醫(yī)院檔案管理發(fā)展新思路探索

文/鄆城縣婦幼保健計劃生育服務(wù)中心 宋宗兵

近幾年我國大范圍地開展了醫(yī)改工作，隨之產(chǎn)生的還有大量的檔案資料，在醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案資料的管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。創(chuàng)新檔案管理工作方法，不僅是當下醫(yī)院的客觀要求，也是提升醫(yī)院整體管理工作質(zhì)量的主要途徑。

一、醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足

（一）對檔案管理重視度不足。目前，我國大部分醫(yī)院對于檔案管理工作重視度普遍不高，部分醫(yī)護人員認為檔案管理工作屬于后勤。實際上醫(yī)院的檔案管理工作與護理治療工作具有同樣重要的意義，醫(yī)院的大部分檔案記載的內(nèi)容是患者就診情況，對后續(xù)治療和醫(yī)學研究有極其重要的價值，但由于醫(yī)院不重視此項工作，導致檔案難以發(fā)揮其真正價值。

（二）管理人員缺乏專業(yè)能力。在醫(yī)院發(fā)展中，過于重視醫(yī)護人員的醫(yī)療水平，而忽視對于檔案管理人員工作能力的培養(yǎng)。甚至部分醫(yī)院的檔案管理人員由其他部門工作人員兼任，難以確保醫(yī)院檔案管理工作整體質(zhì)量。

（三）檔案管理機制不完善。檔案管理需要合理的工作機制支撐，但目前大部分醫(yī)院缺少完善的工作制度。部分醫(yī)院的檔案管理工作主觀隨意性大，因此相關(guān)的檔案管理和查詢都比較混亂，未給醫(yī)院發(fā)展創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)環(huán)境。

（四）信息化管理水平有待提高。信息化辦公形勢下，醫(yī)院的信息化檔案管理工作應(yīng)隨時代變化，但目前許多醫(yī)院的信息化管理方法落后，大量檔案以紙質(zhì)形態(tài)保存，電子檔案中信息錯誤或缺失的情況常見，對醫(yī)院整體管理和醫(yī)療服務(wù)都造成了不利影響。

（五）缺乏獨立的檔案管理部門。現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案數(shù)量大且管理工作復雜，因此需要獨立的檔案管理部門進行分類整理。但目前許多醫(yī)院未設(shè)立單獨的檔案管理部門，由各部門分別管理檔案，導致信息流通不暢，很難實現(xiàn)信息共享，且檔案查詢難度大。

二、醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新思路探索

（一）提高對檔案管理工作的重視程度。工作態(tài)度決定工作質(zhì)量，因此為推進醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新與進步，醫(yī)院需要由上至下提升對檔案管理工作的重視程度。醫(yī)院可以從提升檔案管理人員的管理意識入手，通過合理的引導和要求促使檔案管理人員認識到相關(guān)工作的重要性，在此基礎(chǔ)上以飽滿的精神和積極的態(tài)度面對檔案管理工作。醫(yī)院提升員工對該工作的重視程度，具體可以召開會議、演講等方式，同時向醫(yī)院各個部門，尤其是檔案管理部門普及相關(guān)工作不到位的嚴重后果，切實幫助醫(yī)護人員提升檔案管理意識。同時，督促所有醫(yī)護人員參與到檔案管理工作當中，促使該工作的每項環(huán)節(jié)都處于平穩(wěn)進行的狀態(tài)。檔案管理的重視程度提升還包括管理人員工作觀念從傳統(tǒng)到信息化管理模式的轉(zhuǎn)化，醫(yī)院決策人員需要重點關(guān)注檔案管理的發(fā)展趨勢，促使相關(guān)工作能夠順應(yīng)時代發(fā)展的潮流與實現(xiàn)新舊工作觀念平穩(wěn)銜接。工作人員對管理工作的重視程度是最終工作能否順利落實的關(guān)鍵，由此可見提高管理意識對檔案管理工作有重要推動作用，同時也能促使工作人員保持工作積極性，為醫(yī)護人員和患者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。如：某醫(yī)院決策人員為提升檔案管理人員對相關(guān)工作的重視程度，在員工會議上向檔案管理人員宣傳了《檔案法》內(nèi)容，對其中關(guān)于檔案管理工作重要性的部分進行了詳細分析，要求各部門醫(yī)護人員積極配合檔案管理工作展開，全面提升醫(yī)院整體的檔案管理意識。此外，該醫(yī)院在幫助員工轉(zhuǎn)換管理模式和工作觀念前還會對新舊兩種觀念進行對比權(quán)衡，根據(jù)醫(yī)院自身實際情況判斷是否有必要更新工作觀念，待權(quán)衡得到肯定結(jié)果后，再將新的觀念逐個部門推廣。該醫(yī)院的做法切實提升了其整體對檔案管理工作重視程度的認識。

（二）幫助工作人員提升檔案管理能力。醫(yī)院檔案管理工作最終落實需要管理人員進行，檔案管理人員作為工作的直接落實者和參與者，其專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)會對檔案管理工作質(zhì)量及效率產(chǎn)生重要影響。因此，醫(yī)院必須幫助檔案管理人員提高實際工作能力，主要可以從三方面入手：首先，面向社會和高校招聘檔案管理人員時，應(yīng)提升招聘門檻，要求應(yīng)聘人員具有相應(yīng)工作經(jīng)驗或畢業(yè)于相關(guān)專業(yè)院校。其次，醫(yī)院可以采用試崗的方式招聘新員工，允許檔案管理人員正式入職前在管理部門進行試崗，最終根據(jù)其試崗成績決定是否簽訂聘任合同。最后，醫(yī)院對于已經(jīng)在崗的檔案管理人員應(yīng)定期組織培訓，引導其不斷進行相關(guān)工作能力和技巧的學習，在培訓中幫助員工建立理論知識體系，促使管理人員能夠更加順利地進行相關(guān)工作。且在培訓過程中，檔案管理人員的思想道德意識和工作態(tài)度也需要提升，醫(yī)院應(yīng)幫助工作人員端正工作態(tài)度，使管理人員形成對工作負責的態(tài)度。除此之外，隨著信息化辦公技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理人員需要具備相應(yīng)的信息技術(shù)應(yīng)用能力，同時可以熟練操作電子辦公軟件，提升軟件在醫(yī)院檔案管理工作中的使用率。為促使管理人員主動進行相關(guān)工作能力的學習，醫(yī)院可以建立合理的薪酬晉升調(diào)整機制，配合不定期開展的檔案管理能力考核，將考核結(jié)果作為晉升和調(diào)薪等機制的參考數(shù)據(jù)，激發(fā)員工工作積極性，達到提升員工檔案管理能力的目的。如：某醫(yī)院對檔案管理人員工作能力較為注重，自新員工招聘開始就對其工作能力進行考核，入職前需要對檔案管理工作的相關(guān)問題進行作答，達到70分以上方能進入醫(yī)院試崗。試崗結(jié)束正式簽訂勞動合同后，檔案管理人員也需要加強對工作技能的學習，并積極參加醫(yī)院組織的培訓活動，同時主動學習檔案管理技巧，包括電子檔案歸檔以及醫(yī)院檔案系統(tǒng)的日常維護等。該醫(yī)院的做法不僅最大限度地保障了醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，也能為工作人員謀求更好的職業(yè)發(fā)展道路。

（三）健全合理且完善的檔案管理機制。醫(yī)院的檔案數(shù)量大，且管理工作復雜，因此醫(yī)院為實現(xiàn)檔案的規(guī)范管理需要建立健全相應(yīng)的工作制度。工作制度的建立可按照醫(yī)院的實際經(jīng)營情況和檔案管理工作特點進行，以提高服務(wù)質(zhì)量，同時以為患者提供高效便捷的醫(yī)療服務(wù)為目的，在已有的工作制度上進行完善優(yōu)化，也可以引進先進的檔案管理工作制度，但要注意新舊制度的銜接工作平穩(wěn)展開。合理的檔案管理工作制度對醫(yī)院整體管理的規(guī)范化以及檔案保管、借閱等一系列工作展開都有積極作用。醫(yī)院必須對當前檔案管理工作中切實存在的問題進行研究，可以與其情況相似的醫(yī)院展開討論，通過經(jīng)驗交流獲取新的管理思路和經(jīng)驗教訓。同時完善的檔案管理機制需要承擔任務(wù)分配工作，將檔案管理工作的責任落實到個人，避免由于推卸責任導致檔案管理工作效率低的情況存在。除此之外，監(jiān)督部門也是檔案管理制度中的一環(huán)，醫(yī)院應(yīng)對檔案管理工作制定合理的考核標準，將工作質(zhì)量和效率等細節(jié)納入考核范圍，對工作優(yōu)異者給予鼓勵，同時懲戒批評違規(guī)操作的檔案管理人員，達到監(jiān)督和促進檔案管理工作切實落實的效果。如：某醫(yī)院在保障原有檔案管理工作的基礎(chǔ)上對相關(guān)的工作機制進行了優(yōu)化，要求檔案管理人員定期清點和整理檔案，同時要求檔案嚴禁隨意借閱，進入電子檔案庫查看和修改檔案必須提交檔案管理人員以及檔案借閱人員的兩個工作證號。此外，借閱紙質(zhì)文檔需要進行登記，登記內(nèi)容為借閱時間、歸還時間以及借閱人簽名，同時紙質(zhì)檔案借閱盡量避免借出原件，可以使用復印件。該醫(yī)院規(guī)范化檔案管理機制一經(jīng)建立使用，其內(nèi)部檔案管理工作便更加有序，同時醫(yī)院整體管理工作的開展也得到了有力的保障。

（四）進一步提高檔案管理信息化水平。我國各行業(yè)的辦公都進入信息化時代，醫(yī)院的檔案管理工作也不例外，在信息化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理模式應(yīng)隨著時代發(fā)展不斷更新。我國科學技術(shù)發(fā)展日新月異，檔案管理信息化技術(shù)也逐漸創(chuàng)新，醫(yī)院應(yīng)順應(yīng)潮流，積極改進檔案管理方式，促使檔案管理整體水平始終處于領(lǐng)先地位。提升醫(yī)院檔案的信息化管理水平也是醫(yī)護人員和患者的實際需求。信息化檔案管理工作的優(yōu)勢在于以下幾點：第一，可以降低檔案存儲所需的空間，同時更加方便對檔案內(nèi)容的搜索和查閱。第二，有利于降低醫(yī)院在檔案管理工作中的人力、物力以及資金的成本投入。第三，當下患者和醫(yī)護人員需要更加迅速和高效的檔案服務(wù)，通過提升檔案管理信息化的方式，患者可以直接使用移動客戶端等方式直接查詢所需信息，極大優(yōu)化了就醫(yī)體驗?？傊?，醫(yī)院檔案采用信息化方式進行管理是時代發(fā)展的必然趨勢。除此之外，檔案管理信息化還能夠彌補紙質(zhì)檔案不易保存的缺陷，電子檔案不容易受保存環(huán)境及外力破壞等因素影響，對于重要的資料能夠起到更加全面的保護作用。同時在使用信息化手段進行檔案管理時，醫(yī)院需要注意檔案使用權(quán)限的控制，避免無關(guān)人員隨意查看和篡改檔案，并做好檔案備份工作，避免軟件損壞給醫(yī)院檔案管理工作帶來嚴重損失。如：某醫(yī)院聯(lián)合當?shù)貛准裔t(yī)院建立了醫(yī)療信息共享平臺，將患者病例在平臺上共享，打破信息的鎖閉，通過信息化檔案管理的方式實現(xiàn)信息共享，患者不論在哪個醫(yī)院就醫(yī)，只需輸入身份證號碼，醫(yī)護人員即可獲得患者的既往病史，及時制定適當?shù)闹委煼桨浮?/p>

（五）建立獨立的醫(yī)院檔案管理部門。為切實保障醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化，醫(yī)院可以著手建立獨立的檔案管理部門，將檔案分門別類由專業(yè)管理人員單獨整理。檔案管理部門的建立也可以促使醫(yī)院其他部門的醫(yī)護人員有更多精力進行本職工作，同時責任到人，制度可以更加順利地落實。

三、結(jié)語

總而言之，對醫(yī)院檔案展開規(guī)范化管理能夠使醫(yī)院的整體經(jīng)營效率得到提升。完整的醫(yī)院檔案能為后續(xù)醫(yī)療工作提供有力參考，同時還可以豐富醫(yī)院的內(nèi)部文化建設(shè)。因此，創(chuàng)新檔案管理思路是檔案管理的首要任務(wù)。