企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理

俞曉菁

摘 要：在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理中，就品類多樣的文獻(xiàn)資料，不斷增多的數(shù)據(jù)整理，以及繁多、復(fù)雜的歸檔分類，需要投入諸多的財(cái)力、物力和人力，才能完善文書(shū)檔案管理，但在科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度越來(lái)越快的新時(shí)代，這種傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式，已經(jīng)不能使我們的工作、生活需要得到滿足，因此急需實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理信息化管理。對(duì)此，本文主要分析了企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理的意義，同時(shí)對(duì)企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理措施進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè);文書(shū)檔案;信息化管理

企業(yè)文書(shū)檔案即企業(yè)在開(kāi)展各項(xiàng)管理活動(dòng)過(guò)程中形成的保存價(jià)值較高的信息記錄。新形勢(shì)下，企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)以及企業(yè)個(gè)人，在開(kāi)展文書(shū)檔案管理過(guò)程中均需要借助信息化手段。和傳統(tǒng)的檔案管理相比較而言，這種以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的管理方式具有諸多優(yōu)勢(shì)，如檔案信息存儲(chǔ)周期長(zhǎng)、檔案信息存儲(chǔ)量大、檔案信息瀏覽方式快速和便捷等。對(duì)此，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理具有極其重大的意義。

1 企業(yè)實(shí)施文書(shū)檔案管理信息化的意義

首先，信息交互。以往的檔案管理主要以紙質(zhì)版檔案為主，而用電子檔案代替紙質(zhì)檔案后，在儲(chǔ)存方式上發(fā)生了顯著改變，和傳統(tǒng)檔案管理相比較而言，其和當(dāng)前的工作需要相符，大部分企業(yè)出現(xiàn)諸多不重要的信息，這既為工作人員的查詢帶來(lái)了極大的不便，同時(shí)也造成了信息資源被浪費(fèi)，而在文書(shū)檔案管理中合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)，可以借助構(gòu)建信息交互系統(tǒng)，使檔案管理途徑得到豐富，進(jìn)一步開(kāi)發(fā)信息資源，同時(shí)共享信息資源。

其次，管理效果。在文書(shū)檔案管理中，信息技術(shù)在所有環(huán)節(jié)中均得以體現(xiàn)，檔案管理者的工作量顯著減輕，同時(shí)工作效率得到了提升，可以借助計(jì)算機(jī)查閱和統(tǒng)計(jì)檔案，在需要編輯檔案的過(guò)程，可以直接利用計(jì)算機(jī)操作，把目的文件找到，同時(shí)做好修改工作。

再次，傳輸方式。以往在傳遞檔案信息的過(guò)程中，主要是借助郵政系統(tǒng)，需要很長(zhǎng)的時(shí)間，同時(shí)檔案丟失率時(shí)有出現(xiàn)，帶給了企業(yè)巨大經(jīng)濟(jì)損失，但實(shí)現(xiàn)管理信息化后，文件可以在線傳輸，既促進(jìn)了傳輸速度加快，同時(shí)信息安全也得到了有效保證。

最后，儲(chǔ)存穩(wěn)定性。文書(shū)檔案信息化管理可以借助保證長(zhǎng)時(shí)間保存檔案，同時(shí)不會(huì)受到任何因素的影響，儲(chǔ)存方式十分豐富，便捷，查詢方便[1]。

2 企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理

2.1 創(chuàng)新檔案管理理念，樹(shù)立信息管理意識(shí)

與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理理念，是確保有效開(kāi)展檔案信息化工作的關(guān)鍵，只有創(chuàng)新檔案管理人員的理念，才能把信息化建設(shè)工作切實(shí)落到實(shí)處，只有提高了檔案管理人員的意識(shí)，才可以從思想上有效創(chuàng)新相關(guān)工作。就企業(yè)文書(shū)檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)而言，要樹(shù)立先進(jìn)的部門管理觀念，充分了解到信息技術(shù)在檔案管理工作中所發(fā)揮的重要作用，從革新觀念入手，在企業(yè)中發(fā)揮自身榜樣作用，確保文書(shū)檔案信息化管理工作順利開(kāi)展[2]。此外，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)把協(xié)調(diào)規(guī)劃工作切實(shí)做好，加大財(cái)政支持力度，從物質(zhì)上確保檔案管理信息化工作的順利開(kāi)展。文書(shū)檔案管理人員的自身工作水平和整個(gè)檔案信息化管理的質(zhì)量息息相關(guān)，所以，其要積極加大自身信息化思想建設(shè)力度，和時(shí)代發(fā)展保持同步，逐漸從傳統(tǒng)管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，在確保正常開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，促進(jìn)工作效率有效提升。

2.2 完善文書(shū)檔案管理制度

企業(yè)在開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程中，建立健全管理制度可以給予相關(guān)管理人員的管理方式與行為有效指導(dǎo)和約束，因此企業(yè)必須對(duì)文書(shū)檔案管理制度的建立健全引起重視。企業(yè)應(yīng)再次細(xì)化當(dāng)前實(shí)施的文書(shū)檔案管理制度，加大信息化建設(shè)力度[3]。企業(yè)要將高效的文書(shū)檔案管理機(jī)制予以建立，用規(guī)范的制度對(duì)員工的行為進(jìn)行約束，以此促進(jìn)管理水平顯著提高，第一時(shí)間優(yōu)化文書(shū)檔案的工作流程。在文書(shū)檔案管理中，著重分析檔案信息的排布規(guī)則、紙型、字體字號(hào)等內(nèi)容，在開(kāi)展信息化建設(shè)的過(guò)程中嚴(yán)格按照制度規(guī)范，在企業(yè)文書(shū)檔案管理中充分滲透信息化，對(duì)文書(shū)檔案工作流出作出明確規(guī)定，以此使企業(yè)檔案信息的安全性得到保證。此外，企業(yè)還應(yīng)不斷完善文書(shū)檔案文件簽發(fā)制度，對(duì)相關(guān)文件的辦理程序、格式等進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確定其是否和標(biāo)準(zhǔn)操作要求相符。同時(shí)，相關(guān)人員必須加大對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)、了解力度，同時(shí)在開(kāi)展檔案管理中和企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況以及系統(tǒng)法規(guī)相結(jié)合。要嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)開(kāi)展管理工作，嚴(yán)格實(shí)施國(guó)家相關(guān)檔案法規(guī)，依法辦理檔案，構(gòu)建完善的檔案信息化建設(shè)的規(guī)章制度。有必要重視制定檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，當(dāng)企業(yè)制定好一個(gè)適合自己需要的標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)對(duì)四大要素進(jìn)行參考，即行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 提高檔案人員的綜合素質(zhì)

首先，加大硬件建設(shè)和投入力度，對(duì)硬環(huán)境予以改善，促進(jìn)檔案人員業(yè)務(wù)技能增強(qiáng)，據(jù)相關(guān)實(shí)踐證實(shí)，只有配備齊全的現(xiàn)代化硬件設(shè)施，檔案人員才可以借助了解、學(xué)習(xí)和熟練運(yùn)用這些設(shè)備設(shè)施，促進(jìn)其管理水平、業(yè)務(wù)技能增強(qiáng)。其次，運(yùn)用“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”的模式，逐漸將終身教育機(jī)制形成，確保檔案人員素質(zhì)在時(shí)代的發(fā)展下變得越來(lái)越強(qiáng)，借助積極學(xué)習(xí)，掌握更多的知識(shí)，這是促進(jìn)素質(zhì)提升的重要渠道，要就企業(yè)檔案熱源構(gòu)建學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，在業(yè)務(wù)考核中納入進(jìn)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)。最后，加強(qiáng)檔案部門之間以及區(qū)域間系統(tǒng)合作，借助交流，對(duì)優(yōu)秀企業(yè)借助檔案資源展開(kāi)知識(shí)創(chuàng)新和轉(zhuǎn)化的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行學(xué)習(xí)，利用現(xiàn)代通訊、網(wǎng)絡(luò)等高科技手段，促進(jìn)檔案人員和部門信息源增多。

2.4 做好管理平臺(tái)建設(shè)

文書(shū)檔案信息化管理的實(shí)施必須以信息系統(tǒng)為支撐[4]。現(xiàn)階段，各企業(yè)均開(kāi)了豐富的信息系統(tǒng)，這些系統(tǒng)的使用和功能均不相同，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)方式、數(shù)據(jù)基礎(chǔ)以及構(gòu)架也有所差異，在今后實(shí)施過(guò)程中，在信息系統(tǒng)建設(shè)制度上，應(yīng)確保使用標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性，加大所有系統(tǒng)互通性和兼容性的力度，為大數(shù)據(jù)分析奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

具體到某一個(gè)企業(yè)的文書(shū)檔案信息系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，需要對(duì)下述幾個(gè)方面引起重視：首先，要對(duì)數(shù)據(jù)的兼容性提高重視程度，現(xiàn)階段，文檔一體化建設(shè)工作和其他的系統(tǒng)在業(yè)務(wù)上有著極為密切的聯(lián)系，構(gòu)建接口，使數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性得到保證極為關(guān)鍵。其次，要構(gòu)建和用戶期待相符的頁(yè)面設(shè)計(jì)，借助調(diào)研發(fā)現(xiàn)，設(shè)計(jì)得較好的信息系統(tǒng)界面都十分簡(jiǎn)潔，具有較為復(fù)雜的內(nèi)部數(shù)據(jù)構(gòu)成，但用戶操作很方便、快捷，簡(jiǎn)單操作便能使用戶的需求得到滿足。最后，要注重對(duì)信息安全工作的研究。信息安全工作和信息利用工作的重要性相同，信息安全是信息利用的重要前提，信息安全的最終目的便是信息利用。要大力研究信息安全問(wèn)題，積極探索，將科學(xué)的信息安全管理機(jī)制形成。

3 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)文書(shū)檔案的信息化管理既充分體現(xiàn)了檔案工作自身的發(fā)展與進(jìn)步，同時(shí)也是信息技術(shù)不斷發(fā)展的要求所在，企業(yè)文書(shū)檔案管理從傳統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒?，除了要提高管理方式之外，同時(shí)還要積極革新管理理念。只有和技術(shù)發(fā)展的腳步保持同步，將文書(shū)檔案信息化管理工作切實(shí)做好，才可以使企業(yè)文書(shū)檔案的價(jià)值最大化發(fā)揮出來(lái)，為促進(jìn)企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力增強(qiáng)發(fā)揮自身積極作用。

參考文獻(xiàn)

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