陳素云
摘 ?要:結(jié)合當前人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題,從自身的人事檔案管理經(jīng)驗出發(fā),有針對性地探討了人事檔案管理信息化建設(shè)措施,希望對于今后提升人事檔案管理信息化建設(shè)水平有所幫助。
關(guān)鍵詞:人事檔案管理,檔案管理,信息化,建設(shè)對策
1 引言
在信息化時代背景下,企業(yè)為了全方位利用好信息技術(shù)的優(yōu)勢,推動自身的快速發(fā)展,則應重視企業(yè)管理的創(chuàng)新。人事檔案管理工作則是企業(yè)管理中不可或缺的重要組成內(nèi)容,則應保持與時俱進的特點,重視人事檔案管理工作的信息化發(fā)展進程,以保障實現(xiàn)企業(yè)的認識信息的整理效率的全方位提升,更好地迎合時代的發(fā)展要求。另外,在信息化的經(jīng)濟社會背景下,人事檔案管理工作則是時代發(fā)展的必然要求,對于維系好經(jīng)濟社會的快速穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。
2 人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題
2.1 管理人員信息化素質(zhì)難以提升
在逐步深化人事檔案管理改革的過程中,應加強信息化建設(shè)方案的完善,這就要求廣大檔案管理人員具有一定的信息技術(shù)應用水平。當前,大部分認識檔案管理工作并沒有被領(lǐng)導所重視,大部分管理人員的綜合業(yè)務能力不過硬,信息技術(shù)應用水平不高,這些都會造成人事檔案管理工作的信息化進程受阻。所以,在推動人事檔案的信息化工作中,一定要重視管理人員的信息化綜合素養(yǎng),這樣方可以順利推動檔案管理的高水平發(fā)展,符合信息化社會的發(fā)展要求。
2.2 信息化建設(shè)定位有誤
在當前“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下,各企業(yè)在如何有效實現(xiàn)信息化定位發(fā)展中存在著一定的偏差。部分企業(yè)將信息化發(fā)展作為企業(yè)迎合時代發(fā)展的救命稻草,全方位推動信息化建設(shè)的過程中,而不重視企業(yè)發(fā)展中的柔性管理,不符合企業(yè)的發(fā)展規(guī)律要求,在貫徹落實信息化發(fā)展道路的過程中,不懂得靈活變通,過于僵硬的模式不利于企業(yè)的競爭力的提升,以及信息化的普及;部分企業(yè)不理解居安思危的重要性,造成人事檔案管理的信息化工作停滯不前,和時代脫軌。究其原因,主要是由于在傳統(tǒng)的檔案管理理念的影響下,部分工作人員并沒有重視自身存在的問題,也不善于從先進的信息化技術(shù)中尋求答案,這樣則會造成人事檔案管理工作中存在著一定的混亂局面。
2.3 信息化設(shè)備與信息化技術(shù)落后
在當前我國經(jīng)濟社會的發(fā)展過程中,人事檔案管理具有一定的復雜性,如果不重視其信息化發(fā)展的情況,則會造成檔案管理工作人員難度增加。從實際情況來看,部分企業(yè)的人事檔案管理在信息化設(shè)備配置方面存在著較為落后的情況,相關(guān)的信息化技術(shù)應用水平總體不高,還難以滿足檔案管理的現(xiàn)代信息化發(fā)展要求。
2.4 信息化建設(shè)投資力度不夠
結(jié)合企事業(yè)單位的發(fā)展實際情況,人事檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展乃至社會穩(wěn)定都非常重要。在信息化時代中,我們應該盡量避免出現(xiàn)身份信息被盜用的情況,充分重視人事檔案管理中存在著的不足之處,不斷加強檔案管理體系逐步完善。分析人事檔案信息化發(fā)展的實際情況,應重視相應的信息化投資工作,實現(xiàn)信息化資源的優(yōu)化配置,保障足夠的檔案管理的發(fā)展資金,才能順利推動檔案管理工作的信息化進程。
3 人事檔案管理信息化建設(shè)措施
3.1 信息化建設(shè)應當張弛有度
在推動人事檔案管理的信息化建設(shè)過程中,應從單位的實際情況,開展相應柔性化建設(shè)方案。具體來說,體現(xiàn)出信息化建設(shè)在人事檔案管理中的潤滑劑的作用,有效緩解人事檔案管理中存在的問題。比如,結(jié)合90后人員的不穩(wěn)定情況,則應重視充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢,能有效實現(xiàn)人事檔案的便捷化管理,但并不意味著全方位利用信息技術(shù)來替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。結(jié)合檔案管理信息化的發(fā)展情況,其在處理突發(fā)事件方面還存在著一定的不足之處,我們不能忽視在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的紙質(zhì)檔案的有效性。所以,結(jié)合人事檔案信息化發(fā)展特點,則應保障滿足信息化建設(shè)應當張弛有度的方針。
3.2 提升管理人員信息化素質(zhì)
為了保障滿足檔案管理人員具有一定的信息化操作能力,則應重視平時對于他們的專業(yè)化培訓,并積極更新他們的信息化管理理念,有效全方位提升他們的信息化綜合素質(zhì)能力。另外,管理人員則應從整體上重視人事檔案管理工作,利用多樣化的措施來人事檔案管理工作人員的積極性,這樣也有利于他們實現(xiàn)自身價值。
3.3 增大人事檔案管理投資力度
在重視人事檔案管理的發(fā)展的基礎(chǔ)上,則應從各個層面宣傳檔案管理對于社會發(fā)展的重要性。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下,應重視加大對于人事檔案信息化建設(shè)的投資,并積極從硬件以及軟件等方面實現(xiàn)信息化設(shè)施的配置,合理實現(xiàn)各種資源配置優(yōu)化,重視自主技術(shù)的研發(fā),全方位促進我國的人事檔案管理信息化整體水平。
3.4 發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”時代優(yōu)勢
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的影響下,我們還應重視人事檔案管理工作的智能化特點,借助于信息技術(shù)中智能化優(yōu)勢,保障滿足人事檔案管理模式的優(yōu)化。比如,在企事業(yè)單位人事檔案管理中,傳統(tǒng)的檔案管理模式,會造成物資浪費、存檔資料不完整等情況,如果重視發(fā)揮好數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢,并能結(jié)合智能化管理的特點,這樣就會進一步為檔案管理工作創(chuàng)建更大的發(fā)展空間。
3.5 加強信息安全建設(shè)
信息化安全則是在推動人事檔案信息化建設(shè)方面中重要內(nèi)容,反之,如果不重視信息安全問題,則會造成人事檔案的竊取、盜用等問題,對于個人發(fā)展以及整個社會都具有相應的危害性。這就要求檔案管理工作中應積極采用先進的外網(wǎng)隔離方式,并有效配置防火墻、殺毒軟件,并實現(xiàn)定期化更新,有效預防網(wǎng)絡(luò)攻擊,保障檔案管理的信息化安全。另外,還可以借助于文件云端備份技術(shù),避免造成文件損壞及丟失的問題。
4 結(jié)語
綜上所述,人事檔案管理的信息化則是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代發(fā)展的必然趨勢,我們應該認識到檔案管理信息化發(fā)展的重要性,但也要正視其在發(fā)展過程中存在的問題,這樣才能從實際出發(fā)來加大信息化投資力度,重視信息化檔案管理人才的培養(yǎng),從而更好地實現(xiàn)新時代背景下的人事檔案管理工作水平的提升。
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(福建省泉州市安溪縣人才和就業(yè)服務中心)