實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核存在的問(wèn)題及對(duì)策

金仁光

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實(shí)驗(yàn)室的發(fā)展需要借助完善的管理體系保證發(fā)展質(zhì)量。內(nèi)部審核是由實(shí)驗(yàn)室組織的，檢查體系的運(yùn)行效果，以確定管理體系的運(yùn)行效果是否可以滿足體系的合規(guī)性要求。內(nèi)部審核可以為管理評(píng)審、糾正和預(yù)防提供相關(guān)的信息，其作用是評(píng)價(jià)組織采用的管理體系的運(yùn)行是否可以保證持續(xù)有效，是評(píng)價(jià)組織是否合格的審核行為。

1 實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核的作用

內(nèi)部審核是保證體系運(yùn)行效果的有效措施，是組織內(nèi)部自行完成的管理評(píng)審，是組織進(jìn)行自我改善的有效措施。內(nèi)部審核是實(shí)驗(yàn)室對(duì)于管理體系實(shí)施自我檢查、自我審核的重要環(huán)節(jié)。

實(shí)驗(yàn)室借助內(nèi)部審核可以評(píng)價(jià)其體系運(yùn)行效果，驗(yàn)證其運(yùn)行是否符合管理體系的要求；檢查體系是否達(dá)到相關(guān)文件的具體要求；檢查組織制訂出的文件要求是否在工作中得到落實(shí)；內(nèi)部審核存在不符合項(xiàng)可以為改進(jìn)提供依據(jù)?？傊?，內(nèi)部審核是評(píng)價(jià)實(shí)驗(yàn)室的活動(dòng)是否符合相關(guān)法律法規(guī)及管理體系規(guī)定的措施，是評(píng)價(jià)管理體系是否能有效地實(shí)施和保持的措施[1]。

2 實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核存在的問(wèn)題

（1）從實(shí)踐看，實(shí)驗(yàn)室沒(méi)有依據(jù)，相關(guān)文件的具體要求確定內(nèi)部審核的周期，沒(méi)有全面分析審核的覆蓋范圍，也未實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)分析，內(nèi)部審核的實(shí)施大多流于形式。

（2）實(shí)驗(yàn)室的內(nèi)部審核沒(méi)有全面、細(xì)致地檢查管理體系運(yùn)行是否達(dá)到相關(guān)文件的要求，即針對(duì)符合性檢查存在不到位問(wèn)題。

（3）沒(méi)有綜合評(píng)價(jià)組織管理手冊(cè)及控制文件中的各類要求是否在日常管理工作中得以全面落實(shí)。

（4）沒(méi)有結(jié)合實(shí)驗(yàn)室的管理特點(diǎn)深入進(jìn)行內(nèi)部審核，難以分析其存在的問(wèn)題。

（5）面對(duì)實(shí)驗(yàn)室的發(fā)展，沒(méi)有根據(jù)實(shí)際情況開(kāi)展針對(duì)性的策劃，內(nèi)部審核的原因分析不夠科學(xué)，難以借助內(nèi)部審核發(fā)現(xiàn)管理體系運(yùn)行中存在的實(shí)質(zhì)問(wèn)題，因此內(nèi)部審核的效果不好，難以達(dá)到預(yù)期的效果[2]。

2.1 內(nèi)部審核策劃階段的問(wèn)題

實(shí)驗(yàn)室針對(duì)內(nèi)部審核缺少合理的計(jì)劃，雖然有計(jì)劃，但是沒(méi)有考慮到實(shí)驗(yàn)的發(fā)展目標(biāo)，審核計(jì)劃的內(nèi)容多是一成不變的。審核策劃大多是參照了往年的內(nèi)容，在原有的基礎(chǔ)上加以簡(jiǎn)單修改，沒(méi)有結(jié)合當(dāng)前實(shí)驗(yàn)室管理體系的運(yùn)行情況進(jìn)行必要的調(diào)整，策劃缺少針對(duì)性，有些內(nèi)容還有低級(jí)錯(cuò)誤，如內(nèi)部審核采用的作業(yè)文件已過(guò)期，體系文件使用了舊版，質(zhì)量體系內(nèi)審策劃內(nèi)容難以全面涵蓋實(shí)驗(yàn)室體系運(yùn)行的重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題，沒(méi)有結(jié)合上年度內(nèi)外部審核存在的問(wèn)題加以全面分析，沒(méi)有結(jié)合體系的運(yùn)行過(guò)程檢查存在的系統(tǒng)性、重復(fù)性、批次性問(wèn)題。審核計(jì)劃的安排不合理，審核計(jì)劃的發(fā)布時(shí)間接近于審核實(shí)施的時(shí)間，內(nèi)部審核員沒(méi)有充分準(zhǔn)備，從而導(dǎo)致審核倉(cāng)促實(shí)施。審核中的時(shí)間分配不科學(xué)合理，內(nèi)審時(shí)間不足或與實(shí)驗(yàn)室業(yè)務(wù)沖突導(dǎo)致不能按計(jì)劃完成內(nèi)審。還有內(nèi)審員分工不合理的現(xiàn)象，如安排的內(nèi)審員缺乏被審核技術(shù)領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)，內(nèi)審過(guò)程中重管理要求、輕技術(shù)要求，使審核只能發(fā)現(xiàn)一些表面問(wèn)題，而不能發(fā)現(xiàn)技術(shù)層面的問(wèn)題[3]。

2.2 審核實(shí)施過(guò)程存在的問(wèn)題

實(shí)驗(yàn)室的內(nèi)部審核對(duì)于證據(jù)的收集缺少重視，收集到的證據(jù)不能保證客觀性，有些證據(jù)甚至無(wú)效。部分審核人員對(duì)于問(wèn)題的發(fā)現(xiàn)存在個(gè)人偏見(jiàn)，如果審核中采用了不分主次的方式，有的還采用了避重就輕的方式；部分審核員僅注重表面問(wèn)題，沒(méi)有加以深入調(diào)查分析，對(duì)于深層次問(wèn)題缺少分析；部分審核人員與受審核方只有口頭交流，沒(méi)有結(jié)合記錄全面分析；部分審核人員只進(jìn)行書(shū)面評(píng)審，沒(méi)有深入實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審，不能發(fā)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室記錄及時(shí)性等問(wèn)題；審核組對(duì)存在問(wèn)題的評(píng)價(jià)輕描淡寫(xiě)，將易于整改的問(wèn)題列為不符合項(xiàng)，針對(duì)難以整改的問(wèn)題只是采用口頭建議的方式；內(nèi)部審核沒(méi)有依據(jù)規(guī)定召開(kāi)首末次會(huì)議，審核組發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題僅限于與職能部門(mén)交流，管理層沒(méi)有全面了解審核結(jié)果。

2.3 后續(xù)糾正措施及驗(yàn)證存在的問(wèn)題

部分實(shí)驗(yàn)室沒(méi)有對(duì)不符合原因進(jìn)行分析或沒(méi)有全面識(shí)別不符合項(xiàng)存在的風(fēng)險(xiǎn)，沒(méi)有意識(shí)存在不符合項(xiàng)會(huì)影響體系的運(yùn)行效果，會(huì)對(duì)實(shí)驗(yàn)結(jié)果造成不良的影響。有些實(shí)驗(yàn)室采取的糾正措施與所分析的原因不能對(duì)應(yīng)，沒(méi)有結(jié)合內(nèi)審結(jié)果及時(shí)糾正；針對(duì)不符合項(xiàng)的整改僅限于不合格問(wèn)題的解決，沒(méi)有研究問(wèn)題發(fā)生的深層次原因，針對(duì)不符合項(xiàng)可能存在的負(fù)面影響沒(méi)有深入研究，沒(méi)有主動(dòng)采取預(yù)防措施，沒(méi)有對(duì)類似的不符合項(xiàng)加以全面排查與整改，沒(méi)有起到舉一反三的效果，同樣問(wèn)題依然重復(fù)發(fā)生。

3 實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核問(wèn)題的對(duì)策

3.1 管理層的重視是前提

實(shí)驗(yàn)室要保證內(nèi)部審核的質(zhì)量，管理層的重視是基礎(chǔ)。實(shí)驗(yàn)室的管理層要意識(shí)到，內(nèi)部審核要覆蓋管理體系運(yùn)行的全部要素，還要針對(duì)實(shí)驗(yàn)檢測(cè)各類職能部門(mén)、崗位和實(shí)驗(yàn)活動(dòng)。內(nèi)部審核需要保證人力、物力、財(cái)力的支持，此外，審核也要針對(duì)實(shí)驗(yàn)室的管理層，因此管理層要意識(shí)到內(nèi)部審核的重要性，采取措施支持內(nèi)部審核工作的發(fā)展，以確保內(nèi)部審核可以取得實(shí)質(zhì)的效果。實(shí)驗(yàn)室的管理層需要意識(shí)到質(zhì)量管理的價(jià)值，要重視體系內(nèi)審，以保證實(shí)驗(yàn)室管理體系更加完善，保證實(shí)驗(yàn)室的管理得以持續(xù)改進(jìn)，要將質(zhì)量體系的內(nèi)審作為實(shí)驗(yàn)室實(shí)現(xiàn)自我發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、自我完善、自我改進(jìn)的機(jī)會(huì)，在此基礎(chǔ)之上推動(dòng)管理的提升。

3.2 注重人員培訓(xùn)

實(shí)驗(yàn)室規(guī)模不大或人員易于流動(dòng)會(huì)導(dǎo)致審核人員對(duì)體系文件不熟悉，難以把握審核中的重點(diǎn)。因此，實(shí)驗(yàn)室針對(duì)內(nèi)部審核要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)，特別是針對(duì)內(nèi)審員要開(kāi)展有針對(duì)性的培訓(xùn)，幫助內(nèi)審員掌握實(shí)驗(yàn)室的專業(yè)技術(shù)、體系管理知識(shí)與內(nèi)部審核技巧等。實(shí)驗(yàn)室還要?jiǎng)?chuàng)造條件讓員工對(duì)于體系知識(shí)深入理解，以達(dá)到全員參與提升內(nèi)部審核的成效。內(nèi)審員需要經(jīng)過(guò)外部機(jī)構(gòu)實(shí)施的培訓(xùn)，還在實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部定期接受教育培訓(xùn)，保證自身具有一定的審核能力，掌握必要的審核知識(shí)，具備一定的審核技巧。

3.3 注重審核不同環(huán)節(jié)的控制

（1）注重內(nèi)部審核的策劃。內(nèi)部審核的策劃要周密安排，內(nèi)部審核策劃要結(jié)合實(shí)驗(yàn)室的發(fā)展，不能流于形式；內(nèi)部審核針對(duì)時(shí)間安排要與相關(guān)方注意溝通，避免與其他業(yè)務(wù)發(fā)生沖突；策劃內(nèi)容要符合體系文件的相關(guān)要求，還要結(jié)合實(shí)驗(yàn)室的現(xiàn)狀，避免發(fā)生遺漏；針對(duì)內(nèi)部審核要提前準(zhǔn)備好各種表格、記錄，以保證內(nèi)部審核的效率；針對(duì)內(nèi)審員的安排要合理，以保證審核效率。

（2）注重現(xiàn)場(chǎng)審核。實(shí)驗(yàn)室的現(xiàn)場(chǎng)審核要重視兩方面的內(nèi)容。一是借助多種方式如“聽(tīng)、看、查、考、問(wèn)”等全面收集證據(jù)，避免發(fā)生漏要素、漏部門(mén)、漏場(chǎng)所等問(wèn)題的發(fā)生。內(nèi)部審核工作要落實(shí)責(zé)任制，強(qiáng)化內(nèi)審員責(zé)任意識(shí)，還要保證受審核部門(mén)加以配合，保證收集的證據(jù)具有客觀性，可以真實(shí)、準(zhǔn)確體現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室管理體系運(yùn)行情況。二是對(duì)于收集到的證據(jù)要加以全面、客觀地加以分析，要明確問(wèn)題的發(fā)生原因，問(wèn)題是個(gè)別的還是普遍存在的，問(wèn)題的發(fā)生是偶然性還是經(jīng)常性，要確定影響程度與影響范圍，要分析問(wèn)題的不良后果等。

（3）現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)要注重與受審方面的溝通?，F(xiàn)場(chǎng)審核可以結(jié)合實(shí)際采用多種方式，可以采用口頭交談、電話交談、微信溝通等不同的方式，在溝通中要注意分析從不同方獲取到信息的邏輯性，梳理出頭緒，還要做好交流信息的記錄，為了避免發(fā)生遺漏問(wèn)題，還需要在后期補(bǔ)記。

（4）對(duì)于問(wèn)題要追溯整改情況。實(shí)驗(yàn)室對(duì)于內(nèi)部審核發(fā)現(xiàn)的各類問(wèn)題，不論是不符合項(xiàng)還是觀察項(xiàng)，都要加以整改，整改不能只是停留在糾正層面，還要有預(yù)防措施，對(duì)于問(wèn)題的整改要加以驗(yàn)證。

（5）內(nèi)部審核完成后要做好報(bào)告。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要分析、研究、評(píng)價(jià)、總結(jié)，基于客觀、公正、準(zhǔn)確的態(tài)度評(píng)價(jià)體系的運(yùn)行效果，對(duì)于問(wèn)題的整改也要加以評(píng)價(jià)。

4 結(jié)束語(yǔ)

內(nèi)部審核是實(shí)驗(yàn)室保證質(zhì)量管理體系得以有效運(yùn)行的關(guān)鍵活動(dòng)。內(nèi)部審核人員要針對(duì)問(wèn)題發(fā)生與糾正措施的實(shí)施效果進(jìn)行分析，對(duì)管理體系存在的問(wèn)題加以控制，實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)。特別是要全面掌握實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量體系，熟悉實(shí)驗(yàn)室的運(yùn)行方式，還要具有一定的溝通能力。實(shí)驗(yàn)室要意識(shí)到內(nèi)部審核的重要性，明確內(nèi)部審核存在的問(wèn)題，并采取有效的措施保證審核效果，以不斷提升實(shí)驗(yàn)室的管理水平。