財務共享模式下質量管控工作的幾點思考

朱宜辛

摘要：本文從實施財務共享模式后，為企業(yè)帶來的優(yōu)勢和變化講起，重點分析了會計核算質量管控的應對措施，主要包括采取更嚴格的質量標準、加強核算人員質量意識、做好檔案資料掃描質檢、及時處理線上節(jié)點業(yè)務、準確采用業(yè)務處理依據(jù)、提升系統(tǒng)增加人工排查等六個方面。其中以人員管理最為關鍵，又細分為提升業(yè)務素質、合理安排工作、增強質量意識、正向激勵、系統(tǒng)排查五個關鍵控制點。

關鍵詞：質量標準;人員素質;影像質檢;系統(tǒng)排查

伴隨著信息化、數(shù)字化、智能化等新技術新應用變革浪潮，財務共享服務中心（Financial Shared Service Center，簡稱FSSC）作為一種新的財務管理模式正在許多跨國公司和國內大型集團公司中興起與推廣。財務共享服務中心成立初期是以顧客需求為導向，以財務業(yè)務流程管理為基礎、信息技術為依托，達到優(yōu)化組織結構、規(guī)范流程、提高效率、降低運營成本目的的一種創(chuàng)新型集團財務管理模式。作為一種先進的管理模式，在廣泛應用取得令人矚目成就的同時 ，也因為管理模式和工作方式的轉變，引起了財務核算質量管控工作的相應變化。本文試以中石化集團財務共享工作為實例，結合自身實際工作經(jīng)驗，對此變化做出原因分析，并提出應對舉措。

1 財務共享實施后帶來的優(yōu)勢

1.1 有力實現(xiàn)集團的資源節(jié)約

財務共享實施以后，以前的分散業(yè)務處理變?yōu)榧刑幚?，從人員、設備等各項資源利用程度來看，節(jié)省了系統(tǒng)和人工成本。同時由于業(yè)務處理的集中，可對集團內部企業(yè)間的具體業(yè)務進行量化對比和分析，對處理流程進行分析和優(yōu)化，以實現(xiàn)最大程度的資源節(jié)約。

1.2 有效支撐集團的發(fā)展戰(zhàn)略

成立共享中心以后，具體的事務性工作逐漸從企業(yè)剝離，使企業(yè)從日常性事務工作中解脫出來，專注于經(jīng)營財務的管理與決策。中石化的共享工作開展至今，集團層面已提出要構建戰(zhàn)略型集約化財務管控體系，進一步提高公司財務集中管控的深度和廣度，有效支撐集團的發(fā)展戰(zhàn)略。如果沒有財務共享提供的強力支撐，這一目標是很難實現(xiàn)的[1]。

1.3 提升財務管理的效率水平

共享中心通過對集團內部所服務企業(yè)的業(yè)務，通過采用相同的處理標準，對流程、步驟、附件、科目應用等進行標準化規(guī)范，使集團內的同類業(yè)務更加準確，更有效率，更具可比性。因為數(shù)據(jù)和人員做到了集中，對數(shù)據(jù)的定期匯總、分析也變得更加容易，更為便捷;人員素質、專業(yè)技能都得到了提升，也更易發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)使用中存在的問題，糾錯、更新變得更加迅速、高效。

1.4 強化集團內部的財務管控

顯而易見，共享工作推廣后，集團內部的財務管控力度大為提高。共享中心可以按照集團最新會計政策和管理意圖，直接應用于日常業(yè)務處理，從而減少管理層級延伸帶來的管理效果流失，確保各項措施的落地。因為共享中心的角色相對獨立，可以更客觀、準確地執(zhí)行各項會計管理規(guī)定、內部政策等規(guī)范，一定程度上起到財務業(yè)務監(jiān)管的作用。

1.5 開拓外部同類的商業(yè)市場

集團內部財務共享業(yè)務成熟以后，一般都會考慮向外輸出產(chǎn)品和服務。這樣做可以帶來兩個好處：一是為集團創(chuàng)效，更加凸顯共享中心作為集團成員企業(yè)的價值;二是可以接觸、引進和借鑒外部市場上的先進管理理念和方法，以促進自身工作的改進和業(yè)務的長遠發(fā)展。

2 財務共享上線后業(yè)務處理方式的變化，以及對質量管控帶來的影響

2.1 業(yè)務處理地點由分散變?yōu)榧?/p>

財務共享將原有的分散在集團內各個地區(qū)的業(yè)務處理集中了起來，使得核算質量標準更容易統(tǒng)一，質量控制更易于貫徹推行。同時如果引用標準有誤，或者質量控制點有疏漏，因為集中帶來的放大效應，影響和后果也會更加嚴重[2]。

2.2 業(yè)務處理人員由全面變?yōu)閷Ｒ?/p>

核算業(yè)務人員分工比以前更為具體，這樣的改變帶來了效率的提升，同時也造成了業(yè)務處理上的割裂，缺少對所服務企業(yè)全流程業(yè)務整體上的關注與思考。

2.3 業(yè)務處理對象由實物變?yōu)橛跋?/p>

實物單據(jù)轉換為影像，同時可以使用OCR等影像識別技術，給自動化處理帶來了一定便利。也會造成圖像不清、單據(jù)漏掃、OCR識別錯誤、郵寄丟失等潛在風險，會給核算質量管控帶來新的挑戰(zhàn)。

2.4 業(yè)務處理流程由線下變?yōu)榫€上

共享業(yè)務上線后，業(yè)務發(fā)起、審批、處理、完成審核等業(yè)務流程從線下遷移到了線上，這種轉變的優(yōu)勢是流程更加規(guī)范，增加了可查度。不利影響為線上審批可能會因工作繁忙等各種原因而被忽略，時間節(jié)點會很長，不如實物處理更容易把控。

2.5 業(yè)務處理標準由個性變?yōu)榻y(tǒng)一

會計業(yè)務雖然有會計法規(guī)、準則、企業(yè)會計手冊、集團會計政策等各項規(guī)范，但具體的業(yè)務形式多樣，考慮問題的出發(fā)點和角度會有偏差，理解起來也不盡相同。財務共享以后，因為業(yè)務處理人員相對固定集中，可以通過詳細劃分業(yè)務場景，統(tǒng)一科目、輔助核算、所需附件等工作，逐步改變原有的處理標準，便于實行統(tǒng)一的質量管控。

2.6 業(yè)務處理由人工向智能化過渡

業(yè)務處理由人工向自動化、智能化過渡，是共享帶來的一大顯著優(yōu)勢。自動制證比重提升，可以避免人工處理帶來的一些失誤，但是因為自動處理的自身局限，比如邏輯設定相對固定，不能對外部條件的變化及時做出應對;對企業(yè)提報的原始單據(jù)等資料無法進行靈活思考，獨立判斷等，表現(xiàn)在質量管控方面就存在一定的缺陷和風險。

3 如何進行有效的質量管控

3.1 采取更嚴格的質量標準

財務業(yè)務共享集中以后，具備了統(tǒng)一進行更嚴格質量管控的條件。目前共享的質量考核標準主要有：業(yè)務核算準確率、業(yè)務處理及時率、服務滿意度評分、報表上報準確率等指標。有了嚴格的質量控制指標，質量管控工作才能有章可循，才能有效落地。

3.2 加強核算人員質量意識

質量管控工作貫穿于業(yè)務全流程，主要責任主體和落腳點還是具體的業(yè)務處理人員，可分為以下幾個方面：

3.2.1 注重人員培訓，提升業(yè)務素質

一方面注意新晉和輪崗員工的培訓，另一方面因為會計準則、政策、企業(yè)經(jīng)營范圍等變化引起的業(yè)務處理調整，也要及時跟進培訓，進行知識更新。

3.2.2 注意“質”與“量”的平衡關系，合理安排工作

因為每個人的精力、能力有限，業(yè)務負荷過重可能出錯的機率就會增大，工作量過少又會造成勞動效率降低，勞動力資源浪費。在現(xiàn)有的工作條件下，按照實際工作經(jīng)驗，以總賬業(yè)務為例，平均月處理憑證量保持在300-500筆為宜，其他業(yè)務視復雜程度可適當增減。

3.2.3 合理調配、輪換各業(yè)務部員工，以熟悉各環(huán)節(jié)業(yè)務，增強業(yè)務處理的質量意識

如前所述，財務業(yè)務共享以后，業(yè)務分工更為詳盡，好處是工作效率更高，弊端就是各業(yè)務部員工互相缺少了解，影響業(yè)務處理的準確。這就要求我們的業(yè)務處理在明確分工的基礎上，還要有一定的橫向聯(lián)系，或部分輪換，或交流培訓，以達到相互溝通促進，共同減少錯誤，提高核算質量的目的。

3.2.4 以正向激勵為主，考核鼓勵員工改進工作，提高質量控制指標。

3.2.5 增加一些簡單的自動檢查程序，輔助進行糾錯處理

通過設置檢查程序，及時發(fā)現(xiàn)人為疏忽，并提醒改正，也能減少一些日常錯誤。

3.3 做好檔案資料掃描質檢

共享模式下，影像資料質量好壞直接關系到會計核算的質量。這方面工作要時刻關注掃描設備的技術狀態(tài)，對數(shù)據(jù)成像要及時復檢，以確保影像質量。對OCR識別等成熟技術，加緊推廣應用，提高自動化處理水平。

3.4 及時處理線上節(jié)點業(yè)務

業(yè)務處理轉移為線上以后，能否高效處理是質量管控的一個重要方面。影響處理效率的因素主要有：

3.4.1 員工的業(yè)務熟練程度

可以通過業(yè)務培訓、勞動競賽、加強責任心、獎懲激勵等方式，逐步提高。

3.4.2 系統(tǒng)的易用程度

常用的IT系統(tǒng)對工作效率也具關鍵作用，日常使用簡捷高效，使用高峰時能保持穩(wěn)定狀態(tài)，未及時處理時能對相關責任人發(fā)出提醒，這是整個業(yè)務處理流程高效運轉的基礎。要達到這一目標，需要IT技術人員不斷根據(jù)應用人員的需求和問題反饋，對系統(tǒng)進行查漏補缺，升級完善，提供強有力的運維服務;同時積極應用新技術，提升自動化處理水平。

3.4.3 企業(yè)業(yè)務提報的均衡度

傳統(tǒng)會計工作習慣于月底集中處理大量業(yè)務，轉變?yōu)榫€上模式后，其消極影響也顯而易見，平時工作量不飽和，集中提報后又無法及時完成。這方面需要共享與企業(yè)加強溝通，盡量爭取企業(yè)能夠均衡提報業(yè)務。

3.4.4 其他不可控因素的影響

如本輪新冠疫情帶來的集中辦公風險，就對及時處理業(yè)務造成了困擾。針對這些不可控因素，共享方應做好緊急情況預案，備好移動辦公設備，做好人員接替準備，與企業(yè)加強溝通協(xié)調，以共同應對緊急突發(fā)事件，做到業(yè)務處理不中斷，日常運營平穩(wěn)有序。

3.5 準確采用業(yè)務處理依據(jù)

因為共享核算人員脫離了原有的企業(yè)身份，處于一個相對獨立，與業(yè)務核算單位沒有太多利益糾葛的超然地位。所以處理業(yè)務時可以更客觀公正地去思考，獨立判斷業(yè)務適用標準，力求更準確地反映業(yè)務實質。因為會計工作不像純粹的自然科學，有一定的社會屬性，其出發(fā)點和思考方向都會受到現(xiàn)實環(huán)境的制約。比如會計估計和變更，壞賬的判斷和計提，費用和資本化處理的劃分等等，能否正確處理，關系到是否能夠正確反映企業(yè)的經(jīng)營成果，從而也是衡量會計核算質量好壞的重要因素。這些因素從共享公司的長遠發(fā)展來看，都是今后需要加強思考和規(guī)范的，對于將來業(yè)務質量的提升，也會大有助益。

3.6 增加人工排查堵塞漏洞

自動化和智能化程度提升以后，為防止由此帶來的質量隱患，也應增加一些人工排查手段。如轉移部分富余人員專門做日?；斯ぷ鳎挪楦黜棽铄e。對重大金額、非日常業(yè)務，重點復查，確保把差錯影響降到最低。

4 對未來質量管控工作的幾點建議

（1）將六西格瑪優(yōu)化提升、PDCA循環(huán)等質量控制手段納入質量管控體系，扎實做好業(yè)務質量分析、監(jiān)控、規(guī)范化運行及質量考核。

（2）結合風險控制工作，優(yōu)化流程設計，將質量管控點前移。以“一矩陣兩清單”框架為基礎，構建并持續(xù)完善風險識別、評估、控制和處理的全流程管控體系，爭取事前識別風險點，并做好規(guī)避措施，變“事后稽核”為“事前控制”。

（3）積極跟進技術發(fā)展和內外部業(yè)務環(huán)境變化，并相應改進系統(tǒng)和工作流程[3]。比如電子票據(jù)將來很可能會大規(guī)模應用，我們就需要考慮條件成熟后，在提報系統(tǒng)中進行嵌入，以提高自動化處理水平，減少人為處理的錯誤和不及時率。

5 結束語

共享上線后的質量管控工作是一項新課題，涉及的方方面面比較多。該項工作也不是一朝一夕，一計一策就能做好的。本文限于篇幅和作者水平，只是對這一問題做了初步的粗淺探討。隨著財務共享工作的深入發(fā)展，此項工作必然也會隨之變化，其應對策略也要跟進研究完善。愿本文能夠拋磚引玉，舉一反三，引來更多的思考與討論，與廣大財務共享工作者一道，把共享模式下的會計核算質量管控工作做好。

參考文獻

[1] 張琴.企業(yè)財務審計的作用及策略[J].投資與合作，2021，（3）.113-114.

[2] 宋菊蘭.當前企業(yè)財務審計存在的問題及對策初探[J].商訊，2021，（5）.41-42.

[3] 龍艷青.企業(yè)集團化財務管理存在的問題與建議分析[J].財會學習，2019，（28）.48-49.