李繼玲 廣西醫(yī)科大學(xué)第二附屬醫(yī)院

資料留底存檔在各行各業(yè)都是重要的一項(xiàng)工作，由此產(chǎn)生了檔案管理。醫(yī)院檔案更是涉及甚廣，醫(yī)院的檔案雖然也在不斷改進(jìn)加強(qiáng)，但離完善還有很大一段距離。檔案是最真實(shí)、最原始的歷史資料，是記錄當(dāng)時(shí)實(shí)際情況最有力的證據(jù)。隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的快速發(fā)展及信息化的普及，檔案不全、資料丟失的情況屢見不鮮。系統(tǒng)有效的管理模式、正確的管理方式方法才是可以完善檔案的手段。

一、目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院檔案管理工作的不重視

目前，大多數(shù)醫(yī)院的主要管理核心都在醫(yī)療技術(shù)與醫(yī)患關(guān)系等方面的管理工作，對(duì)檔案管理工作或多或少都有忽視，而醫(yī)院的檔案管理工作進(jìn)行中，首要問(wèn)題就是醫(yī)院的不重視，管理辦法的不嚴(yán)謹(jǐn)，辦公設(shè)施的不齊全，導(dǎo)致檔案管理工作的水平和效率不高，不能使檔案管理工作更好的與醫(yī)院的管理工作相結(jié)合。

（二）醫(yī)院檔案管理制度尚未完善

醫(yī)院在運(yùn)行中針對(duì)各項(xiàng)工作都有相關(guān)制度，由于醫(yī)院的不重視，檔案管理的相關(guān)工作制度制定較為粗略。而在醫(yī)院評(píng)級(jí)中尚未列入檔案管理的相關(guān)評(píng)審，因此醫(yī)院的檔案管理工作沒(méi)有一套完整的管理系統(tǒng)，在工作執(zhí)行中會(huì)存在各種問(wèn)題[1]。

（三）醫(yī)院檔案管理信息化技術(shù)未完善

信息化建設(shè)的發(fā)展為各行各業(yè)提供了便利，大多醫(yī)院也引入了信息化建設(shè)管理，但在檔案管理工作上還是采用以往的人工收集信息方式，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，而且也不利于信息的保存和完善。

（四）醫(yī)院檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提升

醫(yī)院檔案管理配備的工作人員一般不是專業(yè)的管理人員，大多都是由醫(yī)護(hù)人員兼職管理或是經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單培訓(xùn)上崗的人員，對(duì)于檔案管理的工作內(nèi)容認(rèn)知簡(jiǎn)單，不能明確信息整合后進(jìn)行檔案管理對(duì)于醫(yī)院工作的重要，并且對(duì)于管理人員沒(méi)有系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，工作人員的業(yè)務(wù)水平不能得到提升。

二、針對(duì)醫(yī)院檔案管理存在問(wèn)題的優(yōu)化政策

（一）正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性

檔案管理工作是能夠?qū)⑨t(yī)院的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、分類，將有效的數(shù)據(jù)信息存檔，以便后期查閱及引用，醫(yī)院管理者應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性，并及時(shí)引導(dǎo)員工積極協(xié)調(diào)和配合檔案管理工作的進(jìn)行，針對(duì)本院的情況，適當(dāng)?shù)耐度敫酉冗M(jìn)的技術(shù)、設(shè)備進(jìn)行管理[2]。

（二）完善醫(yī)院的檔案管理工作制度

檔案管理整合的是整個(gè)醫(yī)院的資料信息，從領(lǐng)導(dǎo)層到各科室，從財(cái)務(wù)部門到后勤部門，所有的信息都需要由檔案管理部門進(jìn)行核實(shí)整理，這是一項(xiàng)繁雜的工作，需要各部門的積極配合才能完成，這就需要完善的工作制度來(lái)支撐，明確具體的職責(zé)和獎(jiǎng)懲制度，制定工作計(jì)劃，工作安排，信息整合方法和流程、檔案提取和歸還制度等等一系列制度，因此醫(yī)院需要在檔案管理工作中不斷的進(jìn)行修正和完善工作制度，以保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（三）將信息化管理引入實(shí)際工作中

在紙質(zhì)版檔案保管的前提下，引入現(xiàn)代化信息建設(shè)管理。由于紙質(zhì)版資料搜索不便，醫(yī)院的檔案利用率較低，在引入信息化管理后，將紙質(zhì)版檔案資料整合分類妥善保管，利用專業(yè)化信息設(shè)備，將電子信息同時(shí)記錄，多種記錄方式能夠保證信息的完整性，并且能夠方便快捷的提取檔案信息，提高檔案信息使用率，對(duì)醫(yī)院其他工作帶來(lái)有效保障。

（四）完善檔案管理的設(shè)施

信息化建設(shè)管理的基礎(chǔ)是專業(yè)的信息化設(shè)備，投入資金將檔案管理場(chǎng)地與設(shè)備進(jìn)行更新，比如：電腦、檔案架、空調(diào)、監(jiān)控等硬件設(shè)施[3]。同時(shí)在軟件上引入先進(jìn)的系統(tǒng)，連接醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，將部分檢索權(quán)限分配給各級(jí)員工，在方便員工自行查詢信息的同時(shí)減少了檔案管理人員的工作，并且同時(shí)實(shí)現(xiàn)了資源互通。

（五）提高工作人員的業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員的素質(zhì)決定了檔案管理工作的效率和水平，醫(yī)院在選取檔案管理人員時(shí)應(yīng)該錄取更加專業(yè)的檔案管理人員，并且針對(duì)檔案管理人員的工作制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，邀請(qǐng)專業(yè)的人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，拓展檔案管理人員的思維方式，提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，培養(yǎng)人員的責(zé)任意識(shí)，保密意識(shí)。

（六）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，增加檔案管理工作創(chuàng)新

檔案管理工作不應(yīng)只是保管，這是對(duì)信息資源的浪費(fèi)，因此，檔案管理還應(yīng)有創(chuàng)新的工作。在收集和保管信息時(shí)利用現(xiàn)代化技術(shù)將有效的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，分類編輯，整理成冊(cè)提供給醫(yī)院的其他工作人員進(jìn)行閱讀和借鑒，在提升信息的開發(fā)率的同時(shí)提升自身的能力。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是醫(yī)院管理體系中重要的一項(xiàng)，時(shí)代在發(fā)展，任何管理工作都要緊緊跟隨，在實(shí)踐中進(jìn)行創(chuàng)新，因此，醫(yī)院檔案管理的工作也需要進(jìn)行優(yōu)化，醫(yī)院在醫(yī)療技術(shù)發(fā)展的同時(shí)，要重視檔案管理信息化的發(fā)展，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。