檔案管理信息化建設(shè)的問(wèn)題研究

王敏

[摘 要] 近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平和科學(xué)科技的不斷發(fā)展與提高，信息技術(shù)積極應(yīng)用于各行各業(yè)，檔案管理工作也是如此。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)各行各業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展加快了我國(guó)檔案信息化管理的進(jìn)程。將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作上，大大提高了我國(guó)檔案管理工作的辦事效率。文章首先分析檔案信息化管理的重要作用，然后介紹檔案管理信息化的建設(shè)現(xiàn)狀，并提出了加強(qiáng)檔案信息化管理的有效措施。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；措施

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著互聯(lián)網(wǎng)等高科技的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已不能適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展需求，檔案管理需要更加規(guī)范化、技術(shù)化，應(yīng)以智能化的手段對(duì)現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行歷史性的改革，進(jìn)行信息化管理，提升檔案管理的成效性，更有效確保工作質(zhì)量。

檔案信息化管理指的是在管理檔案的過(guò)程中，結(jié)合先進(jìn)的管理方法，采用智能化的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的科學(xué)性管理。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，需要運(yùn)用智能化的檔案管理模式來(lái)節(jié)省人力、物力，有效地提高資源利用率，將檔案的價(jià)值在最大意義上體現(xiàn)出來(lái)。

一、檔案管理信息化在事業(yè)單位檔案管理中的重要作用

（一）能夠有效改善檔案管理模式

在我國(guó)檔案管理建設(shè)過(guò)程中，由于傳統(tǒng)觀念的影響，我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理模式仍然比較陳舊，具有一定的局限性和單一性，使得檔案管理信息化建設(shè)受到了很大的影響。在時(shí)代不斷發(fā)展、各方面工作機(jī)制不斷完善和健全的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀，不能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的開放性，致使相關(guān)工作無(wú)法順利完成，導(dǎo)致檔案管理長(zhǎng)期處于封閉的狀態(tài)。通過(guò)實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)和科學(xué)管理，能夠?qū)?nèi)部信息的資源進(jìn)行合理分配，可以有效對(duì)檔案進(jìn)行收集以及管理，改善工作的服務(wù)質(zhì)量和效果，對(duì)有效改善檔案管理的工作效率有很大的促進(jìn)作用[1]。

（二）能夠有效擴(kuò)大檔案服務(wù)區(qū)域

對(duì)于檔案管理工作而言，其主要就是對(duì)信息資源進(jìn)行管理。在具體工作中，信息資源的主要價(jià)值就是開發(fā)和利用，檔案質(zhì)量以及效果的高低與開發(fā)的實(shí)效性，有著非常重要的聯(lián)系。因此，加大檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)該采用先進(jìn)的現(xiàn)代化管理方式，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的儲(chǔ)存和管理，這樣不僅可以促進(jìn)信息資源的開發(fā)和應(yīng)用，進(jìn)一步提升社會(huì)的整體效益，而且可以擴(kuò)大檔案服務(wù)區(qū)域，對(duì)檔案管理工作的有效開展具有重要意義[2]。

（三）能夠讓檔案信息儲(chǔ)存量不斷增加

近年來(lái)，時(shí)代的不斷進(jìn)步使信息技術(shù)也得到了進(jìn)一步的發(fā)展，因此在各個(gè)領(lǐng)域以及行業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，也紛紛加大了信息化建設(shè)。由此可見，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，無(wú)論是對(duì)單位發(fā)展，還是對(duì)社會(huì)進(jìn)步，都有著非常重要的作用。如果實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，那么在進(jìn)行檔案管理工作中，其信息的儲(chǔ)存量也會(huì)隨之增加，存儲(chǔ)的密度以及空間也會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于紙質(zhì)的檔案。不斷的強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，還可以在檔案管理過(guò)程中，對(duì)各類圖表、圖片等進(jìn)行統(tǒng)一的管理，整體放在一份文件當(dāng)中，這樣可以有效節(jié)省儲(chǔ)存空間，提升了檔案管理工作的水平和效果。

二、檔案管理信息化建設(shè)存在問(wèn)題

（一）檔案信息化管理有待規(guī)范

現(xiàn)階段，我國(guó)檔案信息化管理雖然取得長(zhǎng)足進(jìn)步，但從整體發(fā)展角度來(lái)看，仍存在許多不足，其中檔案信息化管理不規(guī)范是制約管理水平進(jìn)一步提升的重要影響因素。一方面，檔案信息化管理并未形成一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，不同地區(qū)檔案信息化管理存在巨大差異，這在一定程度上限制了檔案信息化建設(shè)水平的提升。另一方面，檔案信息化管理不規(guī)范，造成檔案信息化轉(zhuǎn)變形式復(fù)雜多樣，檔案信息資源在共享服務(wù)方面受到諸多影響，限制了檔案信息化管理功能的有效發(fā)揮[3]。

（二）檔案資料信息化技術(shù)不足

從技術(shù)角度來(lái)講，現(xiàn)階段我國(guó)檔案信息化管理工作仍面臨著一定的技術(shù)難題，使得檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)變十分困難。由于檔案資料種類十分復(fù)雜，包含文字、圖標(biāo)等多方面內(nèi)容，而在檔案資料信息化轉(zhuǎn)變時(shí)如果缺乏有效的錄入技術(shù)，會(huì)大大增加檔案信息收集與整合的難度。在實(shí)際檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)變過(guò)程中，由于技術(shù)問(wèn)題，常出現(xiàn)復(fù)雜多樣的編碼，給檔案資料信息化管理工作帶來(lái)嚴(yán)重困擾。此外，信息化技術(shù)不足還會(huì)降低檔案資料的整體性，不利于檔案信息化管理工作的有效開展。

三、提高檔案管理信息化建設(shè)措施

（一）構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范的檔案信息化管理模式

檔案信息化管理作為新興管理技術(shù)，必須構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的發(fā)展模式才能推動(dòng)管理水平不斷提升與進(jìn)步。首先要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范化發(fā)展，明確檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)變形式和標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化管理工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。這里，就要求不同行業(yè)或領(lǐng)域都應(yīng)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模式開展檔案信息化管理，由此提高檔案資源的有效整合與利用。其次，還要完善檔案信息化管理制度，對(duì)檔案信息化管理工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致的分類，明確管理要求與準(zhǔn)則，由此提高檔案信息化管理質(zhì)量[4]。

（二）提升檔案信息的全面性、安全性

任何類型的檔案材料都是在確保其信息保密性、完整性的前提下，才能發(fā)揮出檔案本身所具有的價(jià)值。檔案的安全性實(shí)則就是信息的安全，而信息安全主要體現(xiàn)在檔案存儲(chǔ)應(yīng)用系統(tǒng)所使用的軟件安全；計(jì)算機(jī)等硬件安全；信息資料借調(diào)等傳播途徑的安全。第一，檔案類型繁多，其來(lái)源途徑廣泛，所以在檔案管理工作中，應(yīng)采用分類等區(qū)別存儲(chǔ)的方法，針對(duì)差異型的檔案信息資料，可以采用不一樣等級(jí)的安全防護(hù)措施區(qū)別性的處理。第二，在選擇哪個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)更有實(shí)際操作性時(shí)，應(yīng)從該管理系統(tǒng)的整體性能等方面進(jìn)行綜合性的全面考慮，杜絕因系統(tǒng)選擇不適合而造成檔案資料的缺失。

（三）提升檔案信息的利用率

將檔案信息化管理加以運(yùn)用就是為了全面提升檔案的利用率，從而促進(jìn)各方面工作的開展與提升。檔案入庫(kù)、記錄檔案資源、對(duì)檔案信息進(jìn)行保存只是過(guò)程，檔案資源的有效利用并體現(xiàn)出其價(jià)值才是檔案信息管理的目的。通過(guò)信息智能化手段的有效運(yùn)用，將檔案的價(jià)值在最大意義上體現(xiàn)出來(lái)。將智能化的手段、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)資源融合運(yùn)用到檔案信息化管理中，檔案管理人員和使用檔案者均可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行檔案資料的管理和對(duì)檔案資源的利用。通過(guò)將檔案整合并運(yùn)用信息化的管理模式，可以方便使用者隨時(shí)查閱檔案資料，充分發(fā)揮檔案智能化帶來(lái)的成效。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享

檔案信息化管理和傳統(tǒng)檔案管理相比最大特點(diǎn)就是檔案資源最大限度的共享。檔案資源進(jìn)行信息化整合后，其重中之重就是通過(guò)設(shè)計(jì)讓檔案資源進(jìn)行共享。其包括如下內(nèi)容：針對(duì)不同的檔案來(lái)源等進(jìn)行區(qū)別；設(shè)定好檔案使用者的身份和權(quán)限；如何規(guī)劃和實(shí)際運(yùn)用檔案信息化管理系統(tǒng)。在使用中須嚴(yán)格按照檔案信息化管理模式的要求進(jìn)行使用，確保檔案信息化共享功能在實(shí)際中的運(yùn)用。

（五）提升檔案信息管理的系統(tǒng)化、正規(guī)化

檔案信息管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)規(guī)范化，必須嚴(yán)格按照國(guó)家質(zhì)量體系認(rèn)證的要求進(jìn)行運(yùn)作。在對(duì)網(wǎng)絡(luò)選擇，電腦的配備等功能、電子信息制作及方案等的相關(guān)方面，對(duì)不同類型的檔案信息進(jìn)行全方位的系統(tǒng)化管理。檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，必嚴(yán)格按照現(xiàn)行的相關(guān)規(guī)定和措施，及時(shí)全面地做好錄入、整理、編排入庫(kù)工作。檔案信息化資料收集制度的制定與完善，可以有效地推動(dòng)檔案信息化管理的應(yīng)用。

（六）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

信息化檔案管理中人才隊(duì)伍建設(shè)是關(guān)鍵，需要重視對(duì)工作人員的培訓(xùn)和績(jī)效考核，依據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)地獎(jiǎng)懲，激發(fā)員工工作積極性。此外，應(yīng)該重視培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)水平，確保各個(gè)部門和檔案管理部門能夠形成一個(gè)較為統(tǒng)一的、有機(jī)的協(xié)調(diào)系統(tǒng)。部門（單位）在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中要督促檢查、指導(dǎo)并推動(dòng)此項(xiàng)工作開展。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案信息化管理是必然發(fā)展趨勢(shì)，與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，信息化管理有助于提高檔案資料的服務(wù)價(jià)值。檔案管理信息化建設(shè)，可以將檔案信息資源的價(jià)值，最大程度的在實(shí)踐工作中加以體現(xiàn)。檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)不斷完善創(chuàng)新管理模式，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，最大程度上體現(xiàn)出檔案的可利用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]付冰，張曉剛.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與安全管理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2011，16（02）：120-124.

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[4]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）：127-128.