電子發(fā)票對高校財務(wù)報銷的影響及應(yīng)對措施

張蓮銀

[摘? ? 要] 電子發(fā)票具有成本低、易存儲的優(yōu)點(diǎn)，已在社會上廣泛使用，但對高校而言，由于高校財務(wù)信息化建設(shè)稍晚，電子發(fā)票在高校財務(wù)報銷中存在一定問題。本文就電子發(fā)票“重復(fù)報銷、發(fā)票樣式不一、報銷手續(xù)繁瑣”等問題結(jié)合財務(wù)工作實(shí)際進(jìn)行闡述，進(jìn)而提出“引進(jìn)發(fā)票查驗(yàn)系統(tǒng)、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和改變高校財務(wù)管理思路”三大舉措，以期給電子發(fā)票在高校得到順利使用提供建議。

[關(guān)鍵詞] 電子發(fā)票;高校財務(wù)報銷;信息化建設(shè)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2021. 01. 032

[中圖分類號] G475? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2021）01- 0074- 02

1? ? ? 電子發(fā)票的定義、優(yōu)點(diǎn)

電子發(fā)票是順應(yīng)時代發(fā)展的產(chǎn)物，同普通發(fā)票一樣具有法律效應(yīng)，電子發(fā)票是單位會計核算的原始憑證，只是以電子形式在網(wǎng)絡(luò)生成、流轉(zhuǎn)、存儲。

使用電子發(fā)票進(jìn)行財務(wù)報銷，降低了發(fā)票的流轉(zhuǎn)成本。經(jīng)辦人可以隨時隨地在網(wǎng)絡(luò)上打印電子發(fā)票，如果發(fā)票信息有誤，僅需在網(wǎng)上修改生成新的發(fā)票，而不必將發(fā)票郵寄給銷售方，節(jié)省發(fā)票流轉(zhuǎn)成本的同時也節(jié)約雙方時間，提高辦事效率。

電子發(fā)票以電子形式存儲，更加容易保管、查詢和傳輸。根據(jù)筆者所在高校規(guī)定，紙質(zhì)發(fā)票遺失需要銷售方在記賬聯(lián)復(fù)印件上加蓋發(fā)票專用章郵寄給購買方，經(jīng)辦人協(xié)同遺失說明方可進(jìn)行財務(wù)報銷。實(shí)行電子發(fā)票后，電子存儲的發(fā)票不易丟失，因而也省去了經(jīng)辦人處理發(fā)票遺失情況的時間。另外，電子發(fā)票不會出現(xiàn)像紙質(zhì)發(fā)票那樣時間長或者遇潮就開始模糊的現(xiàn)象。

基于電子發(fā)票的優(yōu)點(diǎn)，2012年國家稅務(wù)總局選取5個城市試點(diǎn)，力求3年內(nèi)將電子發(fā)票推廣至全國。截至2019年，電子發(fā)票已經(jīng)試行8個年頭，電子發(fā)票開具張數(shù)從2016年的3.5億張到2019年的119.2億張，可以說電子發(fā)票被越來越多的商家信任并啟用。

2? ? ? 電子發(fā)票對高校財務(wù)報銷的影響

隨著電子發(fā)票的普及，越來越多的電子發(fā)票出現(xiàn)在高?？蒲薪?jīng)費(fèi)或日常行政經(jīng)費(fèi)的報銷中，電子發(fā)票的出現(xiàn)對高校財務(wù)報銷工作既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。

2.1? ?電子發(fā)票對高校財務(wù)管理帶來的機(jī)遇

2.1.1? ?有利于推進(jìn)高校財務(wù)信息化建設(shè)

高校對財務(wù)管理的要求不如企業(yè)，所以財務(wù)信息化建設(shè)的需求較弱，高校的財務(wù)信息化水平較落后。另外，受制于財務(wù)預(yù)算和經(jīng)費(fèi)限制，高校在安排經(jīng)費(fèi)時，通過將財務(wù)系統(tǒng)建設(shè)方面的需求擺在最后。換言之，高校財務(wù)信息化建設(shè)通常是高校發(fā)展過程中遇到亟待解決的問題，才催生相應(yīng)信息化手段的引進(jìn)。例如，在國家對科研人員“放管服”背景下，要求給科研人員解綁，提高財務(wù)報銷效率，各高校引進(jìn)了網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)。電子發(fā)票在高校財務(wù)報銷中得到廣泛使用的同時，也對高校財務(wù)信息化建設(shè)提出了新要求。電子發(fā)票的應(yīng)用要求發(fā)票能夠電子化儲存，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，這就要求財務(wù)處引進(jìn)相應(yīng)的信息化系統(tǒng)，來實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，這將有利于高校財務(wù)信息化建設(shè)的完成。

2.1.2? ?有利于提高高校財務(wù)人員素質(zhì)

電子發(fā)票的啟用對高校財務(wù)信息化建設(shè)提出了更高的要求，而財務(wù)信息化的完成離不開高校財務(wù)人員。隨著電子發(fā)票在高校的普及，為了應(yīng)對電子發(fā)票報銷過程中出現(xiàn)的問題，財務(wù)人員首先需要了解電子發(fā)票的由來、報銷需注意的事項(xiàng)，這就要求財務(wù)人員保持學(xué)習(xí)，能跟上財務(wù)規(guī)則的變化。此外，財務(wù)信息化涉及的不僅僅是財會領(lǐng)域，更多的是信息技術(shù)的研發(fā)和深入。雖然信息系統(tǒng)不必由財務(wù)人員開發(fā)，但信息系統(tǒng)的個性化設(shè)計理念的產(chǎn)生離不開財務(wù)人員的幫助。為此，財務(wù)人員在學(xué)習(xí)財務(wù)知識的同時，要涉獵信息技術(shù)相關(guān)方面，來優(yōu)化信息系統(tǒng)的使用。一定程度，這能推進(jìn)財務(wù)人員多元化發(fā)展，提高財務(wù)人員素質(zhì)。

2.2? ?電子發(fā)票對高校財務(wù)報銷的挑戰(zhàn)

2.2.1? ?電子發(fā)票歸檔及重復(fù)報銷問題

《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會[2020]6號）指出單位的會計核算系統(tǒng)要能夠準(zhǔn)確、完整、有效地接收和讀取電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)，按照國家檔案行政管理部門規(guī)定格式輸出電子會計憑證，有效防止電子會計憑證重復(fù)入賬。以筆者所在高校為例，財務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)尚未達(dá)到國家電子檔案歸檔要求，在實(shí)際工作中，經(jīng)辦人報銷需以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷依據(jù)，而電子發(fā)票的打印次數(shù)不受限制，且發(fā)票不會標(biāo)注第幾次打印，不論出于故意還是無意，難免存在重復(fù)報銷的可能，一定程度給財會人員審核報銷增加了難度和風(fēng)險。

2.2.2? ?電子發(fā)票樣式不一帶來的報銷問題

根據(jù)《國家稅務(wù)總局關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》（國稅[2015]84號）規(guī)定：消費(fèi)者從企業(yè)購買商品或者服務(wù)，收到的電子發(fā)票上有稅控簽名和企業(yè)電子簽章，不再另蓋發(fā)票專用章。也就是說，購買方收到的電子發(fā)票上有銷售方的電子簽章，即電子的發(fā)票專用章。2020年1月，國稅總局發(fā)布《關(guān)于增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺等事項(xiàng)的公告》（國稅總局[2020]1號）指出納稅人通過增值稅電子發(fā)票公共服務(wù)平臺開具的增值稅電子普通發(fā)票屬于稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制的發(fā)票，由電子簽名代替發(fā)票專用章，法律效力、基本用途、使用規(guī)定同增值稅普通發(fā)票。電子發(fā)票開具途徑不同帶來的增值稅電子普通發(fā)票樣式的不同給師生日常報銷及高校財務(wù)處處理電子發(fā)票報銷帶來了較大的挑戰(zhàn)。一方面，師生非財務(wù)專業(yè)人士，開票往往只關(guān)注發(fā)票抬頭和稅號，而忽略了發(fā)票上蓋章是否齊全;另一方面，一線財務(wù)人員財務(wù)審核查驗(yàn)發(fā)票習(xí)慣于關(guān)注發(fā)票的“發(fā)票監(jiān)制章”和“發(fā)票專用章“，缺任一章就以不合規(guī)票據(jù)退還給報銷人。而實(shí)際上2020年起通過增值稅電子發(fā)票公共服務(wù)平臺開具的發(fā)票不再有發(fā)票專用章，且之前的“發(fā)票監(jiān)制章”也改為“經(jīng)過稅務(wù)數(shù)字證書簽名的電子發(fā)票監(jiān)制章”。這一改變增加了財務(wù)人員審核的難度，要求財務(wù)人員時刻學(xué)習(xí)，了解財務(wù)方面的最新規(guī)定，適應(yīng)財務(wù)信息化背景下報銷實(shí)務(wù)的改變。

2.2.3? ?電子發(fā)票查驗(yàn)引起的報銷手續(xù)復(fù)雜問題

根據(jù)國家稅務(wù)總局規(guī)定，電子發(fā)票同普通紙質(zhì)發(fā)票，具有相同的法律效力。但據(jù)調(diào)研，高校在電子發(fā)票報銷過程中根據(jù)發(fā)票數(shù)額要求經(jīng)辦人提供電子發(fā)票的查驗(yàn)證明。根據(jù)筆者所在高校報銷情況，電子發(fā)票金額超過2 000元，經(jīng)辦人需要登錄國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺對該發(fā)票進(jìn)行驗(yàn)證，電子發(fā)票協(xié)同發(fā)票查驗(yàn)結(jié)果方可進(jìn)行財務(wù)報銷。這違背了電子發(fā)票啟用的初衷，反而增加了報銷人和財務(wù)工作人員的工作量。

3? ? ? 優(yōu)化高校電子發(fā)票報銷的舉措

3.1? ?引入發(fā)票查驗(yàn)系統(tǒng)，避免重復(fù)入賬

以筆者所在高校為例，為避免電子發(fā)票的重復(fù)入賬，財務(wù)處采取了如下措施。第一，由報銷人簽署首次報銷承諾。報銷人在報銷電子發(fā)票時，需在電子發(fā)票上簽“首次報銷”字樣，以保證該發(fā)票系第一次報銷，且不會有二次報銷現(xiàn)象。但該行為通常不被老師理解，認(rèn)為財務(wù)人員故意刁難，簽字也非自愿行為。此外，部分老師電子票據(jù)繁多，發(fā)票管理困難，難免無意進(jìn)行二次報銷，無法從根源杜絕重復(fù)報銷現(xiàn)象。第二，一線報銷審核人員通過Excel建立電子發(fā)票報銷臺賬，每日下班后各審核人員匯總各自電子發(fā)票臺賬，等次日處理報銷業(yè)務(wù)時通過逐筆核對方式避免電子發(fā)票重復(fù)報銷。然而，隨著電子發(fā)票的普及，教師報銷發(fā)票中電子發(fā)票占五成以上，建立臺賬方式給財務(wù)人員增加較多的工作量，且財務(wù)人員一天僅就電子臺賬匯總一次，而師生一天報銷次數(shù)不限，財務(wù)審核人員又多，審核人員“差”導(dǎo)致的重復(fù)報銷不可避免，所以電子臺賬并不可取。隨著信息化建設(shè)的推進(jìn)，高校財務(wù)處要趁著信息化建設(shè)的態(tài)勢，通過信息化手段避免電子發(fā)票的重復(fù)報銷。筆者所在高校財務(wù)核算采用的是復(fù)旦天翼財務(wù)系統(tǒng)，該系統(tǒng)下設(shè)電子發(fā)票模塊，啟用該模塊能夠?qū)崿F(xiàn)電子發(fā)票的查驗(yàn)和避免重復(fù)入賬的功能。通過引入該模塊，教師在網(wǎng)上預(yù)約報賬的同時，能夠?qū)崿F(xiàn)電子發(fā)票的查驗(yàn)功能，及時發(fā)現(xiàn)發(fā)票的真?zhèn)我约笆欠裰貜?fù)報銷問題，有效避免了電子發(fā)票重復(fù)報銷和報銷手續(xù)繁瑣的問題，提高了師生的報銷效率，也提高了財務(wù)人員工作效率。

3.2? ?加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

電子發(fā)票的推行和使用是社會發(fā)展的必然，高校在接受電子發(fā)票使用的同時，也要加強(qiáng)對電子發(fā)票規(guī)范使用的培訓(xùn)。電子發(fā)票作為新興事物，對于師生和財務(wù)人員來說是新鮮且陌生的，雙方在一定程度上還不能接受電子發(fā)票的使用。對于廣大師生，財務(wù)處可以通過官微，財務(wù)官網(wǎng)，工作群等渠道宣傳電子發(fā)票產(chǎn)生的背景、法律效力以及電子發(fā)票開具的注意點(diǎn)以及電子發(fā)票報銷注意事項(xiàng)，避免電子發(fā)票使用中遇到困難。對于財務(wù)工作人員，學(xué)校要加強(qiáng)財務(wù)人員業(yè)務(wù)能力和政策方面的培訓(xùn)，及時了解電子發(fā)票開具和報銷的最新規(guī)定，避免工作中出現(xiàn)錯誤的判斷。

3.3? ?改變高校財務(wù)管理思路

高校作為教書育人的地方，各項(xiàng)政策和領(lǐng)導(dǎo)思想都傾向于教學(xué)和科研，而財務(wù)部門類似后勤保障部門，顯得微不足道。然而，高校財務(wù)處承擔(dān)著全?？蒲薪?jīng)費(fèi)、教育經(jīng)費(fèi)等的核算，通過數(shù)據(jù)的處理向各需求方提供高校的發(fā)展情況。再者，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，對高校財務(wù)工作也提出了新的要求，所以高校財務(wù)處要改變自身定位，不能僅做數(shù)據(jù)的搬運(yùn)工，而要構(gòu)建信息化建設(shè)平臺，能夠既快又全面搜集數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，將事后管理提前到事前預(yù)測分析，做一個順應(yīng)新時代財務(wù)要求的信息提供者。

4? ? ? 結(jié)? ? 語

對大部分高校而言，電子發(fā)票的使用還處于摸索階段，順應(yīng)電子發(fā)票的產(chǎn)生背景，高校要加強(qiáng)自身的財務(wù)信息化建設(shè)腳步，利用信息化方式杜絕電子發(fā)票造假和重復(fù)報賬問題。此外，作為高校財務(wù)人員，不能拘泥于完成日常的財務(wù)報銷工作，從思想上要深化學(xué)習(xí)，了解財經(jīng)方面最新政策，做一名適應(yīng)信息技術(shù)變革的新時代財務(wù)人。

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