王學(xué)娟

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們的生活水平也得到了不斷的提升，品牌意識(shí)也在日益加強(qiáng)，對(duì)高校的檔案建設(shè)引起了高度的重視。建立良好的高校檔案管理體系是一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容。通過(guò)加強(qiáng)高校檔案的服務(wù)水平，可以有效地促進(jìn)高校檔案的建設(shè)，可以有效的提升高校檔案服務(wù)水平。本文就高校檔案服務(wù)的建設(shè)與水平提升進(jìn)行分析，提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：品牌文化 高校 檔案服務(wù) 質(zhì)量

檔案對(duì)各領(lǐng)域來(lái)說(shuō)，都有著十分重要的作用，通過(guò)對(duì)檔案資料的管理和利用，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)其價(jià)值的充分發(fā)揮。隨著社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，高校檔案管理想要使自身的品牌文化得到加強(qiáng)，就需要對(duì)服務(wù)水平進(jìn)行提升。高校管理中的必要環(huán)節(jié)之一就是檔案管理，高校檔案管理人員必須要對(duì)自身的管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，對(duì)管理方式以及技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，以此來(lái)使高校的品牌文化能夠得到提升。

一、檔案品牌的定義

品牌能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)客戶的引導(dǎo)，通過(guò)對(duì)品牌忠誠(chéng)度的建立，能夠從觀念上使客戶形成品牌優(yōu)勢(shì)，其涉及到了形象、文化以及風(fēng)格等具體業(yè)務(wù)。高校需要從以下幾個(gè)方面做理解檔案品牌的內(nèi)涵：首先，高校檔案品牌作為一種精神理念，是從名稱、標(biāo)識(shí)以及產(chǎn)品等高校表層檔案特征信息，以及對(duì)高校檔案工作的長(zhǎng)期凝練所形成的；其次，檔案能夠體現(xiàn)出高校文化、個(gè)性以及服務(wù)的獨(dú)特品格，對(duì)高校檔案品牌的建立有著極為關(guān)鍵的作用；最后，人們從價(jià)值及其相關(guān)服務(wù)方面，長(zhǎng)期對(duì)高校檔案的評(píng)估和認(rèn)可，能夠使高校實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案品牌的建立。

二、高校檔案建設(shè)現(xiàn)狀

（一）缺乏檔案管理意識(shí)

一些高校領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有對(duì)檔案工作的重要性引起關(guān)注，其甚至認(rèn)為檔案工作是可有可無(wú)的，將經(jīng)濟(jì)效益作為了高校工作的重點(diǎn)，并不重視高校資料是否完整。高校通過(guò)對(duì)檔案服務(wù)質(zhì)量的進(jìn)一步提升，不僅可以使高校領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)、系統(tǒng)的決策，并且可以使檔案管理?yè)碛懈叩馁|(zhì)量，使檔案服務(wù)獲得全新的技術(shù)，使高校的各項(xiàng)業(yè)務(wù)能夠具有真實(shí)性以及可靠性；對(duì)高校的各項(xiàng)管理起到了幫助的作用，使高校檔案的利用效果得到了保障；對(duì)高校檔案服務(wù)水平的提升，和品牌文化的形成起到了幫助作用，使高校的檔案服務(wù)能夠得到質(zhì)量的提升。尤其是高校不僅需要將對(duì)前沿檔案知識(shí)的掌握納入相關(guān)要求中，還需要通過(guò)對(duì)信息化技術(shù)的利用，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案工作的加強(qiáng)，以此來(lái)使高校能夠建立更好的品牌文化。

（二）落后的檔案管理體制

一直以來(lái)，高校在我國(guó)的管理要求，限制了高校的檔案管理工作，管理模式缺乏先進(jìn)性、開(kāi)放性以及整體性，通常高校的綜合檔案室的存儲(chǔ)工作，都是由高校行政辦公室負(fù)責(zé)的。并且大多是以手工的方式進(jìn)行收集和檢索的，導(dǎo)致缺乏充足的信息量，并且對(duì)檔案的收集造成了影響，使檔案更加無(wú)法得到更高效的利用和開(kāi)發(fā)。并且各部門之間缺乏流暢的溝通，導(dǎo)致信息無(wú)法在各部門之間得到順利的流動(dòng)。高校各部門對(duì)自身的檔案僅僅只是進(jìn)行了存儲(chǔ)管理，卻沒(méi)有通過(guò)對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)管理的建立，來(lái)統(tǒng)一管理高校的檔案，導(dǎo)致檔案信息在各部門無(wú)法得到共享，因此，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在高校中對(duì)檔案管理有著十分重要的作用。

（三）缺乏有效的檔案管理制度

部分高校在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中只是將其作為一種形式，并沒(méi)有對(duì)其的價(jià)值和作用進(jìn)行充分的發(fā)揮。在進(jìn)行管理的時(shí)候沒(méi)有采用規(guī)范的管理方式，也沒(méi)有對(duì)其明確責(zé)任等，導(dǎo)致較多問(wèn)題在檔案管理工作中出現(xiàn)。部分高校雖然在檔案管理工作中對(duì)制度進(jìn)行了制定，然而，對(duì)其的執(zhí)行卻無(wú)法得到有效的開(kāi)展，沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理。此外，沒(méi)有根據(jù)所制定的目標(biāo)對(duì)檔案進(jìn)行管理，也沒(méi)有做好對(duì)檔案管理的合理規(guī)劃，導(dǎo)致檔案無(wú)法得到有序的管理。在對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)際管理時(shí)，沒(méi)有及時(shí)對(duì)陳舊的檔案信息進(jìn)行更新，導(dǎo)致無(wú)法對(duì)其價(jià)值進(jìn)行有效的發(fā)揮，檔案存儲(chǔ)缺乏充足的空間，浪費(fèi)了資源。并且對(duì)部分沒(méi)有價(jià)值的檔案沒(méi)有更好的處理辦法，給負(fù)責(zé)管理檔案的人員增加了工作壓力，使檔案的使用率降低。還存在一些隨意拼湊檔案的情況，使檔案缺乏使用價(jià)值。部分管理人員沒(méi)有對(duì)檔案管理工作引起重視，導(dǎo)致無(wú)法順利的開(kāi)展檔案管理工作。

三、檔案管理工作的意義

（一）滿足高校的工作需求

能夠符合高校的工作需求，隨著經(jīng)濟(jì)與科技的不斷發(fā)展，檔案管理也得到了全面的提升和完善，當(dāng)前各個(gè)行業(yè)已經(jīng)對(duì)品牌文化進(jìn)行了廣泛的樹(shù)立，同樣的，品牌文化也被廣泛的應(yīng)用于高校工作中。由于高校有著比較多的工作內(nèi)容，并且數(shù)量也比較多，所以會(huì)導(dǎo)致許多問(wèn)題和錯(cuò)誤的出現(xiàn)，檔案的管理工作缺乏一定的完善性和嚴(yán)謹(jǐn)性。將品牌文化應(yīng)用于高校檔案的管理工作中，可以有效避免錯(cuò)誤的出現(xiàn)，使工作中出現(xiàn)的問(wèn)題能夠得到更好的解決，使檔案管理工作的質(zhì)量能夠得到提升。

（二）查找資料更加便捷

高校管理工作中通過(guò)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，能夠根據(jù)相關(guān)信息對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，能夠使工作人員實(shí)現(xiàn)對(duì)自身所需檔案的快速查找。以往在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，查找檔案非常困難，并且容易導(dǎo)致錯(cuò)誤的出現(xiàn)，有著較大的工作量，也比較費(fèi)時(shí)間。想要對(duì)此類問(wèn)題進(jìn)行有效的解決，就可以采用信息化的管理檔案模式，使此類問(wèn)題能夠得到有效的解決，能夠大量縮短查找資料所用的時(shí)間，所以，對(duì)電子版的檔案資料的使用，可以使錯(cuò)誤的出現(xiàn)得到避免，使工作的效率能夠得到提升。

（三）對(duì)管理效率的提升

在新時(shí)期對(duì)高校檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，通過(guò)對(duì)品牌文化的建立，使高校檔案能夠獲得更加高效的管理。首先，由于新時(shí)期的發(fā)展，給高校檔案帶來(lái)了更多的內(nèi)容，以往對(duì)檔案管理所采用的方式，已經(jīng)無(wú)法從要求上，對(duì)目前的檔案管理進(jìn)行滿足，因此，需要對(duì)檔案進(jìn)行信息化的管理，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)從質(zhì)量和效率方面有效對(duì)檔案管理工作進(jìn)行提升，能夠通過(guò)與實(shí)際需求的結(jié)合，對(duì)數(shù)據(jù)表進(jìn)行自動(dòng)的生成，從準(zhǔn)確度上對(duì)管理工作進(jìn)行了極大的提升。

四、提升高校檔案服務(wù)質(zhì)量的措施

（一）對(duì)人才隊(duì)伍的建設(shè)

高校想要使檔案能夠得到更高水平的信息化管理，就需要從人才隊(duì)伍的角度，對(duì)信息化檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步的建設(shè)，由專業(yè)的信息技術(shù)人才負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行管理，并且，需要加強(qiáng)對(duì)其的培養(yǎng)，通過(guò)對(duì)機(jī)制的完善建立，對(duì)人才進(jìn)行引進(jìn)，同時(shí)，還需要通過(guò)考核進(jìn)一步對(duì)負(fù)責(zé)信息化檔案管理工作的人員進(jìn)行提升，通過(guò)與崗位要求的結(jié)合，使人才對(duì)信息化檔案的管理能夠與實(shí)際工作相適應(yīng)。站在工作考核的角度來(lái)說(shuō)，可以從動(dòng)態(tài)化的角度出發(fā)，對(duì)負(fù)責(zé)信息化檔案管理工作的人員進(jìn)行考核，并且，需要對(duì)工作人員進(jìn)行激勵(lì)，以此來(lái)使其能夠更加積極的進(jìn)行工作。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作的技術(shù)與資金扶持

高校在對(duì)檔案實(shí)施數(shù)字化管理的過(guò)程中，需要在資金和技術(shù)方面對(duì)其加大扶持，從資金的角度來(lái)說(shuō)，高校需要將專款專用的制度，落實(shí)到檔案管理部門的資金管理工作中。通過(guò)及時(shí)更新設(shè)備，使數(shù)字化運(yùn)行能力能夠得到有效的提升，對(duì)設(shè)備的型號(hào)和內(nèi)存，要做好及時(shí)的更新工作，將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用于設(shè)備中，使得設(shè)備能夠得到有效的運(yùn)行，并且能夠做到對(duì)信息的快速讀取。此外，還需要在局域網(wǎng)中對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理，以此來(lái)使各計(jì)算機(jī)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)中央數(shù)據(jù)的直接獲取，使數(shù)據(jù)能夠得到共享，此外，還需要從流程和步驟方面對(duì)工作進(jìn)行簡(jiǎn)化，以此來(lái)使工作能夠得到更加高效的開(kāi)展。

（三）完善的高校管理制度

由于高校檔案有著十分復(fù)雜的內(nèi)容，并且技術(shù)性較強(qiáng)，因此，必須要根據(jù)相關(guān)制度對(duì)檔案進(jìn)行一系列科學(xué)合理的管理，并將這一內(nèi)容加入到高?？己隧?xiàng)目中，以此來(lái)使檔案意識(shí)能夠深入到每位教師的心中，使大家能夠意識(shí)到高校檔案資料具有怎樣的重要性。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案的規(guī)范管理

各部門通常是根據(jù)檔案的不同性質(zhì)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理的，并對(duì)其進(jìn)行分類，沒(méi)有根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，各部門無(wú)法達(dá)到意見(jiàn)的統(tǒng)一。因此，必須要通過(guò)對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理。以此來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行有序的管理，促進(jìn)檔案的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和利用。

此外，雖然工作人員在高校對(duì)檔案實(shí)施管理工作，但是檔案室任職的人員不僅僅只是需要對(duì)檔案加以收集以及歸檔，還需要對(duì)精品的檔案加以展示，通過(guò)這些生動(dòng)的案例使受眾能夠?qū)Ω咝n案管理的關(guān)鍵性加以了解，以此來(lái)更加規(guī)范的開(kāi)展檔案的管理工作。

（五）檔案工作要積極聯(lián)系實(shí)際

想要對(duì)檔案的功能進(jìn)行發(fā)揮，就需要以實(shí)際為基礎(chǔ)，不僅需要與高校工作的中心相貼近，還需要關(guān)注決策者對(duì)什么問(wèn)題最為關(guān)心和關(guān)注，主動(dòng)幫助管理者對(duì)遇到的難題進(jìn)行分憂和解決，也需要以校情校意為基礎(chǔ)。同時(shí)，還需要與社會(huì)熱點(diǎn)相結(jié)合。社會(huì)在不同時(shí)期有著不同的熱點(diǎn)和焦點(diǎn)，通過(guò)檔案信息資源對(duì)熱點(diǎn)和焦點(diǎn)的聚焦，能夠使領(lǐng)導(dǎo)獲得的資政信息能夠具備更高的質(zhì)量，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)雙倍的效果。

（六）加大檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施

高校在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，最基礎(chǔ)就是硬件設(shè)施，因此需要對(duì)具有防火性、防光性等功能的檔案管理庫(kù)房加以配置，并且制定專人對(duì)其實(shí)施管理，登記好每天的庫(kù)房溫度、濕度等信息，如果庫(kù)房出現(xiàn)溫度或者濕度與正常范圍產(chǎn)生較大的偏差，就需要及時(shí)對(duì)相應(yīng)的措施加以利用，使其能夠得到有效的處理。另外，還可以將攝像機(jī)、計(jì)算機(jī)等高科技設(shè)備在庫(kù)房中加以配置，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)對(duì)檔案開(kāi)展立卷、檢索等工作，對(duì)傳統(tǒng)的檢索慢、信息量少等手工操作的劣勢(shì)加以改革，使檔案管理工作的效率能夠得到提升。

綜上所述，受到品牌文化的影響，對(duì)檔案管理的要求得到了進(jìn)一步的提升，在檔案管理工作的過(guò)程中對(duì)服務(wù)水平進(jìn)行提升，可以使管理工作的效率和質(zhì)量得到有效保證，對(duì)檔案管理工作中的各種問(wèn)題進(jìn)行解決，具有針對(duì)性地對(duì)管理措施進(jìn)行采用，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作模式進(jìn)行改革創(chuàng)新等等，以此來(lái)使檔案管理工作水平能夠得到不斷的提高。

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