電子檔案管理及應(yīng)用效應(yīng)初探

金炎

摘 要：隨著信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，電子檔案管理成為新興研究項(xiàng)目。做好電子檔案管理，使檔案管理更加便捷、高效，切實(shí)提高檔案工作效率和質(zhì)量，同時帶來可觀的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。電子檔案管理在具備諸多優(yōu)勢的前提下也存在不可忽視的風(fēng)險與問題，本文就電子檔案管理的利弊及應(yīng)用效應(yīng)展開探討。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理;利弊;應(yīng)用效應(yīng)

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.128

當(dāng)今社會，檔案對企業(yè)的重要性已經(jīng)毋庸置疑。但受傳統(tǒng)檔案管理模式的限制，檔案管理在效率和質(zhì)量上已難以滿足當(dāng)前信息化時代的需求。在這種背景下，電子檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，電子檔案管理在信息資源處理、整合、傳遞、利用上，都更具優(yōu)勢，很大程度彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理不足，促使檔案工作更加精細(xì)化、高效化。

1 電子檔案管理

電子檔案管理就是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對傳統(tǒng)實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的一種模式。最終目標(biāo)是使檔案管理及利用更加方便快捷，最大限度發(fā)掘檔案價值，提高檔案管理工作效率和檔案信息利用效率。

2 電子檔案管理優(yōu)勢

1）提高檔案歸檔效率。傳統(tǒng)檔案歸檔依賴于人力完成收集、整理、立卷等工作，耗費(fèi)大量時間，還容易出現(xiàn)資料收集缺失、遺漏，歸檔不及時，甚至錯誤等問題。隨著辦公自動化逐漸普及，各類辦公系統(tǒng)可輕松與電子檔案管理系統(tǒng)對接，具備在線歸檔功能。系統(tǒng)可提前發(fā)布?xì)w檔計(jì)劃，設(shè)置歸檔節(jié)點(diǎn)，布置歸檔任務(wù)，并實(shí)時追蹤歸檔情況，將檔案收集工作有效管理起來。企業(yè)業(yè)務(wù)活動中形成的各種電子文件，都能方便及時歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案收集整理立卷同步進(jìn)行。系統(tǒng)還可對電子文件真實(shí)性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，并自動分類、編號、組卷，歸檔人員及管理人員只需錄入少量信息就可完成全部工作，極大提高了歸檔工作效率。

2）提高檔案利用效率。傳統(tǒng)檔案檢索、借閱等工作主要是人工進(jìn)行，受人員數(shù)量及精力限制，效率低，誤差多，時效性差。同時增加了用戶使用成本，造成部分潛在用戶流失。電子檔案管理模式可有效減少上述弊端，只需在檢索欄輸入需要查詢內(nèi)容的關(guān)鍵字，檢索結(jié)果馬上顯示出來，支持多種檢索模式，可精確搜索，也可模糊搜索。通過網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)支持，在線同步實(shí)現(xiàn)審批及借閱。電子檔案管理系統(tǒng)還可生成專題庫、多媒體庫等數(shù)據(jù)庫，使所有類型檔案資源實(shí)現(xiàn)信息一體化，大幅提升檔案利用效率。

3）降低人員工作強(qiáng)度，提升人員綜合素質(zhì)。電子檔案管理模式的應(yīng)用，大量的人工操作由計(jì)算機(jī)替代，管理人員得以卸下了沉重的工作負(fù)擔(dān)，極大緩解了勞動強(qiáng)度。同時電子文件成為檔案管理主體，如何管理及利用好電子文件，成為檔案管理工作的重點(diǎn)，也對管理人員素質(zhì)提出了新的要求。電子文件與傳統(tǒng)載體文件屬性不同，管理模式與方法也截然不同，這就促使管理人員既要牢固掌握原有檔案管理知識，還要不斷更新自己的知識體系，學(xué)習(xí)電子信息與計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)。在電子檔案管理時代，合格的管理人員必須具備優(yōu)秀的綜合素質(zhì)，包括高度的責(zé)任心、主動的服務(wù)意識、一定的電子信息素養(yǎng)。

3 電子檔案管理存在問題及應(yīng)對措施

1）電子檔案管理體系不健全。電子檔案管理模式的推廣時間較短，其管理方式與傳統(tǒng)方式差異較大，且與傳統(tǒng)管理體系完全不匹配。而傳統(tǒng)載體檔案使用時間較長，管理人員已經(jīng)習(xí)慣了其管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式后，由于缺乏統(tǒng)一健全的管理體系，會出現(xiàn)一些操作不當(dāng)，或各種違規(guī)問題，容易出現(xiàn)無序管理狀態(tài)。

因此建立健全電子檔案管理體系是電子檔案管理健康有序發(fā)展最重要的保障。管理體系的建設(shè)要依據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合工作實(shí)際，規(guī)章制度的制定要嚴(yán)格、細(xì)化、具備可操作性，對電子檔案“收、管、存、用”各個環(huán)節(jié)作出明確詳細(xì)的規(guī)定，規(guī)范管理人員及利用者行為，預(yù)防可能出現(xiàn)的錯漏問題，使電子檔案管理邁入規(guī)范化、科學(xué)化。

2）電子檔案資源建設(shè)困難重重。電子檔案資源是電子檔案管理模式的基礎(chǔ)和核心，各類數(shù)字信息資源建設(shè)是電子檔案管理工作的重中之重，其主要來源為存量檔案數(shù)字化。要進(jìn)行數(shù)字化加工必須采購設(shè)備，配備專用場地和人員。而存量檔案庫存較多，掃描處理工作量極大，要在短時間內(nèi)使資源建設(shè)工作見效面臨來自人力、物力、財(cái)力等方面的巨大困難。

存量檔案數(shù)字化加工必須取得各方面的支持，最好將其納入企業(yè)信息化規(guī)劃，爭取經(jīng)費(fèi)及人力資源保障。提前策劃準(zhǔn)備，先摸清家底，時機(jī)成熟后根據(jù)摸底結(jié)果編制《存量檔案數(shù)字化工作方案》。依據(jù)方案組織有經(jīng)驗(yàn)人員甄別檔案，對日常利用率高、具備較高價值的檔案優(yōu)先數(shù)字化，滿足用戶最急迫的需求。同時數(shù)字化工作單靠檔案部門難以獨(dú)立完成，必須與檔案形成、信息化等業(yè)務(wù)部門相互合作，共同推進(jìn)。

3）電子檔案安全性存在隱患。電子檔案是以數(shù)字的形式存儲在各類存儲介質(zhì)上，不管是磁盤還是光盤，都存在壽命有限及易損等缺陷，且對外在環(huán)境要求較高。電子檔案在進(jìn)行傳輸或儲存過程中，還可能遭受病毒入侵、黑客攻擊，出現(xiàn)信息丟失、泄露、甚至被篡改、竊取的情況，嚴(yán)重危害電子檔案信息安全。此外，電子檔案無法像紙質(zhì)檔案一樣直接識別，完全依賴于相關(guān)軟硬件平臺，一旦失去合適的運(yùn)行環(huán)境，就變成一堆無用的二進(jìn)制代碼。

因此必須充分關(guān)注電子檔案安全性問題，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)能將接收到的數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的通用格式如PDF、TIFF等，以保證文件長期可閱讀性。并具備完善的備份與恢復(fù)功能，能根據(jù)數(shù)據(jù)重要程度選擇在線、離線、異地、異質(zhì)等不同備份方式，服務(wù)器、存儲陣列等設(shè)備應(yīng)安置在符合條件的屏蔽機(jī)房中。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)管，安裝防火墻、殺毒軟件等安全產(chǎn)品，通過定期病毒查殺，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警，數(shù)據(jù)加密等手段構(gòu)建有效的安全防護(hù)機(jī)制。

4 電子檔案應(yīng)用效應(yīng)

電子檔案管理的應(yīng)用除了創(chuàng)新檔案工作模式，還能為企業(yè)從人力、物力、時間等方面節(jié)省大量成本，產(chǎn)生可觀的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，主要體現(xiàn)在以下方面。

1）傳統(tǒng)模式下，歸檔及利用需經(jīng)過一系列人工環(huán)節(jié)，費(fèi)時費(fèi)力。電子檔案管理模式使所有環(huán)節(jié)在線上完成，降低了人員工作負(fù)擔(dān)，至少節(jié)省人員5%的工作時間，以一家500人中等規(guī)模企業(yè)計(jì)算，每年可節(jié)省工作時間25人年，直接節(jié)省人力成本數(shù)百萬元。

2）通過充分利用電子文件，以及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)膬?yōu)勢，日常打印復(fù)印量大大減少，節(jié)約了大量材料成本。特別是產(chǎn)品型號多、產(chǎn)量大的企業(yè)，每年各種幅面紙張及設(shè)備耗材，保守估計(jì)節(jié)省數(shù)十萬元。

3）很多企業(yè)設(shè)計(jì)研發(fā)與生產(chǎn)分布在多地，人工管控文件圖紙的輸出、發(fā)放及更改等，不但費(fèi)時費(fèi)力，時效性差，還容易出錯。電子檔案管理系統(tǒng)可以對文件圖紙進(jìn)行精確控制，即時協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)了對文件圖紙全程智能化管理。全面解決了文件圖紙從生成到使用的瓶頸問題，提高傳遞效率，降低了差錯率，節(jié)省了大量時間，縮短了產(chǎn)品設(shè)計(jì)生產(chǎn)周期，提高了企業(yè)市場競爭力，產(chǎn)生的潛在價值無可估量。

5 結(jié)語

總而言之，在高速發(fā)展的信息化時代沖擊下，電子檔案管理模式取代傳統(tǒng)模式已是必然。電子檔案管理在帶來全新的模式和體驗(yàn)同時也存在不少問題，對于檔案工作來說既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。合理運(yùn)用電子檔案，采取適當(dāng)措施規(guī)避風(fēng)險，將促使檔案工作升級轉(zhuǎn)型，更好服務(wù)企業(yè)與社會。

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