基于Microsoft Office的工資發(fā)放解決方案

黃慶和 檀滿霞 左美玲 饒?zhí)m香

[摘? ? 要] 新的《個人所得稅扣繳申報管理辦法（試行）》規(guī)定，自2019年1月1日起，個人所得稅須全年累計計算。為使中小微企業(yè)免于購置工資發(fā)放軟件，節(jié)約財務(wù)辦公成本，文章介紹如何組合應(yīng)用常用的Microsoft Office的Excel、Word和Outlook三大軟件制作工資表實現(xiàn)職工工資個稅累計計算、生成職工工資條和自動發(fā)送至職工的電子信箱，完成每月職工工資發(fā)放。

[關(guān)鍵詞] Office;工資表;個稅;累計計算;工資條;自動發(fā)送

0? ? ? 引? ? 言

發(fā)放職工工資是企事業(yè)單位每月必不可少的財務(wù)行為，對中小企事業(yè)單位特別是私人小公司來說，購置工資發(fā)放軟件會增加財務(wù)成本。為了減輕企事業(yè)單位負(fù)擔(dān)，提高財務(wù)人員工作效率，本文將詳細(xì)介紹如何利用常用的Microsoft Office的三大軟件完成每月職工工資發(fā)放：用Excel制作工資表實現(xiàn)工資個稅的累計計算;用Word制作工資條;用Outlook發(fā)送工資條到職工的電子信箱。本文以O(shè)ffice 2010為例。

1? ? ? 工資表與個稅累計計算設(shè)計

國家稅務(wù)總局2018年第61號公告規(guī)定，2019年1月1日施行《個人所得稅扣繳申報管理辦法（試行）》，扣繳義務(wù)人向居民個人支付工資、薪金所得時，應(yīng)當(dāng)按照累計預(yù)扣法計算預(yù)扣稅款，并按月辦理扣繳申報。工資表設(shè)計的思路：先建立一張無數(shù)據(jù)的工資表模板，復(fù)制工資表模板得到1月份工資表，設(shè)置各種公式函數(shù);復(fù)制1月份工資表得到2月份工資表，更改公式的部分參數(shù)關(guān)聯(lián)1月份相關(guān)數(shù)據(jù);3～12月份工資表操作類似2月份。

1.1? ?工資表模板設(shè)計

使用Microsoft Excel 2010新建一個空白工作簿，保存為“2020年工資發(fā)放表”。依次點擊“文件”“選項”“高級”，勾選“將精度設(shè)為所顯示的精度”。將工作表“Sheet1”重命名為“工資表模板”，作為2020年工資發(fā)放表模板。根據(jù)單位職工薪金發(fā)放情況，設(shè)定表頭項，分為三類：一類為發(fā)放項，設(shè)置“崗位工資”“薪級工資”“基礎(chǔ)性績效工資一”“基礎(chǔ)性績效工資二”“獎勵性績效工資”“獨(dú)子費(fèi)”“保健特崗補(bǔ)貼”“其他工資”“其他發(fā)放”“實發(fā)合計”“應(yīng)發(fā)工資”;二類為扣除項，設(shè)置“扣稅”“房租”“水費(fèi)”“電費(fèi)”“會費(fèi)”“衛(wèi)生費(fèi)”“公積金”“職業(yè)年金”“養(yǎng)老保險”“失業(yè)保險”“醫(yī)療保險”“缺勤扣款”“其他扣款”“扣款合計”;三類為個稅計算項，設(shè)置“專項附加扣除”“應(yīng)納稅所得額”“稅率”“速算扣除”“本月應(yīng)扣稅款”“累計應(yīng)扣稅款”“累計已繳稅款”。

1.2? ?1月份工資表設(shè)計與個稅計算

右擊“工資表模板”工作表，通過“移動或復(fù)制（M）”復(fù)制工資表模板到本工作簿，命名為“1月工資”，作為2020年1月份工資表。

1.2.1? ?各合計項公式設(shè)計

“實發(fā)合計”為實際發(fā)放給職工的工資，即“應(yīng)發(fā)工資”減去“扣款合計”，公式設(shè)為“=M5-AA5”。表的最后行“小計”為各數(shù)據(jù)列的合計，設(shè)置SUM函數(shù)即可。

1.2.2? ?工資個稅相關(guān)項公式設(shè)計

新稅法規(guī)定，累計預(yù)扣法是指扣繳義務(wù)人在一個納稅年度內(nèi)預(yù)扣預(yù)繳稅款時，以納稅人在本單位截至當(dāng)前月份工資、薪金所得累計收入減除累計免稅收入、累計減除費(fèi)用、累計專項扣除、累計專項附加扣除和累計依法確定的其他扣除后的余額為累計預(yù)扣預(yù)繳應(yīng)納稅所得額，適用個人所得稅預(yù)扣率表（表1），計算累計應(yīng)預(yù)扣預(yù)繳稅額，再減除累計減免稅額和累計已預(yù)扣預(yù)繳稅額，其余額為本期應(yīng)預(yù)扣預(yù)繳稅額。余額為負(fù)值時，暫不退稅。納稅年度終了后余額仍為負(fù)值時，由納稅人通過辦理綜合所得年度匯算清繳，稅款多退少補(bǔ)。

本期應(yīng)預(yù)扣繳稅額=（累計預(yù)扣預(yù)繳應(yīng)納稅所得額×預(yù)扣率-速算扣除數(shù)）-累計減免稅額-累計已預(yù)扣預(yù)繳稅額。

1.2.2.1? ?應(yīng)納稅所得額

累計預(yù)扣預(yù)繳應(yīng)納稅所得額=累計收入-累計免稅收入-累計減除費(fèi)用-累計專項扣除-累計專項附加扣除-累計依法確定的其他扣除。其中，累計減除費(fèi)用，按照5 000元/月乘以納稅人當(dāng)年截至本月在本單位的任職受雇月份數(shù)計算。

1月份雖然不存在累計計算，但為了操作簡便，本文通過累計工資表模板的零值來設(shè)計1月份工資表的公式函數(shù)。

1月份的應(yīng)納稅所得額為本月的累計收入減除累計免稅收入、累計減除費(fèi)用、累計專項扣除、累計專項附加扣除和累計依法確定的其他扣除后的余額，等于“應(yīng)發(fā)工資”減去免稅收入項“獨(dú)子費(fèi)”，減去減除費(fèi)用項“公積金”“職業(yè)年金”“養(yǎng)老保險”“失業(yè)保險”“醫(yī)療保險”和“缺勤扣款”等，減去“專項附加扣除”，減去累計減除費(fèi)用“5 000”，公式設(shè)為“=M5-I5-T5-U5-V5-W5-X5-Y5-AB5-5 000+（IF（T5>2 181，T5-2 181，0）+（IF（U5>727，U5-727，0））+SUMIF（‘工資表模板！B5：B11，B5，工資表模板！AC5：AC11）”。其中，“+SUMIF（‘工資表模板！B5：B11，B5，工資表模板！AC5：AC11）”是累計工資表模板的零值?！癐F（T5>2 181，T5-2 181，0）”是指公積金超過2 181元的部分需要納稅，“IF（U5>727，U5-727，0）”是指職業(yè)年金超過727元的部分需要納稅，這兩個數(shù)字由相關(guān)政策規(guī)定，每年可能都不一樣，需實時變更。

1.2.2.2? ?稅率

根據(jù)個人所得稅預(yù)扣率表（表1），稅率由應(yīng)納稅所得額決定，共分7級。需要注意的是，當(dāng)應(yīng)納稅所得額為“0”或負(fù)數(shù)的時候，稅率應(yīng)為“0”。所以稅率可以利用IF條件函數(shù)根據(jù)應(yīng)納稅所得額的值自動判斷稅率的值，公式設(shè)為“=IF（AC5≤0，0，IF（AC5≤36 000，3%，IF（AC5≤144 000，10%，IF（AC5≤300 000，20%，IF（AC5≤420 000，25%，IF（AC5≤660 000，30%，IF（AC5≤960 000，35%，45%）”。

1.2.2.3? ?速算扣除數(shù)

速算扣除數(shù)的公式設(shè)定類似稅率。根據(jù)個人所得稅預(yù)扣率表（表1），速算扣除數(shù)可以由應(yīng)納稅所得額判定，也可以由預(yù)扣率判定。這里選擇由應(yīng)納稅所得額判定，速算扣除數(shù)公式設(shè)為“=IF（AC5≤36 000，0，IF（AC5≤144 000，2 520，IF（AC5≤300 000，16 920，IF（AC5≤420 000，31 920，IF（AC5≤660 000，52 920，IF（AC5≤960 000，85 920，181 920）”。

1.2.2.4? ?個稅計算

設(shè)計三個計算項，“本月應(yīng)扣稅款”“累計應(yīng)扣稅款”和“累計已繳稅款”。

“累計應(yīng)扣稅款”為到本月（含本月）累計應(yīng)該預(yù)扣預(yù)繳的總金額，即累計的應(yīng)納稅所得額×預(yù)扣率-速算扣除數(shù)，公式設(shè)為“=AC5*AD5-AE5”。

“累計已繳稅款”為到本月（含本月）已經(jīng)預(yù)扣預(yù)繳的總金額，但當(dāng)小于上月的累計已繳稅款時，取上月的值，公式設(shè)為“=MAX（AC5*AD5-AE5，‘工資表模板！AH5）”，表示為到本月為止實際累計預(yù)扣預(yù)繳數(shù)。MAX函數(shù)是比較本月累計應(yīng)扣稅款與上月累計已繳稅款取大值。

“本月應(yīng)扣稅款”=本月累計應(yīng)扣稅款-上月累計已繳稅款，即本月應(yīng)預(yù)扣預(yù)繳稅款。新稅法規(guī)定余額為負(fù)值時，暫不退稅，所以公式設(shè)為“=MAX（0，AG5-SUMIF（‘工資表模板！B5：B11，B5，‘工資表模板！AH5：AH11））”，結(jié)果為負(fù)值時取零。SUMIF函數(shù)取出上月累計已繳稅款的值，MAX函數(shù)確保結(jié)果為負(fù)值時取零。

上述所有公式設(shè)置完成后，利用Excel的“填充”功能向下進(jìn)行公式填充，完成其他行的公式設(shè)置。根據(jù)職工薪金情況，錄入1月份薪金各項數(shù)據(jù)，即可完成1月份工資表（圖1）。

1.3? ?2～12月份工資表與個稅累計計算

1.3.1? ?2月份工資表

通過“移動或復(fù)制（M）”復(fù)制1月份工資表得到2月份工資表，命名為“2月工資”。2月份的應(yīng)納稅所得額需累計1月份的納稅所得額，計算出累計應(yīng)預(yù)扣預(yù)繳稅額，減去1月份的預(yù)扣預(yù)繳稅額即為本月應(yīng)預(yù)扣預(yù)繳稅額，結(jié)果為負(fù)值時取零。為此需更改“應(yīng)納稅所得額”“本月應(yīng)扣稅款”和“累計已繳稅款”的公式的部分參數(shù)，用替換命令把公式里的“工資表模板”全部替換成“1月工資”，關(guān)聯(lián)1月份工資表數(shù)據(jù)即可。2月份“應(yīng)納稅所得額”公式為“=M5-I5-T5-U5-V5-W5-X5-Y5-AB5-5 000+（IF（T5>2181，T5-2181，0））+（IF（U5>727，U5-727，0））+SUMIF（‘1月工資！B5：B11，B5，‘1月工資！AC5：AC11）”。2月份“本月應(yīng)扣稅款”公式為“=MAX（0，AG5-SUMIF（1月工資！B￥5：B￥11，B5，‘1月工資！AH5：AH11））”。

2月份“累計已繳稅款”公式為“=MAX（AC5*AD5-AE5，‘1月工資！AH5）”，表示到本月為止實際累計預(yù)扣預(yù)繳數(shù)。小于上月累計已繳稅款時，取上月的值。

1.3.2? ?3～12月份工資表

3～12月份的工資表的操作類似2月份，通過復(fù)制上月工資表建立本月工資表，然后更改公式里的參數(shù)關(guān)聯(lián)上一個月工資表數(shù)據(jù)。如N（N≥3）為當(dāng)月月份數(shù)字，復(fù)制（N-1）月工資表得到N月工資表，把N月工資表的公式里的“（N-2）月工資”替換為“（N-1）月工資”即可。

2? ? ? 工資條設(shè)計

Microsoft Word制作工資條，利用郵件合并功能從工資表取出相關(guān)數(shù)據(jù)自動生成職工工資條（以1月份工資為例）。

2.1? ?工資表（數(shù)據(jù)源）處理

用Excel打開工資表，在1月份工資表的最后添加一列“電子郵箱地址”，填入每位職工的郵箱地址。為了便于Word郵件合并，我們先把工資表設(shè)置一個打印區(qū)域。依次點擊“頁面設(shè)置”“工作表”進(jìn)行打印區(qū)域設(shè)置，打印區(qū)域為表頭行和職工信息行，不包括表頭以上行、匯總行等其他行。

2.2? ?制作工資條模板。

打開Word，新建一個兩列多行的表格。根據(jù)實際需要，在第一列輸入“工號”“姓名”“崗位工資”“薪級工資”“應(yīng)發(fā)工資”“扣稅”“實發(fā)工資”等，第二列為空，可進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐虐?。依次點擊“郵件”“選擇收件人”“使用現(xiàn)有列表”，打開“使用數(shù)據(jù)源”窗口，選擇工資表文件，打開后選擇具體的表，選擇“‘1月工資￥_xlnm#Print_Area”（圖2）。

點擊“插入合并域”給工資條的第二列插入相應(yīng)的域，這樣就能取出工資表中的相應(yīng)值。如“姓名”后列插入域“姓名”，“崗位工資”后列插入域“崗位工資”，其他操作相同。點擊“預(yù)覽結(jié)果”就可以看到工資表相關(guān)數(shù)據(jù)信息被取出，工資條已經(jīng)生成。如果工資表數(shù)據(jù)有小數(shù)，則工資條需要進(jìn)行精度控制。如工資條的“養(yǎng)老保險”預(yù)覽顯示為“245.759 999 999 999 99”，實際工資表中是“245.75”。

選中工資表中的域“養(yǎng)老保險”，右擊選擇“切換域代碼”，在大括號內(nèi)的最后加入代碼“＼#"0.00"”，右擊選擇“更新域”，則精度設(shè)為小數(shù)點后兩位。其他域進(jìn)行同樣操作。至此工資條模板制作完成，保存文件。

3? ? ? 工資條自動發(fā)送

Microsoft Word利用郵件合并發(fā)送工資條至職工的電子信箱，需要先配置好Outlook。

3.1? ?Outlook配置

打開Outlook，添加一個賬戶。依次點擊“文件”“賬戶信息”“添加賬戶”，“選擇服務(wù)”窗口選擇“電子郵件賬戶”，點擊下一步;“自動賬戶設(shè)置”窗口選擇“手動配置服務(wù)器設(shè)置或其他服務(wù)器類型（M）”，點擊下一步;“選擇服務(wù)”窗口選擇“電子郵件賬戶”，點擊下一步;打開“Internet電子郵件設(shè)置”窗口（圖3），設(shè)置如下。

“你的姓名”可以自定義填寫“某某單位財務(wù)”;“電子郵件地址”填寫用于發(fā)送工資條郵件的郵箱地址，這里以QQ郵箱為例;“服務(wù)器信息”下的“接收郵件服務(wù)器”填寫“pop.qq.com”，“發(fā)送郵件服務(wù)器（SMTP）”填寫“smtp.qq.com”;登錄信息下的“用戶名”填寫QQ賬號，“密碼”填寫的不是QQ郵箱的登錄密碼，而是需要登錄QQ郵箱網(wǎng)頁版去獲取的授權(quán)碼。

瀏覽器登錄QQ郵箱，在“設(shè)置”的“賬戶”下“POP3/IMAP/SMTP/Exchange/CardDAV/CalDAV服務(wù)”處點擊開啟“POP3/SMTP服務(wù)”，按提示操作獲取授權(quán)碼。獲取后的授權(quán)碼填入“Internet電子郵件設(shè)置”的“登錄信息”下的“密碼”框內(nèi)并勾選“記住密碼”。如果QQ郵箱登錄密碼更改了，則須重新獲取新的授權(quán)碼填入此處。在“Internet電子郵件設(shè)置”窗口點擊“其他設(shè)置”，會打開一個新的窗口（圖4）。在“發(fā)送服務(wù)器”點選“使用與接收郵件服務(wù)器相同設(shè)置”，勾選“我的發(fā)送服務(wù)器（SMTP）要求驗證”;在“高級”的“服務(wù)器端口號”的“接收服務(wù)器（POP3）”填入“995”，勾選“此服務(wù)器要求加密鏈接（SSL）”，“發(fā)送服務(wù)器（SMTP）”填入“465”，“使用以下加密連接類型”填入“SSL”，“傳遞”下勾選“在服務(wù)器上保留郵件的副本”;其他不勾選，點擊確定。

點擊“測試賬戶設(shè)置”測試賬戶配置是否成功，如果成功則賬戶配置完成。

3.2? ?發(fā)送工資條

Word重新打開工資條模板文件，提示“打開此文檔將運(yùn)行以下SQL命令……”，點擊否。依次點擊“郵件”“選擇收件人”“使用現(xiàn)有列表”，打開“使用數(shù)據(jù)源”窗口，選擇工資表文件，打開后選擇“‘1月工資￥_xlnm#Print_Area”。

點擊“預(yù)覽結(jié)果”可以查看職工工資表信息。依次點擊“完成并合并”“發(fā)送電子郵件”。在“合并到電子郵件”窗口，“收件人”選擇“ E-mail”，主題行填寫“2020年1月份工資條”（可自定義），“郵件格式”選擇“HTML”，“發(fā)送記錄”選擇“全部”。點擊“確定”，則自動調(diào)用Outlook發(fā)送全部職工的工資條至相應(yīng)的郵箱。

4? ? ? 結(jié)? ? 語

本文利用常用的Microsoft Office的三大軟件Excel、Word和Outlook，簡便地實現(xiàn)了職工工資個稅的累計計算和自動生成工資條并發(fā)送到職工的電子信箱，為企事業(yè)單位發(fā)放職工工資提供了一種既簡捷又經(jīng)濟(jì)的方案，從而助推其事業(yè)發(fā)展。

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