淺談基層單位文書檔案管理存在的問題和有效應對措施

陳華 段茜

摘要：結合當前的基層文書檔案管理工作存在的問題，從自身的文書檔案管理工作經(jīng)驗出發(fā)，有針對性地分析了做好文書檔案管理工作的有效辦法，希望對于全面提升今后的文書檔案管理水平有所幫助。

關鍵詞：檔案管理;文書檔案;管理措施;管理創(chuàng)新

1 引言

在新時代背景下，通過不斷提升文書檔案管理工作水平，能全方位保障基層單位管理各項工作順利發(fā)展。在開展文書檔案管理工作過程中，借助單位制度、團隊建設等方式，加強對文書檔案的重視程度，從而更好地保障順利實現(xiàn)預期的文書檔案管理要求，從而促進基層單位公共事務管理能力得到全面加強。

2 基層文書檔案管理工作存在的問題

2.1 基層檔案管理工作不受重視

在公共事業(yè)管理的過程中，相應的基層單位應保障符合文書檔案管理發(fā)展的實際需求，從細節(jié)出發(fā)落實好相應的基層檔案管理工作人員和經(jīng)費保障。但在具體的工作實踐中，部分領導簡單地認為檔案管理工作過于輕松，對于單位整體發(fā)展并沒有太大作用，往往造成檔案管理工作不被重視，從而各方面的財力、人力和精力投入都較為欠缺，檔案管理工作模式較為落后，難以形成較為完善的檔案管理人才隊伍，不利于檔案管理工作的高效開展。

2.2 文秘與檔案管理工作人員銜接較差

在單位的發(fā)展過程中，我們本來要重視文秘工作人員與檔案管理人員的相互聯(lián)系，要保障他們的工作良好地銜接。但從實際情況來看，大部分單位中的文秘工作人員與檔案管理工作人員由于雙方都不太了解彼此工作，甚至各自為政，對存在的文書格式不正確、紙張不合格、附件不完整等情況都不溝通和糾正，這樣必將影響到整體的檔案管理質(zhì)量。

2.3 文書檔案管理員綜合素質(zhì)偏低

在基層單位檔案管理的工作實踐中，除了傳統(tǒng)意義上要求檔案管理人員具有較強的業(yè)務能力和熱愛檔案事業(yè)外，還必須具有檔案政務服務接待能力、檔案信息化等能力。結合當前的實際情況來看，部分檔案管理人員由于工作不被重視，心理上容易出現(xiàn)一定的厭煩情緒動，嚴重地影響了工作的主動性、積極性和創(chuàng)新性，工作效率大大降低，工作質(zhì)量有待進一步提高。同時，部分檔案管理工作人員業(yè)務能力和當前地對檔案管理人員的高素質(zhì)要求并不匹配，無法駕馭當前先進的檔案管理模式，從而無法滿足現(xiàn)在基層單位的檔案管理要求。

3 做好文書檔案管理工作的有效措施

3.1 強化檔案管理人員團隊建設

基層單位開展文書檔案管理的工作實踐過程中，要加強人才管理工作，積極構建較強的檔案管理人才隊伍。為了全方位提升基層單位檔案管理人員能力，要重點開展相關的培訓工作。首先，必須結合本單位檔案管理人員的實際情況，充分考慮檔案管理人員的整體水平和對外服務能力，配全配齊相應的崗位，包括職務、職稱層次等問題，形成一定的梯隊，從職業(yè)規(guī)劃上保障檔案文書管理人員的自覺地進行綜合業(yè)務能力的鍛煉和提升，并結合實際需求有效全面開展相應的檢索、標引、修裱等方面的專業(yè)化培訓工作。其次，根據(jù)時代發(fā)展要求，還應提高檔案管理人員的相應的信息化技術應用的能力，特別是全面提升檔案管理人員的文書檔案信息化操作水平，更好地實現(xiàn)文書檔案管理的自動化要求是檔案管理、查詢、利用等當面的工作效率得以大幅度提升。第三，重視基層檔案管理人員的心理健康問題，在面對較為枯燥、單一的檔案管理工作，特別是沒有受到單位領導重視的情況下，檔案管理員或多或少存在著一定的悲觀、失落甚至是厭煩情緒。這種情況下，可以通過心理健康疏導活動，從他們的內(nèi)心入手，引導他們直面問題，保持昂揚的斗志，積極的心態(tài)，這樣才有利于檔案管理人員保持較好的工作積極性和創(chuàng)新性。

3.2 加強文書管理工作，實現(xiàn)統(tǒng)一管理檔案

基底單位的文秘文書管理和單位的文書檔案管理不應該分開來看或者管，而應該加強兩者的統(tǒng)一管理工作，這樣才有助于全方位實現(xiàn)文書保存的完整性、安全性。在基層單位的工作實際中，文秘的文書管理是屬于檔案管理收集整體的前置條件，需要一定的專業(yè)能力即可，而后續(xù)要保障較為全面、完整地記錄單位的全部整體活動，這就要求需要專門的檔案管理人員來開展工作，也只有檔案管理人員開展相應的工作才能能高質(zhì)量的完成單位的文書收拆、等級劃分以及歸檔記錄等相應的要求。在具體的工作實踐中，根據(jù)單位實際情況來進行文書管理和歸檔，一般情況下，文書不多單位可以開展每月一次的歸檔整理工作，文書較多或者很多的單位每周開展一次文書歸檔整理工作。在具體的文件收錄及登記的環(huán)節(jié)，文秘對文書需提前初步整理和登記，要求文秘在發(fā)文的時候，對文書編號應明確登記。檔案管理人員二次整理的時候重點是登記文書的有效編號，在正式文件刊發(fā)后，按照檔案整理規(guī)范要求進行文書歸檔處理。

3.3重視文書檔案現(xiàn)代化管理

在信息化社會的背景下，我們必須充分利用好信息技術的優(yōu)勢。借助于信息化技術的優(yōu)勢，大力推廣將新型的技術軟件系統(tǒng)應用在文書檔案管理工作中，這樣可以有助于全方位改善傳統(tǒng)手工管理模式，較好的解決文書檔案管理繁瑣的人工檢索和查詢問題，有效檔案管理人員繁重的工作量，從而全面提升文書檔案管理工作的效率。首先，結合文書檔案現(xiàn)代化管理的要求，構建符合基層單位實際需要的的OA系統(tǒng)，借助于OA系統(tǒng)以及先進的信息技術可以全面實現(xiàn)相應的文書檔案的編號、立卷、整理分析以及檢索等方面的工作;其次，通過發(fā)揮好OA文書系統(tǒng)的優(yōu)勢，能全范圍而準確地開展高效檔案管理工作，并有效結合實際需求將其傳送到數(shù)據(jù)庫中，開展數(shù)字化的分類工作，方便不同的檔案查詢要求，解除了繁瑣的人工入庫查詢，不但極大的提升了工作效率，更方便了廣大的對檔案查詢利用者，達到的迅捷、方便、準確的總體要求。

4 結束語

綜上所述，結合當前基層單位文書檔案管理工作的開展情況，基層單位一切應從實際出發(fā)，重視文書檔案管理工作，全方位提升文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和工作能力，以順應新時代對檔案工作的更高要求和目標。

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