“三性”管理董事會(huì)提案

董事會(huì)提案是董事會(huì)科學(xué)決策的核心依據(jù)和重要基礎(chǔ)，其主體是否合法、內(nèi)容是否完備、提交是否及時(shí)，對(duì)董事會(huì)以及董事科學(xué)、有效決策具有重要作用。2020年中國(guó)中鐵股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱“中國(guó)中鐵”或“公司”）認(rèn)真貫徹落實(shí)《國(guó)企改革三年行動(dòng)方案（2020-2022）》的要求，積極完善中國(guó)特色現(xiàn)代企業(yè)制度體系，堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向和目標(biāo)管理，圍繞其滬港兩地整體上市央企的企業(yè)性質(zhì)和董事會(huì)“定戰(zhàn)略、作決策、防風(fēng)險(xiǎn)”的職能定位，結(jié)合法律法規(guī)和多年董事會(huì)運(yùn)作實(shí)踐，制定了《中國(guó)中鐵股份有限公司董事會(huì)提案管理辦法》。該制度從強(qiáng)化董事會(huì)提案管理的合法性、規(guī)范性、實(shí)用性的“三性”著手，進(jìn)一步加強(qiáng)公司董事會(huì)建設(shè)，為進(jìn)一步提升董事會(huì)規(guī)范化運(yùn)作水平、提高董事會(huì)決策效率奠定基礎(chǔ)，也為公司各公司治理主體協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)進(jìn)行有益試探。

突出合法性，確保董事會(huì)依法合規(guī)

依法合規(guī)是董事會(huì)運(yùn)作的基礎(chǔ)，也是公司治理的底線。中國(guó)中鐵《董事會(huì)提案管理辦法》從央企控股上市公司的定位出發(fā)，將《公司法》、國(guó)務(wù)院國(guó)資委《董事會(huì)試點(diǎn)中央企業(yè)董事會(huì)規(guī)范運(yùn)作暫行辦法》、中國(guó)證監(jiān)會(huì)《上市公司治理準(zhǔn)則》以及《上海證券交易所股票上市規(guī)則》《香港聯(lián)合證券交易所主板上市規(guī)則》等國(guó)資、證券監(jiān)管規(guī)定進(jìn)行歸納總結(jié)融入了制度，并結(jié)合多年公司治理運(yùn)作實(shí)踐，確定了提案的合法性要素。

一是提案主體合法。根據(jù)法定的董事會(huì)召集主體確定了六類董事會(huì)提案人，即董事長(zhǎng)、代表十分之一以上表決權(quán)的股東、三分之一以上董事、二分之一以上獨(dú)立董事、總裁、監(jiān)事會(huì)，并結(jié)合董事會(huì)運(yùn)作實(shí)際將董事會(huì)專門委員會(huì)列為第七類提案人。

中國(guó)中鐵證券事務(wù)代表、董辦主任 段銀華

二是提案的內(nèi)容合法。公司在收到提案后對(duì)提案的合法性進(jìn)行“董事會(huì)辦公室進(jìn)行初審→董事會(huì)秘書(shū)審核→董事長(zhǎng)”三級(jí)審查外，還將董事會(huì)提案管理與企業(yè)合規(guī)管理相結(jié)合，嚴(yán)格遵循“未經(jīng)法律合規(guī)審核、議題不上會(huì)”原則，由公司法律部門對(duì)董事會(huì)提案進(jìn)行合規(guī)性審查并出具書(shū)面法審意見(jiàn)。此外，為了確保董事會(huì)提案符合證券監(jiān)管規(guī)定，公司境內(nèi)外法律顧問(wèn)還需對(duì)提案進(jìn)行證券合規(guī)審查。

三是提案提交和處理的時(shí)限合法。分別明確了向全體董事、監(jiān)事送達(dá)董事會(huì)提案的期限為董事會(huì)定期會(huì)議召開(kāi)前10日，臨時(shí)會(huì)議召開(kāi)前5日，以確保董事尤其是外部董事有充分的審閱時(shí)間，原則上不得延遲提交提案和增加臨時(shí)提案。此外，《公司法》在制度中明確規(guī)定對(duì)于董事長(zhǎng)、總裁以外主體提交的臨時(shí)提案，董事長(zhǎng)應(yīng)當(dāng)在收到提案后10日內(nèi)召開(kāi)董事會(huì)會(huì)議，以維護(hù)公司股東、監(jiān)事會(huì)、外部董事等特殊主體的合法提案權(quán)益。

四是提案信息保密和披露合法。董事會(huì)提案內(nèi)容如涉及上市公司內(nèi)幕信息，將對(duì)參與或接觸到該提案的所有人員納入內(nèi)幕信息知情人管理并提示其保密義務(wù);在董事會(huì)審議通過(guò)后及時(shí)發(fā)布公告，履行信息披露義務(wù)。

突出規(guī)范性，推動(dòng)董事會(huì)規(guī)范有序

隨著近年來(lái)建筑行業(yè)投融資模式多樣化、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇、企業(yè)改革的不斷深入以及企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，公司董事會(huì)運(yùn)作的規(guī)范性和科學(xué)性受到了一定的挑戰(zhàn)。2020年，中國(guó)中鐵董事會(huì)以問(wèn)題為導(dǎo)向，從提案主體、提案征集、提案的申請(qǐng)與審查、提案的格式與內(nèi)容、提案的審議與表決等全鏈條進(jìn)行了梳理和規(guī)范，形成了董事會(huì)提案的規(guī)范性要素。

一是規(guī)范的會(huì)議安排。為了方便董事以及全公司各層級(jí)掌握公司董事會(huì)的召開(kāi)時(shí)間，提前著手提交董事會(huì)決策事項(xiàng)的準(zhǔn)備工作，公司于每年年初制訂發(fā)布董事會(huì)年度會(huì)議計(jì)劃，以上市公司定期報(bào)告的披露時(shí)限確定四次定期會(huì)議的具體日期，對(duì)于按慣例或年初可預(yù)見(jiàn)的臨時(shí)會(huì)議在計(jì)劃中盡可能量化到周和旬;公司還結(jié)合相關(guān)規(guī)定和多年實(shí)踐歸納了每次定期會(huì)議必審議案清單，一并納入會(huì)議計(jì)劃，提示相關(guān)主體提前做好準(zhǔn)備。此外，董事會(huì)會(huì)議的計(jì)劃性同時(shí)牽引了與之配合召開(kāi)的總裁辦公會(huì)、監(jiān)事會(huì)以及子公司決策會(huì)議等相關(guān)會(huì)議，總體提高了全公司治理主體會(huì)議的計(jì)劃性。

二是規(guī)范的議案征集。在發(fā)布年度計(jì)劃之后至?xí)h召開(kāi)之前，公司董事會(huì)日常工作機(jī)構(gòu)結(jié)合董事會(huì)會(huì)議類別分別確定在定期會(huì)議召開(kāi)前30日、臨時(shí)會(huì)議召開(kāi)前15日向全公司發(fā)出征集議案通知，并分別在會(huì)前12日和7日截至征集，為制作并發(fā)出董事會(huì)資料預(yù)留出合理時(shí)間，以確保每次會(huì)議的提案提交有序、制作有序、送達(dá)有序。

三是規(guī)范的議案格式。為了減少董事會(huì)提案要素不全、論證不充分等情況，公司結(jié)合董事會(huì)職能定位和多年來(lái)決策較多的事項(xiàng)類別，形成了董事會(huì)提案通用格式和11個(gè)類別的具體格式，引導(dǎo)今后董事會(huì)提案的格式與內(nèi)容制作，使其更加規(guī)范。

四是規(guī)范的前置程序。公司黨委會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理層有較為明確的決策權(quán)限劃分，在未履行前置程序前原則上不得提交董事會(huì)決策;對(duì)于涉及重大關(guān)聯(lián)交易、聘用/解聘會(huì)計(jì)師事務(wù)所等特殊事項(xiàng)的董事會(huì)提案，未經(jīng)獨(dú)立董事事前認(rèn)可不得提交董事會(huì);對(duì)于需要董事會(huì)專門委員會(huì)研究的，未經(jīng)董事會(huì)專門委員會(huì)討論不得提交董事會(huì)。

五是規(guī)范的審議與表決程序。董事會(huì)提案經(jīng)過(guò)報(bào)告人匯報(bào)、董事提出質(zhì)詢、董事充分民主審議的審議程序來(lái)實(shí)施，嚴(yán)格遵守“一人一票、一事一決、逐項(xiàng)書(shū)面表決、外董監(jiān)票”的表決程序。如董事會(huì)提案經(jīng)董事會(huì)專門委員會(huì)、監(jiān)事會(huì)審議，則在董事審議前由專門委員會(huì)主任和監(jiān)事會(huì)主席發(fā)表專項(xiàng)意見(jiàn)，以確保董事充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，為董事科學(xué)決策奠定基礎(chǔ)。未征得全體與會(huì)董事一致同意不得就未包括在會(huì)議通知中的提案進(jìn)行表決，提案不具體、不明確或不充分需緩議;提案如未獲通過(guò)，未發(fā)生重大變化則一個(gè)月內(nèi)不得再議。

六是規(guī)范的匯報(bào)主體。為進(jìn)一步強(qiáng)化經(jīng)理層向董事會(huì)報(bào)告工作的意識(shí)和對(duì)分管工作的重視，增進(jìn)董事尤其是外部董事與經(jīng)理層的互動(dòng)交流，公司將多年實(shí)行的提案匯報(bào)人原則為分管領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人的實(shí)踐做法歸納上升為制度條款。要求提案人可親自或委托他人向董事會(huì)匯報(bào)，受托人原則上為提案涉及的業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)或部門正職，分管領(lǐng)導(dǎo)不做匯報(bào)人的，原則上也應(yīng)列席董事會(huì)會(huì)議，就相關(guān)提案接受董事的質(zhì)詢。此外，公司基于企業(yè)外部環(huán)境的多變和激烈的競(jìng)爭(zhēng)格局等現(xiàn)狀，在制度上也對(duì)特別緊急提案的管理做出了適度靈活的安排，但同時(shí)設(shè)定了嚴(yán)格的程序，以確保董事會(huì)對(duì)緊急事項(xiàng)的高效決策。

突出實(shí)用性，提升董事會(huì)決策質(zhì)量

結(jié)合實(shí)踐中存在的提案內(nèi)容不全面、重點(diǎn)不突出等問(wèn)題，公司董事會(huì)從董事會(huì)“定戰(zhàn)略、作決策、防風(fēng)險(xiǎn)”職能定位出發(fā)進(jìn)行謀篇布局，結(jié)合國(guó)資監(jiān)管及證券監(jiān)管的監(jiān)管重點(diǎn)、常見(jiàn)提案類別以及不同類型提案的側(cè)重點(diǎn)，制定了12個(gè)提案格式與內(nèi)容要素指引（包括1個(gè)通用和11個(gè)具體）形成了提案的實(shí)用性要素。

一是對(duì)董事會(huì)、董事全面了解待決策事項(xiàng)實(shí)用。公司制定的通用提案的格式中包含了提案背景及概況介紹、必要性與可行性分析，提請(qǐng)董事會(huì)關(guān)注的重要事項(xiàng)、對(duì)公司影響的量化分析、已經(jīng)過(guò)的前置程序及有關(guān)要求落實(shí)情況、提交董事會(huì)決策的依據(jù)、提交董事會(huì)決策的具體事項(xiàng)等七方面的內(nèi)容，對(duì)于常見(jiàn)的發(fā)展規(guī)劃類、制度類、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免等常見(jiàn)易發(fā)的提案類型，公司結(jié)合實(shí)踐對(duì)這些類別的審核要點(diǎn)進(jìn)行了歸納總結(jié)并形成各自的要素指引。通過(guò)這些提案格式與內(nèi)容要素指引的使用，可以確保提交決策的提案事項(xiàng)明確、論證充分、風(fēng)險(xiǎn)揭示到位、提交決策要求具體，還能讓董事全面了解待決策事項(xiàng)前期研究的全過(guò)程以及各方意見(jiàn)落實(shí)情況，為董事科學(xué)決策奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二是對(duì)董事會(huì)、董事科學(xué)決策實(shí)用。除了上述議案的必要內(nèi)容外，公司在制度中還明確了12類不同董事會(huì)提案類別分別需要提供有助于會(huì)議決策的輔助資料，比如通用格式必備法律審核意見(jiàn)，基礎(chǔ)設(shè)施投資項(xiàng)目必備法律審核意見(jiàn)、項(xiàng)目可研報(bào)告等，人事任免類必備干部任免審批表和個(gè)人簡(jiǎn)歷，對(duì)外擔(dān)保類需要附被擔(dān)保人最近一年又一期的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、主債務(wù)合同、擔(dān)保協(xié)議、反擔(dān)保情況等輔助材料，收購(gòu)或出售資產(chǎn)類必備資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、可研報(bào)告、盡職調(diào)查報(bào)告、交易涉及相關(guān)審批批文、交易合同文本等有助于董事理解和決策的文件，等等。

三是對(duì)引導(dǎo)提案人、業(yè)務(wù)部門以及子公司管理行為實(shí)用。公司通過(guò)通用格式和11個(gè)特殊格式提示公司各級(jí)主體對(duì)自身的管理、投資、重組、擔(dān)保等事項(xiàng)的關(guān)注點(diǎn)，引導(dǎo)其對(duì)所要提交事項(xiàng)的必要性、可行性進(jìn)行理性、充分地思考。用“對(duì)公司的影響量化分析”的設(shè)定，強(qiáng)化全公司的大局觀，引導(dǎo)提案人和公司各級(jí)不僅僅要對(duì)投資、擔(dān)保等待決策事項(xiàng)對(duì)自身“小我”的量化影響，還要從中國(guó)中鐵的“大我”角度考慮量化該事項(xiàng)對(duì)中國(guó)中鐵全局的影響。

四是對(duì)履行上市公司信息披露義務(wù)實(shí)用。中國(guó)證券監(jiān)管的理念正在從信息披露監(jiān)管向信息披露監(jiān)管與公司治理監(jiān)管“雙輪驅(qū)動(dòng)”轉(zhuǎn)變，如何讓公司信息披露與公司治理更好地結(jié)合，公司此次先在董事會(huì)提案管理工作中進(jìn)行了嘗試。由于上市公司信息披露的主要來(lái)源之一是董事會(huì)決策的重大事項(xiàng)，為了確保信息披露內(nèi)容更加真實(shí)準(zhǔn)確、更加有據(jù)可依，公司將上海證券交易所發(fā)布的臨時(shí)公告格式指引對(duì)部分重大事項(xiàng)的披露要求融入到董事會(huì)提案格式中。比如，關(guān)聯(lián)（連）交易的提案格式著重強(qiáng)調(diào)交易的必要性、定價(jià)的公允性、決策程序的合規(guī)性、商業(yè)合理性等，對(duì)外擔(dān)保提案格式著重強(qiáng)調(diào)被擔(dān)保人的信用等級(jí)、償債能力、擔(dān)保協(xié)議主要條款、擔(dān)保必要性、是否超比例擔(dān)保等監(jiān)管重點(diǎn)，等等。這種做法，不僅僅能夠有效銜接決策后的信息披露內(nèi)容，還可以引導(dǎo)董事從證券監(jiān)管關(guān)注點(diǎn)、維護(hù)全體股東利益角度審慎決策該類事項(xiàng)。

中國(guó)中鐵通過(guò)強(qiáng)化董事會(huì)提案管理，不僅能夠提升董事會(huì)規(guī)范運(yùn)作和科學(xué)決策水平，還能較好地處理董事會(huì)與其他公司治理主體運(yùn)作的銜接，公司治理與信息披露的銜接，為公司自身完善中國(guó)特色現(xiàn)代企業(yè)制度邁出堅(jiān)實(shí)的一步，也將會(huì)對(duì)國(guó)有控股上市公司落實(shí)國(guó)企改革三年行動(dòng)方案、推動(dòng)國(guó)有控股上市公司決策質(zhì)量有所裨益。

作者系中國(guó)中鐵證券事務(wù)代表、董事會(huì)辦公室主任