試論企業(yè)文書(shū)檔案收集與歸檔工作

江淑妹

摘要：進(jìn)一步注重企業(yè)文書(shū)檔案收集與歸檔工作具有重要意義，可以為企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展提供參考。檔案內(nèi)容包括了企業(yè)發(fā)展中的各方面信息，企業(yè)可以結(jié)合這些信息建立落實(shí)有針對(duì)性的工作方法。但是，在企業(yè)文書(shū)檔案收集與歸檔環(huán)節(jié)，還是伴隨了一些問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)針對(duì)這些措施，建立落實(shí)合理處理對(duì)策，從而保證強(qiáng)化企業(yè)文書(shū)檔案收集與歸檔質(zhì)量，助力企業(yè)各項(xiàng)工作良好開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：辦公室;文書(shū)檔案;收集;歸檔

0引言

企業(yè)檔案收集與歸檔工作的良好開(kāi)展，能夠?qū)ζ髽I(yè)各項(xiàng)工作的發(fā)展進(jìn)行全面記錄。比如，企業(yè)一些科室業(yè)務(wù)活動(dòng)在具體進(jìn)行時(shí)，產(chǎn)生了大量資料，如果將這些資料進(jìn)行全面收集、合理歸檔，就能夠企業(yè)各科室業(yè)務(wù)考核活動(dòng)的開(kāi)展提供依據(jù)，有利于各科室對(duì)資料的查找，保證開(kāi)展公平的業(yè)務(wù)考核活動(dòng)。除此之外，進(jìn)一步注重檔案收集與歸檔工作，還會(huì)助力企業(yè)最高級(jí)別管理人員充分了解各科室業(yè)務(wù)的進(jìn)展，就應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案收集與歸檔工作加大重視程度。

1辦公室文書(shū)檔案收集和歸檔中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.1材料收集不完善

在一般條件下，企業(yè)文書(shū)檔案收集與歸檔工作環(huán)節(jié)都未能體現(xiàn)完善性，在具體操作中，一些檔案內(nèi)容都未能被檔案管理人員進(jìn)行全面記錄，這樣就可能導(dǎo)致企業(yè)文書(shū)檔案收集與歸檔工作具有較高難度，也可能導(dǎo)致企業(yè)檔案管理難以體現(xiàn)精準(zhǔn)性，因而，企業(yè)就應(yīng)當(dāng)對(duì)這樣問(wèn)題做出進(jìn)一步考慮，如此一來(lái)，便能夠保證文書(shū)檔案收集與歸檔工作切合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。不僅如此，企業(yè)一些檔案內(nèi)容也分散到了企業(yè)其他科室，如此現(xiàn)象就可以導(dǎo)致企業(yè)檔案的整理不能體現(xiàn)完整性，因而，就應(yīng)當(dāng)由企業(yè)檔案管理人員在具體工程環(huán)節(jié)，進(jìn)一步考慮到檔案內(nèi)部的完整性，保證企業(yè)文書(shū)檔案管理收集工作達(dá)到相關(guān)部門(mén)提出的標(biāo)準(zhǔn)、政策。除此之外，還有一些檔案管理臨時(shí)工，其相關(guān)工作環(huán)節(jié)，未能體現(xiàn)高度職責(zé)意識(shí)，如此狀態(tài)也會(huì)導(dǎo)致檔案資料收集缺乏完整性。

1.2檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)需要提升

企業(yè)文書(shū)檔案收集與歸檔工作在具體進(jìn)行時(shí)，檔案管理人員都未能表現(xiàn)出高度的職業(yè)素養(yǎng)，導(dǎo)致文書(shū)檔案收集與歸檔工作不能穩(wěn)定開(kāi)展，一些檔案管理人員相關(guān)工作環(huán)節(jié)，也未能體現(xiàn)高度的職責(zé)意識(shí)，未能對(duì)企業(yè)紅頭文件的整理加大力度，導(dǎo)致文書(shū)檔案收集與歸檔工作不能具有快捷性和穩(wěn)定性。因此，就應(yīng)當(dāng)由檔案管理人員在文書(shū)檔案的收集、歸檔環(huán)節(jié)，提高責(zé)任意識(shí)，進(jìn)一步注重對(duì)紅頭文件的整理。不僅如此，企業(yè)檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代新型的檔案管理模式進(jìn)行充分了解，因而，在具體的文書(shū)檔案收集與歸檔環(huán)節(jié)，也未能對(duì)檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)性予以全面審查，導(dǎo)致所整理的檔案內(nèi)容難以保證可靠。因而，就應(yīng)當(dāng)要求企業(yè)借助合理措施，提高文書(shū)檔案收集與歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn)，保證該項(xiàng)工作能夠達(dá)到上級(jí)提出的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

1.3沒(méi)有做好材料收集工作

近期以來(lái)，企業(yè)文書(shū)檔案收集與歸檔工作的具體進(jìn)行時(shí)，未能體現(xiàn)明顯的快捷性和穩(wěn)定性，這樣就可能使得企業(yè)檔案管理工作整體質(zhì)量成效弱化。在檔案資料收集環(huán)節(jié)，相關(guān)工作人員未能充分落實(shí)管理的思想、流程和標(biāo)準(zhǔn)等。一些檔管理人員在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行收集與歸檔時(shí)，未能進(jìn)行規(guī)范性，導(dǎo)致檔案資料失去完整性。針對(duì)這樣的情況，企業(yè)就需要在文書(shū)檔案收集與歸檔工作進(jìn)行時(shí)，對(duì)該項(xiàng)工作予以適度監(jiān)管，其間，還應(yīng)制定文書(shū)檔案收集與歸檔標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，確保企業(yè)文書(shū)檔案收集與歸檔工作快捷性、穩(wěn)定開(kāi)展。另外，在文書(shū)檔案收集與歸檔環(huán)節(jié)，一些檔案資料都缺乏完整性，導(dǎo)致檔案效用明顯弱化，企業(yè)應(yīng)對(duì)這樣的現(xiàn)象進(jìn)行高度重視。

2優(yōu)化辦公室文書(shū)檔案收集和歸檔工作的有關(guān)措施

2.1健全文書(shū)檔案管理系統(tǒng)

想要保證企業(yè)文書(shū)檔案收集與歸檔環(huán)節(jié)的穩(wěn)定性，就應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步完善檔案管理系統(tǒng)，其間，還應(yīng)根據(jù)相關(guān)工作伴隨的問(wèn)題建立有效的管理制度，促進(jìn)檔案管理人員在文書(shū)檔案收集與歸檔環(huán)節(jié)，保證所有作業(yè)環(huán)節(jié)都是結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)制度內(nèi)容，以強(qiáng)化文書(shū)檔案收集與歸檔的快捷性。與此同時(shí)，在對(duì)檔案管理系統(tǒng)予以完善環(huán)節(jié)，應(yīng)對(duì)企業(yè)各個(gè)科室的職責(zé)范圍予以進(jìn)一步明朗化設(shè)置，進(jìn)一步清晰化文書(shū)檔案的歸檔項(xiàng)目和管理期限，從而為文書(shū)檔案收集與歸檔的穩(wěn)定實(shí)行提供有利條件。這還應(yīng)當(dāng)建立切實(shí)可行的各科考核體系。如此一來(lái)，便能夠提高檔案管理人員工作的主觀能動(dòng)性，保證強(qiáng)化其文書(shū)檔案收集與歸檔的業(yè)務(wù)水平，增進(jìn)檔案管理人員職責(zé)意識(shí)，給未能結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)制度現(xiàn)象予以全面消除，從而保證強(qiáng)化企業(yè)文書(shū)檔案收集與歸檔質(zhì)量成效。

2.2實(shí)施檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)

第一是企業(yè)管理工作在實(shí)際開(kāi)展環(huán)節(jié)，管理人員需要切實(shí)知曉檔案管理屬于企業(yè)管理中的主要項(xiàng)目之一，需要對(duì)該項(xiàng)管理項(xiàng)目予以進(jìn)一步注重。還應(yīng)當(dāng)以適當(dāng)時(shí)間為檔案管理人員實(shí)行專業(yè)培訓(xùn)，在具體培訓(xùn)時(shí)，保證有效提高其參與培訓(xùn)的主觀能動(dòng)性，強(qiáng)化參與培訓(xùn)人員崗位工作水平和職業(yè)素養(yǎng)。第二是在文書(shū)檔案收集與歸檔環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)通過(guò)對(duì)臨時(shí)工大批召集的措施，以緩解檔案管理人員的業(yè)務(wù)負(fù)擔(dān)，因而，企業(yè)就應(yīng)當(dāng)對(duì)臨時(shí)工作予以，促進(jìn)所有臨時(shí)工可以快速適應(yīng)相關(guān)工作，助力企業(yè)文書(shū)檔案收集與歸檔工作的有序開(kāi)展。第三是在人員培訓(xùn)環(huán)節(jié)，企業(yè)管理人員應(yīng)采取有效措施，促進(jìn)參與培訓(xùn)人員對(duì)文書(shū)歸檔項(xiàng)目，和文件完整性予以充分了解，以強(qiáng)化企業(yè)檔案管理質(zhì)量成效，確保企業(yè)檔案管理進(jìn)一步體現(xiàn)專業(yè)性和穩(wěn)定性。

2.3開(kāi)展檔案宣傳工作

想要保證企業(yè)文書(shū)檔案收集與歸檔工作質(zhì)量成效，就可考慮進(jìn)一步注重檔案宣傳。第一是，在平時(shí)發(fā)展中，企業(yè)應(yīng)保證簡(jiǎn)報(bào)和編制和檔案管理質(zhì)量，進(jìn)一步擴(kuò)展檔案管理宣傳范圍，提高相關(guān)工作人員工作的主觀能動(dòng)性。第二是，企業(yè)最高級(jí)別管理人員應(yīng)當(dāng)借助對(duì)信息技術(shù)和智能終端設(shè)備，拓展檔案管理工作宣傳范圍的深廣性，其間，還應(yīng)要求相關(guān)工作人員進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化檔案收集與歸檔的流程，其間還應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)性予以審核，避免檔案內(nèi)容與現(xiàn)實(shí)情況的信息不相對(duì)稱。第三是，在對(duì)檔案管理予以大力宣傳時(shí)，應(yīng)進(jìn)一步考慮到，對(duì)文書(shū)檔案的顯著效用予以深廣性宣傳。

結(jié)語(yǔ)

在現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展的背景下，企業(yè)所進(jìn)行的文書(shū)檔案收集與歸檔工作，應(yīng)將新型管理模式進(jìn)行運(yùn)用，使相關(guān)工作進(jìn)一步體現(xiàn)創(chuàng)新性，其間還應(yīng)當(dāng)優(yōu)化升級(jí)管理制度。還應(yīng)進(jìn)一步注重檔案管理相關(guān)培訓(xùn)的重視，以保證對(duì)相關(guān)工作理論進(jìn)行更加充分落實(shí)，從而助力企業(yè)文書(shū)檔案收集與歸檔工作快速向更高層面升級(jí)。

參考文獻(xiàn)

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