道路工程項(xiàng)目檔案管理收集難點(diǎn)問題及對(duì)策研究

胡文惠

（福建省漳州市平和縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位社會(huì)保險(xiǎn)中心，福建漳州363700）

0 引言

道路工程項(xiàng)目是一種典型的影響面廣、投資大、資源消耗量大、管理難度高的項(xiàng)目，在其決策、設(shè)計(jì)、施工等環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，而對(duì)這些檔案資料的管理，是保證項(xiàng)目建設(shè)工作有效推進(jìn)的關(guān)鍵?？紤]到如今道路工程項(xiàng)目規(guī)模逐漸加大，業(yè)主、監(jiān)管部門等對(duì)其施工管理水平有了更高的要求，加上外部技術(shù)管理環(huán)境發(fā)生了巨大的變化，有必要針對(duì)如今的道路工程項(xiàng)目檔案管理收集的難點(diǎn)及問題進(jìn)行深入探究。

1 道路工程項(xiàng)目檔案管理收集工作概述

1.1 主要內(nèi)容

道路工程項(xiàng)目檔案管理收集工作主要是針對(duì)道路工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類檔案資料進(jìn)行采集、整理、儲(chǔ)存，為相關(guān)需求者使用提供便利和支持的過程。檔案資料反映的是道路工程項(xiàng)目籌備建設(shè)及管理某個(gè)方面的重要信息，其不僅是項(xiàng)目建設(shè)管理的基本依據(jù)，也是反映其管理水平的重要參考[1]。在如今各地區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)越來(lái)越完善、經(jīng)濟(jì)交流越來(lái)越密切的背景下，道路工程項(xiàng)目規(guī)模越來(lái)越大，涉及的技術(shù)、工藝越來(lái)越復(fù)雜，相關(guān)檔案資料也越復(fù)雜，這對(duì)當(dāng)下的檔案管理收集工作帶來(lái)不小的挑戰(zhàn)。

1.2 加強(qiáng)檔案管理收集工作的必要性

如前文所述，檔案資料是道路工程項(xiàng)目實(shí)施中要用到的重要文件資料，貫穿于項(xiàng)目施工管理的全生命周期。受到現(xiàn)代道路項(xiàng)目規(guī)?；?、管理內(nèi)容復(fù)雜化的影響，一些單位的檔案資料管理不夠完善，給項(xiàng)目建設(shè)管理產(chǎn)生了不良影響。從一些監(jiān)管部門角度來(lái)講，檔案管理收集工作的不到位，也影響了其對(duì)轄區(qū)相關(guān)工程行業(yè)的有效監(jiān)管和引導(dǎo)，對(duì)行業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展也是不利的。從另一個(gè)角度來(lái)講，當(dāng)前道路工程項(xiàng)目檔案資料管理及收集工作受到了互聯(lián)網(wǎng)、通信技術(shù)發(fā)展帶來(lái)的影響，這就更需要積極對(duì)該工作理念和方法進(jìn)行創(chuàng)新，確保其工作價(jià)值得到有效發(fā)揮[2]。

2 道路工程項(xiàng)目檔案資料管理收集工作的難點(diǎn)及問題

2.1 難點(diǎn)

總體來(lái)講，道路工程項(xiàng)目檔案資料管理和收集的難點(diǎn)表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，資料類別多、內(nèi)容體量大。每個(gè)道路工程項(xiàng)目的籌備建設(shè)都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，從前期的地質(zhì)環(huán)境勘察資料、招投標(biāo)資料，到施工中的技術(shù)資料、設(shè)計(jì)變更資料，再到后期的竣工驗(yàn)收資料等，不僅涵蓋了包括技術(shù)、材料、人工、市場(chǎng)、造價(jià)在內(nèi)的多個(gè)領(lǐng)域，每種類別本身又涉及大量的細(xì)小分類[3]。因此，檔案的收集管理是一個(gè)十分大的任務(wù)量，對(duì)工作人員來(lái)說是不小的挑戰(zhàn)。其二，來(lái)源渠道多，標(biāo)準(zhǔn)不一?，F(xiàn)代社會(huì)正經(jīng)歷一個(gè)全面信息化、數(shù)字化的過程，計(jì)算機(jī)軟件、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)對(duì)道路工程檔案管理收集工作帶來(lái)了巨大的影響。尤其是當(dāng)前情況下，檔案資料不僅涉及實(shí)體化的資料，也涉及大量數(shù)字化資料，太多的資料來(lái)源渠道給收集工作帶來(lái)挑戰(zhàn)。同時(shí)，由于道路工程建設(shè)施工管理涉及多個(gè)技術(shù)專業(yè)領(lǐng)域，不同領(lǐng)域的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不同、要求不同，加上部分專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域還涉及標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的情況，使得收集整理工作的難度增高。其三，要求高，壓力大。道路工程是連接各個(gè)地區(qū)、滿足車輛安全行駛需求的項(xiàng)目，無(wú)論是工程建設(shè)質(zhì)量、進(jìn)度，還是造價(jià)、安全管理要求都非常高，這種高要求自然會(huì)覆蓋到檔案管理方面。尤其是各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)檔案資料的完善度、真實(shí)性有極高的要求，加上部分情況下對(duì)檔案資料的要求具有臨時(shí)性、不確定性的情況，這要求檔案管理做好充分的準(zhǔn)備，進(jìn)而使得相關(guān)團(tuán)隊(duì)工作壓力較大。

2.2 問題

2.2.1 缺乏科學(xué)意識(shí)。道路工程項(xiàng)目的建設(shè)施工需要有效利用大量資金和資源，而目前很多單位對(duì)道路施工涉及的技術(shù)、資源足夠關(guān)注，而忽略了檔案資料管理的重要性。事實(shí)上，檔案資料管理是道路工程建設(shè)施工有效開展的基礎(chǔ)。但是，由于對(duì)此缺乏足夠的重視，導(dǎo)致一些企業(yè)及單位忽略了對(duì)檔案資料收集及管理質(zhì)量的把控[4]。

2.2.2 管理方式落后。道路工程規(guī)?；?、技術(shù)復(fù)雜化的背景下，面對(duì)體量龐大、來(lái)源眾多的檔案資料，相關(guān)部門未能對(duì)管理收集方法進(jìn)行及時(shí)的更新優(yōu)化。這導(dǎo)致檔案資料收集的效率、質(zhì)量、完善性及真實(shí)性等方面存在一定的問題。尤其是信息化背景下，部分單位在涉及檔案資料收集時(shí)，依然大量依靠人力進(jìn)行，對(duì)計(jì)算機(jī)軟件及互聯(lián)網(wǎng)渠道的應(yīng)用不到位，導(dǎo)致收集進(jìn)度慢、完整性不足。另外，針對(duì)收集的各類檔案資料，在整理、儲(chǔ)存及應(yīng)用方面，數(shù)字化、信息化水平不足，影響了對(duì)檔案資料價(jià)值的有效挖掘。

2.2.3 缺少科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫?。面?duì)體量龐大的建筑工程項(xiàng)目檔案資料，需要相關(guān)責(zé)任部門及建筑施工管理單位做好組織協(xié)調(diào)，并形成完善嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫取５悄壳安糠謫挝魂P(guān)于這方面工作的制度相對(duì)落后，未能根據(jù)信息化及數(shù)字化發(fā)展背景做好制度優(yōu)化，導(dǎo)致一些關(guān)鍵性工作缺少制度支持，影響了團(tuán)隊(duì)組織設(shè)計(jì)和管理實(shí)施。

2.2.4 缺乏可靠的人才隊(duì)伍。關(guān)于道路工程項(xiàng)目檔案資料的收集和管理，對(duì)掌握扎實(shí)專業(yè)知識(shí)技能和具備創(chuàng)新意識(shí)的人才有非常大的需求。但是目前部分責(zé)任單位及部門缺少對(duì)這方面人才的培養(yǎng)，尤其是相關(guān)人員在檔案資料信息化管理方面缺少意識(shí)和方法的創(chuàng)新，同時(shí)也不具備良好的責(zé)任意識(shí)，影響了檔案資料管理收集工作效果。

3 道路工程項(xiàng)目檔案資料管理收集策略分析

3.1 建立科學(xué)的管理理念

無(wú)論是道路工程項(xiàng)目的建設(shè)管理單位，還是檔案資料相關(guān)主管單位，都應(yīng)針對(duì)新形勢(shì)下道路工程項(xiàng)目檔案資料的管理工作建立科學(xué)的認(rèn)知。首先需要對(duì)該工作引起足夠重視，在實(shí)際工作中做好各方面業(yè)務(wù)的處理和優(yōu)化，確保檔案資料管理工作能夠?yàn)榻ㄖこ绦袠I(yè)的規(guī)范化發(fā)展提供可靠支持。與此同時(shí)，要意識(shí)到現(xiàn)代道路工程行業(yè)發(fā)展背景及技術(shù)背景下，關(guān)于檔案資料管理工作的技術(shù)方法創(chuàng)新是很重要的?；诖?，要從道路工程項(xiàng)目施工管理及產(chǎn)業(yè)發(fā)展的角度，針對(duì)道路工程項(xiàng)目檔案資料管理收集樹立全生命周期理念。也就是說，要從道路工程項(xiàng)目決策、立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、施工，到竣工、投運(yùn)、項(xiàng)目退出的整個(gè)生命周期，對(duì)各階段各領(lǐng)域檔案資料進(jìn)行全面管理，建立全覆蓋、精細(xì)化、動(dòng)態(tài)化的管理機(jī)制[5]。

3.2 積極進(jìn)行技術(shù)方法改良

關(guān)于道路工程項(xiàng)目檔案資料的管理收集，要及時(shí)根據(jù)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)及技術(shù)條件，對(duì)各類技術(shù)進(jìn)行及時(shí)的改良。從相關(guān)主管部門的角度講，要通過建立規(guī)范化的道路工程行業(yè)檔案資料管理數(shù)據(jù)庫(kù)及信息平臺(tái)，要求并指導(dǎo)道路工程項(xiàng)目相關(guān)單位通過該平臺(tái)主動(dòng)進(jìn)行各類檔案資料的上傳，期間嚴(yán)格對(duì)檔案資料格式、形式做好規(guī)定，確保檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化收集。同時(shí)，要積極使用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)軟件，基于成熟的信息處理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)多數(shù)基礎(chǔ)檔案資料的自動(dòng)化整理、儲(chǔ)存?；诖耍Y(jié)合相關(guān)人員的介入，為檔案資料的調(diào)取、使用，提供可靠支持。

3.3 建立完善嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?/h3>

針對(duì)道路工程項(xiàng)目檔案資料管理收集工作，要嚴(yán)格根據(jù)道路工程行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)和管理要求，做好相關(guān)組織架構(gòu)的優(yōu)化。首先，要提升檔案資料收集及管理崗位人員的團(tuán)隊(duì)地位，確保其他單位及部門能夠主動(dòng)積極配合檔案收集工作。其次，要建立覆蓋各相關(guān)單位相關(guān)崗位的責(zé)任機(jī)制，明確責(zé)任體系。在此基礎(chǔ)上，針對(duì)建筑工程項(xiàng)目檔案資料的管理收集，建立完善、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?，促進(jìn)該工作的規(guī)范化推進(jìn)。

3.4 加強(qiáng)人才隊(duì)伍培養(yǎng)

在道路工程項(xiàng)目檔案資料的管理收集工作中，要積極根據(jù)行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)及市場(chǎng)要求，重視對(duì)相關(guān)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)[6]。一方面，要適當(dāng)提高道路工程項(xiàng)目檔案資料收集工作部門的人才準(zhǔn)入門檻，不僅要求其掌握檔案資料管理的基礎(chǔ)知識(shí)和技能，還要求其具備良好的信息化、數(shù)字化管理能力和創(chuàng)新能力；另一方面，要強(qiáng)化對(duì)道路工程項(xiàng)目檔案資料管理隊(duì)伍的持續(xù)培訓(xùn)，確保其持續(xù)保持意識(shí)、方法的先進(jìn)性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，如今社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，道路工程行業(yè)的發(fā)展模式也在不斷變化，道路工程項(xiàng)目檔案資料的管理收集工作面臨著諸多挑戰(zhàn)。為此，相關(guān)管理及責(zé)任部門應(yīng)積極提高優(yōu)化意識(shí)，對(duì)該工作的重要性及價(jià)值有足夠科學(xué)的認(rèn)知。在此基礎(chǔ)上，要積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)、軟件技術(shù)，實(shí)現(xiàn)道路工程項(xiàng)目檔案資料管理收集方法的創(chuàng)新優(yōu)化，再結(jié)合嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫群透哔|(zhì)量的人才隊(duì)伍培養(yǎng)，促進(jìn)管理水平的全面提升，為道路工程項(xiàng)目的建設(shè)管理及行業(yè)發(fā)展打下可靠基礎(chǔ)。