基于過(guò)程監(jiān)控與辦公自動(dòng)化探討高校教學(xué)秘書(shū)日常工作技能提升

呂世杰　王治國(guó)

摘 要：高校教學(xué)秘書(shū)在基層教學(xué)管理處于樞紐的地位，繁雜的工作內(nèi)容需要依靠現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)處理。因此，本研究以?xún)?nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，在Excel中采用VBA程序設(shè)計(jì)，進(jìn)行考試隨機(jī)排位及監(jiān)考教師指派系統(tǒng)研制。詳細(xì)闡述了設(shè)計(jì)思路和具體功能，并部分展示界面、輸出、程序設(shè)計(jì)內(nèi)容，旨在為有計(jì)算機(jī)程序設(shè)計(jì)基礎(chǔ)的教學(xué)秘書(shū)提供思路，以解放思想、開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)程序，幫助處理日常工作，緩解工作壓力的同時(shí)能夠更好地服務(wù)于學(xué)校師生。

關(guān)鍵詞：高校;教學(xué)秘書(shū);VBA程序設(shè)計(jì);計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)

【中圖分類(lèi)號(hào)】G【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B【文章編號(hào)】1008-1216（2020）06B-0123-03

高校教學(xué)秘書(shū)在基層教學(xué)管理處于樞紐的地位和作用，是連接教師、學(xué)生、教務(wù)處、教學(xué)院長(zhǎng)以及其他同行院系的中間節(jié)點(diǎn)。這注定了教學(xué)秘書(shū)工作不僅繁雜，而且工作的勞動(dòng)強(qiáng)度和處理各種事情的頻率居高不下。自每學(xué)期開(kāi)學(xué)之始至學(xué)期結(jié)束，教學(xué)秘書(shū)為應(yīng)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)工作，其精神始終處于高度緊張狀態(tài);大量的溝通和繁雜的內(nèi)容使其始終處于忙碌狀態(tài)。因此，高校教學(xué)秘書(shū)比較容易發(fā)生職業(yè)倦怠，也比較容易產(chǎn)生心理、身體甚至家庭等各方面的問(wèn)題。

為解決教學(xué)秘書(shū)的這一困境，緩解其勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率，本研究基于內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)教務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)“考試隨機(jī)排位及監(jiān)考教師指派系統(tǒng)”，希望能夠借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和簡(jiǎn)單的程序設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)出操作靈活、符合內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)教學(xué)秘書(shū)的微軟件，旨在為有計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)的教學(xué)秘書(shū)和計(jì)算機(jī)從業(yè)人員提供思路，降低教學(xué)秘書(shū)工作方面的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高辦公自動(dòng)化水平。

一、教學(xué)秘書(shū)日常工作與系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路對(duì)接

首先，在教務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出學(xué)院教師清單、學(xué)院課程清單、學(xué)院學(xué)生清單、學(xué)院班級(jí)清單以及各學(xué)期期末考試清單。在此基礎(chǔ)上，按照工作模塊分為三個(gè)，分別是開(kāi)學(xué)初查課明細(xì)、期末統(tǒng)考考試和班級(jí)考試。這三個(gè)模塊由于受工作時(shí)間的差異影響，會(huì)形成不同的材料，部分材料需要留存或進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。因此，繼續(xù)細(xì)化為主考教師清單、教師監(jiān)考通知單和學(xué)生考場(chǎng)簽名單，其中教師監(jiān)考通知單要進(jìn)一步留存，以后需要計(jì)算監(jiān)考教師工作量。各層次以及各個(gè)節(jié)點(diǎn)之間的關(guān)系見(jiàn)圖1。

二、基于Excel的表格設(shè)計(jì)及過(guò)程安排

首先，我們需要在一個(gè)Excel工作簿中建立一個(gè)工作表（Sheet1或其他）并進(jìn)行命名，用于進(jìn)行系統(tǒng)說(shuō)明和執(zhí)行操作（命名為“操作及說(shuō)明”）。然后根據(jù)教務(wù)系統(tǒng)需要導(dǎo)出的內(nèi)容和學(xué)院相關(guān)信息，分別添加并命名“教師信息”“班級(jí)信息”“學(xué)生信息”“實(shí)課程信息”“課程信息”“已經(jīng)錄好的任務(wù)書(shū)”“期末安排清單”和“期末安排信息”工作表，其中“教師信息”“班級(jí)信息”“學(xué)生信息”“已經(jīng)錄好的任務(wù)書(shū)”和“期末安排清單”分別對(duì)應(yīng)“學(xué)院教師清單”“學(xué)院班級(jí)清單”“學(xué)院學(xué)生清單”“學(xué)院課程清單”和“期末考試清單”而“實(shí)課程信息”“課程信息”和“期末安排信息”主要裝載學(xué)院專(zhuān)業(yè)課信息、學(xué)院全部課程信息和期末考試表個(gè)模板及課程信息。

其次，考慮輸出表格，“開(kāi)學(xué)初查課明細(xì)”“各系課程考試清單”“學(xué)院班級(jí)考試清單”“專(zhuān)業(yè)課考試清單”“主考教師清單”“教師監(jiān)考通知單”“學(xué)生考場(chǎng)簽名單”和“監(jiān)考工作量”清單都需要輸出，其中這些輸出可以分為三類(lèi)，分別為一次性輸出類(lèi)，累加性輸出類(lèi)和動(dòng)態(tài)輸出類(lèi)。其中“開(kāi)學(xué)初查課明細(xì)”“學(xué)生考場(chǎng)簽名單”和“專(zhuān)業(yè)課考試清單”屬于一次性輸出內(nèi)容，“教師監(jiān)考通知單”“監(jiān)考工作量”清單屬于累加性輸出內(nèi)容，其余屬于動(dòng)態(tài)輸出內(nèi)容。

最后，考慮按鈕功能及代碼，“開(kāi)始使用”按鈕是根據(jù)教務(wù)系統(tǒng)相關(guān)清單和各學(xué)院預(yù)設(shè)內(nèi)容，進(jìn)行各種信息的初步匹配;“初始化信息”形成“實(shí)課程清單”，用于安排專(zhuān)業(yè)課監(jiān)考之用，在這里存在一個(gè)“監(jiān)考安排”按鈕，其功能不僅形成“考試簽名單”，也能夠?qū)⒔處煴O(jiān)考記錄進(jìn)行存儲(chǔ)?！伴_(kāi)學(xué)初查課明細(xì)”按鈕實(shí)現(xiàn)輸出開(kāi)學(xué)初查課明細(xì)清單?！敖y(tǒng)考及專(zhuān)業(yè)安排”按鈕，實(shí)現(xiàn)輸出各統(tǒng)考課考試清單和學(xué)院專(zhuān)業(yè)班級(jí)的統(tǒng)考清單?！捌谀┍O(jiān)考教師安排”實(shí)現(xiàn)安排教師至學(xué)院專(zhuān)業(yè)班級(jí)的統(tǒng)考清單?！捌谀┌才徘鍐巍睂?shí)現(xiàn)原教務(wù)系統(tǒng)期末考試安排清單顯示，方便核對(duì)和檢查?！皩W(xué)院班級(jí)監(jiān)考錄入”實(shí)現(xiàn)學(xué)院專(zhuān)業(yè)班級(jí)統(tǒng)考清單的監(jiān)考教師工作量錄入?！扒宄荚嚰皩?zhuān)業(yè)”實(shí)現(xiàn)過(guò)程各個(gè)表格清除工作。

三、部分內(nèi)容細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)

（一）監(jiān)考安排

專(zhuān)業(yè)課考試一般是結(jié)課很快就進(jìn)行考試，其中存在授課教師教考、班主任監(jiān)考、隨機(jī)安排教師和制訂具體教師監(jiān)考等情況，因此，在設(shè)計(jì)過(guò)程中一定要存在這些候選項(xiàng)。同時(shí)，為了便于操作，我們想給哪個(gè)班級(jí)、哪個(gè)課程安排監(jiān)考工作，只需要在“實(shí)課程信息”清單中點(diǎn)擊相應(yīng)的條目，系統(tǒng)自動(dòng)記錄相關(guān)信息，然后按照提示逐一操作，完成教考工作安排，同時(shí)也完成了教師相應(yīng)工作量的錄入。操作界面見(jiàn)圖2。

根據(jù)監(jiān)考安排和具體功能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，輸出“考試簽名單”和“監(jiān)考通知單”，同時(shí)“監(jiān)考通知單”后續(xù)還要計(jì)算教師工作量，因此存在“教師工作量匯總”按鈕。各個(gè)清單的字段和內(nèi)容輸出詳見(jiàn)圖3（其中“考試簽名單”中“學(xué)號(hào)”和“學(xué)生姓名”已經(jīng)隱藏）。

（二）統(tǒng)考課程及專(zhuān)業(yè)課程考試安排

由于各個(gè)學(xué)院統(tǒng)考課程不一致，學(xué)院班級(jí)不一致，因此統(tǒng)考及專(zhuān)業(yè)安排需要?jiǎng)討B(tài)安排。這里設(shè)計(jì)時(shí)存在一個(gè)模板區(qū)域，工作表命名為“期末安排信息”。設(shè)計(jì)的學(xué)院課程名錄信息及字段位置見(jiàn)圖4。

在點(diǎn)擊“統(tǒng)考及專(zhuān)業(yè)安排”按鈕時(shí)，這里“課程名稱(chēng)”后的每一門(mén)課程都會(huì)是新輸出的工作表，且以K列課程名稱(chēng)命名工作表。統(tǒng)考課及學(xué)院班級(jí)課都有自己的模板，相應(yīng)的字段和格式詳見(jiàn)圖5。

四、“監(jiān)考安排”程序設(shè)計(jì)示例

Sub JkJshap_click（）

Dim A（6） As String

If ADDress_skchrow = 0 Then MsgBox "請(qǐng)選擇考試班級(jí)所在的行，謝謝"： Exit Sub

/*此處省略部分程序代碼*/

If Sheets（"實(shí)課程信息"）.Cells（8， 15） = "True" Then

jsrensh = Val（InputBox（"一般默認(rèn)60人以下為2名教師，每多30人添加一名教師，最多教師人數(shù)為6人，當(dāng)輸入0時(shí)系統(tǒng)根據(jù)班級(jí)人數(shù)自動(dòng)匹配"， "請(qǐng)輸入監(jiān)考教師人數(shù)"， 2））

If jsrensh < 0 Then MsgBox "監(jiān)考教師人數(shù)不能為負(fù)值！"： Exit Sub

If jsrensh = 0 Then

tstt = Val（Sheets（"實(shí)課程信息"）.Cells（10， 8））

If tstt <= 60 Then jsrensh = 2

If tstt > 60 And tstt <= 90 Then jsrensh = 3

If tstt > 90 And tstt <= 120 Then jsrensh = 4

If tstt > 120 And tstt <= 150 Then jsrensh = 5

If tstt > 150 Then jsrensh = 6

End If

End If

Call jsxxsort_click

If jsrensh > sum1 And jsrensh <= 6 Then

For i = sum1 + 1 To jsrensh

For j = 2 To JsxxHang

If Trim（Sheets（"教師信息"）.Cells（j， 2）） <> "" Then

ss = 0

For k = 1 To i

If Trim（Sheets（"教師信息"）.Cells（j， 2）） = A（k） Then ss = ss + 1

DoEvents

Next

If ss = 0 Then A（i） = Trim（Sheets（"教師信息"）.Cells（j， 2））： sum1 = sum1 + 1

End If

DoEvents

Next

DoEvents

Next

Else

jsrensh = sum1

End If

'查找重復(fù)教師

For i = 1 To jsrensh

For j = i + 1 To jsrensh

If A（i） = A（j） Then

MsgBox "安排教師存在重復(fù)，請(qǐng)更換教師"：

A（i） = Trim（InputBox（"請(qǐng)更換教師，注意教師一定為本學(xué)院教師，輸入后系統(tǒng)不再矯正信息！"， "更換教師提示信息"， A（i）））

End If

DoEvents

Next

DoEvents

Next

'生成考試簽名單

UserForm1.Show

ksxq1 = Trim（InputBox（"比如：東校區(qū)、西校區(qū)、南校區(qū)、新區(qū)等！"， "考試校區(qū)提示信息"， "西校區(qū)"））

ksjxl1 = Trim（InputBox（"比如：主樓、逸夫樓、博學(xué)樓、勤學(xué)樓、新區(qū)A座"， "考試校區(qū)提示信息"， "博學(xué)樓"））

ksjsh1 = Trim（InputBox（"比如：102、303、A104、B506、理學(xué)院101等"， "考試校區(qū)提示信息"， "305"））

ss = 1

Sheets（"考試班學(xué)生信息"）.Visible = True

Sheets（"考試班學(xué)生信息"）.Select

Sheets（"考試班學(xué)生信息"）.Range（"A2：D65536"）.Clear

XsxxHang = Sheets（"學(xué)生信息"）.UsedRange.Rows.Count

For i = 2 To XsxxHang

If InStr（banjim， Trim（Sheets（"學(xué)生信息"）.Cells（i， 7））） <> 0 Then

ss = ss + 1

Sheets（"考試班學(xué)生信息"）.Cells（ss， 1） = Sheets（"學(xué)生信息"）.Cells（i， 1）

Sheets（"考試班學(xué)生信息"）.Cells（ss， 2） = Sheets（"學(xué)生信息"）.Cells（i， 2）

Sheets（"考試班學(xué)生信息"）.Cells（ss， 3） = Sheets（"學(xué)生信息"）.Cells（i， 7）

Sheets（"考試班學(xué)生信息"）.Cells（ss， 4） = Int（Rnd（） * 10000 + 1）

End If

DoEvents

Next

/*此處省略部分程序代碼*/

Sheets（"教師信息"）.Visible = False

Sheets（"班級(jí)信息"）.Visible = False

Sheets（"監(jiān)考通知單"）.Visible = True

MsgBox "程序執(zhí)行完畢！"

End Sub

五、總結(jié)與展望

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展大大減輕了我們?nèi)粘５墓ぷ髁?，然而?shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公只靠常規(guī)的操作，越來(lái)越難以滿(mǎn)足工作需求，所以程序設(shè)計(jì)就變得非常有必要。教學(xué)秘書(shū)的日常工作離不開(kāi)電腦和網(wǎng)絡(luò)，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和簡(jiǎn)單的程序設(shè)計(jì)，滿(mǎn)足基于教務(wù)系統(tǒng)一些繁雜工作需求，不僅保障了教學(xué)秘書(shū)工作質(zhì)量，也給予教學(xué)秘書(shū)更多的時(shí)間思考教學(xué)管理的環(huán)節(jié)工作內(nèi)容，更好地服務(wù)于學(xué)校師生[5]。因此，教學(xué)秘書(shū)的人才錄用該考慮計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，考慮應(yīng)聘者在處理工作事物的細(xì)節(jié)和耐心，同時(shí)建議考慮教學(xué)秘書(shū)基于軟件操作的基本程序設(shè)計(jì)能力。

基金項(xiàng)目： 內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)教改項(xiàng)目（JGYB201750）。

參考文獻(xiàn)：

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[3]薛寶穎.對(duì)高校教學(xué)秘書(shū)工作的認(rèn)識(shí)與思考[J].河北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（農(nóng)林教育版），2009，（3）.

[4]呂世杰，劉紅梅，米智勇.高校教學(xué)秘書(shū)文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用[J].內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2012，（1）.