淺談檔案管理中電子檔案管理

（湖北省荊門市委黨校，湖北 荊門 448000）

引言：

利用電子信息技術(shù)管理的檔案是順應(yīng)事業(yè)單位信息時(shí)代的快速發(fā)展而產(chǎn)生，很多的事業(yè)單位都已經(jīng)改變了其檔案管理的傳統(tǒng)形式，利用先進(jìn)的電子檔案管理更好地保存和管理自己的檔案。利用電子檔案管理，依靠先進(jìn)的電子信息檔案管理技術(shù)，不需要過多的依靠人工時(shí)間的進(jìn)行收集和整理，從而大大減輕了檔案管理人員的工作壓力，提高了檔案工作的管理效率。從事電子檔案管理的人員不僅要求具有豐富的管理電子檔案的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，還要熟練的掌握網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的技術(shù)，因此，要想有效的做好其電子檔案管理，需要進(jìn)一步的提高其管理人員的整體綜合素質(zhì)和能力，以便更好的適應(yīng)事業(yè)單位電子檔案管理的實(shí)際要求，順利的進(jìn)行和完成管理工作。

一、電子檔案的優(yōu)越性

（一）減輕了辦公壓力，提高了管理效率和質(zhì)量

當(dāng)前我國正處是一個(gè)信息檔案管理技術(shù)的發(fā)展時(shí)代，為了檔案管理的改革和發(fā)展進(jìn)步提供了可靠的信息技術(shù)，利用先進(jìn)的電子企業(yè)檔案管理技術(shù)解決了當(dāng)前傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的很多問題和不足，比如，電子管理的檔案方便了工作人們的隨時(shí)查閱，提高了傳統(tǒng)企業(yè)檔案的質(zhì)量和利用率，同時(shí)，電子企業(yè)檔案管理也代替了傳統(tǒng)的人工，不需要直接依靠檔案管理人員利用紙質(zhì)和筆記對(duì)檔案信息進(jìn)行記錄，收集，以及存檔。減輕了檔案管理工作人員大量的檔案管理工作，電子企業(yè)檔案管理技術(shù)省去了很多繁瑣的檔案管理工作，大大提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)了我國檔案管理的健康發(fā)展。

（二）電子檔案管理更有利于文檔的安全保密

在我國過去，檔案管理的資料都是以整卷形式保存的，在我們查閱紙質(zhì)檔案時(shí)，只要在整卷中查閱一部分就可以直接查看到一整卷的檔案信息，這樣既不利于檔案信息的查閱，也不利于檔案的保密性。但是電子檔案管理的查閱和保管工作方式與我國傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不一樣，檔案都只能是單份的由一個(gè)人保管，查閱時(shí)也就是只能直接看到檔案管理需要的一部分，其他不相關(guān)信息無法隨意翻看，大大提高了檔案管理的安全性和機(jī)密性。

（三）電子化管理檔案有助于檔案的共享及重復(fù)使用性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理只有一份，也就是一份檔案只能夠提供一個(gè)管理人自己查閱或者是利用，一旦別人停止了查閱或者借走后，其他人員無法及時(shí)查閱相關(guān)的檔案信息，而電子檔案完全改變了信息檢索的方式，可以為多人同時(shí)提供檔案信息，充分顯示了電子檔案的共享性。電子檔案可以進(jìn)行多次的重復(fù)查閱或者利用，紙質(zhì)的檔案如果經(jīng)過多次的使用，可能會(huì)在檔案上出現(xiàn)一些字跡不清楚，或者是丟失部分的檔案內(nèi)容，而使用電子的檔案就不會(huì)永遠(yuǎn)沒有這些的困擾，即使是使用多次，檔案的內(nèi)容也永遠(yuǎn)不會(huì)發(fā)生變化。

二、電子檔案管理中存在的問題分析

（一）對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)還有一定的局限性

由于對(duì)電子檔案的研究發(fā)展還不太成熟，對(duì)于電子和紙質(zhì)檔案的的區(qū)別和認(rèn)識(shí)還不夠深刻，因此，當(dāng)前所有企業(yè)和單位的檔案管理運(yùn)行雙軌制，也就是電子檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案同時(shí)管理和使用，利用兩種不同的管理方式進(jìn)行檔案管理，形成兩套管理體系。

（二）對(duì)電子檔案原始憑證性的鑒定比較困難

檔案必須是企業(yè)用來收集記錄整個(gè)企業(yè)信息資料傳輸處理過程的整個(gè)信息資料，也就是原始的信息資料和過程記錄，檔案必須應(yīng)當(dāng)具有一定的信息真實(shí)性和其它的原始性，從而能夠充分發(fā)揮企業(yè)電子文件檔案的重要引導(dǎo)作用。但是，電子文件檔案的基本格式和具體內(nèi)容容易發(fā)生變化，我們有時(shí)候甚至可以因?yàn)橥ㄟ^惡意進(jìn)行復(fù)制，或者某些不一定可以進(jìn)行確定的物理因素從而造成這些電子文件檔案的基本形式和具體內(nèi)容發(fā)生變化，當(dāng)這些電子文件檔案在進(jìn)行信息處理傳輸或者信息轉(zhuǎn)存的整個(gè)操作過程中，被某些社會(huì)組織或者某個(gè)人或者惡意的進(jìn)行改動(dòng)，卻根本沒有對(duì)該電子文件檔案內(nèi)容留下任何的修改痕跡，導(dǎo)致對(duì)于這些電子文件檔案的格式內(nèi)容是否真實(shí)性和其中的原始性難以準(zhǔn)確的進(jìn)行分辨。

（三）電子檔案的安全性問題

電子檔案的管理安全性也存在著很大的問題，檔案的網(wǎng)絡(luò)安全性非常的重要，電子文件檔案管理系統(tǒng)會(huì)受某些網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定因素的直接影響而使網(wǎng)絡(luò)存在不穩(wěn)定的安全性，比如：在檔案的記錄工作中，由于計(jì)算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)的波動(dòng)，很可能導(dǎo)致正在輸入的數(shù)據(jù)自動(dòng)消失；同時(shí)，一些違法人員可能會(huì)通過篡改電子檔案信息來進(jìn)行犯罪活動(dòng)，檔案的信息數(shù)據(jù)很容易被刪除和修改，不僅使檔案信息真實(shí)性受損，還有可能破壞整個(gè)經(jīng)營環(huán)節(jié)。

三、加強(qiáng)電子檔案管理的措施

（一）建立檔案的資源利用管理制度，整合各類檔案資源

為了能夠更好的有效利用電子進(jìn)行檔案管理，首先我們要建立一個(gè)比較完善的電子檔案利用和審批的制度，制定了檔案利用和審批的管理制度，規(guī)范了電子檔案的管理和使用，確保了檔案內(nèi)容的真實(shí)性和信息安全性。檔案相關(guān)的人員需要查閱一個(gè)電子檔案時(shí)，必須嚴(yán)格的按照國家有關(guān)規(guī)定的原則行事，經(jīng)過國家有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的嚴(yán)格審批，才有利于可以更好的利用電子檔案。從事電子檔案管理的人員首先要進(jìn)一步的學(xué)會(huì)了利用網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行電子檔案的管理和收集，使電子檔案的各種信息資料能夠做到收集的及時(shí)，同時(shí)，要及時(shí)的整理更新電子檔案，以便于可以更好的滿足檔案查閱者的各種需要。在建立規(guī)范管理電子檔案的制度同時(shí)，也意味著要進(jìn)一步的做好對(duì)紙質(zhì)檔案的收集和管理，將兩者相互的結(jié)合，創(chuàng)新檔案管理的手段和方式，促進(jìn)檔案管理的健康發(fā)展。

（二）制度化的建設(shè)保證了信息系統(tǒng)管理的規(guī)范

目前電力的檔案管理是依靠先進(jìn)的現(xiàn)代計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)，如果我們的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)了問題，硬件設(shè)備出現(xiàn)系統(tǒng)性的故障、中了各種木馬病毒等，造成了檔案的系統(tǒng)性數(shù)據(jù)錯(cuò)誤和丟失，或者是由于檔案管理工作人員使用計(jì)算機(jī)的水平低，不能熟練的完全掌握了計(jì)算機(jī)的技術(shù)，對(duì)電子檔案沒有及時(shí)的進(jìn)行備份，都會(huì)直接導(dǎo)致電子檔案的保密性和數(shù)據(jù)的丟失，如果我們需要遠(yuǎn)程的查閱電子檔案，必須首先要有效的保證電子檔案網(wǎng)絡(luò)的信息安全性，這樣我們才能確保電子檔案的信息保密性和數(shù)據(jù)的安全性。建立一套電子檔案管理的制度，可以有效的規(guī)范我們對(duì)工作人員的管理和操作，避免了失誤或者丟失檔案的數(shù)據(jù)，同時(shí)，也就是能夠的確保了電子檔案的信息安全性和數(shù)據(jù)的保密性。

（三）加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理，提高對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)

電子檔案是依靠先進(jìn)的數(shù)字計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，來進(jìn)行收集、保管的檔案，但是其操作依然需要專業(yè)的工作人員，工作人員的檔案管理依然是對(duì)電子檔案管理的組成部分，必須注意的是要規(guī)范和加強(qiáng)對(duì)工作人員的檔案管理，提高他們的合法權(quán)益保護(hù)意識(shí)。檔案管理人員一定要適當(dāng)?shù)慕M織安排檔案工作人員定期參加檔案管理培訓(xùn)，通過他們的培訓(xùn)與知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高他們的檔案管理素質(zhì)，培養(yǎng)他們良好的價(jià)值觀和職業(yè)道德，在以后的檔案管理工作中，要認(rèn)真的對(duì)檔案負(fù)責(zé)，謹(jǐn)記自己的檔案管理職責(zé)，對(duì)于檔案的重要信息內(nèi)容不能私自的篡改或者泄漏，要工作人員懂得如何保護(hù)自己的檔案，強(qiáng)化對(duì)于檔案的安全保密性，以免對(duì)檔案造成非常嚴(yán)重的社會(huì)影響。

結(jié)束語：

綜上所述，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)過時(shí)了，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在很多的困難和問題，工作繁瑣、工作量也比較大，很容易和別人出現(xiàn)弄混的尷尬現(xiàn)象，不利于檔案管理，而現(xiàn)在電子檔案的出現(xiàn)，解決了我們傳統(tǒng)檔案管理的很多困難和問題，不僅大大減輕了檔案工作人員的壓力和負(fù)擔(dān)，相比以前，檔案的管理收集、查閱、保管更加的方便。但是現(xiàn)在的電子檔案管理還不是很完善，需要進(jìn)一步的加強(qiáng)和改善，為了使電子檔案管理的提高保密性和檔案的安全性，需要盡快培養(yǎng)一批專業(yè)的電子檔案工作人員，不僅要工作人員熟練地學(xué)習(xí)和掌握使用計(jì)算機(jī)的技術(shù)，還要求具有與檔案相關(guān)的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，這樣才有利于我國的檔案管理，可以有效推動(dòng)我國電子檔案的健康發(fā)展。