高職院?；鶎庸芾砣藛T工作的困境與突破

房子磊 王坤

摘 要 職業(yè)教育的高質(zhì)量發(fā)展需要辦學(xué)主體高質(zhì)量的行政管理水平。高職院校二級學(xué)院辦公室是整個學(xué)校的樞紐，其工作水平和服務(wù)質(zhì)量很大程度上影響著學(xué)校的良性運(yùn)轉(zhuǎn)，但由于存在辦公室工作人員配置數(shù)量偏少、人才配置水平偏低、學(xué)科背景缺乏、工作時間難統(tǒng)籌、職業(yè)培訓(xùn)缺失、上升通道受限等問題，導(dǎo)致高職院校二級學(xué)院辦公室工作難以有效助推學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展。高職院校要采取多種方式扭轉(zhuǎn)二級學(xué)院辦公室工作的低質(zhì)量和內(nèi)卷化問題，通過打造二級學(xué)院辦公室人員發(fā)展平臺、構(gòu)建新型行政紀(jì)律推進(jìn)校院二級管理體制改革等方式來提升辦公室工作人員的工作動能，辦公室人員也要不斷訓(xùn)練、強(qiáng)化系統(tǒng)工作思維，不斷挖掘、尋找學(xué)習(xí)渠道，提升自身工作能力和工作效率。

關(guān)鍵詞 高職院校;基層管理人員;二級學(xué)院;辦公室工作

中圖分類號 G715 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 1008-3219（2021）11-0049-04

實(shí)現(xiàn)教育高質(zhì)量發(fā)展需要高水平的管理為依托。高職院校推進(jìn)“雙高”計(jì)劃建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是落實(shí)黨對教育事業(yè)的全面領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)揮多元主體合力，完善學(xué)校治理體系，創(chuàng)新學(xué)校治理模式，提高學(xué)校治理能力[1]。二級學(xué)院是專業(yè)群建設(shè)的核心單位，也是“雙高”建設(shè)的基本單元和主力軍，資源的分配、投入與使用主要發(fā)生于二級學(xué)院內(nèi)部。強(qiáng)化二級學(xué)院共治體系建設(shè)，應(yīng)該是高職院校治理體系與治理能力現(xiàn)代化的重點(diǎn)[2]。二級學(xué)院辦公室作為學(xué)院的中心辦事機(jī)構(gòu)，是整個學(xué)院的運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐，扮演著聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右、承上啟下、協(xié)調(diào)四方的重要角色，起到舉足輕重的作用[3]。二級學(xué)院在學(xué)校的專業(yè)建設(shè)和人才培養(yǎng)過程中起到引擎作用，學(xué)校必將賦予二級學(xué)院更多的職能和自主權(quán)，而二級學(xué)院管理層決策權(quán)的加大必將倒逼二級學(xué)院管理水平的提升，作為二級學(xué)院重要樞紐的辦公室作用將會更加凸顯，其工作質(zhì)量的高低將會在很大程度上影響二級學(xué)院乃至整個學(xué)校的運(yùn)行，但由于種種原因，高職院校二級學(xué)院辦公室工作普遍差強(qiáng)人意。

一、高職院校二級學(xué)院辦公室工作困境

（一）人才配置隨意性強(qiáng)與工作要求高之間的矛盾

二級學(xué)院辦公室人員極少是通過公開招聘引進(jìn)的，更多的是安排的高層次人才家屬，或是學(xué)校其他崗位調(diào)劑過來的工作人員，以女性居多，這樣一種人才配置方式反映出學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、人事部門對辦公室工作定位比較低，人員安排比較隨意。對于辦公室工作人員而言，他們走上這個崗位是一種被動的選擇，其工作積極性不高，秉持多一事不如少一事的原則。同時，伴隨教育現(xiàn)代化、教育高質(zhì)量發(fā)展國家戰(zhàn)略的提出，提升高校管理能力勢在必行，但是工作人員配置的隨意性已經(jīng)影響了工作目標(biāo)的達(dá)成。以年終考核為例，此項(xiàng)工作程序復(fù)雜、涉及面廣，既要保證程序合規(guī)，也要考慮公平公正。作為辦公室工作人員，首先要吃透學(xué)校相關(guān)文件規(guī)定，同時要結(jié)合實(shí)際情況拿出一個可行的方案，這是一個系統(tǒng)工程，對辦公室工作人員的邏輯能力要求較高。同時，因?yàn)槊媾R假期，要注意時間節(jié)點(diǎn)，這對辦公室工作人員的工作效率和統(tǒng)籌能力也是一種考驗(yàn)。

（二）自身科層背景與學(xué)院學(xué)科背景之間的矛盾

能否在二級學(xué)院的政務(wù)管理工作中發(fā)揮重要信息的“集散地”和“加工廠”作用，能否為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有價(jià)值的信息，已經(jīng)成為評價(jià)辦公室工作水平的重要指標(biāo)。二級學(xué)院辦公室工作的高質(zhì)量完成離不開對于自己所服務(wù)、管理對象的了解[4]。在高校里，辦公室工作人員的專業(yè)與所在學(xué)院專業(yè)相吻合的情況并不多見，其職業(yè)生涯是在職務(wù)序列軌道上，各方面待遇也主要由職務(wù)高低而定;而二級學(xué)院的教師，包括大部分學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)都具有學(xué)科背景，他們的待遇主要由職稱高低而定，同時學(xué)院各項(xiàng)工作的開展也要遵循學(xué)科規(guī)律，種種情況導(dǎo)致辦公室工作人員身份上的孤立和工作上的困惑。以文科類專業(yè)為例，這類專業(yè)經(jīng)費(fèi)支出集中在差旅費(fèi)與專家咨詢、勞務(wù)等人員費(fèi)上，辦公室工作人員如果不了解這類專業(yè)的特點(diǎn)，就會在費(fèi)用報(bào)銷時產(chǎn)生困惑，甚至質(zhì)疑費(fèi)用的合理性，這會挫傷專注于教學(xué)、科研事業(yè)的教師積極性。

（三）工作任務(wù)時效性強(qiáng)與教師工作時間彈性大之間的矛盾

高校機(jī)關(guān)職能部門下達(dá)各項(xiàng)工作給二級學(xué)院，學(xué)院有自己的工作設(shè)想，各項(xiàng)任務(wù)也都設(shè)置了工作時間節(jié)點(diǎn)。但是，教師的工作時間有特殊性，有部分教師長時間不在學(xué)校，辦公室人員要花大量時間與其聯(lián)系、溝通，導(dǎo)致工作推進(jìn)比較緩慢。同時，學(xué)院辦公室人員往往一崗多責(zé)，要對應(yīng)多個學(xué)校職能部門，工作壓力很大。以省青藍(lán)工程、優(yōu)秀工作者評選等各類人才工程建設(shè)為例，有相當(dāng)一部分工作是在寒暑假期間開展，這給正常程序的履行、信息的傳達(dá)都造成了很大不便，辦公室人員的工作時間和工作難度都有所增加，這同時也給辦公室工作人員帶來負(fù)面情緒，在這種情況下，工作的完成度不高。

（四）學(xué)習(xí)能力要求高與職業(yè)培訓(xùn)缺失之間的矛盾

辦公室工作人員要具備辦公、辦會、辦文的全方位能力。辦公能力，是指辦公室人員有快速完成具體行政事務(wù)的能力，這要求辦公室人員要熟悉各類規(guī)章制度、工作流程，還要熟練掌握各類辦公軟件;辦會能力，是指辦公室人員要具備組織、舉辦各類型會議的能力，這要求辦公室人員有很強(qiáng)的組織能力和協(xié)調(diào)能力;辦文能力，是指辦公室人員要具備較強(qiáng)的寫作能力，這要求辦公室人員要具備豐富的知識儲備，諸如會議報(bào)道、會議紀(jì)要、文件、請示等各類公文的寫作技巧和知識。以上三種能力對辦公室人員提出了很大的挑戰(zhàn)，但是針對辦公室人員的職業(yè)培訓(xùn)卻很少，以某省2019年高等職業(yè)教育教師培訓(xùn)中心國培、省培項(xiàng)目為例，該省設(shè)置的各類國培、省培項(xiàng)目106項(xiàng)，無1項(xiàng)涉及辦公室工作人員，工作能力、學(xué)習(xí)能力的高要求與其職業(yè)培訓(xùn)的缺失導(dǎo)致辦公室工作人員難以勝任。

（五）行政人員數(shù)量不增與工作量日益提高之間的矛盾

近幾年，高職院校管理人員的數(shù)量和編制控制比較嚴(yán)格，但專任教師和學(xué)生人數(shù)逐年增加，使得管理人員壓力驟增。在教育高質(zhì)量發(fā)展前提下，高等教育的各方面投入都將增加，包括師資隊(duì)伍規(guī)模的增大和結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，但是高校二級學(xué)院辦公室人員的規(guī)模、結(jié)構(gòu)卻幾十年如一日。高職院校各條戰(zhàn)線工作日趨規(guī)范和復(fù)雜，但規(guī)范化意味著要投入更多的人力、財(cái)力等資源。以高校資產(chǎn)管理工作為例，之前購置電水壺、U盤之類的低值易耗品，只需憑票報(bào)銷即可，但隨著資產(chǎn)管理工作的進(jìn)一步規(guī)范，諸如此類的低值易耗品也需要做相應(yīng)的申報(bào)入庫、報(bào)廢處理，這無疑增加了辦公室人員的工作量。

（六）工作繁重、碎片化與辦公室人員系統(tǒng)性不強(qiáng)、認(rèn)可度不高之間的矛盾

高職院校二級學(xué)院辦公室工作千頭萬緒，十分繁雜，每到年終總結(jié)時很多人都覺得所做的事十分細(xì)微、瑣碎、不值一提，與教師完成幾篇學(xué)術(shù)論文、申報(bào)幾項(xiàng)研究課題的總結(jié)相比，自慚形穢又覺不公?；氐娇茖芋w系，辦公室人員也是一個尷尬的群體，他們處于學(xué)校行政體系的最邊緣，在職務(wù)晉升上存在天然的劣勢，同時學(xué)校中高層領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為二級學(xué)院辦公室人員專業(yè)性不強(qiáng)，學(xué)校各層面的不認(rèn)可又進(jìn)一步挫傷了辦公室工作人員的積極性。

二、高職院校二級學(xué)院辦公室工作困境的破解路徑

（一）轉(zhuǎn)變理念，打造適合二級學(xué)院辦公室人員的發(fā)展平臺和路徑

高職院校領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)職能部門領(lǐng)導(dǎo)要扭轉(zhuǎn)辦公室人員無技術(shù)含量、誰都能干的觀念，要認(rèn)識這一點(diǎn)僅需類比學(xué)校辦公室工作即可。學(xué)校層面的辦公室領(lǐng)導(dǎo)以及人員都是經(jīng)過慎重挑選組成的，學(xué)校辦公室人員接近學(xué)校決策最高層領(lǐng)導(dǎo)，他們之后的職業(yè)發(fā)展相對光明，所以學(xué)校辦公室人員素質(zhì)相對較高，工作態(tài)度也較積極。二級學(xué)院的辦公室人員接近的是二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，其作為學(xué)校中層干部，沒有人事、組織等方面的最終決策權(quán)，所以二級學(xué)院辦公室人員的職業(yè)發(fā)展是相對停滯的。然而，從學(xué)校發(fā)展全局來看，學(xué)校治理體系必然是以二級學(xué)院為重點(diǎn)的，二級學(xué)院是專業(yè)群建設(shè)的核心單位，同時為避免治理體系改革可能遇到的阻力，以“自下而上”的改革倒逼學(xué)校整體的治理結(jié)構(gòu)改革不失為一種策略[5]。辦公室作為二級學(xué)院行政管理樞紐，它的人才層次、行政能力、工作態(tài)度對于二級學(xué)院行政效率的提高、專業(yè)建設(shè)的良性發(fā)展至關(guān)重要，所以給二級學(xué)院辦公室人員營造一個相對公平甚至是適度傾斜的發(fā)展平臺將會有利于學(xué)校整體發(fā)展?？梢試L試實(shí)行高校二級學(xué)院行政副院長制度。眾所周知，高校二級學(xué)院行政負(fù)責(zé)人一般是有學(xué)科背景的專業(yè)人才，他們除了行政工作還有大量的教學(xué)、科研工作，工作思維也是較大程度上體現(xiàn)為學(xué)術(shù)思維，在行政工作上難以做到精細(xì)化、科學(xué)化。如果設(shè)立行政副院長，由深諳高校二級學(xué)院管理之道的相關(guān)人才來具體負(fù)責(zé)行政事務(wù)不失為一種有意義的探索，這樣的制度設(shè)計(jì)和崗位設(shè)置對于二級學(xué)院辦公室主任來說無疑會產(chǎn)生極大的激勵作用。

（二）構(gòu)建新型行政紀(jì)律，推動辦公室有效行政

推動構(gòu)筑“服務(wù)第一序”的動態(tài)大學(xué)行政紀(jì)律，推動建構(gòu)學(xué)術(shù)、行政與政治溝通的協(xié)調(diào)機(jī)制，以行政紀(jì)律建設(shè)引領(lǐng)組織共同體建設(shè)，把行政群體也納入組織共同體的建設(shè)中來，為構(gòu)筑組織中的事業(yè)共同體和命運(yùn)共同體提供強(qiáng)大動力。建立權(quán)責(zé)清單制度，優(yōu)化行政對學(xué)術(shù)的服務(wù);在日常事務(wù)、財(cái)務(wù)管理等重要領(lǐng)域，構(gòu)筑服務(wù)和業(yè)務(wù)兩條主線的行政人員績效考核系統(tǒng)[6]。要讓辦公室人員深刻認(rèn)識到自身和廣大教職工是利益共同體，教職工的教學(xué)、科研以及其他工作所取得的成效都離不開辦公室工作的鼎力支持。相應(yīng)的，要做好對辦公室工作考核、測評等制度的頂層設(shè)計(jì)，把服務(wù)質(zhì)量納入到考核體系中來。嘗試建立服務(wù)測評清單制度，以職稱評審為例，如表1所示。

再比如，其他單位的來訪，也可設(shè)計(jì)外單位來訪接待工作服務(wù)質(zhì)量測評表，如表2所示。

在建立健全服務(wù)質(zhì)量測評體系的過程中，可以參照上表以點(diǎn)帶面，推而廣之，設(shè)計(jì)一套全面覆蓋人事工作、接待工作的服務(wù)質(zhì)量測評清單，進(jìn)而建立一整套辦公室工作質(zhì)量測評清單。

（三）多舉并重，提升自身工作能力和工作效率

很多高職院校辦公室稱之為“綜合辦公室”，這說明辦公室工作具有很強(qiáng)的綜合性，大到大型會議的組織，小到車票、飛機(jī)票的預(yù)訂，都是辦公室工作的范疇，要想圓滿完成各項(xiàng)工作，工作人員必須提升自身工作能力和工作效率。一是訓(xùn)練、強(qiáng)化系統(tǒng)思維，確保工作條理性。所謂用系統(tǒng)思維方法來進(jìn)行管理，就是要辯證、整體、科學(xué)地安排事務(wù)，首先理順系統(tǒng)中各個環(huán)節(jié)間的關(guān)系，即調(diào)整好各子系統(tǒng)間的和諧協(xié)同關(guān)系，而后安排、管理、規(guī)劃各子系統(tǒng)和整體的相關(guān)事務(wù)，進(jìn)行整體科學(xué)管理[7]。譬如一次大型會議，工作流程大致如下：議題確認(rèn)、確定參會人員、費(fèi)用預(yù)算、邀請專家及安排食住行、確定會議議程、會場布置、攝影攝像安排、新聞稿撰寫、財(cái)務(wù)報(bào)銷等，這個過程具有時序性特點(diǎn)，如果前面環(huán)節(jié)處理不好，后面的工作將會受到很大影響。二是自我挖掘、尋找學(xué)習(xí)渠道，提升自身水平。正如前文所述，針對辦公室工作的相關(guān)培訓(xùn)不多，但辦公室工作涉及到的各方面工作比較廣，沒有專項(xiàng)培訓(xùn)，辦公室工作人員可以化整為零，開展分項(xiàng)的相關(guān)學(xué)習(xí)。譬如PPT的設(shè)計(jì)制作、公文的撰寫、財(cái)務(wù)制度的解讀等，將千頭萬緒的綜合性工作化整為零，逐項(xiàng)提高。

（四）業(yè)辦融合，深化主體工作認(rèn)識

高職院校二級學(xué)院辦公室人員的服務(wù)對象主體是教師，所辦理的業(yè)務(wù)也大多和教學(xué)、科研業(yè)務(wù)相關(guān)，一個管理者或服務(wù)者如果對所處理的業(yè)務(wù)和接觸的人沒有一個基本的了解，則很難有高質(zhì)量的服務(wù)。這就要求二級學(xué)院辦公室人員要對教師的群體性格有所了解，要對教學(xué)、科研的開展過程和規(guī)律有一個大致了解，這樣才不至于阻滯正常業(yè)務(wù)的進(jìn)行。二級學(xué)院辦公室人員可以通過參與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層會議、走進(jìn)課堂、旁聽教師研討會、與教師面對面交流等方式深入了解學(xué)院專業(yè)建設(shè)、學(xué)科發(fā)展以及教師群體實(shí)際情況，消除辦公室與教職員工的專業(yè)壁壘，從而提供高質(zhì)量的服務(wù)。

（五）開展制度創(chuàng)新，推進(jìn)校院二級管理體制改革

二級學(xué)院辦公室工作人員有大量精力消耗在向職能部門了解政策規(guī)定、請示特殊業(yè)務(wù)的處理意見等工作上，同時各個職能部門在工作上的時點(diǎn)要求可能存在沖突，導(dǎo)致二級學(xué)院不能很好地兼顧各項(xiàng)工作。推進(jìn)二級校院管理體制改革，賦予二級學(xué)院人事、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)、教學(xué)、科研等方面更大的自主權(quán)，可以減少二級學(xué)院的溝通、協(xié)調(diào)、請示、匯報(bào)等環(huán)節(jié)，提高工作效率。學(xué)校通過調(diào)整學(xué)校與二級學(xué)院之間的責(zé)權(quán)利關(guān)系，變以職能部門為主體為以二級學(xué)院為主體，使二級學(xué)院獲得相對獨(dú)立的自主辦學(xué)權(quán)，更好地促進(jìn)學(xué)科的整合與發(fā)展，有效激活內(nèi)部辦學(xué)活力。這將有力推動了管理重心下移和管理權(quán)力的分擔(dān)，強(qiáng)化二級學(xué)院在學(xué)科建設(shè)、專業(yè)發(fā)展等事務(wù)中的決定權(quán)，提升學(xué)校決策的靈活度，激發(fā)二級學(xué)院辦學(xué)積極性[8]。二級院校管理體制改革將成為高職院校高質(zhì)量發(fā)展的重要抓手，而二級學(xué)院辦公室在促進(jìn)二級院校管理制度順利推進(jìn)與取得實(shí)效方面，將起到不可或缺的作用。伴隨二級學(xué)院各項(xiàng)權(quán)責(zé)利的強(qiáng)化，二級學(xué)院辦公室工作人員職務(wù)、待遇等各方面權(quán)益將會得到改善，從而又促進(jìn)其工作質(zhì)量的提高。

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