劉悅洋

摘要：本文主要闡述電網(wǎng)企業(yè)科技檔案管理數(shù)字化的概念和運(yùn)用原則基礎(chǔ)上，對(duì)電網(wǎng)企業(yè)檔案管理中數(shù)字化運(yùn)用方法進(jìn)行探究，同時(shí)提出信息化時(shí)代檔案管理措施，希望為有關(guān)人員和企業(yè)提供幫助。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;電網(wǎng)企業(yè);科技檔案;管理數(shù)字化技術(shù)

在信息時(shí)代背景下的供電企業(yè)檔案管理即使已經(jīng)走進(jìn)現(xiàn)代信息化，實(shí)際上依然不能達(dá)到有效的工作效率。在這個(gè)時(shí)代電網(wǎng)企業(yè)檔案信息化的發(fā)展要符合人們對(duì)電能的需要。在實(shí)際發(fā)展的時(shí)候要求有關(guān)人員在實(shí)踐中健全檔案管理信息化的缺點(diǎn)，提升工作效率，讓供電企業(yè)不斷向前發(fā)展。

一、檔案管理研究的背景

（一）檔案管理信息化水平很低

一般展現(xiàn)在下面幾個(gè)層面：其一，一些企業(yè)依然運(yùn)用以前的檔案管理形式，對(duì)計(jì)算機(jī)和科技運(yùn)用不夠，檔案管理效率較低[1]。其二，一些員工無(wú)法清楚的意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的含義，錯(cuò)誤的以為信息化就是數(shù)字化，檔案管理的信息化構(gòu)建水平很低。

（二）檔案管理無(wú)法為企業(yè)服務(wù)

以前檔案管理方式是檔案搜集與整理鑒定，要確保企業(yè)檔案的歷史記錄能夠完善。這樣的檔案管理形式無(wú)法為其提供更好的企業(yè)服務(wù)[2]。一個(gè)好的企業(yè)檔案管理可以在企業(yè)中有積極的促進(jìn)作用，在檔案中尋找企業(yè)進(jìn)步的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，尋找其中存在的劣勢(shì)，從而制定實(shí)際的處理方案，將其作用于企業(yè)以后的發(fā)展，為企業(yè)更好的服務(wù)。

二、檔案管理數(shù)字化定義與運(yùn)用原則分析

（一）安全性

數(shù)字化技術(shù)即使為電網(wǎng)企業(yè)帶去很多管理上的便捷，實(shí)際在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)背景下，檔案信息的安全性是十分關(guān)鍵的，因此在數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用中，企業(yè)檔案信息安全性是一定要遵守的原則，在采用數(shù)字化技術(shù)的時(shí)候，要采用對(duì)應(yīng)的策略確保檔案網(wǎng)絡(luò)更加安全，讓系統(tǒng)不由于自然和人為因素受到危害和破壞，進(jìn)一步防止電網(wǎng)企業(yè)檔案信息泄漏和遺失[5]。所以檔案管理工作者一定要由每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)層面著手，積極通過(guò)用戶權(quán)限設(shè)計(jì)、定期進(jìn)行備份、升級(jí)殺毒軟件和增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全措施防范策略，逐步保證檔案信息的安全性，同時(shí)能夠永遠(yuǎn)保存。

（二）真實(shí)性

就電網(wǎng)企業(yè)檔案而言，檔案信息是否真實(shí)是根本需求，還是十分關(guān)鍵的[4]。這種原則在電網(wǎng)企業(yè)檔案管理數(shù)字化中要遵守，隨時(shí)改正檔案信息中出現(xiàn)的虛假信息，防止導(dǎo)致部分不必要的損失與麻煩，這要求在具體管理制度中積極增強(qiáng)。

（三）便捷性

運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完成數(shù)字化檔案管理代替以前的手工保存以及管理檔案的方式，這之中的一種較大的原因是由于數(shù)字化技術(shù)為電網(wǎng)企業(yè)檔案管理帶去一定的便捷性，方便管理者進(jìn)行檔案信息查詢、整理和開(kāi)發(fā)運(yùn)用[5]。同時(shí)在處理檔案以后，用戶可以不受時(shí)間與空間的影響積極展開(kāi)有關(guān)信息的迅速瀏覽，也可以讓用戶展開(kāi)檔案信息查詢?yōu)g覽，同時(shí)不容易互相之間干擾。

（四）可讀性

數(shù)字化技術(shù)在電網(wǎng)企業(yè)檔案中的應(yīng)用，依然確保檔案的可讀性，這就是運(yùn)用保存、轉(zhuǎn)換、壓縮以及加密操作以后，這種輸出的形式依然支持辨別與理解，而且確保檔案信息更加完善與真實(shí)，進(jìn)一步確保檔案的具體價(jià)值。

三、電網(wǎng)企業(yè)檔案管理匯總數(shù)字化運(yùn)用的措施

（一）增強(qiáng)創(chuàng)新型數(shù)字化技術(shù)的人才的培訓(xùn)

要積極調(diào)節(jié)檔案管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)，讓其形成具備最新檔案管理思想與觀念的高水準(zhǔn)新的數(shù)字化技術(shù)人才團(tuán)隊(duì)，方便對(duì)每種專門(mén)的設(shè)備積極維護(hù)、修整以及升級(jí)，讓專門(mén)的設(shè)施更加安全和順利的運(yùn)轉(zhuǎn)。而且經(jīng)過(guò)有關(guān)數(shù)字化技術(shù)內(nèi)容的訓(xùn)練，讓檔案管理者學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理中的有關(guān)內(nèi)容。技能與過(guò)程，從而提高管理者的工作能力，讓數(shù)字化技術(shù)積極應(yīng)用以及建設(shè)。

（二）讓檔案資源更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)一步構(gòu)建

只有確保了規(guī)范與健全電網(wǎng)企業(yè)檔案信息，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用才可以獲得很好的運(yùn)用，進(jìn)一步讓數(shù)字化管理更有價(jià)值和意義。而且也應(yīng)該完成統(tǒng)一的電網(wǎng)企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，進(jìn)一步更好的展現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的意義，不然部分不標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的檔案管理容易對(duì)數(shù)字化檔案管理與發(fā)展造成影響。

（三）構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)系統(tǒng)

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建是數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用十分關(guān)鍵成果的一種，實(shí)際要確保這個(gè)系統(tǒng)的資源功能齊全，進(jìn)一步才可以為管理者提供更為方便的管理服務(wù)。第一，系統(tǒng)的研發(fā)人員把電網(wǎng)企業(yè)檔案引入數(shù)據(jù)庫(kù)中，而且還要再一次將原本的檔案資料積極錄入，同時(shí)按照具體檔案變動(dòng)與增強(qiáng)隨時(shí)更新與延伸數(shù)據(jù)庫(kù)信息，確保檔案更加完善、有效、齊全。同時(shí)在有關(guān)單位制定決策的過(guò)程中，這種數(shù)據(jù)系統(tǒng)可以為其提供部分真正、全方位的有效依據(jù)，進(jìn)一步讓有關(guān)政府單位提供更好的服務(wù)。另外，也要求在這種數(shù)據(jù)系統(tǒng)中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，即展開(kāi)檔案編目，用分層級(jí)的形式不斷進(jìn)行檔案目錄管理，對(duì)管理查詢工作的組織有利，讓管理工作變得更為有清晰。也要求把檔案信息數(shù)據(jù)化工作完成好，保存好關(guān)鍵的檔案資源，把其轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)化信息的時(shí)候還要應(yīng)用以前紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行保存，由于信號(hào)變換過(guò)程中，檔案信息容易由于很多原因的儀器作用與技術(shù)的影響，容易存在丟失進(jìn)而損壞的情況，因此應(yīng)該將這兩個(gè)類別檔案形式做好檔案管理。

四、信息化時(shí)代下檔案管理的措施

（一）做好科技存檔

目前檔案管理工作要進(jìn)行數(shù)字化方向發(fā)展，將實(shí)體檔案變成對(duì)信息資源的科技化管理?？萍蓟芾頇n案一般采用現(xiàn)代化的方式對(duì)檔案信息資源積極管理，將根本的信息作為管理對(duì)象，對(duì)每個(gè)單位做好數(shù)字化處理。在展開(kāi)電子存檔的時(shí)候，第一，應(yīng)該構(gòu)建有關(guān)檔案的網(wǎng)頁(yè)，構(gòu)建數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)搜索形式，方便檔案查詢和運(yùn)用。第二，應(yīng)該更好的應(yīng)用有關(guān)網(wǎng)站制作網(wǎng)頁(yè)，讓檔案管理服務(wù)于系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)構(gòu)成科技化的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理中心。在構(gòu)建電子檔案的時(shí)候，應(yīng)該確保檔案的內(nèi)容更加真實(shí)與安全，同時(shí)迅速完成資源分享，讓檔案管理自動(dòng)化以及法制化，切實(shí)達(dá)到檔案信息溝通與運(yùn)用。

（三）進(jìn)行信息化管理

以前檔案管理形式是用圖片和手寫(xiě)信息、影像的形式管理的，檔案管理者用手動(dòng)的方式進(jìn)行檔案采集與整理，最終做好存檔。伴隨信息化程度逐漸變深，尤其是國(guó)外最新的檔案管理技術(shù)的引入，為檔案管理科技化打下良好的基礎(chǔ)，電子檔案管理方式讓檔案由手動(dòng)到計(jì)算機(jī)保存，這屬于辦公方式歷史性的改變，為檔案管理提出很好的要求，讓檔案管理逐漸現(xiàn)代化與科技化。還在另一個(gè)方面需要檔案工作人員掌握檔案管理的技能，適應(yīng)新時(shí)期下的工作形式的改變，以更加迅速和準(zhǔn)確的方式為經(jīng)濟(jì)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

（四）工作重點(diǎn)要向信息方面轉(zhuǎn)移

在以前檔案整合實(shí)踐中，一般工作檔案管理中，檔案實(shí)際管理對(duì)檔案過(guò)程化控制。計(jì)算機(jī)具體保存技術(shù)為以前的檔案管理形式帶去很大的挑戰(zhàn)，以前的檔案管理不能滿足電子信息時(shí)代數(shù)字化處理的需要，所以，檔案實(shí)體化的管理逐漸變?nèi)?。檔案管理事業(yè)關(guān)心的 問(wèn)題由文件實(shí)體朝著文件形成化進(jìn)一步發(fā)展，讓文件整合與保存以及科技互相結(jié)合。

（五）培育信息化檔案管理人才

在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要積極培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才，全方位提升工作者的素質(zhì)，主動(dòng)改變檔案管理設(shè)施，提升檔案管理方式。因此，這要求積極培養(yǎng)檔案管理方面的數(shù)據(jù)庫(kù)研發(fā)人才，有更優(yōu)秀的人才儲(chǔ)備，才可以很好的為檔案管理工作二服務(wù)。

結(jié)束語(yǔ)：

電網(wǎng)企業(yè)以后的進(jìn)步和人們實(shí)際生活質(zhì)量是分不開(kāi)的，為了符合新時(shí)代的人們的需要，電網(wǎng)企業(yè)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)。逐漸提高檔案管理信息技術(shù)，讓檔案管理更加安全，在根本上提高實(shí)際工作者的素質(zhì)和管理水準(zhǔn)，這是讓電網(wǎng)企業(yè)向者科學(xué)發(fā)展必然的要求。

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