改革措施，將耗材的使用作為成本，精確核算后計入科室的獎金體系，納入科室收支的考核中，以經濟為杠桿，多方面提高醫(yī)院開源節(jié)流的目標效果，提高醫(yī)院的整體運行效率，在醫(yī)改大趨勢下另辟蹊徑，謀求發(fā)展。

寄售類耗材管理的效果評價

1.效果顯著。自寄售類耗材管理項目小組成立半年以來，寄售類耗材的管理得到明顯改觀：(1)各庫管員對所管理的耗材使用及庫存情況了如指掌，降低了庫房積壓的程度，加快了耗材流轉的效率；(2)通過培訓，庫管員操作日趨規(guī)范，存在多年的“出庫未收費”“收費未出庫”等不規(guī)范的行為明顯減少；(3)通過流程的完善和管理部門與庫管員自查自糾，醫(yī)院寄售類耗材的滅失情況(在耗材追蹤的過程中，耗材入庫后既未出庫收費，也不在庫存中的情況)明顯好轉。體現在滅失耗材的數量及涉及采購金額的比例均明顯下降，見表1。

表1 兩次庫房清查情況

2.經驗總結。利用定期庫房盤點的機會，各學科助理積極與相關人員進行深入交流，不斷發(fā)現新問題，及時匯總及反饋，組織討論，提出改進方案，完善規(guī)章制度，使管理工作不斷深化，有章可循，統(tǒng)一規(guī)范[6]。

結語

醫(yī)院管理寄售類耗材的實踐表明，科學地做好醫(yī)用耗材管理工作，降低成本消耗對于一個醫(yī)院的運行管理乃至發(fā)展至關重要。只有做好醫(yī)用耗材管理工作，才能降低醫(yī)院成本消耗，提高醫(yī)院競爭力，節(jié)省醫(yī)院資金，降低患者就醫(yī)成本。同時，醫(yī)用耗材管理貫穿于醫(yī)院的物流管理、醫(yī)療管理、財務管理、質量管理、信息管理等方面。因此，通過制定科學嚴謹的控制流程并通過信息系統(tǒng)進行固化，結合績效的激勵作用，才能夠高效、準確、及時地將各部門緊密聯系起來[7]。