基于數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的一體化業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

楊博 孫小影 張曉林

摘? ?要：文章詳細(xì)介紹了上?？萍即髮W(xué)綜合管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)新思路和建設(shè)模式。為將財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、項(xiàng)目管理等功能有機(jī)結(jié)合起來，該系統(tǒng)以SAP ERP套裝軟件系統(tǒng)為內(nèi)核、采用BPM系統(tǒng)為用戶界面進(jìn)行設(shè)計(jì)和建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了從預(yù)算、采購、執(zhí)行、驗(yàn)收、入庫、報(bào)銷，財(cái)務(wù)核算等全流程的管理，在全國(guó)教育領(lǐng)域開創(chuàng)了先例。該系統(tǒng)在實(shí)踐應(yīng)用中融合了預(yù)算核算及業(yè)務(wù)執(zhí)行兩大主線，并將數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)在各業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行結(jié)合，實(shí)現(xiàn)跨部門業(yè)務(wù)的一體化管理。此外，基于全校整體信息化平臺(tái)建設(shè)，該系統(tǒng)與主數(shù)據(jù)平臺(tái)、一站式服務(wù)中心進(jìn)行了數(shù)據(jù)共享和流程對(duì)接。

關(guān)鍵詞：SAP;BPM;數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng);業(yè)務(wù)流程;軟件即服務(wù);財(cái)務(wù)資產(chǎn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一;SOA

中圖分類號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B 文章編號(hào)：1673-8454（2021）09-0056-04

一、高校綜合管理信息系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀

隨著我國(guó)高校信息化系統(tǒng)建設(shè)工作的不斷深入，工作中的瓶頸問題也越來越突出。多數(shù)高校信息化建設(shè)的管理類業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括采購管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、工程管理等，基本上都是“豎井式”。它們的特點(diǎn)是能夠獨(dú)立工作，內(nèi)部設(shè)計(jì)緊耦合，但缺少與外部系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)和流程的關(guān)聯(lián)與銜接，缺少統(tǒng)一的數(shù)據(jù)融合流程體系，缺少業(yè)務(wù)全生命周期的統(tǒng)一管理。主要體現(xiàn)在下面幾個(gè)方面：

數(shù)據(jù)來源單一。部門系統(tǒng)處于相對(duì)獨(dú)立運(yùn)作的階段，數(shù)據(jù)沒有打破部門的界限，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和采購數(shù)據(jù)、資產(chǎn)數(shù)據(jù)相對(duì)獨(dú)立，數(shù)據(jù)不能從整個(gè)業(yè)務(wù)流程閉環(huán)的各個(gè)環(huán)節(jié)獲取，導(dǎo)致了數(shù)據(jù)的不一致和不完備，更難做到人財(cái)物數(shù)據(jù)的一體化管理。

流程的不貫通。財(cái)務(wù)、資產(chǎn)系統(tǒng)還是僅僅處于數(shù)據(jù)流向的下游，僅僅能提供簡(jiǎn)單的驗(yàn)收、報(bào)銷、結(jié)算、支付等功能，并不能從全業(yè)務(wù)流程閉環(huán)的前置開始，如對(duì)預(yù)算進(jìn)行前置的分配和控制、對(duì)采購與預(yù)算的聯(lián)動(dòng)等。從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)的滯后性，不能有效地在前置環(huán)節(jié)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，只能在后置環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)問題后進(jìn)行補(bǔ)救，導(dǎo)致管理效率低下，成本浪費(fèi)。

信息系統(tǒng)架構(gòu)遷就于職能部門。很多高校信息系統(tǒng)從整體架構(gòu)到業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)遷就于單一職能部門的想法和需求，缺少整體布局和統(tǒng)一規(guī)劃，沒有做到多部門協(xié)同融合，導(dǎo)致冗余的審批環(huán)節(jié)，增加了師生的繁復(fù)操作性工作。

因此，基于高校以財(cái)務(wù)為核心，采購執(zhí)行、資產(chǎn)管理、項(xiàng)目管理為主的綜合類事務(wù)辦理現(xiàn)狀，需要采用先進(jìn)理念的工具和平臺(tái)，建設(shè)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的一體化業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和流程的服務(wù)化[1]。由此改變傳統(tǒng)的信息處理方式，引發(fā)高校管理模式、作業(yè)流程、生產(chǎn)方式的深刻變革[2]，促使信息化系統(tǒng)更科學(xué)、更規(guī)范、更高效，將原來的“信息孤島”變成由數(shù)據(jù)高速公路連通的高效、有組織的多級(jí)信息中心。

二、基于數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的一體化業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)思路

總體來說，需要有健壯成熟的協(xié)調(diào)統(tǒng)籌核心系統(tǒng)作為數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和流程規(guī)范，將財(cái)務(wù)、采購、資產(chǎn)形成全生態(tài)鏈的閉環(huán)，將從預(yù)算開始的整個(gè)學(xué)校業(yè)務(wù)貫穿起來[3][4]，真正實(shí)現(xiàn)既能將業(yè)務(wù)在系統(tǒng)上高效地運(yùn)轉(zhuǎn)起來，又能為個(gè)人提供簡(jiǎn)單易用的服務(wù)。同時(shí)為第三方系統(tǒng)提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，真正實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的高內(nèi)聚和低耦合。

1.業(yè)務(wù)流程梳理方法

學(xué)校業(yè)務(wù)流程雖然涵蓋財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、工程等各個(gè)方面，但是都涉及資金流、資產(chǎn)流、人員流等幾個(gè)方面，其中對(duì)資金流的控制是重點(diǎn)。梳理好各個(gè)流程，并且通過資金流控制各個(gè)業(yè)務(wù)流程是其中的重點(diǎn)。

系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念為以財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)資金的流轉(zhuǎn)，在各個(gè)流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行控制，從而分別在資產(chǎn)、工程項(xiàng)目等業(yè)務(wù)流程架構(gòu)上進(jìn)行相應(yīng)的驅(qū)動(dòng)[5]。系統(tǒng)采用業(yè)務(wù)和流程規(guī)則雙引擎（流程引擎與規(guī)則引擎），實(shí)現(xiàn)以業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)而非單純?nèi)蝿?wù)性的業(yè)務(wù)處理。具體業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)思路和方法如圖1所示。筆者以設(shè)備采購全生命周期流程為例，具體說明如何使用雙引擎驅(qū)動(dòng)控制業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)流程。

2.業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)流程設(shè)計(jì)思路

本文通過講述資產(chǎn)從預(yù)算申報(bào)、采購到報(bào)銷核算的全流程設(shè)計(jì)案例，來闡述業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)理念并通過業(yè)務(wù)流程圖對(duì)設(shè)計(jì)思路進(jìn)行描述。

業(yè)務(wù)流程基本設(shè)計(jì)思路大致包含五個(gè)階段：預(yù)算申報(bào)與調(diào)整、采購申請(qǐng)與執(zhí)行、資產(chǎn)驗(yàn)收與入庫、網(wǎng)上報(bào)銷與核算、資產(chǎn)與財(cái)務(wù)對(duì)賬的一致性同步。以設(shè)備采購業(yè)務(wù)辦理作為一條全生命周期的明線，輔以各個(gè)節(jié)點(diǎn)的預(yù)算控制為暗線，通過財(cái)務(wù)的規(guī)則數(shù)據(jù)和設(shè)備采購的流程數(shù)據(jù)在不同階段的一致性邏輯校驗(yàn)來實(shí)現(xiàn)整體業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)。設(shè)計(jì)邏輯為設(shè)備采購業(yè)務(wù)流程主要通過流程引擎驅(qū)動(dòng)，預(yù)算控制主要通過數(shù)據(jù)規(guī)則引擎驅(qū)動(dòng)，最終在實(shí)際業(yè)務(wù)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)雙引擎驅(qū)動(dòng)，達(dá)到實(shí)際業(yè)務(wù)生命周期中，業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在業(yè)務(wù)發(fā)生各個(gè)時(shí)間段的精確、完備控制和一致。業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)示例見圖2。

三、SAP ERP套裝軟件結(jié)合BPM流程引擎的綜合管理系統(tǒng)架構(gòu)

基于以上設(shè)計(jì)思路建設(shè)綜合管理系統(tǒng)，必須將財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、工程與其他業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)一體化管理，在各業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。將預(yù)算的事前、事中管控及不同業(yè)務(wù)所對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)核算規(guī)則由系統(tǒng)自動(dòng)管控，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的一體化。系統(tǒng)要以流程的方式有機(jī)串聯(lián)各項(xiàng)業(yè)務(wù)與部門間的協(xié)同，完成從預(yù)算到采購，直至入庫和報(bào)銷全流程的業(yè)務(wù)管理，實(shí)現(xiàn)服務(wù)的流程化。并且要建立統(tǒng)一的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，同時(shí)與學(xué)校的主數(shù)據(jù)平臺(tái)、一站式服務(wù)中心進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)流程貫通的同時(shí)也實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。

通過綜合分析可知，完全的自定制開發(fā)無法在短時(shí)間內(nèi)完成此項(xiàng)任務(wù)。由于建設(shè)周期長(zhǎng)、業(yè)務(wù)本身的需求和業(yè)務(wù)關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，導(dǎo)致不確定性因素多，不滿足一套穩(wěn)定產(chǎn)品化系統(tǒng)的要求。綜合后考慮得出建設(shè)方案為：以成熟套裝管理軟件為基礎(chǔ)，輔以基于學(xué)校特色的二次定制開發(fā)。這種建設(shè)模式既可以很好地利用平臺(tái)的先進(jìn)性與開放性、業(yè)務(wù)流程完整性、系統(tǒng)集成性等，也可以把學(xué)校的管理理念體現(xiàn)在系統(tǒng)建設(shè)中。

因此，上?？萍即髮W(xué)綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)采用了以SAP ERP套裝軟件系統(tǒng)為內(nèi)核、BPM系統(tǒng)為用戶界面的方式進(jìn)行建設(shè)，將財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、項(xiàng)目管理等功能有機(jī)地結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)了從預(yù)算、采購、執(zhí)行、驗(yàn)收、入庫、報(bào)銷以及財(cái)務(wù)核算等全流程的管理，在全國(guó)教育領(lǐng)域開創(chuàng)了先例。

1.SAP與BPM結(jié)合的實(shí)施方案

SAP ERP是“使許多或大多數(shù)公司業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化和集成的軟件系統(tǒng)”，SAP ERP系統(tǒng)可幫助組織管理其業(yè)務(wù)流程。組織可以執(zhí)行各種業(yè)務(wù)流程來實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)[6]。SAP系統(tǒng)作為最佳業(yè)務(wù)實(shí)踐的方法論，具有可靈活配置的特點(diǎn)，是一個(gè)“集成的系統(tǒng)”，同時(shí)也是一個(gè)“標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)”。所謂“集成的系統(tǒng)”，即一筆采購訂單在收貨完成的同時(shí)，會(huì)產(chǎn)生發(fā)票校驗(yàn)等三單匹配的校驗(yàn)、自動(dòng)的預(yù)算檢查、流動(dòng)性預(yù)測(cè)、項(xiàng)目管理的采購流程、自動(dòng)記賬等相關(guān)事務(wù)。這樣深度和廣度的管理能力，能支撐起高校的業(yè)務(wù)流程以及全過程的有效管理[7]?！皹?biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)”是指SAP開發(fā)的軟件滿足ISO和CMM 組織的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。通過高度可配置和最佳業(yè)務(wù)實(shí)踐兩種手段，降低了二次開發(fā)量，更重要的是將先進(jìn)管理思想傳達(dá)給高校，也提高了管理平臺(tái)的穩(wěn)定性和拓展性。

BPM即業(yè)務(wù)流程管理，也指針對(duì)流程管理的信息化系統(tǒng)[8]。從技術(shù)角度看，學(xué)校流程管理就是通過將業(yè)務(wù)邏輯附加到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)或非結(jié)構(gòu)化文檔數(shù)據(jù)）來統(tǒng)一管理學(xué)校內(nèi)的業(yè)務(wù)辦理。系統(tǒng)以SOA和BPM為核心建立流程集成平臺(tái)，基于流程和規(guī)則引擎，簡(jiǎn)化流程的開發(fā)與維護(hù)，方便兌現(xiàn)學(xué)校業(yè)務(wù)與IT敏捷性的目標(biāo)。實(shí)現(xiàn)端到端的業(yè)務(wù)活動(dòng)監(jiān)控，打通系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)全局業(yè)務(wù)的可見性及流程可追溯。采用BPM進(jìn)行業(yè)務(wù)流程外部開發(fā)，簡(jiǎn)化了專業(yè)的SAP業(yè)務(wù)操作，方便了用戶的使用。

上海科技大學(xué)綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)采用了SAP ERP中FI/CO模塊（財(cái)務(wù)管理）、MM模塊（采購管理）、PM模塊（資產(chǎn)管理）、PS模塊（項(xiàng)目管理）。整體實(shí)施方案為：SPA各模塊部署+ SAP ABAP開發(fā)（SAP 內(nèi)部開發(fā)）+BPM系統(tǒng)（外部流程開發(fā)）。利用SAP ERP套裝軟件強(qiáng)大的內(nèi)核邏輯和完整的業(yè)務(wù)解決方案，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的業(yè)務(wù)流程管理，采用套裝軟件加自定義流程管理相結(jié)合的方式，實(shí)現(xiàn)綜合業(yè)務(wù)一體化管理。同時(shí)結(jié)合BPM系統(tǒng)友善的用戶界面、靈活而高可配置的流程管理，打造了一個(gè)從財(cái)務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)開始的全流程（數(shù)據(jù)流與業(yè)務(wù)流）一體化綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。

2.SAP與BPM結(jié)合的綜合系統(tǒng)架構(gòu)

上?？萍即髮W(xué)綜合管理系統(tǒng)整合學(xué)校財(cái)務(wù)和資產(chǎn)方面的各種業(yè)務(wù)，包括財(cái)務(wù)核算、預(yù)算管理、采購管理、工程項(xiàng)目管理、設(shè)備管理、網(wǎng)上報(bào)銷等各個(gè)模塊。其整體系統(tǒng)架構(gòu)如圖3所示。

綜合管理系統(tǒng)在整合資產(chǎn)和財(cái)務(wù)上下游的所有業(yè)務(wù)后，也和學(xué)校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行了對(duì)接。包括：與學(xué)校的主數(shù)據(jù)平臺(tái)、一站式服務(wù)中心進(jìn)行了數(shù)據(jù)共享和流程對(duì)接;與校內(nèi)的科研管理、國(guó)際交流、大型儀器、薪資系統(tǒng)以及校外的攜程商旅、國(guó)家蛋白質(zhì)中心試劑耗材采購平臺(tái)“Esupply”系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)互通和財(cái)務(wù)一體化管理。外部系統(tǒng)集成如圖4所示。

綜合管理系統(tǒng)采用了B/S和C/S結(jié)合的方式。面向一般用戶提供基于B/S的輕量級(jí)應(yīng)用服務(wù)，主要依托BPM平臺(tái)建設(shè);面向業(yè)務(wù)管理人員提供C/S端的重量級(jí)和專業(yè)級(jí)功能，主要依托SAP GUI。系統(tǒng)整體設(shè)計(jì)采用了面向?qū)ο螅∣OP）程序設(shè)計(jì)，采用成熟的系統(tǒng)框架，在設(shè)計(jì)中保證依賴倒置（DIP）、控制反轉(zhuǎn)（IOC）、依賴注入（IOC）、面向切面編程（AOP）等專業(yè)的設(shè)計(jì)原則和設(shè)計(jì)模式，保證系統(tǒng)的健壯性和擴(kuò)展性。

系統(tǒng)通過BPM向用戶展示了友好的界面。系統(tǒng)收集用戶填寫的信息后，將數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)規(guī)則結(jié)合并抽象轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化的工作流數(shù)據(jù)，同時(shí)將關(guān)鍵的預(yù)算凍結(jié)并解凍信息。資產(chǎn)、財(cái)務(wù)臺(tái)賬信息通過Web Service接口傳到SAP系統(tǒng)，SAP系統(tǒng)使用自身強(qiáng)大的內(nèi)部邏輯進(jìn)行相關(guān)處理后將結(jié)果數(shù)據(jù)返回給BPM系統(tǒng)，該系統(tǒng)接收到數(shù)據(jù)后再做下一步的邏輯確認(rèn)。具體交互序列如圖5所示。

四、綜合管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)效果

1.系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的功能

上?？萍即髮W(xué)于2017年7月啟動(dòng)綜合管理系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)，該系統(tǒng)于2018年3月19日開始上線運(yùn)行。本期系統(tǒng)建設(shè)包含了102個(gè)業(yè)務(wù)流程及其流轉(zhuǎn)規(guī)則，涵蓋了用于業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的170個(gè)系統(tǒng)原型，梳理了11種主數(shù)據(jù)編碼規(guī)則、270余個(gè)主數(shù)據(jù)字段及將近20萬條各類資產(chǎn)數(shù)據(jù)。包括網(wǎng)上報(bào)銷、資產(chǎn)采購（設(shè)備、家具、服務(wù)、數(shù)據(jù)庫等）、工程采購、資產(chǎn)入庫等69種流程，支撐了學(xué)校業(yè)務(wù)辦理，加強(qiáng)了業(yè)務(wù)管控力度，提高了管理與服務(wù)的效率，部分功能如圖6、圖7所示。

2.管理效能的提升

上?？萍即髮W(xué)綜合管理系統(tǒng)依托SAP套裝軟件強(qiáng)大的內(nèi)核邏輯、完整的業(yè)務(wù)解決方案，以業(yè)務(wù)流程為驅(qū)動(dòng)，將各業(yè)務(wù)部門的工作有機(jī)地結(jié)合在一起。系統(tǒng)涵蓋預(yù)算核算及業(yè)務(wù)執(zhí)行兩大條線，并在各業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行了有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了主數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一以及不同系統(tǒng)之間流程驅(qū)動(dòng)的一體化。

將預(yù)算的事前、事中管控及不同業(yè)務(wù)所對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)核算規(guī)則交由系統(tǒng)自動(dòng)管控，簡(jiǎn)化了日常工作。同時(shí)通過相關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)表滿足業(yè)務(wù)部門不同維度的查詢與分析需求。系統(tǒng)真正實(shí)現(xiàn)了跨部門的流程協(xié)作，各個(gè)部門的系統(tǒng)不再是個(gè)體，統(tǒng)一匯總成一個(gè)真正的整體。一個(gè)流程從發(fā)起到審批完成，可能會(huì)經(jīng)過財(cái)務(wù)處、設(shè)備與資產(chǎn)處、公共服務(wù)處等多級(jí)審批，系統(tǒng)將不同部門之間的協(xié)作通過流程有效連通。在系統(tǒng)建設(shè)藍(lán)圖的設(shè)計(jì)過程中，討論了50余個(gè)跨部門的協(xié)同問題。通過審批流的分析，進(jìn)行了分類、合并、剪枝等操作，實(shí)現(xiàn)了流程的優(yōu)化，減少了冗余的審批環(huán)節(jié)、管理層次和人工干預(yù)，有效地實(shí)現(xiàn)了人員扁平化的管理舉措，為學(xué)校創(chuàng)新管理理念的落地打下了良好基礎(chǔ)。功能實(shí)現(xiàn)效果如圖8所示。

五、結(jié)語

目前我校已啟動(dòng)綜合管理系統(tǒng)的二期建設(shè)，將在一期的基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善優(yōu)化流程并梳理整合業(yè)務(wù)，為教師提供更多的管理支持、為學(xué)校廣大師生提供更好的業(yè)務(wù)服務(wù)。同時(shí)，隨著學(xué)校的不斷發(fā)展，以及信息化管理方式的逐漸擴(kuò)展和深入，綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)會(huì)在完善本身功能的前提下，與校內(nèi)的學(xué)工系統(tǒng)、全成本核算系統(tǒng)、智能決策系統(tǒng)，校外的財(cái)政資產(chǎn)管理系統(tǒng)、國(guó)家級(jí)硬X射線自由電子激光工程項(xiàng)目管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)的對(duì)接，提供更多元化和便利的師生服務(wù)，提高學(xué)校的管理效能，增加經(jīng)濟(jì)效益。

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（編輯：王曉明）