信息化背景下高校檔案服務(wù)對策分析

摘要：信息化管理是當(dāng)今社會發(fā)展的新趨勢，也是這一時期的新特征。在信息化管理形勢下，高校檔案服務(wù)成為檔案資料界的熱門話題，各高校都在根據(jù)實際情況，調(diào)整并創(chuàng)新檔案存儲方式，根據(jù)文件信息服務(wù)的信息管理特點，增強其作用。信息管理促進了高校檔案與相關(guān)服務(wù)的優(yōu)化和提升，將檔案存儲與檔案服務(wù)推向了一個新的發(fā)展階段，也是對檔案存儲理念的再創(chuàng)新。信息化管理形勢下的檔案信息服務(wù)是高校檔案存儲順應(yīng)社會發(fā)展趨勢的重要條件，能夠使傳統(tǒng)的檔案管理工作從靜態(tài)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)數(shù)據(jù)，最大限度地發(fā)揮檔案的特定作用。

關(guān)鍵詞：信息化 高校檔案 服務(wù)策略

高校檔案管理工作是我國檔案數(shù)據(jù)工作的重要組成部分。在信息技術(shù)發(fā)展和社會需求的雙向推動下，高校檔案資料服務(wù)的內(nèi)容和范圍不斷擴展，呈現(xiàn)出細(xì)分行業(yè)門類、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的發(fā)展趨勢，其對信息技術(shù)的依賴性增強，在服務(wù)目標(biāo)和服務(wù)方法等方面更加多樣化。而信息內(nèi)容基礎(chǔ)建設(shè)的不平衡，服務(wù)能力的不足以及對存在問題認(rèn)識的不夠，對高校檔案和相關(guān)服務(wù)工作的發(fā)展提出了新的挑戰(zhàn)。面對這些問題，高校檔案館必須培養(yǎng)專業(yè)人才，改進服務(wù)形式，明確信息化服務(wù)的發(fā)展方向，從而促進檔案服務(wù)功能的轉(zhuǎn)型和服務(wù)水平的提升。

一、檔案信息服務(wù)概述

檔案信息服務(wù)分為廣義和狹義。從廣義上講，檔案信息服務(wù)是指檔案存儲組織為呈現(xiàn)信息內(nèi)容以便更好地滿足客戶需求而進行的所有業(yè)務(wù)流程及活動。就狹義而言，檔案信息服務(wù)是檔案管理人員根據(jù)客戶需求獲取和應(yīng)用檔案信息內(nèi)容，以最大限度地提高檔案信息內(nèi)容社會經(jīng)濟效益的工作。高校檔案信息服務(wù)的關(guān)鍵是實地數(shù)據(jù)服務(wù)，客戶滿意度被視為數(shù)據(jù)服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)。通過加強系統(tǒng)建設(shè)，完善數(shù)據(jù)服務(wù)方式，提高檔案存儲和檔案信息服務(wù)水平。

隨著社會的不斷發(fā)展，個人對檔案和信息資源的需求也不斷增加，知識服務(wù)將成為未來高校檔案信息服務(wù)的關(guān)鍵內(nèi)容之一。在這一階段，傳統(tǒng)的、基于紙質(zhì)的檔案信息內(nèi)容經(jīng)過掃描后存儲在互聯(lián)網(wǎng)上，可以有選擇地向客戶開放。這種形式能夠更快捷地搜索文件信息，并且方便客戶查看和使用。對于高校檔案管理工作而言，這種信息化所帶來的高質(zhì)量檔案信息服務(wù)，是推進學(xué)校教育和學(xué)生培養(yǎng)的重要手段。因此，各高校有必要實現(xiàn)信息化管理技術(shù)的普及。

二、信息化背景下高校檔案服務(wù)的意義

（一）檔案信息的安全性

高校檔案管理工作服務(wù)于大學(xué)中的各項工作，檔案管理的必要性顯而易見。確保檔案數(shù)據(jù)的安全系數(shù)，是檔案存儲人員工作的重點，也是檔案存儲的一項特定內(nèi)容。信息化管理下，檔案的存儲和傳輸都存在一定的安全風(fēng)險，因此，必須加強安全性管理，在信息備份、信息防護，以及儲存、傳輸?shù)雀鳝h(huán)節(jié)，都要保證檔案信息、存儲設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的安全。在這一過程中，操作人員也要具有專業(yè)的文件存儲知識和信息化技術(shù)水平。

（二）定向化的信息服務(wù)

檔案館記錄并整理了學(xué)生在校的學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及專業(yè)發(fā)展情況。通過信息化的數(shù)據(jù)收集和檔案服務(wù)，高校能夠?qū)崿F(xiàn)更有針對性、更加深入的信息整合，進而在學(xué)生需要時，為其提供針對學(xué)生個人的、完善的檔案服務(wù)。

三、信息化背景下高校檔案服務(wù)現(xiàn)狀

（一）服務(wù)模式滯后

高校檔案服務(wù)模式滯后主要表現(xiàn)在缺乏系統(tǒng)性的檔案信息服務(wù)，信息化管理在檔案服務(wù)中應(yīng)用程度不夠。在檔案服務(wù)的過程中，方法固化，并缺乏針對性。在偏于傳統(tǒng)的檔案模式下，檔案服務(wù)依舊以人力為主，質(zhì)量和效率難以繼續(xù)提升，無法滿足檔案服務(wù)的發(fā)展趨勢要求。隨著教育的發(fā)展，檔案信息服務(wù)工作在其中的使用價值和現(xiàn)實意義日益突出。由于高校檔案信息服務(wù)無法進行及時合理的改革創(chuàng)新，服務(wù)項目和服務(wù)方法越來越滯后，極大地限制了高校檔案信息服務(wù)的發(fā)展。

（二）管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠

隨著信息時代的到來，高校檔案管理服務(wù)已進入信息管理的快速軌道。為了實現(xiàn)高校檔案服務(wù)的信息化管理，優(yōu)秀的檔案服務(wù)人才至關(guān)重要。在現(xiàn)階段，高校檔案服務(wù)中的大多數(shù)工作人員技術(shù)水平較低，無法滿足信息管理檔案服務(wù)的要求。這些人員長期受傳統(tǒng)檔案存儲意識的影響，缺乏對檔案存儲的責(zé)任感，檔案存儲服務(wù)被視為瑣事和一般性工作，導(dǎo)致檔案服務(wù)水平達(dá)不到要求，甚至造成檔案丟失的情況，給當(dāng)事人造成無法彌補的損失。

（三）館藏檔案信息不完整

大多數(shù)高校的檔案信息內(nèi)容是課堂教學(xué)策略、學(xué)校的歷史以及相關(guān)的現(xiàn)行政策法規(guī)等。檔案文件的信息內(nèi)容收錄不夠完整?？萍歼M步的發(fā)展趨勢使多媒體、電子計算機和其他機械設(shè)備在校園中廣泛使用，檔案資料的類型和獲取信息的方式也得到了擴展。為了更好地順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，有必要完善高校檔案信息內(nèi)容的智能管理系統(tǒng)。

（四）管理體制陳舊

如今，高校的文件檔案存儲系統(tǒng)已經(jīng)不適應(yīng)信息化管理社會的發(fā)展。檔案存儲屬于服務(wù)性工作，并且在專業(yè)工作職責(zé)和特征方面不同于其他服務(wù)工作。高校對檔案管理不夠重視。就高等院校而言，他們通常認(rèn)為自己的主要工作職責(zé)是提升學(xué)生的學(xué)習(xí)意識以及相關(guān)的專業(yè)技能，而忽視了對檔案管理的信息化普及和創(chuàng)新。這阻礙了高等學(xué)校檔案館的發(fā)展，更不用說信息化管理水平的提升了。這導(dǎo)致檔案館難以實現(xiàn)管理體制的活化，缺乏健全的信息服務(wù)。

四、信息化背景下高校檔案服務(wù)策略

（一）轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)觀念，提升服務(wù)意識

一方面，檔案管理人員必須改變對服務(wù)的認(rèn)識，不斷提高自身的責(zé)任心和業(yè)務(wù)水平。要認(rèn)真學(xué)習(xí)信息技術(shù)和相關(guān)理論，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。長期以來，由于檔案工作人員落后的服務(wù)意識，其很難有效發(fā)揮自身的作用。為了改變這種局面，高校必須高度重視檔案管理工作，組織檔案人員進行專業(yè)性的培訓(xùn)，并促使其開展自主學(xué)習(xí)，提高檔案人員的服務(wù)意識和專業(yè)水平，以便檔案管理人員可以更好地服務(wù)于高校的發(fā)展。另一方面，檔案管理人員要健全并遵守檔案管理制度。在不斷提高自主創(chuàng)新能力和服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，構(gòu)建完善、系統(tǒng)的高校檔案制度，發(fā)揮自身的價值，最終促進高校檔案服務(wù)的發(fā)展。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)人才

高素質(zhì)的人才是信息化檔案服務(wù)展開的前提。在檔案技術(shù)部門，檔案的維護和管理也伴隨著一定的風(fēng)險。如果有錯誤或遺漏，將危及檔案的安全性。這就要求檔案工作人員必須具有較強的邏輯思維能力、判斷力和一定水準(zhǔn)的電子信息技術(shù)，并具有高度的責(zé)任意識。在當(dāng)前，檔案管理人員普遍存在專業(yè)知識不足和知識體系一元化，難以滿足信息化檔案管理工作要求的現(xiàn)象。因此要不斷調(diào)整和升級工作人員的技術(shù)結(jié)構(gòu)和知識體系，使其能夠適應(yīng)檔案數(shù)據(jù)工作快速發(fā)展的趨勢，更好地提高檔案存儲和服務(wù)的效率。

（三）完善檔案信息管理系統(tǒng)

進入信息化時期，要實現(xiàn)高校檔案資料的信息管理，就要不斷完善檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案資料信息內(nèi)容的實時性和有效性。在整個過程中，高校還要不斷發(fā)現(xiàn)并妥善處理存在的問題，有效地搜集、篩選、整理檔案信息，以使檔案信息管理系統(tǒng)真正發(fā)揮作用。

（四）完善檔案管理制度

要實現(xiàn)全面的信息化管理，就要在高校檔案材料服務(wù)的過程中，實現(xiàn)檔案管理形式的創(chuàng)新，并健全和完善檔案管理規(guī)章制度。要在檔案傳輸、存儲的過程中，通過信息化管理技術(shù)對其進行集中整合。要根據(jù)相關(guān)檔案的創(chuàng)建，對檔案進行信息化升級，從而提高檔案管理的效率。在這一過程中，要注意高校檔案的信息安全管理方法，在工作中設(shè)置不同級別的機密性和管理權(quán)限，使所有信息內(nèi)容的安全性得到保證，并定期進行檔案信息和相關(guān)設(shè)備的維護。在信息化檔案存儲工作中，要靈活運用信息技術(shù)來解決檔案管理工作存在的問題，通過檔案管理系統(tǒng)，更加高效便捷地進行檔案數(shù)據(jù)的傳輸、存儲以及再整合。

（五）雙向主動性檔案管理服務(wù)

在信息管理的背景下，高校檔案存儲服務(wù)應(yīng)采用有意識的雙向服務(wù)系統(tǒng)，以提高檔案存儲服務(wù)的效率。由于大學(xué)生的日常學(xué)習(xí)任務(wù)繁重，還有一些煩瑣的事務(wù)管理，因此，檔案搜集的工作應(yīng)由檔案部門配合學(xué)生共同來做，盡量避免信息的延遲。檔案管理人員可以主動上門服務(wù)，收集、整理并歸檔數(shù)據(jù)，提高檔案信息服務(wù)的效率和水平。

五、結(jié)語

信息技術(shù)的普及已經(jīng)慢慢改變了每個人的生活條件和思維方式，給社會經(jīng)濟發(fā)展也帶來極大的影響。在高校檔案信息管理服務(wù)的過程中，必須堅持不懈地發(fā)展和創(chuàng)新核心理念，創(chuàng)新高校檔案的服務(wù)模式，改進檔案服務(wù)觀念，構(gòu)建多元化的服務(wù)渠道，并提高檔案信息管理的水平和效率。要培養(yǎng)專業(yè)化的高素質(zhì)人才，利用信息化技術(shù)提高高校檔案管理服務(wù)的質(zhì)量，使檔案信息化服務(wù)真正做到有效落實、有序推進。

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（作者簡介：盧青，女，碩士研究生，山東警察學(xué)院，館員，研究方向：高校檔案管理）

（責(zé)任編輯 張云逸）