試析流動(dòng)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

白琳麗

【摘要】現(xiàn)在我國(guó)的流動(dòng)人員比較多，檔案的管理也就比較復(fù)雜，但是這些流動(dòng)人員對(duì)自身檔案并不重視，導(dǎo)致了在退休之后才想到要找到自己的檔案，有些人員甚至不知道在辦理退休的過(guò)程中還需要檔案，因此為了找到自己的檔案甚至要跑遍全市所有的檔案代理機(jī)構(gòu)，但是有些人即使是大費(fèi)周章也沒(méi)有找到自己的檔案，也就導(dǎo)致無(wú)法辦理退休。本文就是對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策進(jìn)行闡述，為相關(guān)的研究提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】流動(dòng)人員；人事檔案；現(xiàn)狀；對(duì)策

我國(guó)的流動(dòng)人口十分多，，尤其是在比較發(fā)達(dá)發(fā)的城市，這些城市中人口的流動(dòng)性極大，針對(duì)流動(dòng)人員的人事檔案管理目前還面臨著很多的問(wèn)題，尤其是流動(dòng)人員自身對(duì)檔案的重要性并不理解，這樣就導(dǎo)致了退休的過(guò)程中遇到重重的阻礙，而且檔案的管理也會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的問(wèn)題，在人社部門(mén)會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，影響著人員的正常退休。因此一定要重視流動(dòng)人員人事檔案的管理。

一、流動(dòng)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）重視程度不夠

在進(jìn)行流動(dòng)檔案管理的過(guò)程中，存在著個(gè)人個(gè)或者是機(jī)構(gòu)對(duì)人事檔案管理的重視程度不夠的現(xiàn)象，這樣就導(dǎo)致了流動(dòng)人員的人事檔案管理存在著諸多的漏洞，相關(guān)的法規(guī)規(guī)定，一定要嚴(yán)禁個(gè)人來(lái)保管他人的人事檔案。但是在實(shí)際的管理中，經(jīng)常存在著下崗職工自己拿著檔案到人社部門(mén)來(lái)咨詢相關(guān)的政策，這些檔案沒(méi)有進(jìn)行蓋章和包封，究其原因，有些下崗職工的檔案是在當(dāng)年下崗的時(shí)候，自己從單位取出，無(wú)處可放就放在了家里。有些檔案是從代理結(jié)構(gòu)借出來(lái)的，使用完畢還要將自身的檔案歸還，但是檔案代理機(jī)構(gòu)的這些檔案也存在著沒(méi)有蓋章和包封的現(xiàn)象?，F(xiàn)在流動(dòng)人員的人事檔案管理存在著諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，主要包括檔案丟失、檔案袋子破損、檔案收集整理和轉(zhuǎn)移不規(guī)范、內(nèi)容也不真實(shí)，以上的這些情況是經(jīng)常發(fā)生的，也是管理的重點(diǎn)。

（二）管理體制比較混亂

現(xiàn)在有很多的勞務(wù)代理機(jī)構(gòu)、人才服務(wù)機(jī)構(gòu)和職介機(jī)構(gòu)都要進(jìn)行人事檔案的管理，有些機(jī)構(gòu)自身就屬于人社部門(mén)，有些機(jī)構(gòu)是企業(yè)，這樣檔案在一定的程度上就變?yōu)榱松唐?，還有些檔案機(jī)構(gòu)將檔案當(dāng)做了是牟利的工具。有些企業(yè)和機(jī)構(gòu)并不具備檔案管理的資格，存在著越權(quán)或者是違規(guī)管理的現(xiàn)象，在這樣的情況下，就極容易導(dǎo)致人事檔案管理的秩序發(fā)生混亂，對(duì)檔案的安全性和真實(shí)性也有著一定的威脅。現(xiàn)在的人事檔案在管理的過(guò)程中，會(huì)經(jīng)常遇到以下的狀況：某下崗靈活就業(yè)人員按照相關(guān)的規(guī)定將退休手續(xù)的流程辦理好之后，但是人社部門(mén)卻接到了舉報(bào)。經(jīng)過(guò)調(diào)查知道此人員在下崗期間有著服刑的經(jīng)歷，但是法院的判決書(shū)并沒(méi)有送到相關(guān)的人事檔案管理部門(mén)。這樣的狀況會(huì)經(jīng)常遇到，顯示了流動(dòng)人員人事檔案管理存在的一系列漏洞。

（三）管理不規(guī)范

在進(jìn)行流動(dòng)人員人事檔案管理的過(guò)程中，一定要重視人事檔案管理的規(guī)范性，但是現(xiàn)在有很多的檔案機(jī)構(gòu)并沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理，也沒(méi)有相應(yīng)的配套措施，也就導(dǎo)致了檔案管理處于一種只收錢(qián)、零收集的工作狀態(tài)，使人事檔案在管理的過(guò)程中存在著內(nèi)容不完整的現(xiàn)象，沒(méi)有將檔案進(jìn)行正確的收集，弄虛作假的現(xiàn)象是比較普遍的。檔案管理機(jī)構(gòu)也沒(méi)有進(jìn)行裝訂管理，有些檔案袋已經(jīng)破損，檔案資料隨時(shí)都能夠從檔案袋中漏出，這樣檔案資料就會(huì)缺失。

現(xiàn)在國(guó)家已經(jīng)出臺(tái)了干部檔案工作條例，這一條例已經(jīng)對(duì)管理人員的培養(yǎng)和選拔做出了相關(guān)的規(guī)定：每一千個(gè)檔案就要配置一名專(zhuān)職的干部。但是據(jù)調(diào)查，目前我市一些檔案代理機(jī)構(gòu)，多數(shù)都是一個(gè)人負(fù)責(zé)管理幾千份檔案，有的機(jī)構(gòu)甚至是一個(gè)人負(fù)責(zé)管理上萬(wàn)份檔案。并且，這些檔案代理機(jī)構(gòu)，任用的檔案管理人員未經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，黨員干部極少，多數(shù)人員對(duì)檔案管理的相關(guān)政策和具體要求并不了解，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)不太熟悉。繁瑣的工作，巨大的工作量，再加上檔案管理人員配置不足，導(dǎo)致檔案管理工作未能?chē)?yán)格按照要求規(guī)范操作。

二、具體對(duì)策

（一）加強(qiáng)宣傳力度

加強(qiáng)《中華人民共和國(guó)檔案法》的宣傳，提高人民對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，采取多種形式在電視、廣播、報(bào)紙等新聞媒體上做一些正規(guī)的播報(bào)，或者是在大街小巷發(fā)放一些法律知識(shí)傳單。如果能結(jié)合生活中的實(shí)例，把案例以故事的形式展現(xiàn)出來(lái)，效果則大大不同。目前各電視臺(tái)許多法治欄目很受老百姓歡迎，但是與檔案相關(guān)的卻寥寥無(wú)幾。如果能借助這些欄目，把具體案例呈現(xiàn)出來(lái)，或者把發(fā)放法律條文形式的傳單，改為以實(shí)際案例改編的漫畫(huà)故事，這樣新穎的宣傳形式，肯定會(huì)給人們留下深刻的印象。

（二）完善管理制度

各級(jí)政府組織、人事部門(mén)應(yīng)針對(duì)現(xiàn)狀及時(shí)出臺(tái)相關(guān)政策，指導(dǎo)流動(dòng)人員人事檔案管理工作。對(duì)各類(lèi)檔案代理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)是誰(shuí)，法定責(zé)任是什么，誰(shuí)來(lái)監(jiān)督管理，怎么處罰等問(wèn)題作出明確規(guī)定，并將流動(dòng)人員檔案管理工作的具體操作、獎(jiǎng)懲制度細(xì)化。應(yīng)賦予人社部門(mén)下屬的人才中介機(jī)構(gòu)對(duì)人事檔案的唯一管理權(quán)。并且這些部門(mén)應(yīng)與工商等部門(mén)聯(lián)合起來(lái)，對(duì)沒(méi)有權(quán)限私自保管檔案的單位或超范圍管理檔案的人才服務(wù)中心機(jī)構(gòu)進(jìn)行嚴(yán)肅查處。還應(yīng)通過(guò)與公安聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息共享，以此規(guī)避判決書(shū)等資料無(wú)法送往檔案管理機(jī)構(gòu)的漏洞。

（三）規(guī)范檔案管理機(jī)構(gòu)

檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，集服務(wù)性與保密性于一體。加強(qiáng)檔案管理工作，一是要整頓檔案管理機(jī)構(gòu)，明確管理職責(zé)，劃清管理權(quán)限，界定法律責(zé)任，實(shí)行監(jiān)管制度。二是要加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)。從檔案管理人員的選擇上入手，嚴(yán)格按照相關(guān)要求選拔任用檔案管理人員；定期組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷提高他們的能力；培養(yǎng)他們勤奮學(xué)習(xí)、愛(ài)崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)的精神；鼓勵(lì)他們提出合理化的建議；把他們培養(yǎng)成具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”人才，使他們能為流動(dòng)人員人事檔案管理事業(yè)建功立業(yè)。

（四）建立檔案管理的新型模式

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的改革，加快產(chǎn)生了人事代理制度，流動(dòng)人員的人事檔案管理、工資核算等工作任務(wù)由人才交流中心管理，而不是由用人單位管理，這是一種新的用人機(jī)制，這就決定了人事檔案管理實(shí)行了新型管理模式，它改變了以往人事檔案管理的封閉化、分散各部門(mén)管理的現(xiàn)狀，而是向社會(huì)化、公開(kāi)化的方向發(fā)展，這種管理模式的好處是可以保證檔案的完整齊全，這種集中統(tǒng)一管理的方式規(guī)范了管理工作，管理標(biāo)準(zhǔn)也很統(tǒng)一，方便社會(huì)對(duì)于人事檔案的廣泛利用，既省時(shí)又省力。

三、結(jié)論

人事檔案管理工作在現(xiàn)今社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中占有具足輕重的地位，我們需要高度重視此工作，并根據(jù)檔案管理工作中存在的不足落實(shí)好上述提出的幾點(diǎn)措施和建議，從而不斷完善我國(guó)的流動(dòng)人口檔案管理工作。

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