檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)策略

（新疆天業(yè)（集團(tuán)）有限公司，新疆 石河子 832000）

近幾年社會的發(fā)展形式來看，信息化技術(shù)處于飛速發(fā)展階 段，“互聯(lián)網(wǎng) +”時代已經(jīng)到來。不同的行業(yè)處于這種大環(huán)境之下認(rèn)識到信息技術(shù)的重要性，把這項(xiàng)技術(shù)廣泛的應(yīng)用到實(shí)踐中來，檔案管理行業(yè)也順應(yīng)時代發(fā)展，加強(qiáng)對信息技術(shù)的運(yùn)用。檔案在現(xiàn)實(shí)社會中具有重要價(jià)值和作用，不論是企事業(yè)單位還是政府機(jī)關(guān)是否能夠正常運(yùn)行，都離不開完整的檔案資料。由此可知在我國目前階段，檔案管理是發(fā)展過程中為不可缺少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在我國信息化發(fā)展過程中，電子政務(wù)所占地位越來越重要，為檔案管理信息化發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢

（一）加快檢索速度、提高檢索準(zhǔn)確性

按照傳統(tǒng)方式，檢索檔案需要相關(guān)工作人員在案卷及目錄中進(jìn)行手動查找，查找效率不高，也很容易出現(xiàn)差錯。通過對檔案管理實(shí)施信息化管理模式，不但可以極大地提升檔案信息的查找效率。而且還能大大地降低出現(xiàn)差錯的可能性；除此之外，借助檔案信息化管理模式的自動化以及智能化功能，即使是較為復(fù)雜的模糊查詢也可以順利實(shí)現(xiàn)。

（二）提高檔案信息利用率

隨著科技的進(jìn)步，環(huán)保理念的加強(qiáng)，無紙化辦公受到關(guān)注，并得以在各個部門踐行，辦公自動化程度得以很大提高，這樣就出現(xiàn)了辦公數(shù)字化與紙質(zhì)檔案信息之間的矛盾問題。通過采取檔案信息化管理模式，檔案信息可以數(shù)字化形式呈現(xiàn)，從而直接應(yīng)用與辦公數(shù)字化系統(tǒng)之中，不但有效解決了辦公數(shù)字化與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息之間的不協(xié)調(diào)問題，同時還為使用者提供了極大的便利。

（三）方便信息遠(yuǎn)程傳輸

按照傳統(tǒng)模式，使用檔案信息主要有兩種途徑：一是實(shí)際到相關(guān)的檔案管理部門進(jìn)行查找；二是發(fā)傳真或者郵寄，這為使用者帶來極大的不便。而檔案信息化管理模式的應(yīng)用，借助信息網(wǎng)絡(luò)，使用者通過自動檢索即可實(shí)現(xiàn)與檔案管理部門之間的檔案信息傳輸.

二、檔案信息化管理存在的問題

（一）檔案管理信息化資源整合不夠

目前，對于我國檔案管理信息化檔案建設(shè)而言?？梢哉f是初步實(shí)現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)，但是信息資源還沒有得到相應(yīng)的整合。也缺乏長遠(yuǎn)的規(guī)劃，出現(xiàn)的這些問題就導(dǎo)致了信息資源不能夠進(jìn)行充分利用。在大數(shù)據(jù)時代，相關(guān)人員需要對檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)劃，以及高新技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息資源的高效整合。

（二）數(shù)據(jù)的異構(gòu)性

從目前情況來看，我國已經(jīng)進(jìn)入到了信息化的時代，更多的企業(yè)和機(jī)關(guān)單位也開始使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，因此，越來越多的資料在以各種形式出現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中。這樣的龔總模式以及儲存方式對相關(guān)工作人員帶來了極大的幫助，但是對于檔案管理人員而言，卻帶來了極大的挑戰(zhàn)。比如說，在辦公室中，大量的文件以及資料存儲在數(shù)據(jù)庫中，這樣就方便了辦公室人員對所需資料的提取和儲存；但是管理人員卻遇到了阻礙，因?yàn)樵谶@些數(shù)據(jù)存儲的時候，檔案管理人員要將文件按照不同的屬性以及來源進(jìn)行分類儲存。

三、加強(qiáng)檔案信息化管理措施

（一）提升檔案信息的全面性、安全性

第一，檔案類型繁多，其來源途徑廣泛，所以在檔案管理工作中，應(yīng)采用分類等區(qū) 別存儲的方法，針對差異型的檔案信息資料，可以采用不一樣等級的安全防護(hù)措施區(qū)別性的處理。第二，在選擇哪個檔案信息管理系統(tǒng)更 有實(shí)際操作性時，應(yīng)從該管理系統(tǒng)的整體性能等方面進(jìn)行綜全性的全面考慮，杜絕因系統(tǒng)選擇不適合而造成檔案資料的缺失。

（二）提升檔案信息的得利率

將檔案信息化管理加以運(yùn)用就是為了全面提升檔案的利用率，從而促進(jìn)各方面工作的開展與提升。檔案入庫、記錄檔案資源、對檔 案信息進(jìn)行保存只是過程，檔案資源的有效利用并體現(xiàn)出其價(jià)值才是檔案信息管理的目的。通過信息智能化手段的有效運(yùn)用，將檔案的價(jià)值在最大意義上體現(xiàn)出來。將智能化的手段、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)資源融合運(yùn)用到檔案信息化管理中，檔案管理人員和使用檔案者均可以隨時隨地的進(jìn)行檔案資料的管理和對檔案資源的利用。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享

檔案信息化管理和傳統(tǒng)檔案管理的最大特點(diǎn)就是檔案資源最大限度的共享。檔案資源進(jìn)行信息化整合后，其重中之重就是通過設(shè)計(jì) 讓檔案資源進(jìn)行共享。其包括如下內(nèi)容：針對不同的檔案來源等進(jìn)行區(qū)別；設(shè)定好檔案使用者的身份和權(quán)限；如何規(guī)劃和實(shí)際運(yùn)用檔案信息化管理系統(tǒng)。在使用中須嚴(yán)格按照檔案信息化管理模式的要求進(jìn) 行使用，確保檔案信息化共享功能在實(shí)際中的運(yùn)用。

（四）應(yīng)重視過程檔案管理

檔案工作者長期受固有檔案管理模式的影響，都在某一事件結(jié)束后進(jìn)行資料的整理和入庫存放的，因此就決定了檔案的存儲僅 僅是對某種工作結(jié)果的保存。在工作實(shí)踐中，許多發(fā)展過程的資料也是非常重要的，并具有極高的存儲及參考價(jià)值。事件或者工作發(fā)展過程中所收集的資料更具有參考意義，也更能印證檔案結(jié)果的正確性。所以在檔案信息管理工作中，不能只注重結(jié)果性的檔案，也要注重過程中的檔案。

（五）檔案信息管理的系統(tǒng)化、正規(guī)化

檔案信息管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)規(guī)范化，必須嚴(yán)格按照國家質(zhì)量體系認(rèn)證的要求進(jìn)行運(yùn)作。在對網(wǎng)絡(luò)選擇，電腦的配備等功能、電子信息制 作及方案等的相關(guān)方面，對不同類型的檔案信息進(jìn)行全方位的系統(tǒng)化管理。檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，必嚴(yán)格按照現(xiàn)行的相關(guān)規(guī)定和措施，及時全面的做好錄入、整理、編排入庫工作。

總之，檔案管理信息化建設(shè)是順應(yīng)時代發(fā)展的產(chǎn)物，相關(guān)部門要從多個方面進(jìn)行實(shí)施，不僅要保證檔案管理的安全，還要實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的轉(zhuǎn)型。在這個過程中，還要創(chuàng)新管理思維，運(yùn)用高科技的手段進(jìn)行檔案工作的處理，并加強(qiáng)公民對檔案管理的參與度，使檔案工作向國際化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展。