摘要：人事檔案管理對于干部的選拔任用和人才的使用與培養(yǎng)具有特別重要的意義。對此，本文分析研究了人事檔案管理的特點及其收集，認為人事檔案具有現(xiàn)實性、動態(tài)性、保密性和專指性的特點，對于人事檔案的收集則重點分析研究了其收集的范圍、收集的渠道以及收集的方法，以便于為檔案管理人員提供借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;人事檔案收集;人事檔案;檔案管理;檔案收集;檔案

人事檔案是組織、人事管理部門或其他有關(guān)部門在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、品德才學和工作表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，集中保存以備查考的文件材料。各行各業(yè)各級人事部門都會產(chǎn)生人事檔案，人事檔案的主體是干部（公務(wù)員）檔案、企事業(yè)職工檔案、教師檔案和學生檔案。此外，流動人員的人事檔案管理也應(yīng)引起關(guān)注。

一、人事檔案的特點

檔案是社會發(fā)展和活動的真實記錄，人事檔案對于干部的選拔任用意義十分重大，人事檔案具有現(xiàn)實性、動態(tài)性、保密性和專指性特點。

1、現(xiàn)實性。人事檔案是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的已經(jīng)處理完畢的具有保存價值的文件材料。這些材料雖然已經(jīng)完成了審閱批辦等文書處理程序，但所涉及的當事人，絕大部分還在不同的崗位上工作、生產(chǎn)或?qū)W習，人事部門在工作活動中為了考察和了解這些人員，需要經(jīng)常查閱有關(guān)人事材料，以便于用其所長，避其所短。人事檔案是進行人事管理活動的重要依據(jù)，具有很強的現(xiàn)實效用。

2、動態(tài)性。一份人事檔案建立以后，并不意味著人事材料的完成和收集工作的結(jié)束，而是隨著它所記錄的個人情況的變化，連續(xù)不斷地增加新的內(nèi)容，補充新的材料，并隨著人員的流動而流動。人事檔案的動態(tài)性表現(xiàn)在兩個方面：一方面，人事檔案的主體大多數(shù)仍然在各行各業(yè)的崗位上工作或?qū)W習，這就決定了人事檔案將隨著個人的成長、工作或?qū)W習的延續(xù)不斷增加新的內(nèi)容;另一方面，人事檔案的主體是不斷流動的，調(diào)動、晉升、免職、辭職、下崗再就業(yè)等情況經(jīng)常發(fā)生，隨之而來的是當事人工作單位和主管其人事檔案的單位的變動。因此，人事檔案管理必須隨著人員的流動經(jīng)常傳遞和流動，只有等當事人死亡，有保存價值的人事檔案移交給檔案館后，才能停止這種流動。

3、保密性。人事檔案集中記述了一個人的自然狀況（姓名、別名、出生地、出生年月、家庭成員）、學習、工作經(jīng)歷、德才表現(xiàn)、健康狀況、政治面貌、獎懲情況、收入情況、職務(wù)職稱、技術(shù)專長等各方面的信息。其中所涉及的個人隱私、與其有關(guān)的重大事件、工作失誤等內(nèi)容，在相當長時期內(nèi)是保密的，不能對外開放，以維護其個人權(quán)益。人事檔案的解密與開放，必須在當事人死亡后若干年才能實行。在此之前，只限于組織、人事部門因工作需要對其進行查閱，并且要有嚴格的管理制度和審批手續(xù)。

4、專指性。人事檔案是以個人為單位組成的專卷，其內(nèi)容集中反映了一個人的經(jīng)歷、政治狀況、品德才學、業(yè)務(wù)狀況等全貌。卷內(nèi)的每一份文件，都必須反映特定個人的情況，不得夾雜或混入別人的材料，也不能將一個人的材料分散割裂。因此，無論是從人事檔案的內(nèi)容還是形式上看，人事檔案都集中反映了某個人的歷史全貌，具有明顯的個人專指性。

二、人事檔案的收集

便于社會各方面的利用，是檔案收集的根本目的，也是檢驗檔案工作效果的重要標準。便于社會各方面利用的原則，應(yīng)始終貫穿于檔案工作的各個方面和各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之中，它是我們制定人事檔案規(guī)章制度和組織檔案業(yè)務(wù)工作的出發(fā)點，并以此作為主要標準去檢查和評價人事檔案工作的質(zhì)量。

1、人事檔案的收集范圍。人事檔案是集中反映個人經(jīng)歷、品質(zhì)才學、工作表現(xiàn)的歷史記錄，凡是記錄個人經(jīng)歷及其社會實踐活動，反映個人政治面貌、思想品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績、技術(shù)專長、學術(shù)水平、獎懲情況等方面的人事材料，都屬于人事檔案的收集范圍。主要包括：各種履歷材料、自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料、種類鑒定考察考核材料、學歷學位學績培訓和專業(yè)技術(shù)情況的材料、政審材料、參加黨團組織及其他社會組織的材料、獎勵材料、處分材料、錄用任免等材料。

2、人事檔案的收集渠道。人事檔案材料的來源廣泛，須通過各種途徑盡可能收集齊全。不同類型的人事檔案材料有不同的收集渠道。

3、人事檔案的收集方法。人事檔案形成規(guī)律和特點決定了人事檔案的收集與其他檔案有所不同。例如，人事檔案的收集工作主要是在個人所屬的主管人事部門進行的人事材料的歸檔工作，而檔案館只接收已逝世的具有一定級別的領(lǐng)導(dǎo)、著名專家、學者、知名人士、英雄模范人物的具有永久或者長期保存價值的檔案。與一個單位的文書檔案向檔案館源源不斷地移交不同，個人的人事檔案向檔案館的移交是一次性的。人事檔案沒有固定的歸檔時間，而是由個人活動的具體情況而定的。（1）人事檔案應(yīng)連續(xù)不斷地進行收集。在個人的生命里程中，一個人出生、成長、讀書、就業(yè)會產(chǎn)生相關(guān)的關(guān)于其學歷、工作經(jīng)歷、職務(wù)職稱、考核、獎勵或者懲罰等直接反映其個人自然狀況、個人專長和社會地位、社會活動情況、政治信仰等方面的材料。這些材料隨著個人的成長和持續(xù)的社會活動而不斷增加，因此，必須連續(xù)不斷地對其進行收集、補充，才能保證人事檔案的完整、齊全，反映個人學習、工作、品質(zhì)和才學的全貌。比如說對個人新產(chǎn)生的考核材料、新成果、鑒定材料、獎懲與晉升材料的收集和補充等等;（2）人事檔案應(yīng)根據(jù)其來源定向收集。人事檔案形成的材料比較復(fù)雜，有的是在個人活動中形成的，有的是在各部門人事活動中形成的，致使人事檔案資料分散在部門和個人手中。應(yīng)根據(jù)個人經(jīng)歷和社會實踐活動的實際情況，向經(jīng)常產(chǎn)生人事檔案資料的一定單位和部門實行定向收集;（3）人事檔案應(yīng)根據(jù)單位的工作活動規(guī)律定時收集。各單位的工作活動具有一定的時間規(guī)律性，比如說人事任免、職稱評定、表彰先進等工作都有一定的規(guī)律，例如，每四年領(lǐng)導(dǎo)班子換屆調(diào)整，每年年底的職稱評定，在一年中的某些時段如年底、“三八”婦女節(jié)、“五一” 勞動節(jié)、“十一”國慶節(jié)等，一般都有總結(jié)或表彰活動，這些活動都會產(chǎn)生大量的人事材料。這要求人事檔案管理部門掌握單位的工作活動規(guī)律和人事檔案的產(chǎn)生特點，及時收集新產(chǎn)生的人事檔案材料，要經(jīng)常了解和掌握形成干部檔案材料源的信息，溝通渠道，建立聯(lián)系制度，不失時機地向形成材料的部門收集應(yīng)歸檔的材料;（4）人事檔案材料不是孤立形成的，一項活動、一次事件，都會產(chǎn)生一系列互有聯(lián)系的人事檔案材料。例如，圍繞某次事故的處理，會形成事故調(diào)查、復(fù)查、取證、對當事人的處分決定、當事人檢討和申訴等一系列材料。應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有檔案或掌握的線索，將一次事件或一項活動中形成的與當事人有關(guān)的人事材料收集齊全。

參考文獻：

【1】肖秋惠：《檔案管理概論》，武漢大學出版社，湖北，武漢，2009。

【2】杜云波：《淺析檔案管理工作的原則》，《安徽文學（下半月）》，2011年08期。

作者簡介：齊巖，女，漢族，1986年3月出生。吉林大安人，現(xiàn)任職于吉林省大安市人力資源和社會保障信息中心，研究方向為檔案管理。