流動(dòng)人員人事檔案管理優(yōu)化探究

梁阿麗

摘?要：本文通過(guò)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理的重要性和相關(guān)內(nèi)容入手，闡述了當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問(wèn)題，從而有針對(duì)性地提出解決問(wèn)題的對(duì)策，以期通過(guò)本文的研究能夠驅(qū)動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案優(yōu)化管理，促進(jìn)人才合理流動(dòng)，充分開(kāi)發(fā)人才資源，推動(dòng)社會(huì)的更好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員?人事檔案管理?問(wèn)題?對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A?文章編號(hào)：1003-9082（2020）10-00-01

一、流動(dòng)人員人事檔案相關(guān)概念闡述和重要性分析

1.流動(dòng)人員人事檔案相關(guān)概念闡述

人事檔案是記錄一個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、社會(huì)經(jīng)歷的原始文件材料，是反映個(gè)人經(jīng)歷、德才的真實(shí)記錄，具有真實(shí)有效性。

流動(dòng)人員人事檔案管理是檔案管理部門(mén)對(duì)流動(dòng)人員個(gè)人檔案的收集、整理、保管、轉(zhuǎn)遞的活動(dòng)，在個(gè)人升學(xué)、工作之際發(fā)揮著重要的作用。

2.流動(dòng)人員人事檔案的重要性分析

第一，可以為用人單位提供應(yīng)聘人員的學(xué)歷、經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲等各類背景信息，輔助用人單位做好員工的招聘錄用工作;第二，幫助用人單位了解員工在教育培訓(xùn)、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)考核、職稱評(píng)定、獎(jiǎng)懲等方面的信息，以便用人單位選拔和使用人才;第三，為機(jī)關(guān)企事業(yè)單位提供存檔人員錄用考察、因公出國(guó)政審，為部隊(duì)提供存檔人員參軍政審，為黨組織提供入黨政審等;第四，在辦理社會(huì)保險(xiǎn)過(guò)程中，可以通過(guò)查閱人事檔案來(lái)協(xié)助辦理社保和退休;第五，依據(jù)檔案記載為存檔人員出具相關(guān)證明。

二、流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案管理不規(guī)范，檔案移交不及時(shí)

從學(xué)校方面來(lái)說(shuō)，一是學(xué)生從高中升入大學(xué)之際檔案的轉(zhuǎn)移過(guò)程不規(guī)范，容易造成檔案丟失或缺失的現(xiàn)象;二是學(xué)生在校期間的檔案管理不統(tǒng)一、不規(guī)范，從學(xué)生檔案的密封印章中就可以看出一二，有學(xué)生工作處、教務(wù)處、就業(yè)指導(dǎo)中心、團(tuán)支部、黨支部等。學(xué)生畢業(yè)之后檔案向當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)流動(dòng)的方式也不規(guī)范、不統(tǒng)一，有學(xué)校直接郵寄的，也有學(xué)生自帶的，雜亂無(wú)章的現(xiàn)象比比皆是。從用人單位方面來(lái)說(shuō)，有人事保管權(quán)的用人單位在員工離職、辭退后，員工個(gè)人人事檔案移交嚴(yán)重滯后，甚至交由本人自行帶回處理;無(wú)人事保管權(quán)的用人單位擅自保管員工人事檔案，造成檔案開(kāi)封、破損、丟失等問(wèn)題。

2.檔案管理方式陳舊，信息化管理不到位

現(xiàn)如今流動(dòng)人員的檔案管理方式還是非常落后的，檔案相關(guān)管理部門(mén)目前還是傳統(tǒng)的“手工”管理辦法，檔案的收集、整理、歸納等依靠人工完成，費(fèi)時(shí)費(fèi)力不說(shuō)，也容易造成數(shù)據(jù)丟失，缺乏統(tǒng)一的檔案管理應(yīng)用軟件和信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，沒(méi)有形成專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，也沒(méi)有電子檔案，無(wú)法提供便捷的網(wǎng)絡(luò)查詢檔案等業(yè)務(wù)，檔案管理信息化技術(shù)利用有限，為檔案管理部門(mén)和服務(wù)對(duì)象都帶來(lái)不便。

3.檔案管理人才缺少，專業(yè)化管理不及格

流動(dòng)人員檔案管理相關(guān)部門(mén)，學(xué)校、人才服務(wù)機(jī)構(gòu)、用人單位人力資源處，總體而言都缺乏專業(yè)的檔案管理人才，其檔案管理人員大多數(shù)都是半路出家，并非“科班出身”，參加檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)專業(yè)培訓(xùn)機(jī)會(huì)有限，檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)整體上都不太高，而且檔案管理人員更替、流動(dòng)比較頻繁，這一系列都造成流動(dòng)人員人事檔案專業(yè)化管理不及格。

4.檔案管理意識(shí)薄弱，主觀重視程度不足

于學(xué)校、學(xué)生而言，學(xué)校管理者更重視的是學(xué)生的升學(xué)率和就業(yè)率，檔案只是其附屬品;學(xué)生則注重自身的工作能力和工作技能培養(yǎng)，忽視了人事檔案在個(gè)人職業(yè)生涯中的重要作用。于用人單位而言，員工的價(jià)值更多的在于為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，人事檔案則只在入職和離職時(shí)出現(xiàn)。于人才服務(wù)機(jī)構(gòu)而言，檔案管理是政府部門(mén)職能所在，屬公益性質(zhì)，業(yè)績(jī)體現(xiàn)有限，檔案管理工作得不到領(lǐng)導(dǎo)重視和經(jīng)費(fèi)支持。

三、流動(dòng)人員人事檔案管理優(yōu)化的對(duì)策建議

1.規(guī)范完善檔案轉(zhuǎn)遞流程和方式

檔案管理相關(guān)部門(mén)要遵照檔案管理規(guī)范和相關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)溝通、協(xié)調(diào)一致，學(xué)校、用人單位、人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要三方聯(lián)動(dòng)，學(xué)校應(yīng)明確規(guī)定好新生檔案接收、日常檔案管理、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞等工作細(xì)則;用人單位要做好員工在職期間的檔案保管、收集整理以及員工離職后的檔案轉(zhuǎn)遞工作，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要進(jìn)一步梳理規(guī)范工作流程，嚴(yán)把檔案“進(jìn)出口”關(guān)，發(fā)揮協(xié)調(diào)、聯(lián)系學(xué)校與用人單位的橋梁和紐帶作用，制定人事檔案三方流動(dòng)統(tǒng)一流程和規(guī)范，為流動(dòng)人員人事檔案合理規(guī)范流動(dòng)提供便捷。

2.建立檔案信息化管理服務(wù)平臺(tái)

首先，硬件方面需要配備先進(jìn)的電腦設(shè)備和無(wú)線網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建設(shè)一個(gè)現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室，為建立檔案信息化管理服務(wù)平臺(tái)做設(shè)備支持;其次，引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)，采集建立電子檔案，建立檔案信息庫(kù)，開(kāi)發(fā)一個(gè)全國(guó)統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息管理系統(tǒng)，提供檔案在線辦理業(yè)務(wù)，搭建網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)，為建立檔案信息化管理服務(wù)平臺(tái)做技術(shù)支持。

3.建設(shè)檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍

一支專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍不僅要對(duì)檔案管理的法律法規(guī)、政策等了如指掌，也要進(jìn)行相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相關(guān)系統(tǒng)平臺(tái)的管理使用方法。要將檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)常態(tài)化，定期安排檔案管理工作人員外出交流考察，與同級(jí)、上級(jí)檔案相關(guān)管理部門(mén)互相交流學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)不斷簡(jiǎn)化辦事程序，提高服務(wù)效率，讓提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)落實(shí)到提高服務(wù)效率和群眾滿意度上來(lái)。

4.強(qiáng)化檔案服務(wù)對(duì)象檔案意識(shí)

強(qiáng)化檔案意識(shí)要以學(xué)校為起點(diǎn)，高校就業(yè)指導(dǎo)中心要把檔案意識(shí)培訓(xùn)教育納入畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)工作體系當(dāng)中，通過(guò)舉辦專題講座、集中培訓(xùn)等方式讓畢業(yè)生強(qiáng)化檔案意識(shí);強(qiáng)化檔案意識(shí)要以社會(huì)為轉(zhuǎn)移，檔案管理相關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)檔案管理政策宣傳力度，有重點(diǎn)、有階段地宣傳檔案的重要性，如每年畢業(yè)季針對(duì)應(yīng)屆高校畢業(yè)生重點(diǎn)宣傳檔案存放事宜，發(fā)放宣傳單頁(yè)，制訂業(yè)務(wù)辦理指南，人才招聘會(huì)上設(shè)置檔案咨詢服務(wù)窗口，為就業(yè)、失業(yè)人員提供檔案存放、轉(zhuǎn)檔等咨詢服務(wù)，提高流動(dòng)人員的檔案意識(shí)。

結(jié)語(yǔ)

新形勢(shì)下，人員高速流動(dòng)已成常態(tài)化，由此產(chǎn)生的流動(dòng)人員人事檔案管理的諸多問(wèn)題亟須引起我們的重視和關(guān)注，針對(duì)新的問(wèn)題與挑戰(zhàn)，只有采用科學(xué)有效的措施進(jìn)一步優(yōu)化管理流動(dòng)人員人事檔案，加快檔案現(xiàn)代化、信息化管理，才能實(shí)現(xiàn)人才信息資源共享，促進(jìn)人才資源合理配置，推動(dòng)社會(huì)繁榮發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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