提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

摘 要：隨著時代的進步，社會的發(fā)展，信息化已經(jīng)是發(fā)展的必然趨勢。為了能夠滿足當(dāng)下社會的發(fā)展需求，推動我國社會經(jīng)濟的前行，相關(guān)部門需將檔案管理信息化作為工作重心。本文對當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進行分析研究，并提出了相應(yīng)的解決措施，具體如下。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);優(yōu)點;問題;有效策略

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理信息化重視程度有待加強

據(jù)調(diào)查了解，當(dāng)前我國部分事業(yè)單位將重心放在人才培養(yǎng)上，對檔案管理工作的重視度不足，并認(rèn)為相關(guān)工作人員只用負(fù)責(zé)各部門的檔案管理即可，未能正確認(rèn)識到各部門之間的聯(lián)系。同時部分工作人員在開展檔案質(zhì)量分類工作時，為嚴(yán)格按照檔案管理信息化建設(shè)的根本操作，該形勢嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率及質(zhì)量，制約了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展進程[1]。其次，事業(yè)單位作為我國直屬單位，與國家的社會經(jīng)濟發(fā)展有著密切關(guān)聯(lián)，而檔案管理信息化可有效降低單位的成本支出，提高單位的經(jīng)濟效益，為國家創(chuàng)收更高的收益，因此高層需對此加強重視度，提升檔案信息化的利用率，從而才能推動事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

1.2 缺乏相應(yīng)的專業(yè)檔案管理人才

若想提高事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)進程，需要有專業(yè)人才及技術(shù)的支撐。而影響我國事業(yè)單位檔案管理工作效率的主要因素是由于單位內(nèi)部缺乏相應(yīng)的技術(shù)人才，因此導(dǎo)致無法有效提升檔案管理的整體質(zhì)量水平。據(jù)調(diào)查了解，部分事業(yè)單位檔案管理部門工作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)技能水平，同時年齡普遍較高，其學(xué)習(xí)能力以及理解能力已經(jīng)無法跟上時代發(fā)展的步伐，以至于不符合檔案管理信息化建設(shè)的根本需求[2]。隨著我國科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛運用在各行各業(yè)中，因其有著提高工作效率及質(zhì)量的優(yōu)勢，因此相關(guān)部門需不斷的引進高素質(zhì)、高水平人才，并加強內(nèi)部人才培養(yǎng)力度，從而才能為檔案管理信息化建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)。

1.3 未建立統(tǒng)一完善的信息化檔案管理機制

為了滿足當(dāng)下社會發(fā)展的需求，部分事業(yè)單位也在不斷加大檔案管理信息化的投入力度，并對原有的管理模式進行改革，該形勢已經(jīng)起到了良好的結(jié)果。但是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)進程還少許緩慢，且不夠統(tǒng)一及標(biāo)準(zhǔn)化，相關(guān)部門工作人員在開展工作時存在一定的懈怠，引起該問題的主要因素是由于單位內(nèi)部的檔案管理制度不健全，未能形成完整的檔案管理體系，并未能明確發(fā)展目標(biāo)及動向，因此嚴(yán)重影響了檔案管理信息化的發(fā)展，并加大了檔案管理工作順利開展的難度。

2 提升事業(yè)單位檔案管理信息化的有效策略

2.1 建立健全可靠的檔案管理體系

眾所周知，完善的管理體系不僅能夠有效提高工作效率及質(zhì)量，更能夠為推動檔案管理信息化建設(shè)的順利開展奠定堅實的基礎(chǔ)。因此相關(guān)部門需對此加強重視度，根據(jù)單位的實際情況及未來發(fā)展需求制定合理的管理制度，確保該制度的切實可行性，并落實到部門、落實到個人，使其形成相對較為完整的管理體系。同時可根據(jù)各環(huán)節(jié)所負(fù)責(zé)的內(nèi)容劃分相應(yīng)的職責(zé)范圍，并制定相應(yīng)的考核指標(biāo)，采用獎懲方式，將及績效考核的結(jié)果與工作人員的薪資待遇掛鉤，該方式不僅可以起到督促作用，使其能夠嚴(yán)格按照制度標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范自身操作行為，更可以有效調(diào)動工作人員的工作積極性[3]。其次，檔案管理系統(tǒng)的建立也是較為重要的環(huán)節(jié)，需在內(nèi)容中添加各類信息的匯總及檢索工具，該方式可有效提高工作效率，保證檔案管理信息化得以快速發(fā)展。

2.2 加強對檔案管理人員綜合能力的培訓(xùn)

工作人員作為檔案管理工作的參與者與實施者，其專業(yè)技能水平及綜合素養(yǎng)與檔案管理信息化工作的開展有著密切關(guān)聯(lián)，因此相關(guān)部門需加強重視度，定期展開培訓(xùn)工作，并根據(jù)工作人員的實際情況及單位發(fā)展需求制定合理的培訓(xùn)方案，如計算機知識、檔案管理信息化操作、檔案平臺的安全性等一系列技能，切實提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保其能夠為檔案管理信息化建設(shè)提供有力幫助。同時因檔案管理信息化不僅要求有充足的檔案管理經(jīng)驗還需具有一定的計算機技術(shù)，因此在開展招聘工作時，需提高招聘門檻，為單位引進同時具備這兩項技能的復(fù)合型人才，打造一支高素質(zhì)、高水平、高質(zhì)量的專業(yè)隊伍。

2.3 加大對相關(guān)信息技術(shù)及設(shè)備資源的投入力度

事業(yè)單位若想更好地實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，不僅要制定完善的管理體系、提高工作人員專業(yè)水平，還應(yīng)當(dāng)在硬件的投入上給予一定的支持，以此來滿足單位發(fā)展的實際需求。同時還需及時引進較為先進的信息技術(shù)以及軟件，并定期進行升級作業(yè)，以便于該軟件能夠為檔案管理工作提供更好的服務(wù)。在此需注意的是，在升級時需及時保存相應(yīng)的檔案資料，避免發(fā)生意外丟失現(xiàn)象。同時事業(yè)單位的檔案資料具有一定的私密性，因此還需做好檔案保護工作，采用信息加密技術(shù)以及防火墻技術(shù)來確保檔案信息的安全性，避免資料遭遇惡意篡改，給單位造成較大的經(jīng)濟損失。其次，檔案信息因涉及內(nèi)容較多，相關(guān)工作人員需建立完善的檢索以及傳輸系統(tǒng)，以便于后期能夠更加便捷的查找及傳輸相應(yīng)的檔案信息，以此來提升檔案管理信息化的利用率，推動事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展[4]。

2.4 提高事業(yè)單位各部門對檔案管理信息化的重視度

若想提升檔案管理的信息化，各部門需對該工作加強重視度，并正確認(rèn)識到檔案管理信息化所帶來的便捷及安全性。同時需加大現(xiàn)代信息化宣傳力度，在單位內(nèi)部樹立正確的檔案管理理念，鼓勵工作人員及時順應(yīng)時代的發(fā)展運用各種信息技術(shù)手段來開展后續(xù)工作。在此需注意的是，在轉(zhuǎn)變檔案管理模式的同時也應(yīng)當(dāng)保存原有的紙質(zhì)檔案，確保各類檔案資料具有一定的權(quán)威性。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案作為事業(yè)單位的重要資源，對單位的發(fā)展有著積極推動作用，相關(guān)管理人員不僅要保證檔案信息的安全性，還應(yīng)當(dāng)提升檔案管理的整體水平。檔案管理信息化建設(shè)不僅可以提升檔案管理效率，還能夠幫助企業(yè)突破發(fā)展的局限。因此各事業(yè)單位需合理運用該技術(shù)手段，采用相應(yīng)的措施來提升單位內(nèi)部檔案管理信息化水平。

參考文獻(xiàn)

[1]何曉晶，黃麗華.科技成果推廣助力檔案科技發(fā)展——“十二五”時期國家檔案局科技項目推廣概況[J].中國檔案，2016（12）：58-60.

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[3]本刊編輯部.凝聚思想共識強化責(zé)任擔(dān)當(dāng)——各地檔案部門深入學(xué)習(xí)貫徹黨的十九屆四中全會精神[J].中國檔案，2019（12）：19-21.

[4]郭夢茜.大數(shù)據(jù)時代公共事業(yè)單位管理型會計信息化技術(shù)發(fā)展路徑[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2020（01）：226-227.

作者簡介

孫明艷（1973-），女，漢族，河南周口人，大專，現(xiàn)任職稱中級館員，漢語言文學(xué)專業(yè)，研究方向：檔案管理。