閆超全

（河北安防報警網(wǎng)絡(luò)有限公司，河北 石家莊 050035）

一、前言

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)的規(guī)模越來越大，集團企業(yè)的管理者也逐漸認識到構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的重要性。財務(wù)共享服務(wù)中心不僅可以促進數(shù)據(jù)標準化和業(yè)務(wù)流程規(guī)范化，為企業(yè)決策提供更高質(zhì)量的財務(wù)信息，而且還可以提升企業(yè)的管控能力，實現(xiàn)規(guī)模效應(yīng)下的成本降低和管理水平的提高，促使企業(yè)集中資源，發(fā)揮核心業(yè)務(wù)優(yōu)勢，實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標。但是事物都具有兩面性，財務(wù)共享服務(wù)中心也存在一些問題，為此，本文除了對財務(wù)共享服務(wù)中心的內(nèi)涵、作用和構(gòu)建進行闡述外，也深入研究存在問題，并針對問題探討解決措施。

（一）財務(wù)共享的內(nèi)涵

財務(wù)共享是指構(gòu)建一個統(tǒng)一的組織，通過對具有同質(zhì)性、重復(fù)性及簡單性的會計核算業(yè)務(wù)進行標準化和流程化的集中處理，結(jié)合軟件和信息技術(shù)的運用，實現(xiàn)規(guī)模效益，降低公司成本，提高工作效率。

（二）財務(wù)共享的作用

1.提升管控力度，為實現(xiàn)集團戰(zhàn)略目標提供保障

財務(wù)共享可以加強財務(wù)控制，讓管理者及時掌握集團整體和各成員企業(yè)的財務(wù)狀況和經(jīng)營情況，快速做出決策、促進集團業(yè)務(wù)協(xié)同和戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

2.提升會計核算工作效率，降低成本

在集中管理下，通過標準化和流程化運作，智能化設(shè)備和信息技術(shù)的運用，可以提升會計核算的工作效率，也可減少因新公司或新項目建立引起的財務(wù)管理建設(shè)重復(fù)投入問題。

3.推動核算會計和管理會計的分離

財務(wù)共享服務(wù)中心的建立，可以讓更多的財務(wù)人員從會計核算工作中分離出來，去做財務(wù)分析、統(tǒng)計、業(yè)務(wù)支持和決策支持等工作，提升財務(wù)的工作價值。

二、財務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建策略

財務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建包括組織架構(gòu)搭建、人員配置、業(yè)務(wù)流程再造和信息系統(tǒng)集成等，一般由集團總部財務(wù)部主持。首先，要明確建立財務(wù)共享服務(wù)中心的目標；其次，要編制規(guī)劃方案并進行可行性評估；最后，提交企業(yè)集團高層審議通過后，由集團財務(wù)部組織實施。

（一）搭建組織架構(gòu)

1.財務(wù)共享服務(wù)中心的定位

根據(jù)財務(wù)共享服務(wù)中心與集團總部財務(wù)部行政隸屬關(guān)系的不同，組織架構(gòu)可分為兩種形式。第一種形式是在集團總部財務(wù)部內(nèi)部設(shè)立財務(wù)共享服務(wù)中心，即共享服務(wù)中心隸屬總部財務(wù)部；第二種形式是在集團總部財務(wù)部外部設(shè)立財務(wù)共享服務(wù)中心，即財務(wù)共享服務(wù)中心與總部財務(wù)部是平級關(guān)系。建議在財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的初期采用第一種形式，因為財務(wù)共享服務(wù)中心和各成員企業(yè)財務(wù)部同屬集團總部財務(wù)部指導，在會計核算要求向下推行時，有總體的管理和協(xié)調(diào)，集團總部財務(wù)部與財務(wù)共享服務(wù)中心可以互相配合協(xié)作；當財務(wù)共享服務(wù)中心運行一段時間穩(wěn)定后，再根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理的需要采用第二種形式，將財務(wù)共享服務(wù)中心從集團總部財務(wù)部分離，財務(wù)共享服務(wù)中心負責會計核算職能，集團總部財務(wù)部負責管控職能。

2.財務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部架構(gòu)設(shè)置

財務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部架構(gòu)可以按職能、按區(qū)域和按職能區(qū)域相結(jié)合三種形式進行設(shè)置。具體采用哪一種形式，要根據(jù)集團企業(yè)成員數(shù)量、區(qū)域分布、業(yè)務(wù)規(guī)模、管控要求和經(jīng)濟性等多方面衡量后進行選擇，一般情況按職能劃分為收入成本組、資金結(jié)算組、資產(chǎn)核算組、費用核算組、總賬報表組和檔案管理組等。

（二）配置人員

在確定了財務(wù)共享服務(wù)中心的組織架構(gòu)后，接下來需要配置合適的人員。首先，測算共享業(yè)務(wù)的工作量和用時，確定人員數(shù)量；其次，制定崗位職責和任職資格；最后，根據(jù)服務(wù)中心的建設(shè)進度，從集團企業(yè)內(nèi)部調(diào)配或社會公開招聘所需人員。

（三）再造業(yè)務(wù)流程

財務(wù)共享財務(wù)中心通過業(yè)務(wù)流程化的運作，提升核算工作效率和管控風險能力，將原來各成員企業(yè)財務(wù)部獨立的、封閉的核算流程全部打破，分成不同業(yè)務(wù)模塊并入共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)流程中，所以業(yè)務(wù)流程需要重新設(shè)計和塑造，根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容、流程節(jié)點、票據(jù)信息傳遞和資金收付等內(nèi)容對業(yè)務(wù)流程進行設(shè)計和測試。

（四）集成共享信息系統(tǒng)

共享信息系統(tǒng)是實施共享工作的工具，包括影像掃描系統(tǒng)、OA審批系統(tǒng)、共享平臺系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)。在共享平臺系統(tǒng)和財務(wù)核算系統(tǒng)平穩(wěn)運行后，還要逐步對接存貨管理、客戶管理和人力資源管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，真正實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息實時對接，并通過共享數(shù)據(jù)平臺展示給相應(yīng)的管理人員，讓其實時看到企業(yè)的運營情況，能及時做出決策。

三、財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)過程中存在的問題

（一）成員企業(yè)財務(wù)部人員和工作需要重新調(diào)整

建立財務(wù)共享服務(wù)中心后，原來各成員企業(yè)獨立封閉的會計核算工作被打破，分成不同業(yè)務(wù)模塊并入共享服務(wù)中心，原來負責相應(yīng)工作的財務(wù)人員就會閑置或工作不飽和，所以必須重新調(diào)整成員、企業(yè)財務(wù)部崗位設(shè)置和工作分工，如果處理不當，會造成人力資源的浪費、崗位工作分工不均、工作效率降低。

（二）業(yè)務(wù)流程制度標準不統(tǒng)一

因為集團企業(yè)各成員單位業(yè)務(wù)內(nèi)容不同、管理模式不同、組織架構(gòu)等不同，所以造成業(yè)務(wù)流程不同，制度和標準有較大差異。這些不同和差異會造成在處理同一項業(yè)務(wù)時，需要設(shè)置不同的業(yè)務(wù)流程和標準，不僅會增加工作量，還會增加工作難度，降低工作效率。

（三）共享信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)不兼容

在共享信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接時，存在系統(tǒng)缺少對接端口，信息格式不相同等情況，導致業(yè)務(wù)信息不能直接進入共享信息平臺，無法實現(xiàn)信息的互聯(lián)互通。通過手工錄入共享信息平臺，不僅費時費力，還增加了數(shù)據(jù)出錯的概率。

（四）財務(wù)信息存在安全隱患

因為財務(wù)共享服務(wù)中心是基于互聯(lián)網(wǎng)存在的一種組織體系，大量的財務(wù)數(shù)據(jù)置身于開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，容易造成系統(tǒng)被入侵，財務(wù)數(shù)據(jù)失竊，可能會給企業(yè)帶來潛在的風險和損失。

（五）會計檔案管理需要重新規(guī)范

在建立共享服務(wù)中心之前，會計核算檔案資料由各成員企業(yè)財務(wù)部負責保管；在建立共享服務(wù)中心之后，會計檔案資料不管是保存在共享服務(wù)中心還是在各成員企業(yè)財務(wù)部，都會造成一方查閱不方便的情況。如何兼顧各方日常使用、查閱和調(diào)用，需要進行重新規(guī)范。

四、完善財務(wù)共享中心建設(shè)的建議

（一）妥善處理成員企業(yè)財務(wù)人員和工作調(diào)整

對于富余員工而言，其要轉(zhuǎn)變觀念，擁抱變化，從思想上樹立向管理會計轉(zhuǎn)型的思維，積極學習，根據(jù)具體情況轉(zhuǎn)崗到數(shù)據(jù)分析，業(yè)務(wù)支持等崗位；對于留崗財務(wù)員工來講，為了對接財務(wù)共享服務(wù)中心各項工作，要適當調(diào)整工作分工，使其盡快進入良好的工作狀態(tài)。比如，費用報銷業(yè)務(wù)，除成員企業(yè)對接財務(wù)人員自己學習操作手冊、制度和工作流程外，財務(wù)共享服務(wù)中心費用核算組組長可以通過視頻會議形式給企業(yè)成員公司對接的財務(wù)人員進行培訓，大家對工作中遇到的問題可在會上協(xié)商討論，通過培訓和交流，讓大家更快熟悉掌握業(yè)務(wù)。

（二）統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程，做好溝通工作

深入分析同一項業(yè)務(wù)可知，了解各成員企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、制度和標準等不同的原因，根據(jù)具體原因給出解決方法，逐步消除差異，最終形成統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程和標準，提高共享服務(wù)中心的工作效率。比如，各成員單位計提績效的方法和標準不一樣，有的是按收入金額的2%計提，有的是按回款金額的3%計提，有的是按利潤的10%計提，企業(yè)可以協(xié)商簡化統(tǒng)一按回款的3%計提，諸如此類等等。

（三）解決共享信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)不兼容問題

根據(jù)不兼容的具體原因，是硬件造成的還是軟件造成的，以性價比為參照，來確定是外部采購新的兼容設(shè)備和軟件，還是自主研發(fā)進行改造，如果市場上有匹配的系統(tǒng)設(shè)備，性價比高于自主研發(fā)，那就通過購買解決，反之，就通過自主或合作研發(fā)解決。外部采購時，以滿足兼容性為首選，選擇相對規(guī)模大、知名度高的供應(yīng)商。

（四）加強財務(wù)信息安全保障

財務(wù)信息安全一定要做到技防和人防相結(jié)合。首先，要制定安全管理制度，包括操作安全、密鑰安全、信息權(quán)限設(shè)置、病毒預(yù)防、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)等，并責任到人；其次，要對安全管理制度執(zhí)行情況進行定期和不定期檢查，對執(zhí)行情況進行通報，讓財務(wù)人員從內(nèi)心建立風險防范意識；最后，要制定風險應(yīng)急預(yù)案并進行演練，讓財務(wù)人員認識到如果發(fā)生類似的風險會給企業(yè)帶來什么樣的危害，如果發(fā)生類似風險要如何應(yīng)對，怎樣規(guī)避或降低損失。

（五）重新規(guī)范檔案管理工作

為提高工作效率，建議核算檔案資料在共享服務(wù)中心保存，實行集中統(tǒng)一管理，如果成員企業(yè)需要查詢資料，可以通過共享平臺系統(tǒng)調(diào)取影像資料或核算信息。各成員企業(yè)郵寄給共享服務(wù)中心的發(fā)票和銀行回單等紙質(zhì)資料，寄件人和收件人都要做好記錄，尤其是收件人，收到資料后，務(wù)必對照清單逐項核對，確認收到的資料和清單是否一致，如不一致，及時與寄件人聯(lián)系溝通查明原因。同時，還要做好記賬憑證和業(yè)務(wù)票據(jù)的關(guān)聯(lián)工作，例如：每一筆收入對應(yīng)的發(fā)票編號、結(jié)算單號、合同編號和銀行回單編號都要相互關(guān)聯(lián)，方便信息和票據(jù)的查詢。