解析事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略

方春香 河套學(xué)院

一、引言

檔案管理是人力資源部的一項(xiàng)重要工作，人事檔案關(guān)乎到每一位員工的基本身份信息，通過查看個(gè)人的檔案就可以了解到他的工作狀態(tài)和軌跡。與此同時(shí)，事業(yè)單位的人事檔案管理水平也可以直接反映出其人力資源的基本狀況，所以要對人事管理方面進(jìn)行規(guī)范化和合理性，可以保障檔案資料發(fā)揮出重要的價(jià)值，因此，現(xiàn)階段不斷的加強(qiáng)我國事業(yè)單位的人事檔案管理工作特別的重要。

二、在事業(yè)單位人事檔案的管理中所存在的問題

在如今這個(gè)發(fā)展迅速的時(shí)代，我國的事業(yè)機(jī)關(guān)單位也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐來對自身的一些工作效率和工作方式進(jìn)行變革[1]。對于這樣的變革其實(shí)是需要各個(gè)單位之間的協(xié)調(diào)合作，結(jié)合實(shí)際的情況來調(diào)整工作的方向和手段，為了就是能夠更好的適應(yīng)當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的發(fā)展。其中對于人事單位在檔案的規(guī)范管理上、水平上還需要做進(jìn)一步的提升，進(jìn)而突破傳統(tǒng)人事檔案管理的繁瑣性，讓整個(gè)的工作變得更加的輕松和簡單，從以下三個(gè)方面來看看當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理上存在的問題：

（一）意識發(fā)展跟不上時(shí)代步伐，傳統(tǒng)而又薄弱

就目前對于我國事業(yè)單位人事檔案管理工作的規(guī)范化水平的提升情況來看，需要從事業(yè)單位各部門工作人員的意識和觀念上出發(fā)，讓他們能做出一定的改變。因?yàn)閭鹘y(tǒng)觀念和模式對檔案管理人員的工作方式和工作狀況都有著非常重要的影響。此外，還需要從現(xiàn)代化發(fā)展的角度來考慮問題，因?yàn)閭鹘y(tǒng)觀念的深入導(dǎo)致很多檔案管理人員的意識相對落后，且跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，需要做進(jìn)一步的改善[2]。

（二）檔案管理的形式更多的受到傳統(tǒng)方式的影響

其實(shí)隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，很多的事業(yè)單位也慢慢的意識到了對自身在檔案管理上的問題，這種不尋求變通和發(fā)展的意識導(dǎo)致檔案管理工作的落后性，最終阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。因此，現(xiàn)階段我國的事業(yè)單位需要在檔案管理工作上做出一定的改革，并以互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)的大數(shù)據(jù)平臺作為答案信息的儲存管理平臺來做進(jìn)一步的結(jié)合。為什么如今的檔案管理工作效率還是如此的低的原因在于受傳統(tǒng)思維模式的影響較深，很難一時(shí)間改變所有人的觀念，其次就是事業(yè)單位對于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的管理模式的認(rèn)識比較淺，還不能完全將其應(yīng)用到檔案管理上去，進(jìn)而出現(xiàn)檔案管理的方式不夠規(guī)范。

（三）技術(shù)水平比較低，缺乏相應(yīng)高水平技術(shù)人才

在公共機(jī)構(gòu)中的人事檔案管理上有一個(gè)非常普遍的問題那就是對勞動力的依賴性特別的高。此外，隨著我國逐漸進(jìn)入大數(shù)據(jù)發(fā)展的時(shí)代，對勞動力的過度依賴就導(dǎo)致其技術(shù)水平低、沒有專業(yè)化的技術(shù)人才來進(jìn)行管理，最終無法避免因?yàn)閭鹘y(tǒng)模式的弊端所帶來的影響[3]。

三、加強(qiáng)管理水平，提升規(guī)范化管理的措施

（一）檔案管理要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

對于人事檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是我國在實(shí)現(xiàn)人事單位檔案管理工作現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。只有做好這些基礎(chǔ)性的工作，才能夠得到進(jìn)一步的提升。從實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)上來看，做好事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化，可以有效的提高機(jī)關(guān)單位的工作效率，從而更好的促進(jìn)其他工作的發(fā)展。

（二）對于檔案管理的技術(shù)進(jìn)行提升，優(yōu)化設(shè)備保證

由于事業(yè)單位的檔案管理改造是一個(gè)比較漫長的過程，所以我們需要做好長期奮斗的決心，對整個(gè)的檔案管理系統(tǒng)做整體的優(yōu)化，所以整個(gè)的工作量非常的巨大。對于傳統(tǒng)的人事檔案管理大多數(shù)是依靠人力進(jìn)行手工的紙質(zhì)版檔案管理，整個(gè)的工作流程非常的復(fù)雜且效率極其的低。面對當(dāng)前這個(gè)大數(shù)據(jù)信息時(shí)代的發(fā)展，我們慢慢的通過利用計(jì)算機(jī)來代替人工進(jìn)行檔案的管理，并逐漸取消紙質(zhì)版的檔案。因?yàn)闊o論是從對檔案信息的儲存和管理上來看，計(jì)算機(jī)管理模式遠(yuǎn)遠(yuǎn)比傳統(tǒng)管理模式要更好，并且可以有效的解決傳統(tǒng)管理上的一些弊端，全面提高人事檔案管理工作的規(guī)范化水平[4]。

（三）對于管理的機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化以及完善，提高規(guī)范化的管理水平

事實(shí)上，文件檔案的規(guī)范化管理機(jī)制對于提高事業(yè)單位的檔案管理水平來說有著非常重要的作用，而管理技術(shù)也是提高規(guī)范化水平的重要保障。因此，在對于管理機(jī)制的完善和優(yōu)化的過程中，要讓整個(gè)的工作流程變得更加的清晰，進(jìn)而將責(zé)任進(jìn)行區(qū)分，并將工作的績效與工作人員的獎金、工資相聯(lián)系，以調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，這樣的管理模式也能夠有效的提高我國事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率和規(guī)范化水平。

小結(jié)：綜上所述，本文主要事業(yè)單位機(jī)構(gòu)在改善人事檔案的管理和標(biāo)準(zhǔn)化方面面臨的主要挑戰(zhàn)，以及為應(yīng)對這些挑戰(zhàn)而采取的相應(yīng)行動。這對于當(dāng)前階段和將來的事業(yè)單位應(yīng)該如何進(jìn)行全面的改革具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。但是就目前我國事業(yè)單位的人事檔案管理上所出現(xiàn)的問題還需要有關(guān)部門進(jìn)行更加深入的研究和探討從而全面提高我國事業(yè)單位的人事檔案管理的規(guī)范性以及可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。