探析新時期加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的有效途徑

詹艷輝

【摘 要】新時期，加強(qiáng)檔案管理工作成為企業(yè)的重要工作內(nèi)容，通過采取多種措施開展企業(yè)檔案管理能夠進(jìn)一步提升企業(yè)的工作效率，也有助于更好地開展企業(yè)文化建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。因此，為確保目前檔案管理工作的規(guī)范性與科學(xué)性，企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)積極反思目前檔案管理過程當(dāng)中遇到的問題，并采取優(yōu)化策略予以解決，切實(shí)提升目前企業(yè)檔案管理綜合水平。

【關(guān)鍵詞】新時期;企業(yè)檔案管理;有效途徑

【中圖分類號】G27;X32 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2021）04-0240-03

檔案管理對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。新時期，企業(yè)檔案管理部門的工作人員應(yīng)積極應(yīng)用信息技術(shù)等改進(jìn)檔案管理工作，通過合理、科學(xué)地規(guī)整文檔，為企業(yè)今后發(fā)展提供重要的參考依據(jù)，并為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供更多的信息與資料。因此，檔案管理工作作為企業(yè)發(fā)展過程中必須落到實(shí)處的工作，對相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平及綜合素質(zhì)提出較高要求。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極結(jié)合企業(yè)發(fā)展要求，不斷更新檔案管理技能，與時俱進(jìn)，借助多種手段做好企業(yè)檔案管理工作，為企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展打下扎實(shí)的資料基礎(chǔ)。

1 新時期加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的重要性

在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中，為了實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，管理層及相關(guān)工作人員應(yīng)注重企業(yè)檔案管理工作。實(shí)際上，一個企業(yè)要想獲得經(jīng)濟(jì)增長，只關(guān)注利潤收入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，應(yīng)采取多種手段做好檔案管理工作，為企業(yè)下一步生產(chǎn)及決策提供參考 [1]。此外，檔案管理水平也是衡量目前企業(yè)管理水平的指標(biāo)之一，通過實(shí)施科學(xué)、有規(guī)劃性的檔案管理工作，能夠較好地記錄企業(yè)發(fā)展和歷史情況，為企業(yè)后期決策提供重要參考。在當(dāng)今信息時代，應(yīng)當(dāng)通過大數(shù)據(jù)等手段抓取經(jīng)營管理數(shù)據(jù)，通過有序的檔案管理為企業(yè)的生產(chǎn)及經(jīng)營活動提供信息支撐 [2]。與此同時，檔案部門管理人員應(yīng)充分把握檔案管理工作的規(guī)律和特點(diǎn)，并根據(jù)工作性質(zhì)的不同進(jìn)行優(yōu)化整理與歸納，真正做到讓企業(yè)檔案管理為企業(yè)后續(xù)生產(chǎn)經(jīng)營活動服務(wù)。此外，工作人員要積極采取自動化、無紙化等手段創(chuàng)新檔案管理方式，做好文件的修改、歸檔工作，高效、有序地開展企業(yè)檔案管理工作。

企業(yè)檔案管理部門的工作者要選取合理方式開展檔案管理，并能夠不斷反思當(dāng)前企業(yè)檔案管理機(jī)制當(dāng)中暴露的弊端，進(jìn)一步優(yōu)化與改進(jìn)，進(jìn)而將先進(jìn)的管理思想與手段吸納進(jìn)來，切實(shí)改善企業(yè)檔案管理環(huán)境，真正發(fā)揮檔案管理的重要作用。新時期，做好企業(yè)檔案管理工作，不僅在于它能夠?qū)⑵髽I(yè)的各類信息進(jìn)行規(guī)范安置，更在于能為企業(yè)的長期發(fā)展提供可參考的重要信息 [3]。因此，基于新時期背景下加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作至關(guān)重要。

2 新時期企業(yè)檔案管理工作開展過程中存在的問題

2.1 部分企業(yè)檔案管理信息化程度有待提升

目前，在企業(yè)檔案管理過程中，部分企業(yè)仍舊采取人工的方式開展檔案管理工作，缺乏與時俱進(jìn)的信息化意識，對紙質(zhì)檔案的收集及歸納大大耗費(fèi)了人力、物力，還不利于檔案信息充分服務(wù)于企業(yè)。同時，相關(guān)檔案管理人員也未意識到信息化對檔案管理工作的全方位的革新意義，只是依托目前紙質(zhì)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)開展各項(xiàng)工作，尚未采取相應(yīng)措施讓信息化技術(shù)與檔案管理工作有機(jī)結(jié)合。

2.2 對檔案管理工作缺乏足夠的重視

在檔案管理工作開展過程中，部分管理人員缺乏對檔案管理工作的足夠重視，當(dāng)管理者出現(xiàn)觀念上的誤差時，將會直接導(dǎo)致后續(xù)工作的順利開展。所以，企業(yè)的管理人員應(yīng)與時俱進(jìn)，不斷提升管理技能，在較高水平的專業(yè)知識及技能的支持下對目前的檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化。但是在當(dāng)下的檔案管理過程中，部分管理人員過于注重業(yè)績及工作效率，缺乏對檔案管理工作的重視。因而，應(yīng)當(dāng)針對檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行及時總結(jié)，并及時進(jìn)行改進(jìn)與革新，也需要企業(yè)檔案管理人員能夠更新管理觀念，主動學(xué)習(xí)數(shù)字化等知識，推進(jìn)企業(yè)檔案管理的健康發(fā)展。

3 新時期加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的有效途徑

3.1 樹立正確的檔案管理工作理念，創(chuàng)新檔案管理手段

在具體操作過程中，領(lǐng)導(dǎo)層及檔案部門的管理人員應(yīng)樹立正確的檔案管理工作理念，并能夠采取相應(yīng)的創(chuàng)新手段進(jìn)行檔案管理。首先，對目前檔案管理而言，通常有電子化與紙質(zhì)化兩種文檔形式，為進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)性，應(yīng)將檔案保存和利用好，并根據(jù)不同檔案的性質(zhì)進(jìn)行個性化檔案管理建設(shè)工作。此外，檔案管理工作人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)高度重視檔案管理工作，配備相應(yīng)的軟件及硬件設(shè)備，營造良好的企業(yè)檔案管理環(huán)境，為后續(xù)開展相應(yīng)的檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。企業(yè)的檔案文件具備政治特點(diǎn)與政治屬性，必須與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)相適應(yīng)，并能夠規(guī)范地開展各項(xiàng)檔案工作。此外，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)意識到自身工作的價值，要能夠從繁雜的事務(wù)當(dāng)中看到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要價值，不斷增強(qiáng)自身的責(zé)任心，主動關(guān)心檔案管理工作進(jìn)展，積極應(yīng)對檔案管理過程當(dāng)中出現(xiàn)的問題，進(jìn)一步形成“領(lǐng)導(dǎo)帶頭、人人重視、專業(yè)管理、務(wù)求實(shí)效”的檔案管理工作氛圍。

在應(yīng)用實(shí)踐環(huán)節(jié)，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)結(jié)合目前企業(yè)現(xiàn)有的文件進(jìn)行匯總整理，統(tǒng)一各類文件材料制作格式和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，將文件的歸檔整理與源頭溯源等工作具體化與精確化，通過信息技術(shù)的應(yīng)用從在源頭上確保文件材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)。在應(yīng)用創(chuàng)新手段進(jìn)行檔案管理的過程中，在保障效率的同時也應(yīng)當(dāng)確保質(zhì)量 [4]，最大限度地避免數(shù)字化創(chuàng)新手段對檔案管理工作產(chǎn)生負(fù)面影響。

3.2 加大檔案人員技能培養(yǎng)力度，提升檔案管理質(zhì)量

為了加強(qiáng)當(dāng)前企業(yè)的檔案管理工作，還應(yīng)進(jìn)一步加大對檔案管理人員技能的培養(yǎng)力度，切實(shí)提升檔案管理質(zhì)量。目前，企業(yè)管理機(jī)構(gòu)中，檔案管理工作主要包括收集、歸檔、保密、查閱、開發(fā)利用企業(yè)檔案等，諸多檔案管理工作環(huán)節(jié)對檔案管理人員的技能有越來越高的要求。因此，企業(yè)檔案管理人員必須具有較高的專業(yè)能力及信息素養(yǎng)，才能夠有條不紊地開展各項(xiàng)檔案管理工作，做好檔案的歸檔及解答工作，并從繁雜的檔案管理當(dāng)中梳理有價值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)層提供有價值的決策信息。此外，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷提升現(xiàn)代化信息管理水平，進(jìn)一步契合當(dāng)下信息社會提出的一系列要求，將紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行有機(jī)融合，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)做好檔案管理工作，借助信息間的重組拓寬信息資源與渠道，滿足更多員工對企業(yè)檔案信息的需求。

同時，為提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，應(yīng)定期為在職員工提供培訓(xùn)機(jī)會，通過講座及外出交流等多種形式為管理人員注入新的管理理念與更新管理手段，使其能夠更好地開展檔案管理工作。在開展崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)的過程中，可采取“傳幫帶”等手段，使年輕剛?cè)肼毜臋n案管理人員快速進(jìn)入工作狀態(tài)，掌握檔案管理技巧，綜合提升企業(yè)的檔案管理水平。需要注意的是，為確保企業(yè)檔案管理工作順利開展，要把好人才錄用這一關(guān)，企業(yè)人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況制定檔案管理人員招聘及培訓(xùn)規(guī)劃等，并通過線上、線下等多種手段做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，不斷提升其業(yè)務(wù)水平，系統(tǒng)地提高企業(yè)檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。

3.3 完善企業(yè)檔案管理規(guī)章制度 夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)

新時期，企業(yè)檔案管理制度得到了較大的革新，以往傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)跟不上時代要求?，F(xiàn)階段，我們已經(jīng)置身于數(shù)字化時代之中，已經(jīng)由紙質(zhì)保存檔案的管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛呻娔X等媒體保存的虛擬檔案。新時期的檔案管理機(jī)制得到較大優(yōu)化，為了真正做好企業(yè)檔案管理工作，首先，應(yīng)建設(shè)更加完備的管理機(jī)制夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)?；诋?dāng)前數(shù)字化時代背景，電子化處理手段成為當(dāng)前企業(yè)管理檔案的通用手段，企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步更新與完善檔案管理制度，嚴(yán)加看管企業(yè)的機(jī)密文件檔案，對電子檔案的保管，應(yīng)當(dāng)開發(fā)與引入防火墻機(jī)制，真正做好企業(yè)機(jī)密檔案的保密工作。其次，為進(jìn)一步規(guī)范保存與整理企業(yè)檔案，也應(yīng)對各項(xiàng)工作制度進(jìn)行監(jiān)督檢查，不斷適應(yīng)新時期的企業(yè)檔案管理工作，同時應(yīng)加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理機(jī)制的改革，將檔案管理工作納入當(dāng)前基層工作考核范圍，通過這種形式增強(qiáng)檔案管理工作對企業(yè)員工的約束力，也有助于提升當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作水平，真正發(fā)揮檔案資料的重要價值。

例如，為進(jìn)一步建設(shè)更加完備的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置一整套完備的企業(yè)檔案管理手續(xù)，做到“全、清、準(zhǔn)、快、密”?！叭敝饕侵冈跈n案歸檔整理過程中確保歸檔率達(dá)100%，不丟失?！扒濉敝饕钦f在整理過程中做到目錄清晰，不紊亂。“準(zhǔn)”則是指在開展工作的過程中能夠精確且快速地進(jìn)行檔案分類與查找。“快”就是要求檔案管理員能夠在最短時間內(nèi)找到目標(biāo)文件?！懊堋本褪菓?yīng)當(dāng)嚴(yán)格落實(shí)當(dāng)前檔案管理制度?？傊髽I(yè)檔案管理制度并非一成不變，需要根據(jù)時代及信息技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行不斷的調(diào)整，充分借助現(xiàn)代化手段保障企業(yè)檔案管理工作的順利開展，為后續(xù)借助檔案管理工作提高企業(yè)服務(wù)水平奠定基礎(chǔ)。

3.4 逐步優(yōu)化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理水平

新時期的最主要表現(xiàn)之一是當(dāng)前檔案管理逐步呈現(xiàn)信息化、數(shù)字化特點(diǎn) [5]。在具體實(shí)踐與操作過程中，通過優(yōu)化當(dāng)前數(shù)字化的管理步驟與技術(shù)能夠使工作更高效。因此，推動數(shù)字化檔案管理技術(shù)的運(yùn)用，對提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量十分重要。具體到應(yīng)用層面，相關(guān)管理層應(yīng)積極開展數(shù)字化培訓(xùn)活動，并且強(qiáng)調(diào)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于管理中的重要性，在此基礎(chǔ)上，通過信息手段進(jìn)一步做好收集、整理、統(tǒng)計(jì)、編研等各環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)，并且利用企業(yè)目前采用的先進(jìn)信息軟件配合整個業(yè)務(wù)流程，通過不斷提升自身數(shù)字化操作水平，做好檔案信息系統(tǒng)維護(hù)工作，優(yōu)化目前所開展的計(jì)算機(jī)輔助管理工作。此外，檔案管理部門要逐步加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，將更多紙質(zhì)文件錄入數(shù)據(jù)庫中，將原始信息進(jìn)行數(shù)字化備份，進(jìn)一步保障企業(yè)檔案的安全性與完整性，為充分滿足企業(yè)管理人員的需求提供渠道。同時，檔案管理工作人員在編寫相關(guān)文件材料時，應(yīng)當(dāng)在數(shù)字化平臺上規(guī)范開展，保障各部門檔案格式的規(guī)范性與完整性。檔案管理人員要意識到企業(yè)應(yīng)用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，在加大檔案信息化建設(shè)力度的同時，對目前的設(shè)備進(jìn)行升級，對現(xiàn)有的檔案進(jìn)行信息化整改，不斷提高檔案管理信息化水平，同時采取更多有效的手段應(yīng)對數(shù)字化時代帶來的挑戰(zhàn)，做好機(jī)密檔案的保密工作，真正提升企業(yè)檔案管理水平。

為進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理自動化系統(tǒng)的建設(shè)，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)針對本公司各項(xiàng)檔案做好數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)優(yōu)化工作，為后續(xù)信息化、數(shù)字化檔案管理奠定基礎(chǔ)。具體而言，首先應(yīng)當(dāng)以檔案管理信息為依據(jù)，并有序完成相對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫表格設(shè)計(jì)工作，通過電子標(biāo)簽及信息表格的有序規(guī)整為信息自動化前期工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。此外，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)針對目前電子標(biāo)簽的合法性進(jìn)行驗(yàn)證，并能夠在數(shù)據(jù)庫中找到相對應(yīng)的標(biāo)簽，為后續(xù)工作的實(shí)施打下基礎(chǔ)。在檔案信息管理信息化實(shí)現(xiàn)過程中，要最大化地整合本企業(yè)所有檔案資源，并能夠?qū)n案資源排成順序依次錄入數(shù)據(jù)庫中，為后續(xù)企業(yè)各部門工作人員查詢相關(guān)檔案提供便捷。為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的最大化，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)在確保檔案信息保密性基礎(chǔ)上滿足工作人員對檔案信息的需求，例如在檔案信息化建設(shè)的微觀層面，可為不同部門檔案信息設(shè)置權(quán)限并進(jìn)行分層，并為每個層級設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限密碼，切實(shí)保證檔案信息管理的有效性。

4 結(jié)語

總而言之，新時期，企業(yè)檔案管理工作受到了更高程度的關(guān)注，在企業(yè)管理過程當(dāng)中發(fā)揮的作用也日益凸顯。因此，企業(yè)應(yīng)及時反思目前檔案管理工作存在的不足之處，通過積極轉(zhuǎn)變企業(yè)工作人員檔案管理理念、健全企業(yè)檔案管理制度等手段保障企業(yè)檔案管理工作的順利開展。檔案管理工作人員也應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的信息素養(yǎng)，在開展檔案管理過程中達(dá)到信息接收量大、覆蓋面廣、運(yùn)行規(guī)范、服務(wù)周到、效果顯著的要求，不斷優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作。

參 考 文 獻(xiàn)

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