臨時性政府工作機(jī)構(gòu)檔案歸檔的思考

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所謂臨時性政府工作機(jī)構(gòu)是各級黨委、政府為了形勢和工作的需要而成立的部門。一般可分為3種，一種是常態(tài)化的臨時性工作機(jī)構(gòu)，比如人口普查辦、經(jīng)濟(jì)普查辦等；一種是應(yīng)急性臨時機(jī)構(gòu)，比如為應(yīng)對今年的新冠肺炎疫情成立的新冠肺炎疫情管理辦公室等；還有一種是專項(xiàng)工作臨時機(jī)構(gòu)，如扶貧開發(fā)辦公室、“不忘初心、牢記使命”主題教育領(lǐng)導(dǎo)小組等。盡管名稱各不相同，但都行使了政府職能，反映了有關(guān)部門在某專項(xiàng)工作中的具體情況，有其工作的特殊性和重要性，其形成的檔案資料有著較高的保存價值，是日后查考利用的可靠依據(jù)，應(yīng)格外注意收集保存。但許多臨時性政府工作機(jī)構(gòu)的檔案存在著收集不齊全，歸檔不及時、整理不規(guī)范、移交不及時等問題，需要引起檔案部門的高度重視。

一、臨時性機(jī)構(gòu)歸檔難的原因

（一）臨時性政府工作機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)工作具有應(yīng)急性、復(fù)雜性、全面性、時間緊任務(wù)重等特點(diǎn)，一旦組建完成，領(lǐng)導(dǎo)和工作人員多會將精力全部投入到業(yè)務(wù)工作上，對檔案工作重視不夠。

（二）臨時性政府工作機(jī)構(gòu)的人員大都是從有關(guān)單位或部門中抽調(diào)的，工作做完就返回原單位。而檔案整理歸檔工作具有滯后性特點(diǎn)，若沒有專門負(fù)責(zé)檔案工作的人員介入，機(jī)構(gòu)一旦解散，檔案極易出現(xiàn)散落丟失、歸檔不全的情況。

（三）有些臨時性政府工作機(jī)構(gòu)是多部門合作組建的，產(chǎn)生的檔案資料會相應(yīng)地保存在各部門手中，甚至在個人手中，若無人統(tǒng)一收集整理，最終也容易各自管理，導(dǎo)致同一工作的檔案資料分散保管。

（四）檔案工作的后置管理性和被動服務(wù)性，使其缺少主動參與臨時性工作的途徑，導(dǎo)致檔案部門獲取信息的比較滯后，無法及時介入臨時性政府機(jī)構(gòu)檔案工作，這是造成臨時性機(jī)構(gòu)檔案信息遺失的重要原因。

二、解決臨時性機(jī)構(gòu)歸檔難的途徑

（一）要提前謀劃，加快部署。檔案部門要關(guān)注區(qū)域內(nèi)全局工作部署，抓信息，抓節(jié)點(diǎn)，主動應(yīng)對，積極作為，有的放矢，用前瞻的眼光，預(yù)先謀劃，為臨時性政府工作機(jī)構(gòu)檔案管理工作畫好框架，讓其有章可循，并根據(jù)工作進(jìn)展情況提供指導(dǎo)服務(wù)。同時積極發(fā)揮檔案行政管理部門的監(jiān)督執(zhí)法職能，保證反映政府工作職能的檔案資料應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，為區(qū)域的經(jīng)濟(jì)、文化、科技發(fā)展保存歷史憑證，為社會各界提供參考依據(jù)。

（二）要主動建檔，超前歸檔。當(dāng)前檔案歸檔方式基本分為隨辦隨歸和集中歸檔兩種方式，許多專業(yè)檔案歸檔更多選擇前者，如婚姻檔案、訴訟檔案等文件材料一旦達(dá)到立卷要求則立即整理歸檔。隨辦隨歸的優(yōu)勢在于歸檔及時，不易有缺漏，缺點(diǎn)在于比較占用日常工作時間，若歸檔人員不具備檔案整理基礎(chǔ)則容易出錯。文書檔案歸檔則更多選擇后者，通常會在年末或者第二年年初做集中整理歸檔工作。集中歸檔的優(yōu)勢在于集中人力物力開展整檔，不占用日常工作時間，但文件資料若有缺失則不易補(bǔ)救。臨時性政府工作機(jī)構(gòu)的特殊性決定了應(yīng)該吸取隨辦隨歸和集中歸檔兩者的優(yōu)勢，以防機(jī)構(gòu)撤銷時，因工作繁忙、混亂，工作人員各歸各位而無力做好檔案工作。因此，臨時性政府工作機(jī)構(gòu)從組建之時就應(yīng)重視檔案工作，樹立大檔案意識，發(fā)揮主觀動能，各司其職，各負(fù)其責(zé)。文書要在日常工作中重視文件材料、實(shí)物、電子文件的收集和積累，宣傳要對照片、視頻等聲像檔案進(jìn)行初步挑選和整理，以免大量工作積壓到最后；各業(yè)務(wù)部門要對歸檔范圍內(nèi)的的文件、資料等進(jìn)行收藏保存，并進(jìn)行簡單歸檔整理。以確保機(jī)構(gòu)撤銷時檔案歸檔及時、齊全完整、順利移交。

（三）壓實(shí)到人，強(qiáng)化溝通。臨時性政府工作機(jī)構(gòu)由于工作人員多為臨時抽調(diào)，若沒有檔案部門人員參與工作或不指定專職人員負(fù)責(zé)檔案工作，檔案收集整理歸檔工作會無人關(guān)心、無人過問，這給歸檔工作帶來許多困難。因此，臨時性政府工作機(jī)構(gòu)要提前做好崗位責(zé)任規(guī)劃，確定檔案工作負(fù)責(zé)人并盡量保證不頻繁更換。檔案部門要與檔案工作負(fù)責(zé)人加強(qiáng)交流溝通，做好指導(dǎo)服務(wù)，必要時采取督導(dǎo)檢查的方式，以保證檔案圓滿歸檔移交。

檔案是通過依法歸檔而固化歷史、鎖定憑證的。近年來，隨著檔案現(xiàn)實(shí)價值的不斷發(fā)掘，全社會的檔案意識在逐步增強(qiáng)。做好檔案工作，既是檔案工作者的職責(zé)，也是各級各類部門的重要職責(zé)，臨時性政府工作機(jī)構(gòu)更需要本著“為人民服務(wù)、對歷史負(fù)責(zé)”的態(tài)度，提高認(rèn)識，躬身入局，為維護(hù)社會秩序、保障公平公正、保證社會效益做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。由此可見，做好臨時性政府工作機(jī)構(gòu)的檔案歸檔工作，既需要檔案部門的積極介入，還需要各機(jī)構(gòu)的主動作為，二者缺一不可。此次新冠肺炎疫情檔案歸檔工作就是一個很好的范例。先是檔案部門迅速與新冠肺炎疫情處置工作領(lǐng)導(dǎo)小組溝通，出臺疫情檔案管理辦法，對人員配備和職責(zé)、歸檔范圍、整理方式、歸屬移交工作均做出明確要求，為疫情資料的后續(xù)歸檔工作指明了方向，明確了責(zé)任。并且檔案部門工作人員積極入局，靠前指導(dǎo)，多次與疫情領(lǐng)導(dǎo)小組工作人員溝通。再是疫情處置工作領(lǐng)導(dǎo)小組非常重視檔案工作，在一開始就將檔案工作提上日程，安排熟悉檔案的工作人員負(fù)責(zé)，注重日常工作中文件材料的收集，為疫情檔案的集中歸檔工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在機(jī)構(gòu)撤銷時，檔案歸檔成果斐然，順利移交檔案館。這充分說明，檔案部門快速、及時地介入臨時性政府工作機(jī)構(gòu)，對圓滿完成檔案的歸檔工作具有非常重要的助益。而臨時性政府工作機(jī)構(gòu)樹立強(qiáng)烈的檔案意識，重視檔案工作更是檔案能夠應(yīng)歸盡歸、整理規(guī)范、歸檔及時的重要保證。